Zapis je dokument ali druga elektronska ali fizična entiteta v organizaciji, ki služi kot dokaz o dejavnosti ali transakciji, ki jo je izvajala organizacija in ki jo je treba za določeno časovno obdobje hranjenje. Upravljanje zapisov je proces, s katerim organizacija:
-
Določa, katere vrste informacij je treba obravnavati kot zapise.
-
Določa, kako je treba med uporabo obravnavati aktivne dokumente, ki bodo zapisi, in določa, kako jih je treba zbrati, ko so deklarirani kot zapisi.
-
Določa, na kakšen način in kako dolgo je treba hraniti posamezno vrsto zapisa, da ustreza pravnim, poslovnim in predpisanim zahtevam.
-
Raziskava in izvajanje tehnoloških rešitev in poslovnih procesov, s katerimi zagotovi, da je organizacija skladna s svojimi obveznostmi upravljanja zapisov na cost-effective in nevsiljiv način.
-
Izvaja opravila, povezana z zapisi, kot je onemogočanje poteklih zapisov ali iskanje in zaščita zapisov, ki so povezani z zunanjimi dogodki, kot so zakoni.
Za določanje, kateri dokumenti in drugi fizični ali elektronski elementi v vaši organizaciji so zapisi, so odgovorni za skladnost s predpisi podjetja, upravitelje zapisov in komuniciranje. S skrbno kategoriziranjem vsebine podjetja v organizaciji lahko s temi ljudmi zagotovite, da bodo dokumenti ohranjeni v ustreznem časovnem obdobju. Dobro načrtovan sistem za upravljanje zapisov pomaga zakonito zaščititi organizacijo, prikazati skladnost s predpisanimi obveznostmi in povečati organizacijsko učinkovitost tako, da promovira dispozicijo vnaprej ustvarjenih elementov, ki niso zapisi.
Sistem za upravljanje zapisov vključuje te elemente:
-
Analiza vsebine, ki opisuje in razvrsti vsebino v podjetju, ki lahko postane zapis, ki zagotavlja izvorna mesta, in opisuje, kako se bo vsebina premaknila v aplikacijo za upravljanje zapisov.
-
Načrt datotek, ki za vsako vrsto zapisa v podjetju označuje, kje jih je treba hraniti kot zapise, pravilnike, ki veljajo za njih, kako dolgo jih je treba hraniti, kako jih je treba odstraniti in kdo je odgovoren za njih upravljanje.
-
Dokument z zahtevami za skladnost s predpisi, ki določa pravila, ki jih morajo upoštevati sistemi IT organizacije, da zagotovijo skladnost s predpisi in načini, ki se uporabijo za zagotavljanje sodelovanja članov skupine podjetja.
-
Način zbiranja zapisov, ki niso več aktivni iz vseh virov zapisov, kot so strežniki za sodelovanje, datotečni strežniki in e-poštni sistemi.
-
Način nadzora zapisov, medtem ko so aktivni.
-
Način za zajem metapodatkov in historije nadzora zapisov ter njihovo vzdrževanje.
-
Postopek zadržanja zapisov (prekinitev dispozicije), ko pride do dogodkov, kot so spori.
-
Sistem za spremljanje in poročanje o ravnanju z zapisi, s katerimi zaposlenim zagotovite, da jih arhivi pišejo, dostopajo do njih in jih upravljajo glede na določene pravilnike in procese.
SharePoint funkcije, ki organizacijam lahko pomagajo pri izvajanju sistemov in procesov integriranega upravljanja zapisov.
Pregled načrtovanja upravljanja zapisov
V tej temi so opisani koraki načrtovanja, ki jih morate izvesti, da zagotovite, da bo sistem za upravljanje zapisov, ki ga izvajate glede na SharePoint, dosegel cilje upravljanja zapisov organizacije. V nadaljevanju je predogled procesa načrtovanja upravljanja zapisov:
-
Prepoznavanje vlog za upravljanje zapisov Za uspešno upravljanje zapisov potrebujete posebne vloge, na primer:
-
Upravitelji zapisov in osebe, ki zahtevami za skladnost s predpisi morajo kategorizirati zapise v organizaciji in zagnati postopek upravljanja zapisov.
-
Osebje za IT mora uvesti sisteme, ki učinkovito podpirajo upravljanje zapisov.
-
Upravitelji vsebine lahko poiščejo, kje se hranijo informacije organizacije, in se tako prepričajo, da njihove skupine sledijo praksam upravljanja zapisov.
-
-
Analiziranje vsebine organizacije Preden ustvarite načrt datotek, upravitelji zapisov in upravitelji vsebin določijo, kateri dokumenti in drugi elementi lahko postanejo zapisi.
-
Razvijte načrt datoteke Ko analizirate vsebino organizacije in nastavite razpored hranjenja, izpolnite preostali del načrta datotek. Paketi datotek se od organizacije razlikujejo, vendar na splošno opisujejo vrste elementov, za katere podjetje potrdi, da so zapisi, označujejo, kje so shranjeni, opisujejo obdobja hranjenja in navedejo druge informacije, na primer kdo je odgovoren za njihovo upravljanje in v katero širšo kategorijo zapisov sodijo.
-
Razvoj razporedov hranjenja Za vsako vrsto zapisa določite, kdaj ni več aktivna (v uporabi), kako dolgo naj se hrani po tem zapisu in kako jo je treba na koncu odstraniti.
-
Ocenjevanje in izboljšanje praks za upravljanje dokumentov Prepričajte se, da so zahtevani pravilniki uporabljeni v skladiščih dokumentov. Prepričajte se na primer, da je vsebina ustrezno nadzorovana, tako da so ustrezne revizije ohranjene skupaj z zapisi.
-
Načrtovanje rešitve za upravljanje zapisov Določite, ali želite ustvariti arhiv zapisov, upravljati zapise na mestu ali uporabiti kombinacijo obeh pristopov. Na podlagi načrta datoteke načrtujte arhiv zapisa ali določite, kako uporabiti obstoječa mesta za shranjevanje zapisov. Določite vrste vsebine, knjižnice, pravilnike in metapodatke, ki določajo mesto za usmerjanje dokumenta, ko je to zahtevano.
-
Načrtovanje, kako vsebina postane zapis Če uporabljate ta opravila SharePoint upravljanje aktivnih dokumentov in zapisov, lahko ustvarite poteke dela po meri za premikanje dokumentov v arhiv zapisov. Če uporabljate bodisi SharePoint bodisi zunanji sistem za upravljanje dokumentov, lahko načrtujete in razvijete vmesnike, ki premaknejo vsebino iz teh sistemov v arhiv zapisov ali ki dokument napovejo kot zapis, vendar ga ne premaknite. Prav tako ustvarite načrt za izobraževanje, ki uporabnike naučite ustvarjati in delati z zapisi.
-
Načrtovanje integracije e-pošte Določite, ali boste upravljali e-poštne zapise v SharePoint, ali boste upravljali e-poštne zapise v samem e-poštnem programu.
-
Načrtovanje skladnosti s predpisi za družabno vsebino Če vaša organizacija uporablja družabne medije, kot so spletni dnevniki ali wikiji, določite, kako bo ta vsebina postala zapis.
-
Načrtovanje poročanja in dokumentacije o skladnosti s predpisi Če želite preveriti, ali organizacija izvaja zahtevane prakse upravljanja zapisov in obveščati o teh praksah, zabeležite načrte in postopke upravljanja zapisov. Če bo vaše podjetje sodelovalo v sporu z zapisi, boste morda morali ustvariti smernice za upravljanje zapisov, načrte izvajanja in metriko na učinkovitost.
