S funkcijo samoarhiviranja lahko upravljate prostor v nabiralniku ali v e-poštnem strežniku, ki ga uporabljate, tako da samodejno premakne elemente na mesto za arhiviranje. Odvisno od možnosti, samoarhiviranje izvede eno ali obe naslednji dejanji:
-
Premakne elemente s prvotnega mesta, ponavadi iz ene od aktivnih map, v mapo za arhiviranje.
Kam gredo moji elementi?
Arhivska datoteka je vrsta Outlookove podatkovne datoteke (.pst). Ko se prvič zažene samoarhiviranje, se arhivska datoteka samodejno ustvari na tem mestu: C:\Uporabniki\VašeUporabniškoIme\Dokumenti\Outlookove datoteke\arhiv.pst
Ne najdem map, navedenih v tem članku
Nekatere mape so morda skrite. Če želite več informacij o ogledu skritih map v sistemu Windows, glejte Prikaz skritih datotek.
-
Trajno izbriše elemente, ki so prekoračili obdobja zapadlosti.
Opombe:
-
Če ste izbrali, naj se elementi izbrišejo, ne bodo arhivirani. Če ste izbrali, naj bodo elementi arhivirani, jih funkcija samoarhiviranja ne more izbrisati. Ko so elementi arhivirani, jih lahko izbrišete le ročno.
-
Če imate v Outlookovem profilu več Exchangeevih računov in konfigurirate samoarhiviranje za en račun, bodo vse druge Exchangeeve račune samodejno uporabljene enake nastavitve.
Če želite več informacij o funkciji samoarhiviranja, glejte Samodejno arhiviranje starejših elementov.
Obdobja zapadlosti Outlookovih elementov
Vsi Outlookovi elementi, ki so prekoračili obdobje zapadlosti, so vključeni v naslednjem dejanju samoarhiviranja, razen če je element posebej označen kot izvzet. Privzeta obdobja zapadlosti za Outlookove mape so takšna:
|
Mapa |
Obdobje zapadlosti |
|---|---|
|
Mapa »Prejeto« in osnutki |
6 mesecev |
|
Poslani in izbrisani elementi |
2 meseca |
|
Odpošlji |
3 meseci |
|
Koledar |
6 mesecev |
|
Opravila |
6 mesecev |
|
Opombe |
6 mesecev |
|
Dnevnik |
6 mesecev |
Opomba: Mape, ki jih ustvarite vi in vsebujejo iste vrste elementov kot mape Prejeto, Koledar, Opravila, Opombe ali Dnevnik, imajo prav tako privzeto 6-mesečno obdobje zapadlosti. Na primer mapa, ki ste jo ustvarili za prejemanje poročil od sodelavca, ali mapa stikov, ki ste jo ustvarili za osebne stike.
Določanje starosti elementa
|
Vrsta elementa |
Kdaj se začne obdobje staranja |
|---|---|
|
E-poštno sporočilo |
Datum/čas prejetja ali ko ste nazadnje spremenili in shranili sporočilo, kar je pozneje. Primer spremembe sporočila je, ko ga označite kot prebrano ali neprebrano. |
|
Srečanje, dogodek ali sestanek v koledarju |
Datum, ko ste nazadnje spremenili in shranili element, kar je pozneje. Ponavljajoči se elementi niso samoarhivirani. Arhivirani bodo ne glede na datum zadnjega shranjevanja le elementi koledarja, ki so se že zgodili. |
|
Opravilo |
Datum zaključka ali ko ste opravilo nazadnje spremenili in shranili. Opravila, ki niso označena kot dokončana, niso samoarhivirana. Opravila, ki so dodeljena drugim, so arhivirana le, če so označena kot dokončana. |
|
Opomba |
Ko ste opombo nazadnje spremenili in shranili. |
|
Vnos v dnevnik |
Datum, ko je bil vnos v dnevnik ustvarjen ali ko ste ga spremenili in shranili. |
|
Stik |
Stiki se privzeto ne arhivirajo. Lahko pa jih arhivirate ročno. |
Nastavitve in možnosti samoarhiviranja
V nadaljevanju so opisi nastavitev in možnosti, ki jih lahko uporabite med nastavljanjem samoarhiviranja.
Zaženi samoarhiviranje vsakih n dni Izberite, kako pogosto naj se samoarhiviranje zažene. Če arhivirate veliko elementov hkrati, se lahko upočasni učinkovitost delovanja računalnika. Zato je bolje, da samoarhiviranje izvajate pogosteje in tako zmanjšate število obdelanih elementov.
Če želite izklopiti funkcijo samoarhiviranja, počistite potrditveno polje Zaženi samoarhiviranje vsakih n dni.
Vprašaj pred zagonom samoarhiviranja Izberite, ali naj se prikaže sporočilo, preden funkcija samoarhiviranja obdela Outlookove elemente. Ko se prikaže poziv, v sporočilu kliknete Ne in prekličete to sejo samoarhiviranja.
Brisanje poteklih elementov (le za e-poštne mape) Ta možnost je privzeto izklopljena. Če potrdite to polje, bodo sporočila po poteku obdobja zapadlosti izbrisana.
Arhiviranje ali brisanje starih elementov Izberite to možnost, če želite nastaviti ali spremeniti nastavitve, ki sledijo. Če je to potrditveno polje prazno, se samoarhiviranje zažene s privzetimi nastavitvami.
Pokaži mapo arhiva na seznamu map Če potrdite to polje, bo mapa arhiva prikazana skupaj z ostalimi delovnimi mapami v podoknu za krmarjenje. Če ne izberete te možnosti, lahko še vedno odprete mapo arhiva – kliknite zavihek Datoteka, nato zavihek Odpri in Odpri Outlookovo podatkovno datoteko.
Počisti elemente, starejše od V dnevih, tednih ali mesecih določite starost, pri kateri naj se elementi arhivirajo. Konfigurirate lahko obdobje od enega dneva do 60 mesecev.
Premakni stare elemente v Potrdite to polje, če želite stare elemente arhivirati, namesto da se samodejno izbrišejo. V polju se prikaže privzeta mapa. Če želite uporabiti v drugo mapo, v polje vnesite mesto mape ali kliknite Prebrskaj. Če izberete to možnost, se počisti možnost Trajno izbriši elemente.
Trajno izbriši elemente Ta možnost izbriše vse potekle elemente. Elementi se nikamor ne premaknejo in nobena arhivska kopija ni ustvarjena. Če izberete to možnost, se počisti možnost Premakni stare elemente v.
Uporabi te nastavitve za vse mape S to možnostjo so nastavitve samoarhiviranja, vključno s spremembami, uporabljene za vse mape. Če želite določiti posebne nastavitve za eno ali več map, ne izberite te možnosti. Namesto tega z desno tipko miške kliknite mapo, kliknite Lastnosti in se vrnite na zavihek Samoarhiviranje ter spremenite nastavitve za vsako želeno mapo.
