Z ID-ji dokumentov si lahko pomagate pri upravljanju dokumentov ali zapisov. Omogočanje storitve »ID dokumenta« za mesto za dodajanje ID-ja dokumenta v vsako datoteko na mestu.
V tem članku
Pregled
S funkcijo »ID dokumenta« lahko upravljate svoje dokumente, saj omogočajo preprosto sledenje elementom, ne glede na to, kje so. Če je pravna pogodba na primer iz knjižnice dokumentov na enem mestu premaknjena v knjižnico dokumentov na drugem mestu, boste pogodbo na podlagi ID-ja dokumenta lažje našli. ID-ji dokumenta so samodejno dodeljeni prenesenim dokumentom, ta ID pa bo elementu sledil skozi njegovo celotno življenjsko dobo. ID-je dokumentov je mogoče dodeliti tudi kompletom dokumentov.
Ko je storitev »ID dokumenta« prvič omogočena, bodo novi dokumenti v zbirki mest samodejno dodeljeni novim ID-jem. Posel časovnika je načrtovan za dodelitev ID-jev dokumentom, ki so že v zbirki mest.
Ko je storitev omogočena, je vrsti vsebine dokumenta in kompleta dokumentov samodejno dodan nov stolpec. V stolpcu »ID dokumenta« je prikazan ID, dodeljen elementu.
Preden v sistemu za upravljanje vsebine uporabite funkcijo »ID dokumenta« , jo morate najprej omogočiti za vsako zbirko mest, v katere so vaši dokumenti.
Premikanje datotek z ID-jem dokumenta
V SharePoint se ID dokumenta običajno premakne z datoteko. Če pa ciljno mesto nima omogočene storitve »ID dokumenta« za dokument, dokument ne bo več imel ID-ja dokumenta.
Id SharePoint Server mesta lahko na spletnih mestih ohranite le tako, da med premikanjem dokumentov uporabite skrbniško stran Vsebina mesta in Nastavitve mesto.
Kopiranje datotek z ID-jem dokumenta
Ko ustvarite kopijo datoteke, je za kopijo ustvarjen nov ID dokumenta. Datoteka, ki je na primer prenesena z enega mesta in prenesena na drugo, je kopija. Če ciljnega mesta storitev »ID dokumenta« ni omogočena, kopija ne bo imela ID-ja dokumenta.
Aktiviranje, omogočanje in konfiguracija funkcije »ID dokumenta«
Če želite najprej uporabiti ID-je dokumenta za sledenje dokumentom ali zapisom, morate upoštevati postopek z dvema korakoma:
Aktiviranje funkcije »ID dokumenta« v zbirki mest
Opomba: Če želite omogočiti funkcijo »ID dokumenta« , morate biti skrbnik zbirke mest.
-
Pojdite v zbirko mest najvišje ravni.
-
Kliknite Dejanja mesta in nato še Nastavitve.
-
V razdelku »Skrbništvo zbirke mest« kliknite Funkcije zbirke mest.
-
Ob storitvi »ID dokumenta« kliknite Aktiviraj. Ob elementu se prikaže ikona »Aktivno«, funkcija pa je aktivirana za trenutno zbirko mest.
Omogočanje in konfiguriranje uporabe ID-jev dokumentov v zbirki mest
Ko funkcijo »ID dokumenta« omogočite za katero koli zbirko mest, bodo vsem dokumentom v zbirki mest samodejno dodeljeni ID-ji dokumentov. Ta postopek lahko traja nekaj časa, odvisno od števila dokumentov v zbirki mest.
Opomba: Če želite omogočiti funkcijo »ID dokumenta« in jo konfigurirati, morate biti skrbnik zbirke mest.
-
Pojdite v zbirko mest najvišje ravni.
-
Kliknite Dejanja mesta in nato še Nastavitve.
-
V razdelku »Skrbništvo zbirke mest« kliknite Nastavitve ID-ja dokumenta.
-
Na strani z nastavitvami ID-ja dokumenta v razdelku Dodelitev ID-jev dokumenta se prepričajte, da je potrditveno polje Dodeli ID-jedokumenta potrditveno polje.
Opomba: Ko omogočite dodelitev ID-jev dokumentov za prvo osebo v zbirki mest, se prikaže sporočilo: Konfiguracija funkcije »ID dokumenta« bo dokončana s samodejnim postopkom. To pomeni, da je posel časovnika odgovoren, da dokonča dodelitev ID-jev dokumentov za vse dokumente v zbirki mest. Trajanje tega postopka je odvisno od števila dokumentov v zbirki mest.
-
Če želite nastaviti nabor znakov ali številk po meri, ki so samodejno pripete na začetek posameznega ID-ja dokumenta, vnesite niz v razdelek ID-ji naj se začnejo z.
-
Če želite, da je predpona samodejno dodana vsem obstoječim ID-jem dokumentov v zbirki mest, potrdite polje Ponastavi vse ID-je dokumentov ….
-
V razdelkih Obseg iskanja ID-ja dokumenta izberite mesta, ki jih želite uporabiti kot obseg iskanja za iskanje ID-ja.
-
Kliknite V redu.
Opomba: Ko je storitev »ID dokumenta« omogočena za katero koli zbirko mest, je kot omenjeno zgoraj naveden stolpec za vrste vsebine »Dokument« in »Komplet dokumentov« na ravni zbirke mest. Stolpec »ID dokumenta« se uporablja za prikaz ID-ja, ki je dodeljen elementu.
