Uporaba poteka dela za upravljanje odobritve vsebine za knjižnico

V tem članku

• 1 korak: Omogoči odobritev vsebine in določite elemente osnutkov v knjižnici

• Korak 2: Omogočanje različicam in podrazličicam različic za knjižnico

• Korak 3: Nastavitev poteka dela za upravljanje odobritve vsebine za knjižnico

Na vrh strani

Korak 1: omogočanje odobritve vsebine in navajanje zaščite za element osnutka za knjižnico

Ko nastavite knjižnico, se za spremembe v dokumentih, ki so shranjeni v knjižnici, lahko zahteva odobritev.

Ko se za knjižnico zahteva odobritev vsebine, dokument, ki je bil spremenjen, ostane v stanju čakanja, dokler ga ne odobri ali zavrne nekdo, ki ima dovoljenje za odobritev. Če se datoteko odobri, se ji v knjižnici dodeli stanje Odobreno. Ogledajo si jo lahko vsi, ki imajo dovoljenje za ogled knjižnice. Če je datoteka zavrnjena, je njeno stanje posodobljeno na Zavrnjeno. Vidna ostane samo avtorju dokumenta in osebam, ki imajo dovoljenje za upravljanje seznamov

Čakajoči dokument lahko privzeto vidijo samo avtorji in osebe z dovoljenjem za upravljanje seznamov, vendar lahko navedete, ali si lahko tudi druge skupine uporabnikov ogledujejo dokument.

1. Če knjižnica še ni odprta, v vrstici za hitri zagon kliknite njeno ime.

   Če se ime knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled celotne vsebine mesta, nato pa še ime knjižnice.

   1. V meniju Nastavitve kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki jo odpirate.

      Na primer, v knjižnici dokumentov kliknite Nastavitve knjižnice dokumentov.

2. Pod Splošne nastavitve kliknite Nastavitve različic.

3. V odseku Odobritev vsebine pod Ali želite zahtevati odobritev vsebine za poslane elemente? kliknite Da.

4. V odseku Zaščita za element osnutka pod Komu naj bodo vidni elementi osnutka v tej knjižnici dokumentov? potrdite Samo uporabniki, ki lahko elemente odobrijo (in avtor elementa).

   Opomba: Če za knjižnico še niste posodobili nastavitev različic, je možnost izbrana samodejno, ko zahtevate odobritev vsebine.

5. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Korak 2: omogočanje glavnih različic in podrazličic za knjižnico

Omogočiti morate glavne različice in podrazličice za knjižnico, če želite uporabiti potek dela za upravljanje odobritve vsebine.

1. Če knjižnica še ni odprta, v vrstici za hitri zagon kliknite njeno ime.

   Če se ime knjižnice ne prikaže, kliknite Ogled celotne vsebine mesta, nato pa še ime knjižnice.

   1. V meniju Nastavitve kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki jo odpirate.

      Na primer, v knjižnici dokumentov kliknite Nastavitve knjižnice dokumentov.

2. Pod Splošne nastavitve kliknite Nastavitve različic.

3. V odseku Zgodovina različice dokumenta kliknite Ustvari glavne različice in podrazličice (osnutke).

4. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Korak 3: nastavljanje poteka dela za upravljanje odobritve vsebine za knjižnico

Na mestih storitev Windows SharePoint Services 3.0 ni vnaprej določenih potekov dela, s katerimi lahko upravljate odobritev vsebine. Če želite uporabiti poteke dela za upravljanje odobritve vsebine v knjižnici, mora vaša organizacija razviti in uveljaviti potek dela po meri, ki je načrtovan posebej kot potek dela odobritve vsebine.

Ko uporabite potek dela za upravljanje odobritve vsebine v knjižnici, se potek dela odobritve vsebine začne vsakič, ko uporabnik sprosti dokument kot glavno različico. To je mogoče tudi takrat, ko uporabnik za dokument izbere ukaz Objavi glavno različico. Čeprav je potek dela v teku, dokument ostane podrazličica s stanjem Čakajoče. Če je dokument odobren prek poteka dela odobritve vsebine, je njegovo stanje posodobljeno na Odobreno. Dokument je objavljen kot glavna različica, kar ga naredi vidnega vsem, ki imajo dovoljenje za ogled dokumentov v knjižnici. Če je dokument prek poteka dela odobritve vsebine zavrnjen, je njegovo stanje posodobljeno na Zavrnjeno. Ostane podrazličica, ki je vidna samo avtorju dokumenta in tistim uporabnikom, ki imajo dovoljenje za upravljanje seznamov.

1. Odprite knjižnico, v katero želite dodati potek dela

   1. V meniju Nastavitve kliknite nastavitve za vrsto knjižnice, ki jo odpirate.

      V knjižnici dokumentov na primer kliknite Nastavitve knjižnice dokumentov.

2. Pod Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve poteka dela.

   Opombe: 

   • Ukaz Nastavitve poteka dela je prikazan samo, če so poteki dela aktivirani za zbirko mest.

   • Če so v knjižnico že dodani poteki dela, vas ta korak vodi naravnost na stran za spreminjanje nastavitev poteka dela. Če želite priti na stran za dodajanje poteka dela, morate klikniti Dodaj potek dela. Če na seznam, v knjižnico ali vrsto vsebine ni bilo dodanih nobenih potekov dela, vas ta korak vodi naravnost na stran za dodajanje poteka dela.

3. Na strani za dodajanje poteka dela v odseku Potek dela kliknite ime predloge poteka dela, ki jo želite uporabiti za upravljanje odobritve vsebine.

4. V odseku Ime vnesite enolično ime za potek dela.

5. V odseku Seznam opravil navedite seznam opravil, ki ga želite uporabiti pri tem poteku dela.

   Opombe: 

   • Uporabite lahko privzeti seznam Opravila ali ustvarite novega. Če uporabite privzeti seznam Opravila, bodo sodelujoči v poteku dela lahko preprosto poiskali in si ogledali svoja opravila v poteku dela s pogledom Moja opravila na seznamu Opravila.

   • Ustvarite nov seznam opravil, če opravila za ta potek dela razkrivajo občutljive ali zaupne podatke, ki jih želite hraniti ločeno od splošnega seznama Opravila.

   • Ustvarite nov seznam opravil, če ima vaša organizacija veliko potekov dela ali pa je za poteke dela določenih veliko opravil. V tem primeru je morda priporočljivo ustvariti sezname opravil za vsak potek dela posebej.

6. V odseku Seznam zgodovine izberite seznam zgodovine, ki ga želite uporabiti pri tem poteku dela. Seznam zgodovine prikazuje vse dogodke, do katerih pride med vsakim izvajanjem poteka dela.

   Opomba: Uporabite lahko privzeti seznam Zgodovina ali ustvarite novega. Če ima vaša organizacija veliko potekov dela, je morda priporočljivo ustvariti ločen seznam zgodovine za vsak posamezen potek dela.

7. V odseku Možnosti za začetek potrdite potrditveno polje Potek dela začni za odobritev objave glavne različice elementa..

   Opomba: Ta možnost je na voljo samo, če je za knjižnico omogočena podpora za glavno različico in podrazličico in če je izbrano predlogo poteka dela mogoče uporabiti za odobritev vsebine.

8. Če želite dovoliti ročni zagon poteka dela, potrdite potrditveno polje Preverjenemu uporabniku z dovoljenjem za urejanje elementov dovoli ročni zagon poteka dela. Če želite za zagon poteka dela zahtevati dodatna dovoljenja, potrdite potrditveno polje Če želite zagnati potek dela, potrebujete dovoljenja za upravljanje seznamov.

9. Če so za potek dela na voljo dodatne možnosti prilagoditve, kliknite Naprej, nato pa navedite želene možnosti za potek dela na strani za prilagajanje.

10. Če za potek dela ni na voljo dodatnih možnosti prilagoditve, kliknite V redu.

    Opombe: 

    • Potek dela odobritve vsebine se začne samodejno, ko avtor sproti osnutek kot glavno različico. Lahko pa tudi, ko avtor za dokument izbere ukaz Objavi glavno različico.

    • Osebe, ki imajo dovoljenje za neposredno odobritev dokumenta lahko to naredijo z urejanjem lastnosti tega dokumenta neposredno v knjižnici. Če je dokument na ta način odobren ali zavrnjen, se potek dela samodejno konča.

Na vrh strani