Načrtujte, kako se zapisi zbirajo

Ročno ustvarjanje zapisov

Če je za knjižnico dokumentov omogočeno upravljanje zapisov na mestu, lahko uporabniki dokument v knjižnici izrecno napovejo kot zapis tako, da urejajo podrobnosti o skladnosti dokumenta s predpisi. Ko skrbnik zbirke mest omogoči upravljanje zapisov na mestu, skrbnik zbirke mest določi, kdo naj bi lahko razglašal in razglašal zapise in ali bi morali uporabniki urejati ali brisati dokumente, potem ko postanejo zapisi.

Če je bila ustvarjena povezava z mestom središča z zapisi, lahko uporabniki ročno pošiljajo dokumente na mesto središča z zapisi z ukazom Pošlji v. Ko skrbnik gruče konfigurira povezavo do mesta središča z zapisi, ta ukaz postane na voljo v vseh aktivnih dokumentih. Odvisno od konfiguracije povezave je dokumente mogoče kopirati na mesto središča z zapisi, premakniti na mesto središča z zapisi ali premakniti na mesto središča z zapisi s povezavo do ohranjenega dokumenta.

Čeprav ročno pošiljanje zapisov na mesto središča z zapisi ni praktična rešitev z veliko zapisi, jo lahko uporabite za dopolnitev drugih načinov ustvarjanja zapisov.

Določanje pravilnika

Pravilnik o hranjenju določa dejanja, ki se na dokumente ukrepanje v določenem trenutku morajo izvlačti. Dejanja pravilnika se pojavijo samodejno. Uporabnikom ni treba začeti dejanja.

Dve dejanji pravilnika sta povezani posebej z upravljanjem zapisov: prenos dokumenta na drugo mesto in določanje dokumenta za zapis. Če obstaja povezava z mestom središča z zapisi, lahko ustvarite pravilnik, ki pošlje dokumente na mesto središča z zapisi. Pravilnik določa tudi, ali želite kopirati dokument na mesto središča z zapisi, ga premakniti ali premakniti in pustiti povezavo v knjižnici dokumentov. Če je za mesto omogočeno upravljanje zapisov na mestu, lahko ustvarite pravilnik, ki dokument napove kot zapis. Dejanje po meri lahko ustvarite SharePoint s predmetom predmetnega modela po meri.

Pravilnik o hranjenju ima lahko več stopenj. Ustvarite lahko na primer pravilnik o hranjenju, ki izbriše vse starejše različice dokumenta eno leto po zadnji spremenjenih oknu in prenese dokument na mesto središča z zapisi pet let po zadnji spremenjenih oknu dokumenta.

Če je za mesto omogočeno upravljanje zapisov na mestu, lahko mesto vsebuje aktivne dokumente in zapise. V tem primeru lahko določite različne pravilnike o hranjenju za aktivne dokumente in zapise. Ustvarite lahko na primer pravilnik, ki dejavnega dokumenta napove kot zapis dve leti po tem, ko je bil dokument ustvarjen, in ustvarite drugi pravilnik, ki izbriše zapis sedem let po tem, ko je bil deklariran kot zapis.

Ustvarjanje poteka dela

Ko ustvarite potek dela, lahko dodate dejanje za pošiljanje elementa v skladišče. S tem dejanjem lahko ustvarite poteke dela, ki dokumente pošiljajo na mesto središča z zapisi. V potek dela lahko vključite tudi druga dejanja. Ustvarite lahko na primer potek dela, ki pošlje e-poštno sporočilo avtorju dokumenta in zahteva odobritev, in nato pošlje dokument na mesto središča z zapisi. Pravilnike in poteke dela lahko združite tako, da ustvarite pravilnik o hranjenju, ki zažene nov potek dela eno leto po ustvarjanju dokumenta.

S predmetom SharePoint ustvarite potek dela po meri, ki kopira datoteke na mesto središča z zapisi. Potek dela, ki pošilja datoteke na mesto središča z zapisi, je mogoče v integrirani sistem za upravljanje dokumentov kot del poteka dela, ki vodi dokument skozi življenjski cikel. Za vrste dokumentov, ki imajo predvidljiv življenjski cikel, kot so poročila o stroških, lahko izvedete potek dela, ki vodi dokument skozi različne stopnje in kot končni korak pošlje kopijo dokumenta na mesto središča z zapisi. Potek dela lahko sprožite tako, da ustvarite nov dokument.

Uporaba rešitve po meri

Razvijete lahko rešitve po meri, ki uporabljajo predmete v Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy za pošiljanje vsebine iz drugih virov podatkov na mesto središča z zapisi. Če želite več informacij o tem, kako uvesti rešitve po meri z SharePoint podatkovnega modela, si oglejte komplet za SharePointza razvoj programske opreme (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).