V tem članku je razloženo, kako z poizvedbami za zgornje vrednosti in poizvedbami za vsote poiščete najnovejše ali najzgodnejše datume v nizu zapisov. S tem lahko odgovorite na različna poslovna vprašanja, kot je na primer, kdaj je stranka nazadnje postavila naročilo, ali kateri pet četrtletij je bilo najbolje za prodajo, po mestu.
V tem članku
Pregled
Podatke lahko razvrsti in pregledate najvišje uvrščene elemente z uporabo poizvedbe za zgornje vrednosti. Poizvedba zgornje vrednosti je poizvedba za izbiranje, ki vrne določeno število ali odstotek vrednosti z vrha rezultatov, na primer pet najbolj priljubljenih strani na spletnem mestu. Poizvedbo za zgornje vrednosti lahko uporabite za katero koli vrsto vrednosti – ni treba, da so številke.
Če želite združiti ali povzemati podatke, preden jih razvrsti, vam ni treba uporabiti poizvedbe za zgornje vrednosti. Recimo, da morate poiskati številke prodaje za določen datum za vsako mesto, v katerem deluje vaše podjetje. V tem primeru so mesta postale kategorije (morate poiskati podatke na mesto), tako da uporabite poizvedbo za skupno vsoto.
Ko uporabite poizvedbo za zgornje vrednosti, da poiščete zapise z najnovejšimi ali najzgodnejšimi datumi v tabeli ali skupini zapisov, lahko odgovorite na različna poslovna vprašanja, kot je to:
-
Kdo je bil zadnje čase najbolj prodajan?
-
Kdaj je stranka nazadnje naročila naročilo?
-
Kdaj so naslednji trije rojstni dnevi v ekipi?
Če želite ustvariti poizvedbo za najvišjo vrednost, začnite tako, da ustvarite poizvedbo za izbiranje. Nato razvrstite podatke glede na vaše vprašanje – ali iščete zgornji ali spodnji del. Če želite združiti ali povzemati podatke, vključite poizvedbo za izbiranje v poizvedbo za skupno vsoto. Nato lahko uporabite združevalno funkcijo, na primer maks ali min , da vrne najvišjo ali najnižjo vrednost, ali prvi ali zadnji , da vrne najzgodnejši ali najpoznejši datum.
V tem članku je predvideno, da so datumske vrednosti, ki jih uporabljate, podatkovni tip Datum/čas. Če so vrednosti za datum v besedilnem polju.
Uporabite filter namesto poizvedbe za zgornje vrednosti
Filter je navadno boljši, če imate določen datum v mislih. Če želite ugotoviti, ali morate ustvariti poizvedbo za zgornje vrednosti ali uporabiti filter, razmislite o tem:
-
Če želite vrniti vse zapise, v katerih je datumska tekma, pred ali pozneje kot določen datum, uporabite filter. Če si želite na primer ogledati datume prodaje med aprilom in julijem, uporabite filter.
-
Če želite vrniti določeno količino zapisov z najnovejšimi ali najpoznejšimi datumi v polju in ne poznate natančnih datumskih vrednosti ali pa ni pomembno, ustvarite poizvedbo za zgornje vrednosti. Če si želite na primer ogledati pet najboljših prodajnih četrtletij, uporabite poizvedbo za zgornje vrednosti.
Če želite več informacij o ustvarjanju in uporabi filtrov, si oglejte članek Uporaba filtra za ogled izbranih zapisov v Accessovi zbirki podatkov.
Pripravite vzorčne podatke, ki jih boste upoštevali skupaj s primeri
Koraki v tem članku uporabljajo podatke v teh vzorčnih tabelah.
Tabela» zaposleni «
Priimek |
Ime |
Naslov |
Mesto |
CountryOrR egion |
Datum rojstva |
Datum najema |
Rožič |
Janko |
Glavna ulica 45 |
Ljubljana |
USA |
05-feb-1968 |
10-junij-1994 |
Mirtič |
Waleed |
Prva ulica 52 |
Kranj |
USA |
22-maj-1957 |
22 – november – 1996 |
Potokar |
Gostinčar |
Cesta XIV. divizije 122 |
Celje |
USA |
11-november-1960 |
11-marec-2000 |
Palčič |
Jean Philippe |
Cesta Svobode 43 |
Ljubljana |
UK |
22-marec-1964 |
22 – junij – 1998 |
Cena |
Julijanski |
Novakova ulica 2 |
Maribor |
Mehika |
05-junij-1972 |
05-Jan-2002 |
Kopač |
Barbara |
3122 75 St. S. |
Seattle |
USA |
23 – Jan-1970 |
23 – APR-1999 |
Novak |
Franc |
Velika ulica 67 |
Novo mesto |
USA |
14-APR-1964 |
14-oktober-2004 |
Novak |
Dana |
2 nosni Pkwy |
Ljubljana |
USA |
29-oktober-1959 |
29-marec-1997 |
Tabela» EventType «
TypeID |
Vrsta dogodka |
1 |
Lansiranje izdelkov |
2 |
Funkcija Corporate |
3 |
Zasebna funkcija |
4 |
Zbiranje sredstev |
5 |
Sejem za trgovino |
6 |
Predavanje |
7 |
Koncert |
8 |
Načinu nepričakovanih |
9 |
Ulični sejem |
Tabela »Stranke«
IDStranke |
Podjetje |
Stik |
1 |
Contoso, d.o.o. Grafika |
Jonathan Haas |
2 |
Igrače Tailspin |
Ellen Adams |
3 |
Fabrikam |
Carol Philips |
4 |
Wingtip igrače |
Lucio Iallo |
5 |
A. Datum |
Miha Samant |
6 |
Avanturistične gradnje |
Brian Burke |
7 |
Inštitut za načrtovanje |
Jaka Stele |
8 |
Šola likovne umetnosti |
Milena Duomanova |
Tabela» dogodki «
ID dogodka |
Vrsta dogodka |
Stranka |
Datum dogodka |
Cena |
1 |
Lansiranje izdelkov |
Contoso, d.o.o. |
4/14/2011 |
10.000 € |
2 |
Funkcija Corporate |
Igrače Tailspin |
4/21/2011 |
8.000 € |
3 |
Sejem za trgovino |
Igrače Tailspin |
1. 5. 2011 |
$25.000 |
4 |
Načinu nepričakovanih |
Inštitut za grafično oblikovanje |
5/13/2011 |
$ 4.500 |
5 |
Sejem za trgovino |
Contoso, d.o.o. |
5/14/2011 |
$55.000 |
6 |
Koncert |
Šola likovne umetnosti |
5/23/2011 |
12.000 € |
7 |
Lansiranje izdelkov |
A. Datum |
6/1/2011 |
15.000 € |
8 |
Lansiranje izdelkov |
Wingtip igrače |
6/18/2011 |
21.000 EUR |
9 |
Zbiranje sredstev |
Avanturistične gradnje |
6/22/2011 |
$1.300 |
10 |
Predavanje |
Inštitut za grafično oblikovanje |
6/25/2011 |
$2.450 |
11 |
Predavanje |
Contoso, d.o.o. |
04.07.2011 |
$3.800 |
12 |
Ulični sejem |
Inštitut za grafično oblikovanje |
04.07.2011 |
5.500 EUR |
Opomba: Koraki v tem razdelku predvidevajo, da so tabele» stranke «in» vrsta dogodka «na strani» ena «relacije» ena proti mnogo «z tabelo» dogodki «. V tem primeru se tabela» dogodki «strinja s polji» IDstranke «in» TypeID «. Poizvedbe za vsote, opisane v naslednjih razdelkih, ne bodo delovale brez teh relacij.
Lepljenje vzorčnih podatkov v Excelove delovne liste
-
Zaženite Excel. Odpre se prazen delovni zvezek.
-
Pritisnite SHIFT + F11, da vstavite delovni list (potrebujete jih štiri).
-
Kopirajte podatke iz vsake vzorčne tabele na prazen delovni list. Vključite glave stolpcev (prvo vrstico).
Ustvarjanje tabel zbirke podatkov iz delovnih listov
-
Izberite podatke iz prvega delovnega lista, vključno z naslovi stolpcev.
-
Z desno tipko miške kliknite podokno za krmarjenje in nato kliknite Prilepi.
-
Kliknite da , da potrdite, da prva vrstica vsebuje glave stolpcev.
-
Ponovite korake 1-3 za vse preostale delovne liste.
Iskanje največjega ali najmanjšega datuma
Koraki v tem razdelku uporabljajo vzorčne podatke za ponazoritev postopka ustvarjanja poizvedbe za zgornje vrednosti.
Ustvarjanje poizvedbe osnovnih zgornjih vrednosti
-
Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.
-
Dvokliknite tabelo» Employees «in nato kliknite Zapri.
Če uporabite vzorčne podatke, dodajte tabelo» zaposleni «v poizvedbo.
-
V mrežo načrta dodajte polja, ki jih želite uporabiti v poizvedbi. Lahko dvokliknete vsako polje ali pa povlečete in spustite vsako polje v prazno celico v vrstici polje .
Če uporabite vzorčno tabelo, dodajte polja ime, priimek in datum rojstva.
-
V polju, ki vsebuje zgornje ali spodnje vrednosti (polje» datum rojstva «, če uporabite vzorčno tabelo), kliknite vrstico Razvrsti in izberite naraščajoče ali padajoče.
Padajoče razvrščanje vrne zadnji datum in naraščajoče razvrščanje vrne najzgodnejši datum.
Pomembno: Vrednost v vrstici Razvrsti morate nastaviti le za polja, ki vsebujejo datume. Če določite vrstni red razvrščanja za drugo polje, poizvedba ne vrne želenih rezultatov.
-
Na zavihku načrt v skupini Orodja kliknite puščico dol ob možnosti vse (seznam zgornjih vrednosti ) in vnesite število zapisov, ki si jih želite ogledati, ali pa izberite možnost na seznamu.
-
Kliknite zaženi , da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.
-
Shranite poizvedbo kot NextBirthDays.
Ogledate si lahko, da lahko ta vrsta poizvedbe z zgornjimi vrednostmi odgovori na osnovna vprašanja, na primer kdo je najstarejša ali najmlajša oseba v podjetju. V naslednjih korakih je razloženo, kako lahko uporabite izraze in druge pogoje, če želite poizvedbi dodati moč in fleksibilnost. Merila, prikazana v naslednjem koraku, vrnejo naslednje tri rojstne dneve zaposlenih.
Dodajanje pogojev poizvedbi
S temi koraki uporabite poizvedbo, ki je bila ustvarjena v prejšnjem postopku. Lahko upoštevate različne poizvedbe za zgornje vrednosti, če vsebuje dejanske podatke o datumu/času in ne besedilnih vrednostih.
Namig: Če želite bolje razumeti, kako deluje ta poizvedba, preklapljanje med pogledom načrta in pogledom podatkovnega lista na posameznem koraku. Če si želite ogledati dejansko kodo poizvedbe, preklopite na pogled SQL. Če želite preklopiti med pogledi, z desno tipko miške kliknite zavihek na vrhu poizvedbe in nato kliknite želeni pogled.
-
V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite NextBirthDays poizvedbo in nato kliknite pogled načrta.
-
V mreži načrta poizvedbe v stolpcu desno od» datum rojstva «vnesite to:
MonthBorn: DatePart ("m", [datum rojstva]).
Ta izraz izvleče mesec iz rojstnega dne z uporabo funkcije DatePart . -
V naslednjem stolpcu v mreži načrta poizvedbe vnesite to:
DayOfMonthBorn: DatePart ("d"; [datum rojstva])
ta izraz izvleče dan v mesecu od dneva rojstva z uporabo funkcije DatePart . -
Počistite potrditvena polja v vrstici Pokaži za vsak od dveh izrazov, ki ste jih pravkar vnesli.
-
Kliknite vrstico Razvrsti za posamezen izraz in nato izberite naraščajoče.
-
V vrstico pogoji v stolpcu datum rojstva vnesite ta izraz:
Month ([datum rojstva]) > Month (datum ()) ali mesec ([datum rojstva]) = Month (datum ()) in dan ([datum rojstva]) >dan (datum ())
ta izraz naredi to:-
Mesec ( [datum rojstva]) > mesec (datum ()) določa, da je datum rojstva posameznega delavca padel v prihodnjem mesecu.
-
Mesec ( [datum rojstva]) = Month (datum ()) in dan ([datum rojstva]) >dan (datum ()) določa, da če se datum rojstva pojavi v trenutnem mesecu, rojstni dan pade na ali po trenutnem dnevu.
Na kratko, ta izraz izključuje vse zapise, pri katerih se rojstni dan pojavi med januarjem 1 in trenutnim datumom.
Namig: Če želite več primerov izrazov pogojev poizvedbe, si oglejte članek primeri pogojev poizvedbe.
-
-
Na zavihku načrt v skupini Nastavitev poizvedbe vnesite 3 v polje vrne .
-
Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi .
Opomba: V svoji poizvedbi s svojimi podatki lahko včasih vidite več zapisov, kot ste jih navedli. Če vaši podatki vsebujejo več zapisov, ki imajo v skupni rabi vrednost, ki je med zgornjimi vrednostmi, bo poizvedba vrnila vse te zapise, čeprav to pomeni, da boste morali vrniti več zapisov, kot ste želeli.
Iskanje najnovejših in najmanjših datumov za skupine zapisov
S poizvedbo za skupno vsoto lahko poiščete najzgodnejše ali najpoznejše datume zapisov, ki so razvrščeni v skupine, kot so dogodki, združeni glede na mesto. Poizvedba za skupno vsoto je poizvedba za izbiranje, ki uporablja združevalne funkcije (na primer združevanje po, Min, Max, Count, prviin zadnji) , da izračuna vrednosti za vsako izhodno polje.
Vključite polje, ki ga želite uporabiti za kategorije – če želite združiti po – in polje z vrednostmi, ki jih želite povzeti. Če vključite druga izhodna polja – recimo imena strank, ko združujete po vrsti dogodka – poizvedba uporabi tudi ta polja, da ustvari skupine, spremeni rezultate, tako da ne odgovori na izvirno vprašanje. Če želite označiti vrstice z drugimi polji, ustvarite dodatno poizvedbo, ki uporablja poizvedbo vsote kot vir, in dodajte dodatna polja v to poizvedbo.
Namig: Poizvedbe za gradnjo v korakih so zelo učinkovita strategija za odgovarjanje na naprednejša vprašanja. Če imate težave z iskanjem zapletene poizvedbe, razmislite o tem, ali jo lahko razdelite v niz preprostejših poizvedb.
Ustvarjanje poizvedbe za skupno vsoto
V tem postopku je uporabljena vzorčna tabela» dogodki « in vzorčna tabela» EventType « , da odgovorite na to vprašanje:
Kdaj je bil zadnji dogodek posamezne vrste dogodkov, razen koncertov?
-
Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.
-
Dvokliknite prireditve in EventType tabele.
Vsaka tabela se prikaže v zgornjem odseku načrtovalca poizvedbe. -
Dvokliknite polje» EventType «v tabeli» EventType «in polje» EventDate «iz tabele» dogodki «, da dodate polja v mrežo načrta poizvedbe.
-
V mreži načrta poizvedbe v vrstici pogoji polja» EventType «vnesite <>koncert.
Namig: Če želite več primerov izrazov pogojev, si oglejte članek primeri pogojev poizvedbe.
-
Na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite Skupaj.
-
V mreži načrta poizvedbe kliknite vrstico vsote polja» EventDate «in nato še maks.
-
Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Pogled in nato še Pogled SQL.
-
V oknu SQL, na koncu stavka SELECT, takoj po ključni besedi zamenjajte MaxOfEventDate s MostRecent.
-
Shranite poizvedbo kot MostRecentEventByType.
Ustvarjanje druge poizvedbe za dodajanje več podatkov
V tem postopku je uporabljena poizvedba MostRecentEventByType iz prejšnjega postopka, da odgovorite na to vprašanje:
Kdo je bil kupec pri najnovejših dogodkih posamezne vrste dogodkov?
-
Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.
-
Na zavihku poizvedbe dvokliknite poizvedbo MostRecentEventByType.
-
Na zavihku tabele dvokliknite tabelo» dogodki «in tabelo» stranke «.
-
V Oblikovalniku poizvedbe dvokliknite ta polja:
-
V tabeli dogodki dvokliknite EventType.
-
V poizvedbi MostRecentEventByType dvokliknite MostRecent.
-
V tabeli» stranke «dvokliknite podjetje.
-
-
V mreži načrta poizvedbe v vrstici Razvrsti stolpca EventType izberite naraščajoče.
-
Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.