Če imate v telesu e-poštnih sporočil povezave, ki kažejo na datoteke, shranjene v storitvi OneDrive ali SharePointu, Outlook prikaže več vrst informacij o teh povezavah in vam omogoča, da nadzorujete, kdo lahko dostopa do povezanih datotek.
Kako vem, katere povezave vodijo do datotek, shranjenih v storitvi OneDrive ali SharePointu?
Če v telo e-poštnega sporočila dodate povezavo do datoteke v storitvi OneDrive ali SharePointu, Outlook prikaže to povezavo s sivim ozadjem. Če kliknete povezavo, se prikaže majhno pogovorno okno, v katerem boste vedeli, kdo bo lahko dostopal do povezave.
Opomba
Informacije veljajo le za povezave, ki so vstavljene v telo e-poštnega sporočila. Čeprav lahko priložite datoteke neposredno e-poštnemu sporočilu iz storitve OneDrive ali SharePoint in na podoben način nadzorujete dovoljenja za te datoteke, informacije v tej temi veljajo le za povezave, ki so vstavljene v telo e-poštnega sporočila.
Kako vstavim povezavo do datoteke v storitvi OneDrive ali SharePointove datoteke?
Obstaja več načinov, kako lahko vstavite povezavo v telo e-poštnega sporočila.
- Kopirajte povezavo iz storitve OneDrive ali SharePointa in jo prilepite v telo sporočila.
- Ko je odprto novo e-poštno sporočilo, odgovor ali posredovanje, izberite»Povezava>sporočila>«»Vstavi povezavo«. Nato izberite datoteko, shranjeno v storitvi OneDrive ali SharePointu.
- Odgovorite na sporočilo ali pa ga posredujte z obstoječimi povezavami.
Outlook bo samodejno nastavil dovoljenja za povezavo na katero koli dovoljenje, ki ga je skrbnik najemnika izbral kot privzeto dovoljenje za vašo organizacijo.
Kako spremenim dovoljenja za povezavo?
Če želite spremeniti, kdo lahko dostopa do vaše povezave do dokumenta v storitvi OneDrive ali SharePointovega dokumenta, kliknite povezavo v telesu e-poštnega sporočila in nato izberite > simbol v pogovornem oknu »Dovoljenja«, da prikažete nastavitve povezave.
Izberite ali kliknite katero koli od navedenih možnosti.
Poleg izbire ravni dostopa lahko dovolite tudi urejanje (ali počistite potrditveno polje, da onemogočite urejanje) in celo blokirate prenos. V tem primeru se datoteka, do katere je vzpostavljena povezava, odpre le v oknu brskalnika.
Opomba
Če želite blokirati prenos datoteke, počistite možnost »Dovoli urejanje «.
Izberite »Uporabi«, če želite shraniti spremembe. Ločeno raven dovoljenj lahko nastavite za vsako povezavo, ki jo dodate v telo e-poštnega sporočila.
Ali bodo moji prejemniki imeli dostop do povezane datoteke?
Outlook preveri, ali bodo lahko prejemniki vašega sporočila dostopali do povezav, ki jih imate v sporočilu, do datotek, shranjenih v storitvi OneDrive ali SharePointu. Ta postopek se izvede hitro, a lahko traja dlje, če želite poslati sporočilo velikemu številu prejemnikov. Sporočila ne morete poslati, dokler Outlook ne dokonča tega preverjanja.
Če Outlook potrdi, da eden ali več prejemnikov ne bo moglo dostopati do vaše povezave, se bo barva povezave spremenila v rdečo, zraven imena povezave pa se bo prikazal majhen rdeč klicaj. Če kliknete povezavo, se prikažejo informacije o tem, kateri prejemniki nimajo dostopa do vaše povezave in zakaj.
V pojavnem oknu boste lahko upravljali dostop in spremenili raven dostopa povezave, izbrali, ali želite datoteko priložiti kot kopijo namesto kot povezavo, ali prezrli opozorilo.
Namig
Če imate v e-poštnem sporočilu več povezav z napakami dostopa, se lahko med povezavami z napakami premikate z bližnjico na tipkovnici Ctrl+Alt+F1.
Če Outlook ne more preveriti, ali imajo prejemniki dostop do povezave, bo zraven imena povezave prikazan majhen klicaj, vendar barva povezave ne bo spremenila. S klikom povezave boste to obvestilo prezrli.
Preden pošljete sporočilo, vas Outlook opozori, če nekateri prejemniki nimajo dostopa do ene ali več povezav. Izberete lahko možnost »Pošlji« ali pa izberete »Ne pošlji«, da znova odprete dovoljenja za dostop do povezave.
Pošiljanje sporočila
Če poskušate poslati e-poštno sporočilo, preden Outlook konča preverjanje, ali imajo vsi prejemniki dostop do povezav v našem sporočilu, boste videli opozorilno sporočilo. Izberete lahko možnost »Vseeno pošlji « ali pa »Ne pošlji« in dovolite Outlooku, da dokonča preverjanje dovoljenj. Če ne posredujete, se bo opozorilno sporočilo spremenilo takoj, ko Outlook konča preverjanje povezav.
