Osnovna opravila za namizno zbirko podatkov programa Access

Osnovna opravila za namizno zbirko podatkov programa Access

Accessove namizne zbirke podatkov vam bodo v pomoč pri shranjevanju in sledenju podatkov, kot so inventar, stiki ali poslovni procesi. Pomikajte se po poteh, ki jih lahko izvedete za ustvarjanje Accessove namizne zbirke podatkov, dodajanje podatkov v njo, nato pa Preberite več o prihodnjih korakih za prilagajanje in uporabo nove zbirke podatkov.

V tem članku

Izbira predloge

Accessove predloge imajo vgrajene tabele, poizvedbe, obrazce in poročila, ki so pripravljena za uporabo. Izbira predlog je prva stvar, ki jo boste opazili ob zagonu Accessa, lahko pa jih poiščete v spletu za več predlog.

Pogled predlog na začetnem zaslonu v Accessu

  1. V Accessu kliknite datoteka > novo.

  2. Izberite predlogo v namizni zbirki podatkov in vnesite ime zbirke podatkov v razdelku ime datoteke. (Če ne vidite predloge, ki bi delovala za vas, uporabitepolje iskanje spletnih predlog.)

  3. Uporabite lahko privzeto mesto, ki ga Access prikaže pod poljem ime datoteke , ali pa kliknite ikono mape, da jo izberete.

  4. Kliknite Ustvari.

Ustvarjanje Accessove namizne zbirke podatkov s predlogo

Odvisno od predloge, boste morda morali narediti nekaj od tega, da začnete:

  • Če Access prikaže pogovorno okno za prijavo s praznim seznamom uporabnikov:

    1. Kliknite nov uporabnik.

    2. Vnesite obrazec» podrobnosti uporabnika «.

    3. Kliknite Shrani & Zapri.

    4. Izberite uporabniško ime, ki ste ga pravkar vnesli, in nato kliknite login (prijava).

  • Če Access prikaže sporočilo varnostnega opozorila v vrstici za sporočila in zaupate viru predloge, kliknite Omogoči vsebino. Če zbirka podatkov zahteva prijavo, se znova prijavite.

Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje Accessove namizne zbirke podatkov iz predloge.

Ustvarjanje zbirke podatkov iz nič

Če nobena od predlog ne ustreza vašim potrebam, lahko začnete s prazno namizno zbirko podatkov.

  1. V Accessu kliknite nova > prazna namizna zbirka podatkov.

  2. V polje ime datoteke vnesite ime zbirke podatkov.

  3. Uporabite lahko privzeto mesto, ki ga Access prikaže pod poljem ime datoteke , ali pa kliknite ikono mape, da jo izberete.

  4. Kliknite Ustvari.

Dodajanje tabele

V zbirki podatkov so vaše informacije shranjene v več povezanih tabelah. Če želite ustvariti tabelo:

  1. Ko prvič odprete zbirko podatkov, boste videli prazno tabelo v pogledu podatkovnega lista, kjer lahko dodate podatke. Če želite dodati še eno tabelo, kliknite > tabeleUstvari zavihek. Lahko začnete vnašati podatke v prazno polje (celica) ali prilepite podatke iz drugega vira, kot je Excelov delovni zvezek.

  2. Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite naslov stolpca in nato vnesite novo ime.

Namig:  Smiselna imena omogočajo, da veste, kaj vsebuje vsako polje, ne da bi si ogledali njeno vsebino.

  1. Kliknite Datoteka > Shrani.

  • Če želite dodati več polj, vnesite polje Kliknite, če želite dodati stolpec.

  • Če želite premakniti stolpec, ga izberite tako, da kliknete glavo stolpca, nato pa ga povlecite na želeno mesto. Izberete lahko tudi neprekinjene stolpce in jih povlečete na novo mesto.

Če želite več informacij, glejte Uvod v tabele.

Kopiranje in lepljenje podatkov

Podatke iz drugega programa, kot je Excel ali Word, lahko kopirate in prilepite v Accessovo tabelo. To najbolje deluje, če so podatki ločeni v stolpce. Če so podatki v programu za urejanje besedila, na primer Word, uporabite oznake, da ločite stolpce ali pretvorite v obliko tabele pred kopiranjem.

  1. Če je treba podatke urejati, kot je ločevanje polnih imen v ime in priimek, naredite to najprej v izvornem programu.

  2. Odprite vir in kopirajte (CTRL + C) podatke.

  3. Odprite Accessovo tabelo, v katero želite dodati podatke v pogledu podatkovnega lista in jih prilepite (CTRL + V).

  4. Dvokliknite vsak naslov stolpca in Vnesite pomenljivo ime.

  5. Kliknite datoteka > Shrani in poimenujte novo tabelo.

    Opomba:  Access nastavi podatkovni tip vsakega polja, ki temelji na podatkih, ki jih prilepite v prvo vrstico posameznega stolpca, zato se prepričajte, da se informacije v teh vrsticah ujemajo s prvo vrstico.

Uvažanje ali povezovanje s podatki

Uvozite lahko podatke iz drugih virov ali pa se povežete s podatki iz Accessa, ne da bi premaknili podatke iz mesta, kjer je shranjen. Povezovanje je lahko dobra možnost, če imate več uporabnikov, ki posodabljajo podatke, in želite zagotoviti, da vidite najnovejšo različico ali če želite shraniti prostor za shranjevanje. Izberete lahko, ali želite povezati ali uvoziti podatke za večino oblik. Če želite več informacij, glejte uvoz ali povezovanje s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov .

Možnosti zavihka za zunanje podatke v Accessu

Postopek se nekoliko razlikuje glede na vir podatkov, vendar bodo ta navodila začela uporabljati:

  1. Na zavihku zunanji podatki kliknite obliko zapisa podatkov, ki jo želite uvoziti ali povezati. Če ne vidite prave oblike, kliknite več.

Opomba:  Če še vedno ne najdete prave oblike zapisa, boste morda morali najprej izvoziti podatke v obliki zapisa datoteke, ki jo Access podpira (na primer ločena besedilna datoteka ).

  1. Sledite navodilom v pogovornem oknu» Pridobi zunanje podatke «.

Ko se povežete, so nekatere oblike zapisa na voljo le za branje. Tukaj so zunanji viri, s katerimi lahko uvozite podatke ali povezavo:

Uvoz

Link

Microsoft Excel

Da

Da
(samo za branje)

Microsoft Access

Da

Da

Zbirke podatkov ODBC (na primer strežnik SQL Server)

Da

Da

Besedilne datoteke ali datoteke CSV (datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico)

Da

Da
(le dodajanje novih zapisov)

SharePointov seznam

Da

Da

XML

Da

Podatkovne storitve

Da
(samo za branje)

Dokument HTML

Da

Da

Outlookova mapa

Da

Da

Če želite več informacij, si oglejte uvoz ali povezovanje s podatki v drugi Accessovi zbirki podatkov.

Organiziranje podatkov z analizatorjem tabele

S čarovnikom za analizo tabel lahko hitro prepoznate odvečne podatke. Čarovnik nato zagotovi preprost način za organiziranje podatkov v ločene tabele. Access ohrani izvirno tabelo kot varnostno kopijo.

  1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, v kateri je tabela, ki jo želite analizirati.

  2. Kliknite Orodja za zbirke podatkov > analizo tabele.

    Prvi dve strani čarovnika vsebujeta kratek tutorial s primeri. Če je prikazano potrditveno polje» Pokaži uvodne strani«, potrdite polje in nato dvakrat kliknite Vrni , da si ogledate uvod. Če ne želite znova videti uvodnih strani, počistite potrditveno polje Pokaži uvodne strani?

Na vrh strani

Naslednji koraki

Preostali del procesa načrtovanja je odvisen od tega, kaj želite narediti, vendar boste verjetno želeli razmisliti o ustvarjanju poizvedb, obrazcev, poročil in makrov. Ti članki lahko pomagajo:

Na vrh strani

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Razširite poznavanje Officea
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridružite se programu Office Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×