Uporaba oznak za hranjenje v datotekah v SharePointu ali storitvi OneDrive

Uporaba oznake za hranjenje za element

V OneDrive ali v knjižnici SharePoint lahko uporabite oznako za hranjenje datoteke, na primer dokumentMicrosoft 365, ustvarjen v zvezku za Word, PowerPoint, Excel aliOneNote. Označite lahko tudi datoteke, ki niso Officeove, na primer dokument PDF ali slikovno datoteko. SharePointje mogoče označititudi elemente seznama.

Oznako lahko uporabite tudi v knjižnici ali mapi. Ko označite knjižnico ali mapo, je ta oznaka za hranjenje privzeto uporabljena za neoznačene datoteke v tej mapi. Več informacij o privzetih oznakah za SharePoint.

Nastavitev privzete oznake hranjenja za SharePointovo knjižnico dokumentov

1. Odprite knjižnico dokumentov.

2. V zgornjem desnem kotu okna izberite ikono Nastavitve:  

3. Izberite Nastavitve knjižnice.

4. Na strani Nastavitve v razdelku Dovoljenja in upravljanje izberiteUporabi oznako za elemente na tem seznamu ali v knjižnici.

5. Na strani Uporabi oznako izberite spustno polje, nato pa izberite oznako, ki jo želite uporabiti.

   Oznaka, ki jo izberete, bo samodejno uporabljena za vse nove datoteke, dodane v knjižnico dokumentov, od zdaj naprej.

6. Izbirno: Če želite samodejno uporabiti oznako za vse datoteke, ki so trenutno v knjižnici dokumentov, izberite Uporabi oznako za obstoječe elemente v knjižnici.

7. Izberite Shrani.

Ustvarjanje pogleda z oznakami za hranjenje

V SharePoint (in Teams – vendar ne OneDrive ), lahko ustvarite pogled knjižnice, ki vsebuje stolpec Oznake ali Element, in je stolpec Zapis. V tem pogledu si lahko na hitro ogledate oznake za hranjenje, ki so dodeljene vsem elementom in kateri elementi so zapisi. Upoštevajte pa, da pogleda ne morete filtrirati glede na element v stolpcu Zapis. Takšen pogled ustvarite tako.

Začnite tako, da stolpec Oznaka za hranjenje prikažete: 

1. Na vrhu katerega koli stolpca izberite puščico dol , nato pa izberite Nastavitve >Prikaz/skrivanje stolpcev.

   

2. V podoknu Urejanje stolpcev pogleda izberite polje oznaka Hranjenje.

   

3. Ko končate, izberite Uporabi.

Če želite, lahko pogled za hiter dostop shranite pozneje:

1. Na desni strani ukazne vrstice izberite Možnosti pogleda, >Shrani pogled kot:

   

2. Dodelite ime pogledu.

3. Če želite, da je pogled javno, ga lahko vidijo tudi drugi.

4. Izberite Shrani.

Nekatera dejanja niso dovoljena za označene elemente

Ko ima element oznako za hranjenje, nekatera dejanja niso dovoljena – odvisno od nastavitev, ki jih je izbral skrbnik. 

Če se v SharePointu prikaže sporočilo, da ne morete urejati označenega elementa, je to zato, ker je označen kot zapis. Ta element boste morda lahko uredili, če ga boste najprej odklenili. Navodila najdete v naslednjem razdelku.

Zaklepanje ali odklepanje zapisa 

Nekatere oznake za hranjenje lahko element »zaklenejo«, ker je to zapis, ki ga je treba ohraniti. Tako na primer preprečite brisanje elementa. Za zadeve, kot so pogodbe, je to pomemben ukrep vodenja evidenc. Lahko pa odklenete elemente, da jih bo mogoče pregledati ali posodobiti z novo različico. 

1. Na knjižnici ali seznamu izberite element, ki ga želite zakleniti ali odkleniti.

2. V bližini zgornjega desnega kota okna izberite Odpri podokno s podrobnostmi: 

   

3. V podoknu Podrobnosti v razdelku Stanje zapisa izberite Zaklenjeno.

4. Ob imenu nastavitve se prikaže kontrolnik za preklapljanje. Če želite preklopiti iz zaklenjenega na Odklenjeno, ali obratno, kliknite preklopni gumb.

   

Ko je element odklenjen, ga lahko uredite. Ko končate urejanje, lahko element znova zaklenete tako, da upoštevate zgornje korake in stanje zapisa znova poklenete na Zaklenjeno. 

Glejte tudi

Za skrbnike: Primerjajte omejitve glede tega, katera dejanja so dovoljena ali blokirana