Načrt datotek je primarni dokument za načrtovanje upravljanja zapisov v SharePoint. Čeprav se lahko paketi datotek razlikujejo med organizacijami, so običajno:

  • Opišite vrste elementov, za katere organizacija potrdi, da so zapisi.

  • Opišite, kateri širši kategoriji zapisov pripadajo elementi.

  • Označite, kje so zapisi shranjeni.

  • Opišite obdobja hranjenja za zapise.

  • Razmejtite osebe, ki so odgovorne za upravljanje različnih vrst zapisov.

V tem članku je opisana vsebina načrta datoteke, v njem pa je povzetek, kako ustvarite načrt datotek za organizacijo. Članek vas tudi usmeri na delovni list, kjer lahko zabeležite načrt datotek.

Prepoznavanje vrst zapisov

Ko določa, kateri aktivni dokumenti v vaši organizaciji bodo morda deklarirani kot zapisi, bodo potrebni sodelovanje upraviteljev zapisov, sodelovanja, osebe, odgovorne za skladnost, in upravitelje vsebine. Upoštevajte, da, tudi če vaše podjetje ni v zelo regulirani industriji, obstaja splošna zakonodaja, ki bi lahko vašemu podjetju določala, da mora držite zapise. Poleg splošne poslovne prava morate oceniti pravne zahteve, ki veljajo za vaše podjetje.

V tem članku ni več splošnih informacij o tem, kako ugotoviti, kaj je zapis v vaši organizaciji. Vaše podjetje najverjetneje že uporablja neko obliko upravljanja zapisov in je izpolnilo večino vlog za upravljanje zapisov, ki jih potrebujete, vi pa morda že imate taksonomijo zapisov.

Če želite na splošno ugotoviti, kaj so zapisi v vaši organizaciji:

  1. Razumevanje pravnih obveznosti in poslovnih potreb podjetja.

  2. V sodelovanju z oddelki organizacije analizirajte način uporabe aktivnih dokumentov.

  3. Razvija seznam vrst dokumentov, ki bi morali biti zapisi. Določite lahko na primer, da bo to ohranjeno kot zapisi:

    • Pogodbe za najem poslovnih prostorov.

    • Dokumente, povezane z ugodnostmi zaposlenih.

    • Dokumente, povezane z raziskavo in razvojem izdelkov.

  4. Razvrstite zapise. Zapisi v isti kategoriji imajo pogosto enaka obdobja hranjenja in so lahko podobno obravnave na druge načine.

Zabeležite zbrane podatke. Zabeležite vrsto zapisa, kategorijo, v katero sodijo zapisi te vrste, in kratek opis vrste zapisa.

To je vzorčni delovni list:

Vrsta zapisa

Record category

Opis

Paketi ugodnosti, paketi zavarovanj in paketi paketov za pakete paketov

Opisi ugodnosti za zaposlene

Opisi vseh paketov ugodnosti za zaposlene.

Časovni listi plač, dodatne informacije o plači

Payroll Records

Povzetki opravljenih ur, nadur in plačanih plač.

Fakture dobaviteljev

Računi

Zapisi blaga ali storitev, kupljenih pri prodajalcih.

Ankete o izdelku, vprašalniki, priročniki za izobraževanje in videoposnetki za izobraževanje

Gradivo za izobraževanje

Omogoča notranje ali zunanje izobraževanje.

Obrazci za dostavo, poročila o pošiljanju

Zapisi o odpremi

Dokumenti za pošiljanje materiala.

Press releases, newspaper articles

Izdaje za pritisnite

Informacije o odnosih z javnostmi o izdelkih in storitvah.

Seznami stikov za nujne primere, obrazci za vpis v zdravstveni načrt, življenjepisi in poročila o stanju ugodnosti

Zapisi osebja

Zapisi o zgodovinah zaposlitve posameznikov in povezanih dejanjih osebja.

Dokončanje načrta datoteke

Ko določite, kateri dokumenti naj bodo ohranjeni kot zapisi, in ko ustvarite nabor kategorij zapisov, dokončajte načrt datotek tako, da vanje v shranite dodatne informacije. Navedite to:

  • Kako dolgo je treba hraniti vsako vrsto zapisa.

  • Kako naj se zapisi odstranijo, ko poteče obdobje hranjenja.

  • Who je primarni upravitelj zapisov za zapise te vrste.

  • Kakšne vrste predstavnosti so zapisi te vrste, ki so shranjeni v programu.

V nadaljevanju je dokončan vzorčni paket datotek:

Zapisi

Opis

Predstavnost

Record category

Hranjenje

Disposition

Stik

Paketi 401k

Opis načrta ugodnosti za zaposlene.

Spletne strani

Paketi ugodnosti za zaposlene

X let

Brez

Kati naplahta

Paketi zavarovanj

Opis načrta zavarovanja za zaposlene.

Tiskanje

Paketi ugodnosti za zaposlene

X let

Brez

Reshma Patel

Paketi Zuen

Opis opisa načrta zaposlenega.

Tiskanje

Paketi ugodnosti za zaposlene

X let

Brez

Reshma Patel

Časovni listi plač

Povzetki opravljenih ur, nadur in plačanih plač.

Elektronski dokumenti

Payroll Records

X let

Uničiti

Reshma Patel

Dodatne informacije o plačnih listih

Povzetki bolniške, dopusta in drugih elementov plač, ki niso plača.

Elektronski dokumenti

Payroll Records

X let

Uničiti

Reshma Patel

Fakture dobaviteljev

Zapisi blaga ali storitev, kupljenih pri prodajalcih.

Tiskanje

Računi

X let

Uničiti

Erik Lang

Ankete o izdelku

Anketa o zadovoljstvu strank.

Spletne strani

Gradiva za ankete

X let

Arhiviranje

Mateja Zajc

Vprašalniki

Vprašalnik za določanje demografskih podatkov strank.

Tiskanje

Gradiva za ankete

X let

Arhiviranje

Mateja Zajc

Priročniki za izobraževanje

Vsebina za usposabljanje za vošk.

Tiskanje

Gradivo za izobraževanje

X let

Uničiti

Mateja Zajc

Izobraževalni videoposnetki

Vsebina videoikone za izobraževanje.

Videoposnetek

Gradivo za izobraževanje

X let

Uničiti

Mateja Zajc

Obrazci za dostavo

Konfiguracija pošiljk materiala

Tiskanje

Material za dostavo

X let

Uničiti

Erik Lang

Poročila o dostavi

Dokumentacija pošiljke materiala.

Elektronske preglednice

Material za dostavo

X let

Uničiti

Erik Lang

Izdaje za pritisnite

Izdaje o izdelkih in storitvah.

Elektronski dokumenti

Informacije o odnosih z javnostjo

X let

Arhiviranje

Mateja Zajc

Časopisni članki

Novice o izdelkih in storitvah.

Tiskanje

Informacije o odnosih z javnostjo

X let

Arhiviranje

Mateja Zajc

Listi s stiki za nujne primere

Podatki o zaposlenih.

Elektronski dokumenti

Zapisi osebja

X let

Uničiti

Reshma Patel

Obrazci za včlanitev zdravstvenega načrta

Obrazce za prijavo zaposlenih za načrte za zdravje.

Elektronski dokumenti

Zapisi osebja

X let

Uničiti

Reshma Patel

Življenjepisi

Življenjepisi so prejeti.

Mešano

Zapisi osebja

X let

Uničiti

Reshma Patel

Opomba: Primer na začetku tega razdelka je vzorec. To ni priporočilo za določene nastavitve načrta datotek. Za poudarjanje, da je to primer in ne priporočilo katerega koli pravilnika za upravljanje zapisov, ne bo na voljo nobeno obdobje hranjenja.

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje

Vam je bila informacija v pomoč?

Kako ste zadovoljni s kakovostjo jezika?
Kaj je vplivalo na vašo izkušnjo?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

×