V tem članku je opisan spletni gradnik s pogostimi vprašanji, ki uporablja Microsoft 365 Copilot (javni predogled), s katerimi lahko ustvarite in upravljate pogosta vprašanja v SharePointu z možnostjo Microsoft 365 Copilot.
Pregled
Kaj so spletni gradnik »Pogosta vprašanja« v SharePointu?
Spletni gradnik pogosta vprašanja je funkcija, ki uporablja zaslon, ki omogoča lastnikom SharePointove vsebine ustvarjanje in vzdrževanje posodobljenih razdelkov s pogostimi vprašanji na SharePointovih straneh in v novicah. Avtorjem pomaga na poti generacije, kuracije in natančnejše opredelitev pogostih vprašanj, tako da ustvari ustrezne kategorije, vprašanja in odgovore (kot so Word, PowerPoint, PDF, Loop in Srečanja Teams).
Funkcija na visoki ravni uporabi strukturirano in nestrukturirano vsebino kot vnos, uporabi obdelavo na osnovi uporabniškega vmesnika, da izvleče in predlaga smiselne vnose pogostih vprašanj ter ustvari organizirane razdelke s pogostimi vprašanji, kategoriziranimi kot izhodne podatke. Avtorji lahko ročno natančneje določijo te vnose in tako zagotovijo visokokakovostno in zaupanja vredno vsebino.
Kaj lahko naredi spletni gradnik s pogostimi vprašanji?
Spletni gradnik pogosta vprašanja ponuja več zmogljivosti:
-
AI-Assisted pogostih vprašanj: samodejno ustvari kategorije pogostih vprašanj, vprašanja in odgovore na podlagi izbranih datotek.
-
Urejanje v živo: avtorji Loop lahko pregledajo, uredijo, odstranijo in prerazporedijo kategorije, vprašanja in odgovore, preden stran objave urejajo.
-
Več izvornih grounding: podpira več vrst vsebine (Word, PowerPoint, PDF, Loop in Srečanja Teams) za izboljšanje točnosti in ustreznosti.
-
Možnosti prikaza, ki jih je mogoče konfigurirati: podpira različne postavitve (škarnice, plus/minus) in uporabnikom omogoča prilagajanje delovanja razširitve.
Kakšne so licenčne zahteve za Copilot za to funkcijo?
- Gledalci: Licenca kopilota ni potrebna.
– ustvarjalci & urednike: zahtevana Microsoft 365 Copilot za ustvarjanje in urejanje spletnega gradnika s pogostimi vprašanji.
Podrobneje si opišite, kako ta nova izkušnja poenostavi in izboljša ustvarjanje pogostih vprašanj v SharePointu.
Katere so predvidene uporabe spletnega gradnika pogosta vprašanja?
Spletni gradnik s pogostimi vprašanji je zasnovan tako, da organizacijam omogoča preprosto ustvarjanje točnih in dostopnih razdelkov s pogostimi vprašanji na SharePointovih straneh.
Primeri uporabe ključa so:
Dogodek – na primer: podrobnosti o dogodku, urniki in logistika
-
Povzamete podrobnosti o dogodku za prihajajoče konference, izobraževanja ali srečanja v podjetju.
-
Zagotovite urnike, biose govornika, preglede seje in logistične informacije za udeležence.
-
Pogosta vprašanja udeležencev se nana ajo pred dogodkom, da zmanjšate ponavljajoča se vprašanja.
Izdelek – na primer: obvestila o izdelku, posodobitve funkcij in uporabniški priročniki
-
Ustvarite pogosta vprašanja o zagonu izdelkov neposredno iz kompletov kratkih sporočil, opomb o izdaji ali tehnične dokumentacije.
-
Podpora za notranje prodajne portale ali portale, ki imajo dostop do strank, z najnovejšimi informacijami o izdelku.
-
Sestavite vodnike funkcij in pogosta vprašanja o odpravljanju težav za izboljšanje uvajanja uporabnikov in zmanjšanje vstopnic za podporo.
Pravilnik – na primer: kadrovski pravilnik, it-informacije, skladnost s predpisi in standardni pravilniki
-
Ustvarite pogosta vprašanja o pravilniku za človeške vire za teme, kot so dopust, prednosti, sprejemanje in hibridno delo.
-
Sestavite samopostrežna pogosta vprašanja za pomoč zaposlenim pri nastavitvi programske opreme, varnostnih protokolih in odpravljanju težav z napravo.
-
Postopki za skladnost dokumentov, pravilniki podjetij in operativne smernice za zagotovitev doslednosti.
Dodajanje spletnega gradnika s pogostimi vprašanji na SharePointovo stran
1. korak: Vstavljanje spletnega gradnika s pogostimi vprašanji
-
Odprite komplet orodij na platnu ali v podoknu z vsebino.
-
V kategoriji »AI« poiščite »Pogosta vprašanja«.
-
Kliknite, da dodate spletni gradnik pogosta vprašanja na stran.
2. korak: Nastavitev spletnega gradnika s pogostimi vprašanji
Ko dodate spletni gradnik s pogostimi vprašanji, ga konfigurirajte v podoknu z vsebino:
-
Izberite Izvorne datoteke – kliknite »Dodaj+«, da izberete prizemne datoteke. Izberete lahko več datotek (podprte vrste: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Srečanje, SharePointove strani). V prihodnje bo podprtih več vrst datotek.
Izberite Namen pogostih vprašanj – izberite najbolj relevantna vrsta pogostih vprašanj med temi možnostmi:
-
Dogodek – za pogosta vprašanja, povezana s podrobnostmi o dogodku, urniki, logistiko itd.
-
Izdelek – za obvestila o izdelku, posodobitve funkcij, uporabniške priročnike itd.
-
Pravilnik – za kadrovske, it-pravilnike, skladnost s predpisi in standardne pravilnike za delovanje itd.
-
Drugo – za vse druge vrste pogostih odgovorov.
(Izbirno) Navedite dodatne podrobnosti – dodajte kateri koli namen, ciljno občinstvo ali ključne podrobnosti v prikazano polje. Na ta način lahko uporabniški vmesnik bolje razume in ustvari ustrezna pogosta vprašanja, ki ustrezajo vašim potrebam.
Ustvarite pogosta vprašanja – ko je nastavitev dokončana, kliknite »Start«, da ustvarite vsebino pogosta vprašanja.
Opomba: začnete lahko tudi z uvozom obstoječih pogostih vprašanj tako, da jih kopirate in prilepite, da začnete.
3. korak: Natančneje določi in organiziraj kategorije
Ko AI ustvari začetne kategorije pogostih vprašanj na platnu, lahko:
-
Ročno natančneje določiti kategorije, da se bolje uskladijo z vašo vsebino.
-
Po potrebi dodajte nove kategorije.
-
Odstranite neželene kategorije, da bodo vaša pogosta vprašanja vedno v fokusu.
-
Spremenite vrstni red kategorij v želeno zaporedje.
Ko ste zadovoljni z nastavitvijo kategorije, kliknite »Osnutek vprašanj«, da nadaljujete.
4. korak: Ustvarjanje in natančnejše določanje vprašanj
Ko AI ustvari vprašanja v posamezni kategoriji, lahko:
-
Ročno natančneje določi vprašanja, da se izboljšata jasnost in ustreznost.
-
Po potrebi dodajte nova vprašanja.
-
Odstranite neželena vprašanja in poenotite pogosta vprašanja.
-
Spremenite vrstni red vprašanj v želeno zaporedje.
-
Premaknite vprašanja v drugo kategorijo.
Ko končate, kliknite »Odgovori na osnutek«, da storitvi AI dovolite, da ustvari odgovore za vsako vprašanje, ali pa kliknite gumb »Nazaj« na prejšnji korak.
5. korak: Preglejte odgovore in pošljite povratne informacije
Ko AI ustvari odgovore za vsako vprašanje, ste dokončali vse korake, kliknite »Obdrži« in vaša pogosta vprašanja so nastavljena.
Ne pozabite klikniti »👍/👎« in dodati komentarje, da nam pomagate izboljšati odzive rešitve Copilot in izboljšati izkušnjo.
6. korak: Natančneje določanje pogostih vprašanj
Ko v platno dodate pogosta vprašanja, lahko še vedno:
-
Spremenite odgovore, da izboljšate natančnost ali ton, tako da uporabite funkcijo Vnovično pisanje z rešitvijo Copilot.
-
Po potrebi dodajte novo kategorijo in vprašanje.
-
Prilagodite postavitev pogostih vprašanj.
-
Dajte stran v skupno rabo prek e-pošte.
-
Uvozite dodatna pogosta vprašanja s kopiranjem in lepljenjem.
-
Delite določen Q&Povezavo dajte v skupno rabo s svojim občinstvom tako, da kopirate povezavo.
Prejemajte povratne informacije in dodatna vprašanja od pregledovalnikov pogostih vprašanj
Kot lastnik vsebine pogostih vprašanj lahko zdaj povratne informacije zberete neposredno od pregledovalnikov pogostih vprašanj. Novo polje pod vsakim spletnim gradnikom za pogosta vprašanja omogoča gledalcem pošiljanje dodatnih vprašanj, če na trenutnem seznamu pogostih vprašanj ne najdejo informacij, ki jih iščejo.
Način delovanja
-
Omogočanje ali onemogočanje pošiljanja pregledovalnika
Kot avtor pogostih vprašanj lahko to možnost v podoknu z lastnostmi na desni strani vklopite ali izklopite s preklopno nastavitvijo.
-
Gledalci predložijo dodatna vprašanja
Ko je ta funkcija omogočena, lahko gledalci svoje vprašanje vnesete v prikazano polje in kliknejo »Pošlji avtorju«.
-
Pregled pomembnih vprašanj
Ko avtor pogostih vprašanj odpre način urejanja in izbere Dodaj vprašanje, se vsa vprašanja, ki jih je predložil pregledovalnik, prikažejo na spustnem seznamu. Ne relevantna vprašanja so samodejno filtrirana po načrtu.
Posodobite pogosta vprašanja s predlogi za AI
1. korak: Preverite, ali je na voljo posodobitev
-
Odprite spletni gradnik Pogosta vprašanja v načinu urejanja .
-
V podoknu z vsebino izberite Pregled predlogov za AI. Opomba: Predlogi za AI se prikažejo le, ko so zaznane posodobitve – če so na primer najdene spremembe v referenčni datoteki ali če obiskovalci vedno znova zastavijo podobna vprašanja.
2. korak: Preglejte predlagane Posodobitve
-
Preglejte posodobitve, predlagane za AI, v podoknu.
-
Izberite Zamenjaj , Vstavi spodaj ali Opusti predloge. Po pregledu vseh predlogov lahko po potrebi še naprej ročno spreminjate vsebino.
-
Ko so vse predlagane posodobitve pregledane in obravnavane, se prikaže potrditveno sporočilo, kot je prikazano spodaj.
Odgovorni zapiski za AI
Kako je bil ocenjen spletni gradnik s pogostimi vprašanji? Katere metrike se uporabljajo za merjenje učinkovitosti delovanja?
Ključne metode ocenjevanja so vključevale:
Ročno in avtomatizirano preskušanje – v sistemu so bile opravljene obsežne ročne ocene in avtomatizirano preskušanje v različnih scenarijih s pogostimi vprašanji, pri tem pa so bili na voljo Microsoftovi notranji podatki in primeri uporabe v resničnem svetu.
Metrika avtomatizirane kakovosti – učinkovitost delovanja je bila ocenjena s ključnimi meritvami, kot so:
-
Ohranjena stopnja – odstotek pogostih odgovorov, ki jih predlaga uporabnik in ki jih uporabniki ohranijo ali objavijo.
-
Metrika ukrepanja – spremljajte interakcijo uporabnikov s pogostimi vprašanja, vključno s pogledi, kliki in povratnimi informacijami.
Povratne informacije uporabnikov & iterativne izboljšave – spletni gradnik je bil preizkušen z resničnimi uporabniki, zbiral povratne informacije o točnosti vsebine, berljivosti in uporabnosti ter izboljšal nenehno izboljševanje vsebine.
Medtem ko sistem dobro deluje v pogostih primerih uporabe pogostih vprašanj, se učinkovitost delovanja lahko razlikuje pri zelo posebnih temah. Avtorjem priporočamo, da pred objavo pregledajo vsebino, ustvarjeno z uporabniškim vmesnikom.
Kakšne so omejitve spletnega gradnika pogosta vprašanja? Kako lahko uporabniki zmanjšajo vpliv omejitev spletnega gradnika pogosta vprašanja pri uporabi sistema?
Medtem ko spletni gradnik s pogostimi vprašanji izboljša upravljanje pogostih vprašanj z avtomatizacijo, ki uporablja umetne uporabniške vmesnike, je treba upoštevati nekatere omejitve:
-
Odvisnost konteksta – vmesnik AI temelji na prenesenih dokumentih in prepisih srečanja kot vire z zemljo.
Kako lahko uporabniki zmanjšajo te omejitve:
-
Preverjanje in urejanje pogostih odgovorov – pred objavo vedno preglejte pogosta vprašanja, ustvarjena z AI.
-
Uporabite High-Quality – Zagotovite, da so dokumenti in zapiski s srečanja celoviti in posodobljeni, da izboljšate natančnost.
-
Uporaba človekovega nadzora Compliance-Sensitive teme – vsebino, ustvarjeno z AI, bi bilo treba vedno potrditi za regulativne ali visoke teme.
Kateri operativni dejavniki in nastavitve omogočajo učinkovito in odgovorno uporabo spletnega gradnika pogosta vprašanja?
Spletni gradnik pogosta vprašanja ponuja več vgrajenih funkcij in kontrolnikov, ki podpirajo odgovorno uporabo in zagotavljajo kakovost vsebine med postopkom ustvarjanja:
-
Kontekstni vnos za izboljšano ustreznost: avtorji s pogostimi vprašanji lahko dodajo podrobne opise in izbrali ustrezno vrsto pogostih vprašanj, ki vodijo sistem pri ustvarjanju vprašanj in odgovorov, ki so bolje usklajena s predvidenim scenarijem.
-
Iterativna dodelava in prilagajanje: Avtorji lahko urejajo, obnavljajo, prilagajajo kategorije in natančneje urejajo obe vprašanji (v vmesniku graditelja) in odgovore (na platnu) – kar omogoča iterativno izboljšanje nabora pogostih vprašanj pred objavo.
-
AI-Generated opomnik za pregled vsebine: Avtorji so jasno opozorili, da »vsebina, ustvarjena z AI, ni pravilna«, preden se izbrali, da sprejmejo in objavijo predlagana pogosta vprašanja, ki spodbujajo premišljen pregled in človeški nadzor.
Kako posredujem povratne informacije o spletnem gradniku pogosta vprašanja?
Spletni gradnik za pogosta vprašanja zbira povratne informacije avtorjev (ki ustvarjajo in upravljajo pogosta vprašanja), da zagotovi stalno izboljšavo.
Feedback & Metrics from Authors to Microsoft:
Avtorji lahko Microsoftu prek različnih signalov pošiljajo neposredne povratne informacije o pogostih povratnih informacijah, ki jih je ustvaril AI, in s katerimi izboljšajo natančnost in uporabnost sistema:
-
Ocene gor/dol s palcem – avtorji lahko ocenijo nabor pogostih vprašanj, ustvarjenih z AI.
-
Prijavite težave ali zahteve za funkcije prek središča za Skrbnik za Microsoft 365 ali kanalov za podporo v SharePoint.
