Ustvarjanje načrta datoteke za upravljanje zapisov

Načrt datotek je primarni dokument za načrtovanje upravljanja zapisov v SharePoint. Čeprav se lahko paketi datotek razlikujejo med organizacijami, so običajno:

Opišite vrste elementov, za katere organizacija potrdi, da so zapisi.
Opišite, kateri širši kategoriji zapisov pripadajo elementi.
Označite, kje so zapisi shranjeni.
Opišite obdobja hranjenja za zapise.
Razmejtite osebe, ki so odgovorne za upravljanje različnih vrst zapisov.

V tem članku je opisana vsebina načrta datoteke, v njem pa je povzetek, kako ustvarite načrt datotek za organizacijo. Članek vas tudi usmeri na delovni list, kjer lahko zabeležite načrt datotek.

Prepoznavanje vrst zapisov

Ko določa, kateri aktivni dokumenti v vaši organizaciji bodo morda deklarirani kot zapisi, bodo potrebni sodelovanje upraviteljev zapisov, sodelovanja, osebe, odgovorne za skladnost, in upravitelje vsebine. Upoštevajte, da, tudi če vaše podjetje ni v zelo regulirani industriji, obstaja splošna zakonodaja, ki bi lahko vašemu podjetju določala, da mora držite zapise. Poleg splošne poslovne prava morate oceniti pravne zahteve, ki veljajo za vaše podjetje.

V tem članku ni več splošnih informacij o tem, kako ugotoviti, kaj je zapis v vaši organizaciji. Vaše podjetje najverjetneje že uporablja neko obliko upravljanja zapisov in je izpolnilo večino vlog za upravljanje zapisov, ki jih potrebujete, vi pa morda že imate taksonomijo zapisov.

Če želite na splošno ugotoviti, kaj so zapisi v vaši organizaciji:

Razumevanje pravnih obveznosti in poslovnih potreb podjetja.
V sodelovanju z oddelki organizacije analizirajte način uporabe aktivnih dokumentov.
Razvija seznam vrst dokumentov, ki bi morali biti zapisi. Določite lahko na primer, da bo to ohranjeno kot zapisi:
- Pogodbe za najem poslovnih prostorov.
- Dokumente, povezane z ugodnostmi zaposlenih.
- Dokumente, povezane z raziskavo in razvojem izdelkov.
Razvrstite zapise. Zapisi v isti kategoriji imajo pogosto enaka obdobja hranjenja in so lahko podobno obravnave na druge načine.

Zabeležite zbrane podatke. Zabeležite vrsto zapisa, kategorijo, v katero sodijo zapisi te vrste, in kratek opis vrste zapisa.

To je vzorčni delovni list:

Vrsta zapisa	Record category	Opis
Paketi ugodnosti, paketi zavarovanj in paketi paketov za pakete paketov	Opisi ugodnosti za zaposlene	Opisi vseh paketov ugodnosti za zaposlene.
Časovni listi plač, dodatne informacije o plači	Payroll Records	Povzetki opravljenih ur, nadur in plačanih plač.
Fakture dobaviteljev	Računi	Zapisi blaga ali storitev, kupljenih pri prodajalcih.
Ankete o izdelku, vprašalniki, priročniki za izobraževanje in videoposnetki za izobraževanje	Gradivo za izobraževanje	Omogoča notranje ali zunanje izobraževanje.
Obrazci za dostavo, poročila o pošiljanju	Zapisi o odpremi	Dokumenti za pošiljanje materiala.
Press releases, newspaper articles	Izdaje za pritisnite	Informacije o odnosih z javnostmi o izdelkih in storitvah.
Seznami stikov za nujne primere, obrazci za vpis v zdravstveni načrt, življenjepisi in poročila o stanju ugodnosti	Zapisi osebja	Zapisi o zgodovinah zaposlitve posameznikov in povezanih dejanjih osebja.

Dokončanje načrta datoteke

Ko določite, kateri dokumenti naj bodo ohranjeni kot zapisi, in ko ustvarite nabor kategorij zapisov, dokončajte načrt datotek tako, da vanje v shranite dodatne informacije. Navedite to:

Kako dolgo je treba hraniti vsako vrsto zapisa.
Kako naj se zapisi odstranijo, ko poteče obdobje hranjenja.
Who je primarni upravitelj zapisov za zapise te vrste.
Kakšne vrste predstavnosti so zapisi te vrste, ki so shranjeni v programu.

V nadaljevanju je dokončan vzorčni paket datotek:

Zapisi	Opis	Predstavnost	Record category	Hranjenje	Disposition	Stik
Paketi 401k	Opis načrta ugodnosti za zaposlene.	Spletne strani	Paketi ugodnosti za zaposlene	X let	Brez	Kati naplahta
Paketi zavarovanj	Opis načrta zavarovanja za zaposlene.	Tiskanje	Paketi ugodnosti za zaposlene	X let	Brez	Reshma Patel
Paketi Zuen	Opis opisa načrta zaposlenega.	Tiskanje	Paketi ugodnosti za zaposlene	X let	Brez	Reshma Patel
Časovni listi plač	Povzetki opravljenih ur, nadur in plačanih plač.	Elektronski dokumenti	Payroll Records	X let	Uničiti	Reshma Patel
Dodatne informacije o plačnih listih	Povzetki bolniške, dopusta in drugih elementov plač, ki niso plača.	Elektronski dokumenti	Payroll Records	X let	Uničiti	Reshma Patel
Fakture dobaviteljev	Zapisi blaga ali storitev, kupljenih pri prodajalcih.	Tiskanje	Računi	X let	Uničiti	Erik Lang
Ankete o izdelku	Anketa o zadovoljstvu strank.	Spletne strani	Gradiva za ankete	X let	Arhiviranje	Mateja Zajc
Vprašalniki	Vprašalnik za določanje demografskih podatkov strank.	Tiskanje	Gradiva za ankete	X let	Arhiviranje	Mateja Zajc
Priročniki za izobraževanje	Vsebina za usposabljanje za vošk.	Tiskanje	Gradivo za izobraževanje	X let	Uničiti	Mateja Zajc
Izobraževalni videoposnetki	Vsebina videoikone za izobraževanje.	Videoposnetek	Gradivo za izobraževanje	X let	Uničiti	Mateja Zajc
Obrazci za dostavo	Konfiguracija pošiljk materiala	Tiskanje	Material za dostavo	X let	Uničiti	Erik Lang
Poročila o dostavi	Dokumentacija pošiljke materiala.	Elektronske preglednice	Material za dostavo	X let	Uničiti	Erik Lang
Izdaje za pritisnite	Izdaje o izdelkih in storitvah.	Elektronski dokumenti	Informacije o odnosih z javnostjo	X let	Arhiviranje	Mateja Zajc
Časopisni članki	Novice o izdelkih in storitvah.	Tiskanje	Informacije o odnosih z javnostjo	X let	Arhiviranje	Mateja Zajc
Listi s stiki za nujne primere	Podatki o zaposlenih.	Elektronski dokumenti	Zapisi osebja	X let	Uničiti	Reshma Patel
Obrazci za včlanitev zdravstvenega načrta	Obrazce za prijavo zaposlenih za načrte za zdravje.	Elektronski dokumenti	Zapisi osebja	X let	Uničiti	Reshma Patel
Življenjepisi	Življenjepisi so prejeti.	Mešano	Zapisi osebja	X let	Uničiti	Reshma Patel

Opomba: Primer na začetku tega razdelka je vzorec. To ni priporočilo za določene nastavitve načrta datotek. Za poudarjanje, da je to primer in ne priporočilo katerega koli pravilnika za upravljanje zapisov, ne bo na voljo nobeno obdobje hranjenja.

Ustvarjanje načrta datoteke za upravljanje zapisov

Prepoznavanje vrst zapisov

Dokončanje načrta datoteke

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Ali želite več možnosti?

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.