Skupine v podjetju uporabljajo Microsoft SharePointova spletna mesta za sodelovanje pri delu z dokumenti in skupno rabo informacij. Ustvariti želite SharePointove rešitve, ki izboljšajo storilnost in učinkovitost organizacije, ne želite pa pisati kode. Kje začneš?
Z Microsoft SharePoint Designer 2010 lahko načrtujete rešitve poteka dela brez kode, ki upravljajo preproste do bolj zapletene poslovne procese v organizaciji. Poteki dela dodajo logiko v sistemske in človeške procese. Poteki dela za sistemske procese lahko posodobijo en vir podatkov, ko se spremeni drug vir podatkov. Poteki dela za človeške procese lahko pošljejo dokument, kot je poročilo o stroških, upravitelju zaposlenega v odobritev in, če je odobreno, v računovodski oddelek za obdelavo.
To je mogoče z zmogljivo še intuitiven urejevalnik poteka dela v SharePoint Designer 2010 ki omogoča ugnezdeno logiko, podsteps, in še več. Če je na primer vaš potek dela povezan s knjižnico dokumentov ali če je filtriran glede na vrsto vsebine dokumenta, se prikaže skupina kontekstnih dejanj nabora dokumentov. Nabor dokumentov je nova funkcija v sistemu SharePoint Server 2010, pri kateri je skupina dokumentov obravnavana kot ena enota, zato bo dejanje poteka dela za nabor dokumentov iteriranje za vse elemente v tem naboru dokumentov.
Druga nova dejanja poteka dela vključujejo dejanja, ki tvorijo osnovo za tri najbolj priljubljene poteke dela v strežniku SharePoint Server – poteki dela za odobritev, zbiranje povratnih informacij in zbiranje podpisov, orodja za spreminjanje nizov in datumov; novo relacijsko dejanje, ki uporablja SharePointovo shrambo uporabniških profilov za iskanje upravitelja osebe; in nova dejanja seznama, ki jih lahko potek dela uporabi za nastavitev dovoljenj za element seznama.
Prav tako lahko načrtujete in daste poteke dela v skupno rabo s programom Microsoft Visio s predlogami diagramov poteka, ki jih lahko izvozite v SharePoint Designer 2010.
V tem članku so predstavite osnove potekov dela. Ko razumete vrste in osnovne gradnike potekov dela – dejanja, pogoje in korake – lahko hitro dodate poteke dela za avtomatizacijo procesov in izboljšate storilnost in učinkovitost organizacije.
V tem članku
Kaj je potek dela?
Poteki dela so način, kako deluje organizacija, niz dejanj, ki ustrezajo delovnemu procesu, kot je proces za naročila. S storitvijo SharePoint 2010 lahko avtomatizirate te poteke dela in s tem povečate učinkovitost in storilnost organizacije. Do tega pride, ker avtomatizirani poteki dela upravljajo procese, tako da se lahko organizacija osredotoči na delo in ne na upravljanje procesov.
Poteki dela lahko nadzirajo večino vidikov mesta, seznama, knjižnice, vrste vsebine ali elementa seznama v programu SharePoint 2010, vključno z življenjskim ciklom tega elementa. Potek dela lahko vključuje dejanja, ki jih izvedejo osebe (ali udeleženci poteka dela) in dejanja, ki jih izvede potek dela. Udeleženci poteka dela lahko komunicirajo s potekom dela prek določenega seznama opravil, kjer lahko potek dela ustvari opravilo za nekoga in ostane začasno ustavljen, dokler opravilo ni označeno kot dokončano.
Poteki dela so lahko preprosti ali tako zapleteni, kot zahtevajo poslovni procesi. Ustvarite lahko potek dela, ki ga zažene uporabnik, ali potek dela, ki se zažene samodejno na podlagi dogodka, na primer ko je element seznama ustvarjen ali spremenjen.
Na splošno velja, da pri SharePoint Designer 2010 poteka dela sledite tem osnovnim korakom:
-
Izberite vrsto potekov dela, ki jih želite ustvariti: seznam, seznam za vnovično uporabo ali mesto.
-
Z urejevalnikom poteka dela izberite in sestavite pogoje in dejanja, ki določajo korake poteka dela, tako da predstavlja poslovni proces, ki ga avtomatizirate.
-
Shranite in objavite potek dela.
-
Po potrebi prilagodite obrazce poteka dela, ki so bili samodejno ustvarjeni.
Potek dela si lahko predstavljate kot diagram poteka dejanj z začetkom, koncem in zaporednim potekom od začetka do konca. Poteki dela lahko vključujejo vzporedne veje, vendar na koncu napredujejo od začetnega dejanja do končnega dejanja.
Recimo, da bi morali ustvariti grafikon poteka dela, ki dokument v programu SharePoint 2010 potisne v odobritev. Ko se potek dela zažene, določen pregledovalec po e-pošti samodejno obvesti, da ima dokument za pregled. Pregledovalec nato pregleda dokument in spremeni stanje dokumenta, da označi, da je dokončal svoje opravilo, in ali je odobril ali zavrnil dokument. Glede na odziv pregledovalca poteka dela poteka dela poteka dela navzdol po eni od dveh vzporednih vej. Če pregledovalec odobri dokument, potek dela premakne odobreni dokument v določeno knjižnico dokumentov in nato pošlje e-poštno sporočilo celotni skupini, ki jih obvesti o odobrenem dokumentu. Če pregledovalec zavrne dokument, potek dela o tem obvesti avtorja dokumenta. V obeh primerih potek dela doseže konec in postopek je dokončan.
Diagram 1: Primer poteka dela odobritve
Katero vrsto potekov dela naj načrtujem?
V programu SharePoint 2010 so na voljo tri vrste potekov dela:
-
Seznam
-
Seznam za vnovično namestitev
-
Mesto
Poteki dela seznama
Potek dela seznama je vrsta poteka dela, ki je bil na voljo v programu SharePoint 2007. Ker ima kontekst seznama, za katerega je bil ustvarjen, imajo poteki dela seznama samodejno dostop do vrednosti polj po meri za element seznama, v katerem se bodo izvajala, kot je polje »Opombe po meri« za knjižnico dokumentov. Poteki dela seznama ne morejo biti na voljo drugim seznamom ali knjižnicam na tem ali drugem mestu. Če želite imeti enako funkcionalnost poteka dela za več seznamov, morate ročno znova ustvariti poteke dela na vseh mestih.
Če veste, da potrebujete le poteke dela, ki jih načrtujete za določen seznam, ima potek dela seznama prednost samodejnega dajanja na voljo polj po meri seznamov.
Poteki dela seznama za vnovično uporabo
Potek dela seznama za vnovično uporabo (potek dela za vnovično uporabo) lahko ustvarite na mestu najvišje ravni v zbirki mest, ta potek dela pa lahko globalno znova uporabite, kar pomeni, da je potek dela mogoče povezati s poljubni seznami, knjižnicami ali vrsto vsebine v zbirki mest. Ustvarite lahko tudi potek dela za vnovično uporabo na katerem koli podmestu v zbirki mest. ta potek dela je na voljo za vnovično uporabo na tem podmestu.
Potek dela za vnovično uporabo lahko tudi izvozite z enega mesta, nato pa prenesete in aktivirate potek dela na drugem mestu. Ustvarite lahko na primer potek dela za vnovično uporabo v preskusnem okolju, ga preskusite in nato izvozite v proizvodno okolje. SharePoint Designer 2010 podpira izvoz poteka dela kot predloge.
Poteki dela za vnovično uporabo privzeto nimajo konteksta določenega seznama ali knjižnice. Zato privzeto zagotavljajo le stolpce, ki so skupni za vse sezname in knjižnice, na primer Ustvarjeno in Ustvaril.
Če potek dela za vnovično uporabo zahteva, da so nekateri stolpci prisotni na seznamu ali v knjižnici, s katero ste ga povezati, lahko te stolpce dodate kot stolpce povezave. Stolpci povezave so samodejno dodani na seznam ali v knjižnico, ko je potek dela za vnovično uporabo povezan s tem seznamom ali knjižnico.
Ko ustvarite potek dela za vnovično uporabo, lahko namesto tega filtrirate potek dela za vnovično uporabo na določeno vrsto vsebine. To vam omogoča delo s polji vrste vsebine v SharePoint Designer 2010. Če so na primer poteki dela seznama za vnovično uporabo povezani z vrsto vsebine dokumenta, si lahko ogledate polja poteka dela, ki so značilna za vrsto vsebine, na primer ID dokumenta, in jih uporabljate. Nato lahko v brskalniku povežete potek dela za vnovično uporabo z določeno vrsto vsebine ali katero koli vrsto vsebine, ki deduje od te vrste vsebine. Če potek dela povežete z vrsto vsebine mesta, omogočite potek dela za vse elemente te vrste vsebine na vseh seznamih in v vseh knjižnicah na mestu, na katerega je bila dodana ta vrsta vsebine. Če je potek dela konfiguriran za globalni potek dela za vnovično uporabo, ga lahko omogočite tudi za spletna mesta v zbirki.
Če želite uporabnikom omogočiti uporabo potekov dela, ki jih načrtujete, na več mestih, seznamih, v knjižnicah in vrstah vsebine, bo potek dela za vnovično uporabo verjetno najbolj ustrezal vašim potrebam. Pričakujemo, da večina potekov dela za SharePoint 2010 uporablja poteke dela za vnovično uporabo.
Poteki dela mesta
Potek dela mesta je povezan z mestom – ne s seznamom, knjižnico ali vrsto vsebine. Za razliko od večine potekov dela se potek dela mesta ne izvaja v določenem elementu seznama. Zaradi tega številna dejanja, ki so na voljo za elemente, ki niso na voljo za poteke dela mesta.
V brskalniku zaženete potek dela mesta ali pa si ogledate stanje potekov dela, ki se izvajajo, tako da kliknete meni Dejanja mesta, Ogled vse vsebine mesta in nato Poteki dela mesta.
Če želite ustvariti potek dela, vendar ne potrebujete seznama, knjižnice ali vrste vsebine za poteke dela, bo potek dela mesta verjetno najbolj ustrezal vašim potrebam. Ustvarite lahko na primer potek dela mesta, s katerega lahko drugi pošiljajo povratne informacije o vašem spletnem mestu.
Prilagajanje potekov dela v SharePoint Server 2010
Ni vam treba začeti od začetka do načrtovanja potekov dela, ki se ujemajo s procesi vaše organizacije. Štirje najbolj priljubljeni poteki dela v strežniku SharePoint Server 2007 – odobritev, zbiranje povratnih informacij, zbiranje podpisov, poteki dela za odobritev objave – so bili popolnoma obnovljeni kot deklarativni poteki dela za vnovično uporabo, kar pomeni, da jih je zdaj mogoče v celoti prilagoditi v storitvi SharePoint Designer 2010. Te poteke dela lahko kopirate in spreminjate (priporočeno) ali jih urejate, kakor tudi poteke dela za vnovično uporabo po meri, da ustrezajo potrebam vaše organizacije.
Opomba: V programu SharePoint 2010 so na voljo dodatni poteki dela, na primer potek dela s tremi državi, vendar niso deklarativni poteki dela, zato jih ni mogoče spreminjati.
Ti poteki dela so dogodek, ki temelji na dogodku, vsi pomembni dogodki v poteku dela pa so navedeni v urejevalniku poteka dela, tako za vsako opravilo v procesu kot tudi za celoten proces. Preprosto lahko na primer dodate pogoje in dejanja, s katerimi določite, kaj se zgodi, ko je vsako opravilo dodeljeno, poteklo ali dokončano.
Kaj so dogodki, dejanja, pogoji in koraki?
To so gradniki poteka dela. Potek dela je sestavljen iz enega ali več korakov, vsak korak pa je sestavljen iz dejanj in vseh povezanih pogojev. Vsak potek dela se začne z dogodkom.
Kaj so dogodki?
Dogodek se začne ali zažene potek dela. Dogodke lahko uporabite tudi za upravljanje časovnega razporeda dejanj v poteku dela, kot je čakanje na stanje elementa, ki se bo spremenil. Potek dela lahko začnete na tri različne dogodke:
-
Ustvari se element.
-
Element se spremeni.
-
Udeleženec poteka dela klikne gumb za začetek na SharePointovem mestu.
Opomba: Poteke dela mesta je mogoče zagnati le ročno.
Ustvarite lahko potek dela, ki ga udeleženec zažene ročno, ali potek dela, ki se zažene samodejno, ko ustvarite ali spremenite element seznama. Želite na primer konfigurirati potek dela odobritve zahteve za spremembo načrta po meri tako, da ga lahko zaženete ročno in ko se element spremeni, ne pa tudi, ko je element prvič ustvarjen. Na strani z nastavitvami za potek dela v možnostih začetnega menija izberite Onemogoči samodejni začetek pri ustvarjanju elementa.
Ko udeleženec poteka dela zažene potek dela ročno, ta oseba najprej prebrska seznam ali knjižnico, kateri je priložen potek dela. Vsaka oseba, ki ima vsaj raven dovoljenja za prispevanje, lahko zažene potek dela, ki je načrtovan za ročni zagon. Če želite poteke dela zagnati ročno, udeleženec klikne element, v meniju klikne Poteki dela in nato na strani izbere potek dela, ki prikaže vse poteke dela, ki so na voljo za ta element. Udeleženec po potrebi izpolni obrazec za začetek poteka dela in nato začne potek dela tako, da klikne gumb za začetek v obrazcu. Začetek poteka dela ustvari nov primerek tega poteka dela za ta določen element.
Opomba: Ukaz Poteki dela je na voljo le, če je element na seznamu, v knjižnici ali vrsti vsebine, ki ji je priložen vsaj en potek dela.
Za potek dela, ki se zažene ročno, je lahko obrazec za začetek tako preprost, kot je slika na levi ali bolj zapleten, na primer slika na desni.
Preprost obrazec
Bolj zapletena oblika
Polja po meri lahko dodate tudi v obrazec za začetek, ko načrtujete potek dela. Udeleženci poteka dela lahko nato zagotovijo informacije za potek dela tako, da izpolnite ta obrazec, te nastavitve pa so posredovane poteku dela. Zažene se nov primerek poteka dela, ta potek dela pa lahko nato poišče in uporabi informacije, navedene v obrazcu, kadar koli v poteku dela. Določite lahko tudi polja, ki bodo uporabljena v obrazcu povezave za poteke dela za vnovično uporabo.
Kaj so dejanja?
Dejanje je najosnovnejšo enoto dela v poteku dela. SharePoint Designer 2010 ponuja nabor vnaprej pripravljenih dejanj za vnovično uporabo, ki jih lahko vključite v potek dela. Potek dela lahko na primer:
-
Ustvarjanje, kopiranje, spreminjanje ali brisanje elementov seznama (vključno z dokumenti).
-
Sprostitev ali rezervacija elementov.
-
Pošiljanje e-poštnega sporočila.
-
Ustvarite opravilo za osebo na seznamu »Opravila« na spletnem mestu skupine.
-
Zberite podatke udeleženca, na katerega se lahko sklicujete pozneje v poteku dela.
-
Začasno ustavite ali ustavite potek dela.
-
Zabeležite podatke o poteku dela na seznam zgodovine, ki ga želite uporabiti za iskanje napak ali odpravljanje napak poteka dela.
-
Nastavite spremenljivke poteka dela ali izvedite izračune.
SharePoint Server 2010 vključuje tri nova dejanja opravila: Začni proces odobritve, Začni proces povratnih informacij in Začni proces opravila po meri. Poteki dela »veliki trije«, vključeni v SharePoint Server 2010 – poteki dela za odobritev, zbiranje povratnih informacij in zbiranje podpisov – so zgrajeni s temi dejanji. Z dejanji odobritve se v postopku odobritve prikažejo vsi pomembni dogodki, kar vam omogoča, da preprosto načrtujete potek dela ljudi, pri katerem veliko ljudi sodeluje ali sodeluje pri določenem dokumentu.
Potek dela lahko vsebuje poljubno število dejanj. Dejanja, ki so navedena, izvajajo potek dela, druga dejanja pa lahko izvedejo udeleženci poteka dela. V poteku dela odobritve na primer dejanje dejanskega pregledovanja in odobritve dokumenta izvede udeleženec poteka dela. Dejanja, ki jih izvede udeleženec poteka dela, so predstavljena z opravili, dodeljenimi tej osebi na določenem seznamu opravil. Pet dejanj v diagramu1: Primer poteka dela diagrama, blizu začetka tega članka, je:
-
Pošiljanje e-poštnega sporočila za obveščanje pregledovalca
-
Pregled dokumenta (opravilo, dodeljeno udeležencu poteka dela)
-
Premakniti dokument v odobreno knjižnico dokumentov
-
Pošiljanje e-poštnega sporočila za obveščanje skupine
-
Pošiljanje e-poštnega sporočila za obveščanje avtorja dokumenta
V najbolj osnovnem smislu pri načrtovanju poteka dela določite potrebno zaporedje dejanj, nato pa z urejevalnikom poteka dela zberete to zaporedje dejanj. Na primer, v diagramu 1: Primer poteka dela odobritve je prvo dejanje, ki ga želite, pošiljanje e-poštnega sporočila, ki obvesti pregledovalca.
V urejevalniku poteka dela kliknite prvi korak, vnesite nekatera ali vsa e-poštna sporočila in izberite Pošlji e-poštno sporočilo.
Kaj so pogoji?
Ko načrtujete potek dela, lahko z urejevalnikom poteka dela ustvarite pravila, ki za SharePointova mesta, sezname, elemente in vrste vsebine uporabljajo pogojno logiko. Pravilo določi pogoj, pri katerem potek dela izvede povezano dejanje le, če je ta pogoj resničen. Ustvarite lahko na primer pravilo, pri katerem potek dela pregledovalcu pošlje e-poštno sporočilo le, če določen element ustvari določena oseba. Dodate lahko tudi več pogojev na vejo. Ustvarite lahko na primer pravilo, pri katerem je pregledovalec poslal e-poštno sporočilo le, če je element (1) ustvaril določena oseba in (2) če naslov dokumenta vsebuje določene ključne besede. Na koncu lahko povežete več dejanj z enim pogojem. Ustvarite lahko na primer pravilo, kjer je element ustvaril določena oseba, nato (1) je pregledovalca poslan e-poštno sporočilo in (2) so podatki o poteku dela zabeleženi na seznam Zgodovina.
Če želite sešteti, je pravilo eden ali več pogojev, povezanih z enim ali več dejanji: Če so vsi stavki v pogoju resnični, izvedite vsa povezana dejanja.
V prejšnjem primeru je uporabnik določil nabor dveh pogojev in nabor dveh dejanj za potek dela. Vendar pa lahko v poteku dela ustvarite več vej: Če je pogoj A resničen, izvedite eno dejanje; če je pogoj B resničen, izvedite drugo dejanje. Če želite koraku dodati vejo, kliknite Vstavi Else-If vejo. Če na primer pregledovalec v poteku dela odobritve odobri dokument, potek dela izvede eno vrsto dejanj; če pregledovalec zavrne dokument, isti potek dela izvede drugo dejanje. To je pogojna veja.
V urejevalniku poteka dela ima ta korak dve veji in je videti tako.
Ustvarite lahko tudi vejo, ki nima pogoja. Tako potek dela izvede eno dejanje, če je pogoj ali nabor pogojev resničen, in drugo dejanje, če ni izpolnjen. Ta korak v poteku dela na primer pošlje sporočilo potrjevalcem le, če je pogoj resničen; sicer potek dela pošlje sporočilo samo za zaganjalniku poteka dela. Če dodate vejo brez pogoja, potek dela izvede dejanje v tej veji v vsakem primeru, če pogoj v prvi veji ni resničen.
Opomba: Če želite vejo imeti brez pogoja, mora biti zadnja veja v pogojnem bloku in ne edina veja v pogojnem bloku.
Opomba: Razvejevanja v poteku dela ni mogoče razširiti iz enega koraka v drugega. Nabor vej »Else If«, ki se imenuje tudi pogojni blok, je vedno v enem koraku. Vendar pa lahko ugnezdite korake kot podstepse.
SharePoint Designer 2010 ponuja več že pripravljenih pogojev za vnovično uporabo, ki jih lahko vključite v potek dela. Določite lahko na primer, da potek dela izvede povezana dejanja le, če je element:
-
Je ustvarjena ali spremenjena v določenem časovnem obdobju.
-
Ustvari ali spremeni določena oseba.
-
Ima polje z naslovom, ki vsebuje določene ključne besede.
-
Je datoteka določene vrste ali ima velikost datoteke v določenem obsegu. (Ta pogoj je na voljo le, če je potek dela priložen knjižnici dokumentov.)
Poleg tega lahko ustvarite pogoje po meri in napredne pogoje v SharePoint Designer 2010 kjer lahko določite širok nabor parametrov. S pogoji po meri lahko primerjate polje na trenutnem seznamu z vrednostjo. Ustvarite lahko na primer pogoj po meri, pri katerem naredite povezano dejanje, če je polje Stanje odobritve enako Odobreno. Z naprednimi pogoji lahko primerjate eno vrednost z drugo. Tako lahko ustvarite primerjavo med poljem na poljubnem seznamu in vrednostjo z drugega seznama. Ustvarite lahko na primer napredni pogoj za knjižnico dokumentov v skupni rabi, kjer naredite povezano dejanje, če je vrednost polja Stanje na seznamu opravil enaka Čakajoče.
Opomba: Dejanje ne zahteva pogoja. Prvi korak v diagramu 1: Primer poteka dela odobritve blizu začetka tega članka pošlje e-poštno sporočilo, da obvesti pregledovalca. S tem dejanjem ni povezan pogoj. Vzporedni blok dejanj prav tako ne zahteva pogoja.
Parallel in serial actions
Če je s pogojem povezanih več dejanj, lahko dejanja nastavite tako, da se izvajajo hkrati (vzporedno) ali drugo za drugim (serijsko), privzeto.
Serijska dejanja V tem poteku dela lahko na primer nastavite dve dejanji, tako da je dokument, ko je dokument odobren, kopiran v knjižnico arhivskih dokumentov in nato (pozneje) sporočilo poslano. V urejevalniku poteka dela nato označuje, da se drugo dejanje izvede po prvem.
Vzporedna dejanja V poteku dela lahko na primer nastavite dve dejanji, tako da je ob odobritve dokumenta poslano sporočilo in (hkrati) dokument kopiran v knjižnico odobrenih dokumentov. V urejevalniku poteka dela in označuje, da se drugo dejanje izvede hkrati s prvim dejanjem. To je zlasti uporabno pri opravilih in dejanjih, ki trajajo veliko časa. Na primer, pri opravilih se lahko uporablja za nadzor, kdaj so dodeljena opravila.
Opomba: Vzporedni ukrepi niso popolnoma hkratni; točnega reda ni mogoče določiti in se lahko razlikuje pri vsakem zagonu poteka dela.
Opombe:
-
V pravilu (pogoji in dejanja) se lahko dejanja zgodijo v nizih, vzporedno ali v kombinaciji niza in vzporedno.
-
Niz zaporednih ali vzporednih dejanj mora biti v enem koraku.
Kaj so koraki?
Potek dela je sestavljen iz enega ali več korakov. Vsak korak lahko vsebuje številna dejanja in povezane pogoje. Korake lahko ugnezdite tudi v okviru drugih korakov. To lahko naredite, če želite organizirati potek dela. Korake si lahko predstavljate kot bloke funkcionalnosti v urejevalniku poteka dela. Ta potek dela ima na primer dva koraka, kot je prikazano v urejevalniku poteka dela.
Koraki vam omogočajo združevanje pogojev in dejanj, tako da je en nabor pravil (pogojev in dejanj) mogoče ovrednotiti in izvesti pred drugim naborom.
Konfigurirajte dejanja v poteku dela tako, da se zaženejo z dovoljenji avtorja poteka dela. V SharePoint Designer 2010 lahko s koraki poosebljanja nastavite potek dela tako, da izvede dejanja tako, da pooseblja avtorja poteka dela namesto zaganjalnika poteka dela. Navodila za poosebljanja so še posebej uporabna v scenarijih odobritve in objave, kjer imajo osebe, ki vsebino oddajo v odobritev, in osebe, ki odobrijo vsebino, drugačna dovoljenja.
Avtor poteka dela je zadnja oseba, ki je objavila potek dela. Ko drug uporabnik znova objavlja potek dela, se avtor poteka dela ne spremeni za primerke poteka dela v teku. Primerki potekov dela, ki se zaženejo po vnovični objavi poteka dela, bodo uporabili posodobljenega avtorja poteka dela.
Opomba: Korake poosebljanja je mogoče dodati le korenu poteka dela in jih ni mogoče ugnezditi v drugem koraku.
V tem primeru oseba, ki zaganja poteke dela, nima dovoljenj za dodajanje datoteke v knjižnico arhiva, vendar jo ima avtor poteka dela. Ko oseba sproži potek dela in je pogoj v koraku poosebljanja ovrednoten kot resničen, je dokument kopiran v knjižnico arhiva z dovoljenji avtorja poteka dela. 2. korak ni korak poosebljanja, zato se zažene kot zaganjalnik poteka dela. Priporočamo, da za minimalni nabor dejanj, ki za uspeh zahtevajo dovoljenja avtorja poteka dela, uporabite le korake poosebljanja.
Korak ali veliko? Nekateri poteki dela so lahko zasnovani kot zaporedje dejanj v enem koraku ali kot zaporedje korakov. Dejanja v tem koraku so lahko na primer razdeljena v ločene korake ali ugnezdena s pogojnim blokom kot ločena koraka.
V nadaljevanju je primer postopka, ki uporablja ugnezdene korake v pogojnem bloku.
S koraki lahko organizirate potek dela. Postopek uporabe korakov v potekih dela je v veliki meri povezan z osebnimi nastavitvami. Potek dela ima lahko na primer veliko dejanj v koraku, ki ne uporablja pogojev. V tem primeru boste morda želeli ločiti dejanja v korake, da jih boste lažje organizirali. Pravila v enem koraku se obdelajo do zaključka, preden prestopite na naslednji korak, zato želite združiti pravila v istem koraku, ki so potrebna za izvajanje določenega dejanja ali želenih dejanj.
Kaj so obrazci poteka dela?
Če želite, da je potek dela bolj dinamičen in prilagodljiv, lahko v potek dela dodate obrazec. Z obrazcem lahko zbirate informacije od udeležencev poteka dela ob vnaprej določenih časih v poteku dela in udeležencem omogočite interakcijo z opravili za ta potek dela ter zagotovite, da so podatki na voljo za poteke dela za vnovično uporabo, ne glede na seznam, knjižnico ali vrsto vsebine, s katero je povezan.
Z SharePoint Designer 2010 lahko ustvarite tri vrste obrazcev poteka dela:
-
Obrazec za začetek zbira informacije od udeleženca poteka dela, ko zažene potek dela. Samodejno se ustvari, ko ustvarite potek dela v SharePoint Designer 2010. Obrazci za začetek se uporabnikom prikažejo, ko ročno zaženejo potek dela na danem SharePointovem elementu. Z obrazcem za začetek lahko uporabniki določijo dodatne parametre ali informacije o poteku dela, kot veljajo za dani SharePointov element. Z obrazcem za začetek se lahko na primer vprašate, kdo naj pregleda dokument in kdaj naj se pregled dokonča. SharePoint Designer 2010 samodejno ustvari InfoPathov ali ASP.NET za začetek v skladu z vašimi specifikacijami za začetek. Če ni zahtevanih parametrov za začetek, bosta v obrazcu samo gumba za začetni meniin preklic
-
Obrazec opravila po meri udeležencem poteka dela omogoča interakcijo z opravili na seznamu opravil, ki je določen za potek dela. S čarovnikom za opravila po meri lahko preprosto ustvarite polja obrazca po meri in jih dodate v obrazec opravila po meri. Ko končate načrtovanje poteka dela, SharePoint Designer 2010 InfoPath ali ASP.NET obrazce za opravila po meri. Ko se potek dela zažene in ustvarijo opravila, uporabnik prebrska seznam opravil, ki je določen za potek dela, označi opravilo kot dokončano in vnese morebitne izbirne ali zahtevane informacije, ki so značilne za potek dela. Potek dela se nato lahko odzove na te spremembe, kot je določeno v poteku dela, ali pa te informacije poišče in ovrednoti v poznejših korakih poteka dela.
-
Potek dela za vnovično uporabo privzeto zagotavlja le polja, ki so skupna vsem elementom, na primer »Ustvaril« in »Spremenil«. To je zato, ker potek dela za vnovično uporabo privzeto ni povezan s seznamom, knjižnico ali vrsto vsebine. Z obrazcem povezave lahko povežete polja s potekom dela za vnovično uporabo, tako da so polja na voljo, ko načrtujete in zaženete potek dela.
Ko SharePoint Designer 2010 samodejno ustvari obrazce, jih lahko prilagodite tako, da odprete stran z nastavitvami za potek dela, v razdelku Forms kliknite obrazec, ki ga želite prilagoditi. Obrazci poteka dela so InfoPathovi ali ASP.NET strani. Shranjeni so na SharePointovem mestu z izvornimi datotekami poteka dela.
Izboljšana funkcionalnost z InfoPath 2010 obrazci v SharePoint Server 2010
Če se v strežniku izvaja SharePoint Server 2010 (ne SharePoint Foundation 2010 ), so obrazci poteka dela – povezava, začetek in opravilo – zdaj InfoPath 2010 obrazce. Videz in postavitev InfoPathovih obrazcev lahko preprosto spremenite, InfoPathov obrazec pa lahko dodate veljavnostna pravila. Če želite urediti obrazec poteka dela v programu InfoPath 2010, preprosto kliknite obrazec in InfoPath odpre obrazec neposredno v obrazcih programa SharePoint Designer 2010.InfoPathovi obrazci so na voljo za sezname, knjižnice in poteke dela.
Kje so shranjeni poteki dela?
Poteki dela so shranjeni v knjižnici dokumentov na ravni mesta, imenovani Poteki dela. To knjižnico dokumentov samodejno ustvari SharePoint Designer 2010. Knjižnica dokumentov Poteki dela je privzeto skrita v brskalniku in nima pogledov seznama, na primer AllItems.aspx ali EditForm.aspx. Če si želite ogledati vsebino knjižnice potekov dela, v SharePoint Designer 2010 v podoknu za krmarjenje kliknite Vse datoteke in nato v glavnem podoknu kliknite Poteki dela.
Opombe:
-
Morda si ne boste mogli ogledati potekov dela z vsemi datotekami. To je odvisno od konfiguracije strežnika.
-
Primarni način za dostop in načrtovanje potekov dela v SharePoint Designer 2010, da kliknete Poteki dela v podoknu za krmarjenje.
Knjižnica dokumentov potekov dela vsebuje mapo za vsak potek dela, ustvarjen z SharePoint Designer 2010. Mapa vsebuje izvorne datoteke, ki so potrebne za potek dela, na primer:
-
Datoteka z oznakami poteka dela (.xoml).
-
Datoteka za konfiguracijo poteka dela.
-
InfoPath xsn ali ASP.NET aspx obrazci, ki jih potrebujete za poteke dela, na primer obrazci za začetek (za poteke dela, ki se zaženejo ročno) ali obrazci za opravila po meri.
Če želite urediti obstoječi potek dela v SharePoint Designer 2010, v podoknu za krmarjenje kliknite Poteki dela. V glavnem podoknu z desno tipko miške kliknite želeni potek dela in nato kliknite Uredi potek dela.
Če želite kopirati in spremeniti potek dela za vnovično SharePoint Designer 2010 v podoknu za krmarjenje kliknite Poteki dela. V glavnem podoknu z desno tipko miške kliknite želeni potek dela za vnovično uporabo in kliknite Kopiraj in spremeni.
Pri obeh prejšnjih postopkih se potek dela odpre v urejevalniku poteka dela. Kliknete lahko trak ali krmarjenje s sledenjem poti, če želite urediti potek dela, upravljati nastavitve in določiti proces opravila za potek dela.
Urejevalnik poteka dela zagotavlja dejanje, imenovano Dnevnik na seznam zgodovine. Priporočamo, da to dejanje uporabite v potekih dela in tako ohranite zapis zgodovine poteka dela. Zgodovina potekov dela je neprecenljiva za preiskovanje napak ali za sledenje in zavračanje.
Ko ustvarite potek dela, ki uporablja dnevnik dejanj na seznam zgodovine, SharePoint Designer 2010 ustvari seznam, imenovan Zgodovina poteka dela. Seznam je privzeto ustvarjen na naslovu http://<sitename>/Seznami/Workflow%20History. Določite lahko, da želite ustvariti drugačen seznam zgodovine, ko načrtujete seznam ali poteke dela mesta in ko povežete potek dela seznama za vnovično uporabo. Na tem seznamu so stolpci za informacije, kot so ID uporabnika, datum, dogodek in opis napake. Podobno kot v knjižnici dokumentov Poteki dela je tudi seznam zgodovine privzeto skrit v brskalniku, vendar ga lahko prikažete v SharePoint Designer 2010, v podoknu za krmarjenje tako, da kliknete Vse datoteke.
V urejevalniku poteka dela je na voljo šest dejanj, ki komunicirajo s seznamom opravil, vključno z dodeljevanjem elementa To-Do, zbiranjem podatkov od uporabnika in dodeljevanjem obrazca skupini. Poteki dela privzeto uporabljajo seznam opravil, vendar jih je mogoče konfigurirati tako, da uporabljajo seznam opravil po meri. Seznam opravil po meri lahko uporabite za ločevanje opravil potekov dela od drugih vrst opravil ali za težave, povezane z dovoljenji. En seznam opravil po meri lahko uporabite za vse poteke dela na mestu ali seznam opravil po meri za vsak potek dela. To je odvisno od tehničnih zahtev in zahtev organizacije za poteke dela.
Ko ustvarite potek dela, ki uporablja katero koli od prejšnjih treh dejanj, SharePoint Designer 2010 samodejno ustvari obrazec, vrsto vsebine za opravilo in seznam opravil, če je potrebno. Seznam opravil si lahko privzeto ogledate v brskalniku, za razliko od knjižnice dokumentov Poteki dela in seznama Zgodovina poteka dela.
Kje lahko preverim stanje poteka dela?
Napredovanje potekov dela v izbranem elementu si lahko preprosto ogledate v brskalniku. V pogledu Vsi elementi seznama ali knjižnice dokumentov je privzeto prikazano trenutno stanje potekov dela, ki se izvajajo v elementu. V tem primeru je potek dela zahteve za spremembo načrta v teku za pripomoček 1 DCR.
Opombe:
-
Če je s seznamom ali knjižnico povezanih več potekov dela, bo več stolpcev.
-
Stolpce lahko odstranite iz pogleda Vsi elementi, ne da bi vplivali na funkcionalnost poteka dela.
-
Stolpec stanja ne bo dodan v pogled, če je v pogledu že šest ali več stolpcev za iskanje\stanje.
Če kliknete stanje poteka dela za element, na primer V teku ali Dokončano, se odpre stran s stanjem poteka dela za potek dela za določen element. Če si želite ogledati stanje potekov dela mesta, kliknite meni Dejanja mesta, kliknite Ogled vse vsebine mesta in nato Poteki dela mesta. Na strani stanja poteka dela so informacije o:
-
Kdo je začel poteke dela in kdaj za element
-
Opravila, povezana s potekom dela za element
-
Zgodovina poteka dela za element, na primer kdaj so se poteki dela začeli in kdaj je bil dokončan
Workflow Visualization
Videli boste tudi ponazoritev poteka dela za stanje poteka dela, če:
-
Show workflow visualization on status page option was selected in SharePoint Designer 2010 when the workflow was published
-
Računalnik, iz katerega so bili objavljeni poteki dela, je imel nameščen Visio Premium 2010
-
Potek dela se izvaja v SharePoint Server 2010
-
Visiove grafične storitve se izvajajo v strežniku
Opomba: Visio ni treba namestiti v lokalni računalnik, če si želite ogledati ponazoritev poteka dela.
S ponazoritvijo poteka dela je Visiov diagram poteka dela samodejno ustvarjen in prikazan v spletnem gradniku programa Visio na strani stanja poteka dela. Ponazoritev poteka dela prikazuje pogled »v živo« določenega poteka dela.
Če si želite ogledati stran Poteki dela za element, lahko kliknete tudi element na seznamu in nato v meniju kliknete Poteki dela.
Opomba: Ukaz Poteki dela je na voljo le, če je element na seznamu ali v knjižnici, ki ji je priložen vsaj en potek dela.
Ko uporabnik zažene potek dela v elementu SharePoint Foundation 2010 ali SharePoint Server 2010 doda nov stolpec na ta seznam ali v knjižnico, v katerem je element. Ime stolpca se privzeto ujema z imenom poteka dela. V tem stolpcu samo za branje je prikazano trenutno stanje elementa znotraj tega poteka dela. Ta stolpec stanja je samodejno dodan za vsak potek dela ob prvem zagonu.
V vsakem stolpcu je stanje poteka dela povezava. Ko na primer kliknete V teku, se prikaže stran Stanje poteka dela za ta primerek poteka dela.
Predlagani naslednji koraki
Poteki dela so zmogljiv način za dodajanje logike aplikacije na SharePointova mesta in programe. Zdaj ko razumete osnove poteka dela, boste morda želeli začeti tako, da ustvarite potek dela. Več informacij o načrtovanju in prilagajanju potekov dela najdete v razdelku Glejte tudi .
Na vrh strani
