Povzetek: Odločite se, kateri pristop upravljanja zapisov boste izbrali v SharePoint Server 2013.
V SharePoint lahko upravljate zapise v arhivu ali pa upravljate zapise v istem skladišču dokumentov kot aktivni dokumenti. Če s SharePoint na mestu uporabe, zapis ostane na mestu, ko napovete, da je dokument postal zapis, SharePoint ga upravlja kot zapis. Dokument lahko na primer dobi drugačen pravilnik o hranjenju, ko je deklariran kot zapis, ali pa ga uporabniki morda ne morejo urejati.
Možen je tudi hibridni pristop. Zapise lahko na primer ohranite na mestu z aktivnimi dokumenti za dve leti, nato pa premaknete zapise v arhiv zapisov, ko je projekt dokončan.
Ko razmišljate o tem, ali želite upravljati zapise na ločenem mestu središča z zapisi ali na istem mestu za sodelovanje, kjer so bili dokumenti ustvarjeni, upoštevajte ta vprašanja:
-
Ali je upravljanje spletnega mesta za sodelovanje primerno za upravljanje zapisov? Ali za vašo panogi veljajo predpisani predpisi, ki ločijo zapise pooblastila od aktivnih dokumentov? Ali naj skrbnik mesta za sodelovanje zaupa upravlja mesto, ki vsebuje zapise? Zapise boste morda želeli shraniti na mesto, ki uporablja bolj omejen dostop kot mesto za sodelovanje, ali na mesto, ki je varnostno omejeno v drugem urniku.
-
Kako dolgo bo mesto za sodelovanje v uporabi? Če boste morali zapise hraniti dlje, kot poteka projekt, boste morali s strategijo upravljanja zapisov na mestu obdržati mesto za sodelovanje tudi takrat, ko ga ne boste več uporabljali.
-
Ali bodo člani projekta pogosto potrebovali dostop do dokumentov, ko dokumenti postanejo zapisi? Če uporabite pristop na mestu uporabe, lahko člani projektov dostopajo do dokumentov na enak način, ne glede na to, ali so dokumenti aktivni ali pa so zapisi.
-
Ali so upravitelji zapisov v vaši organizaciji odgovorni le za zapise ali so odgovorni za vse informacije, ne glede na to, ali je ta aktivna oziroma za zapis? Če so upravitelji zapisov odgovorni le za uradne zapise, jim bo morda lažje, če boste imeli ločeno mesto središča z zapisi.
V spodnji tabeli so opisane razlike med tem, kaj lahko naredite z zapisi v središču zapisov, in zapisi, ki so upravljani na mestu na mestu za sodelovanje. Razlike se prikažejo z vidika vodje zapisov in zaposlenih, ki sodelujejo v projektni skupini.
|
faktor |
Arhiv zapisov |
Zapisi na mestu |
|---|---|---|
|
Upravljanje hranjenja zapisov |
Organizator vsebine samodejno postavi nove zapise v ustrezno mapo v načrt datotek arhiva, glede na metapodatke. |
Za zapise in aktivne dokumente so lahko na voljo različni pravilniki, ki temeljijo na trenutni vrsti vsebine ali mestu. |
|
Omejite, kateri uporabniki si lahko ogledajo zapise |
Da. Arhiv določa dovoljenja za zapis. |
Ne. Ko dokument postane zapis, se dovoljenja ne spremenijo. Lahko pa omejite, kateri uporabniki lahko urejajo in brišejo zapise. |
|
Preprosto iskanje zapisov (za upravitelje zapisov) |
Preprostejše. Vsi zapisi so na enem mestu. |
Težje. Zapisi so razporejeni na več spletnih mestih za sodelovanje. |
|
Vzdrževanje vseh različic dokumenta kot zapisov |
Uporabnik mora izrecno poslati vsako različico dokumenta v arhiv. |
Samodejno, ob predvidevanju, da je vklopljeno različice. |
|
Lažje iskanje informacij (za sodelavce skupine) |
Težje, čeprav je povezavo do dokumenta mogoče dodati na mesto za sodelovanje, ko dokument postane zapis. |
Preprostejše. |
|
Clutter of collaboration site |
Mesto za sodelovanje vsebuje le aktivne dokumente. |
Mesto za sodelovanje vsebuje aktivne in neaktivne dokumente (zapise), vendar lahko ustvarite poglede za prikaz le zapisov. |
|
Zmožnost nadzora zapisov |
Da. |
Odvisno od pravilnika nadzora mesta za sodelovanje. |
|
Administrativna varnost |
Upravitelj zapisov lahko upravlja arhiv zapisov. |
Skrbniki mest za sodelovanje imajo dovoljenje za upravljanje zapisov in aktivnih dokumentov. |
V tej tabeli so opisane razlike med obema pristopoma za upravljanje zapisov, ki lahko vplivajo na način upravljanja virov IT.
|
faktor |
Arhiv zapisov |
Zapisi na mestu |
|---|---|---|
|
Število mest za upravljanje |
Več spletnih mest. To pomeni, da je poleg mest za sodelovanje tudi ločen arhiv. |
Manj spletnih mest. |
|
Skalabilnost |
Pododdeli pritisk na velikost zbirke podatkov na mestih za sodelovanje. |
Največja velikost zbirke mest je dosežena prej. |
|
Preprosto skrbništvo |
Ločite mesto ali gručo zapisov. |
Dodatno omogočanje uporabe mesta ne deluje tako, kot je že zahtevano za mesta z aktivnimi dokumenti. |
|
Prostor za shranjevanje |
Zapise lahko shranjuje na različne nosilce shrambe. |
Aktivni dokumenti in zapisi, shranjeni skupaj. |
