Ustvarili ste seznam stikov in drugih podatkov, ki jih želite uporabiti za spajanje dokumentov v Word. Če je vaš vir podatkov obstoječa preglednica Excel, morate le pripraviti podatke za spajanje dokumentov. Če pa je vaš vir podatkov datoteka z vrednostmi, ločenimi s tabulatorji (.txt), ali datoteka z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv), morate najprej uvoziti podatke v Excel in jih nato pripraviti za spajanje dokumentov.
1. korak: Nastavitev vira podatkov v Excel
Če uporabljate preglednico Excel kot vir podatkov za spajanje dokumentov v programu Word, preskočite ta korak. Če je vir podatkov .txt ali datoteka .csv, jo uvozite vExcel.
Ko ste uspešno uvozili datoteko .txt ali .csv, nadaljujte z 2. korakom.
-
Odprite Excel.
-
Pojdite v razdelek Podatki > iz besedila/datoteke CSV.
-
Izberite .csv ali .txt datoteko.
-
V predogledu uvoza nastavite stolpec Poštna številka na Besedilo.
-
Če želite dokončati uvoz, v predogleduuvoza izberite Naloži (ali Uvozi). Excel nato vstavi podatke na delovni list.
-
Ta list uporabite kot vir podatkov za spajanje dokumentov.
-
Odprite Excel.
-
Excel 2016 Odprite razdelek Podatki > pridobi zunanje podatke >iz besedila.
-
Izberite želeno .txt ali .csv, nato pa izberite Uvozi.
-
V čarovniku za uvoz besedila v podoknu Izvirna vrsta podatkov izberite Ločeno.
-
Izberite Moji podatki so glave nadpodoknom Predogled , če ima datoteka glave, nato pa izberite Naprej.
-
V podoknu Ločila potrdite potrditveno polje, ki se ujema z ločilom (na primer tabulatorko ali vejico), ki ga uporabljajo podatki, in nato izberite Naprej.
-
V razdelku Predogled podatkov izberite stolpec s poštnimi številkami, nato pa v razdelku Oblika zapisa podatkov v stolpcih izberite Besedilo.
Opomba: Vsakič ko uporabite obliko podatkov – splošno, besedilo ali datum – za stolpec, se ime oblike zapisa prikaže v glavi tabele za ta stolpec.
-
Po potrebi ponovite 7. korak in izberite stolpec, ki ga želite spremeniti, in obliko zapisa podatkov, ki jo želite uporabiti.
-
Izberite Dokončaj.
-
V pogovornem oknu Uvoz podatkov sprejmite privzete nastavitve za Obstoječi delovni list in naslov celice, nato pa kliknite V redu.
Pozor: V naslovu celice v pogovornem oknu Uvoz podatkov je prikazana trenutno izbrana celica. Podatki se uvozijo tako, da se najprej uvozi celica z naslovom.
-
Shranite preglednico z novim imenom datoteke.
2. korak: Priprava vira podatkov
V viru podatkov za Excel, ki ga boste uporabili za poštni seznam v spajanju dokumentov Word, preverite, ali ste pravilno oblikovali stolpce s številskimi podatki. Oblikujte stolpec s števili, na primer tako, da se ujema z določeno kategorijo, kot je valuta.
Če izberete kot kategorijo odstotek, ne pozabite, da se bo zaradi oblike zapisa odstotka vrednost v celici pomnožila z 100. Če se želite izogniti dejavniku množenja, oblikujte stolpec z odstotki kot besedilo.
Poštne številke ali poštne številke morajo biti oblikovane kot besedilo, da ohranijo podatke med spajanjem dokumentov. Če pri uvozu ni dokončano, ga oblikujte zdaj. Vodilne ničle – na primer 00399 – v kodah se med spajanjem izpustijo, če niso oblikovane kot besedilo.
-
Izberite stolpec s poštnimi številkami ali drugimi podatki, ki jih želite oblikovati.
-
Pojdite na Osnovno in v skupini Število izberite puščico dol v polju Oblika zapisa števil, nato pa izberite možnost na seznamu (na primer Besedilo).
Preverite, ali ste pred ali za spojno polje dodali ustrezen simbol. Tukaj si lahko na primer ogledate, kako so videti vrednosti za valuto in odstotek, če izpustite simbole.
Če vključite simbole, so številke bolj smiselne.
V dokumentu za spajanje dokumentov dodajte simbole pred ali za polja za spajanje tako:
Glejte tudi
Če ste ustvarili seznam stikov v preglednici Excel, je pomembno, da vse poštne številke oblikujete kot besedilo, da preprečite izgubo podatkov. Če v novo preglednico uvažate stike bodisi iz besedilne datoteke (.txt) bodisi datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico (.csv), vam lahko čarovnik za uvoz besedila pomaga uvoziti in oblikovati podatke.
1. korak: Nastavitev vira podatkov v Excelu
Če že uporabljate Excelovo preglednico kot vir podatkov za spajanje dokumentov v programu Word, pojdite na 2. korak v tej temi. Če je vir podatkov .txt ali datoteka .csv, s čarovnikom za uvoz besedila nastavite podatke vExcel.
-
Odprite Excel.
-
Na zavihku Podatki izberite Iz besedila (podedovano).
-
Izberite .csv ali .txt datoteko.
-
V čarovniku za uvoz besedila: 1. korak: Izberite Ločeno.
2. korak: Izberite pravilno ločilo (na primer Vejica).
3. korak: Izberite stolpec Poštna številka in nastavite obliko zapisa podatkov v stolpcu na Besedilo.
-
Kliknite Dokončaj.
-
V pogovornem oknu Uvoz podatkov izberite mesto, kamor želite shteti podatke v Excelu, nato pa izberite V redu.
-
Shranite preglednico z novim imenom datoteke.
-
Ta list uporabite kot vir podatkov za spajanje dokumentov.
2. korak: Oblikovanje številskih podatkov v Excelovi preglednici
Če želite zagotoviti, da bo poštna številka prenesena skozi spajanje dokumentov, ne da bi izgubili ničle, oblikujte stolpec s temi kodami kot besedilo.
-
Odprite preglednico in izberite stolpec s poštnimi številkami.
-
Na zavihku Osnovno v polju Oblika izberite Besedilo.
Te podatke lahko zdaj uporabite za spajanje dokumentov.
