Ustvarjanje mesta »Dokumentno središče«

Določanje načrta za upravljanje zapisov

Na najvišji ravni sta dva glavna koraka, s katerima oblikujete mesto središča z zapisi tako, da bo mogoče izvajanje programa za upravljanje zapisov:

1. Organizacija mora razviti strategijo za upravljanje zapisov in formalni načrt upravljanja zapisov. To je skupinsko delo, pri katerem morajo sodelovati upravitelji zapisov, osebe, odgovorne za skladnost, strokovnjaki za IT in informacijski delavci.

2. Organizacija mora konfigurirati eno ali več mest središča z zapisi, da lahko izvede svoj načrt upravljanja zapisov.

V spodnjih razdelkih so našteti primarni elementi vsakega od teh korakov.

Načrtovanje upravljanja zapisov

Preden lahko organizacija konfigurira mesto središča z zapisi kot svojo rešitev za upravljanje zapisov, mora razviti uradni načrt za strategijo upravljanja zapisov. Določeni elementi v uradnem načrtu upravljanja zapisov se verjetno razlikujejo med posameznimi organizacijami ali podjetji. Toda skoraj vsi načrti za upravljanje zapisov vključujejo te dokumente in postopke:

Načrt datotek      V načrtu datotek so opisane vrste dokumentov ali elementov, ki v organizaciji veljajo za uradne poslovne zapise. V njem je zabeleženo, kje so ti zapisi shranjeni, navedene pa so tudi informacije, s katerimi lahko razlikujete eno vrsto zapisa od druge. Načrt datotek služi kot obsežna zbirka pravilnikov, postopkov in navodil za ustvarjanje, shranjevanje in upravljanje zapisov. V načrtu datotek morajo biti navedeni vsi zapisi, ne glede na njihovo predstavnost, vključno s papirnatimi zapisi, zapisi v spletnih dnevnikih, wikiji, e-pošto in elektronskimi datotekami. V njem mora biti tudi določeno, kako je posamezen zapis razvrščen, zavarovan in na koncu uničen. Vključuje naj tudi priporočila za posebne vrste zapisov, na primer zapisi z oznakami Zaupno, Ključno, Poslovna skrivnost ali Privilegirano. In kot zadnje morajo biti v načrtu datotek navedene osebe, ki so odgovorne za upravljanje posameznih vrst zapisov.

Knjižnice zapisov    Knjižnice zapisov so v bistvu knjižnice dokumentov, ki jih ustvarite za razvrščanje in shranjevanje pomembnih zapisov. Knjižnico zapisov ustvarite za vsako vrsto zapisa, ki ga želite shraniti. Zapisi so samodejno preusmerjeni v ustrezno knjižnico skladno z nastavitvami, ki jih konfigurirate v organizatorju vsebine.

Vrste vsebine    Z vrstami vsebine določite vrste zapisov, ki jih bo vaša organizacija shranjevala, ter določite enolične lastnosti za vsako vrsto zapisa. Ko organizacija določi vrste vsebin za določene vrste zapisov, s tem zagotovi, da je vsaka skupina vsebin dosledno upravljana. Officeove dokumente, datoteke PDF, datoteke TIFF (optično prebrane slike), e-pošto, pogovore v neposrednih sporočilih, videoposnetke in fizične zapise je mogoče razvrstiti in shraniti v vrste vsebin, ki jih ustvarite. Na primer vsak zapis z imenom »pogodba« bo znotraj SharePointovega sistema za upravljanje zapisov obravnavan enako in dosledno. Za razvrščanje in shranjevanje zapisov lahko uporabite vrste vsebin ali pa knjižnice zapisov.

Razpored hranjenja     V razporedu hranjenja je določeno, koliko časa je treba hraniti posamezno vrsto zapisa v načrtu datotek (njeno obdobje hranjenja) in kakšen je postopek odstranjevanja te vrste zapisa, ko se to obdobje konča (postopek dispozicije). Priporočila v razporedu hranjenja običajno temeljijo na pravnih zahtevah, tveganjih v organizaciji in poslovnih potrebah. Poleg tega so v razporedu hranjenja običajno opisani ukrepi ob nepredvidenih dogodkih pri upravljanju tveganja, ki določajo obdobje hranjenja za vsako vrsto zapisa.

Dokument z zahtevami za skladnost s predpisi    V dokumentu z zahtevami za skladnost s predpisi so navedena pravila, ki jih morajo upoštevati sistemi za IT za upravljanje zapisov, potrebne zmogljivosti in vrste rednega spremljanja, ki jih morajo podpirati, da zagotovijo skladnost s predpisi.

• Uradni postopek za prekinitev dispozicije zapisov      Ta postopek, ki ga pogosto imenujemo zadržanje, podrobno določa, kako organizacija zadrži dispozicijo zapisov v primeru določenih dogodkov, kot so spori, revizije ali preiskave.

• Sistem za spremljanje in poročanje o ravnanju z zapisi      Če želite zagotoviti, da zaposleni arhivirajo, dostopajo do in upravljajo zapise skladno z določenimi pravilniki in postopki, mora imeti program za upravljanje zapisov tudi postopek ali sistem za nadzorovanje in poročanje o ravnanju z zapisi.

Na vrh strani

Konfiguracija mesta središča z zapisi

Ko organizacija podrobno načrtuje upravljanje zapisov in za to ustvari uraden načrt, lahko ustvari in konfigurira mesto središča z zapisi, s katerim si pomaga pri izvajanju tega programa.

Če želite konfigurirati mesto središča z zapisi, sledite tem korakom:

1. Ustvarite knjižnice ali sezname zapisov za upravljanje in shranjevanje posameznih vrst zapisov, ki so določeni v načrtu datotek.

   • Priporočamo, da ustvarite eno knjižnico zapisov za vsako vrsto vsebine v načrtu zapisov.

   • Ko so zapisi poslani v središče z zapisi, so preusmerjeni na ustrezen seznam ali knjižnico.

2. Ustvarite stolpce za želene knjižnice dokumentov, sezname ali vrste vsebine; v teh stolpcih bodo vključeni in prikazani metapodatki za posamezno vrsto zapisa, ki je navedena v načrtu datotek.

3. Določite pravilnike za upravljanje informacij za posamezno vrsto zapisa na mestu središča z zapisi. Ti pravilniki naj odražajo obdobja hranjenja in zahteve za nadzor, ki so določene v načrtu datotek organizacije in v razporedu hranjenja.

4. Konfigurirajte organizatorja vsebine tako, da vsako vrsto zapisa usmeri na ustrezno mesto. Ko so zapisi poslani na mesto središča z zapisi, bodisi ročno bodisi programsko, aplikacija s to funkcijo določi, kako naj razvrsti zapis znotraj mesta središča z zapisi in kam naj ga pošlje.

Na vrh strani