V tem članku je pregled nekaterih ključnih konceptov, povezanih z delom z novimi funkcijami upravljanih metapodatkov v SharePoint Server. Razpravlja o tem, kako nove funkcije upravljanih metapodatkov zagotavljajo podporo za izvajanje formalnih taksonomij z upravljanimi izrazi. Razloženo je tudi, kako delujejo družabne oznake in kako so povezane s funkcijami upravljanih metapodatkov, kot so upravljani izrazi in ključne besede podjetja.
V tem članku
Funkcije upravljanih metapodatkov
Nove funkcije upravljanih metapodatkov v SharePoint Server zdaj omogoča nov program storitve za upravljane metapodatke, ki zagotavlja podporo za dve ključni stvari:
-
Objavljanje vrste vsebine Skupna raba vrst vsebine v zbirkah mest in spletnih programih. Če želite več informacij o objavljanju vrste vsebine, glejte Uvod v vrste vsebine in objavljanje vrste vsebine.
-
Taksonomije Ustvarjanje in upravljanje hierarhičnih zbirk osrednje upravljanih izrazov (imenovanih nabori izrazov), ki jih je mogoče uporabiti kot atribute za elemente na SharePoint mestih. Te nabore izrazov lahko daste v skupno rabo v zbirkah mest in spletnih programih. Nabore izrazov lahko ustvarite in upravljate s funkcijo, imenovano orodje za upravljanje shrambe izrazov.
Ključni izrazi in koncepti
Na voljo je več ključnih izrazov in konceptov, ki jih je dobro razumeti pri delu z različnimi funkcijami metapodatkov v SharePoint Server. Razumevanje teh konceptov vam bo pomagalo razumeti konceptualne informacije, razložene v 2. članku in drugih člankih o funkcijah upravljanih metapodatkov.
Taksonomija
Taksonomija je hierarhična razvrstitev besed, oznak ali izrazov, ki so razvrščeni v skupine glede na podobnosti. Taksonomijo lahko določi in upravlja en posameznik ali več posameznikov. Mednarodna standardna razvrstitev (ISIC), ki jo je razvila Združena organizacija, je znan primer standardne taksonomije, ki se uporablja za razvrščanje gospodarski podatkov. Taksonomije so uporabne, ker zagotavljajo logično, hierarhično strukturo metapodatkov, ki jih je mogoče uporabiti za dosledno razvrščanje informacij.
Folksonomy
Ljudje so razvrstitev, ki je rezultat tega, da uporabniki spletnega mesta na spletnem mestu s sodelovanjem uporabljajo besede, oznake ali izraze za vsebino na spletnem mestu. Če ste že kdaj videli oblak oznak na spletnem mestu, ste videli ponazoritev ljudi. Na spodnji sliki je prikazan spletni gradnik Oblačno označevanje na SharePoint mestu. Pristop metapodatkov, ki temelji na ljudje, je lahko uporaben, ker tapne znanje in strokovno znanje uporabnikov mesta in ustvarjalcev vsebine ter omogoča, da se razvrstitev vsebine razvija s spreminjanju uporabnikovimi poslovnimi potrebami in zanimanji.
Nabor izrazov
Nabor izrazov je skupina sorodnih izrazov.
Odvisno od tega, kje je nabor izrazov ustvarjen, je njegov obseg lahko lokalni ali globalni:
-
Lokalni nabori izrazov so ustvarjeni znotraj konteksta zbirke mest in so na voljo za uporabo (in vidni) le za uporabnike te zbirke mest. Če na primer dodate stolpec z upravljanimi metapodatki na seznam ali v knjižnico in ustvarite nov nabor izrazov za ta stolpec, je nabor izrazov lokalni za zbirko mest, ki vsebuje ta seznam ali knjižnico.
-
Globalni nabori izrazov so na voljo za uporabo na vseh mestih, ki so naročena na določen program storitve za upravljane metapodatke.
Nabore izrazov lahko konfigurirate za zaprtje, kar pomeni, da jim uporabniki ne morejo do dodati novih izrazov, ko vnesejo vrednost za stolpec, ki je preslikan v nabor izrazov. Lahko pa jih konfigurirate tako, da so odprti, kar pomeni, da uporabniki lahko dodajo nove izraze v nabor izrazov, ko posodabljajo vrednost za stolpec, ki je preslikan v nabor izrazov.
Izraz
Izraz je posamezen element znotraj nabora izrazov in gre za določeno besedo ali besedno zvezo, ki jo je mogoče povezati z elementom na SharePoint Server mestu. Izraz ima enoličen ID in ima lahko veliko različnih oznak z besedilom (sopomenke). Če delate na večjezikovnem mestu, ima lahko tudi oznake v različnih jezikih.
Obstajata dve vrsti izrazov:
Upravljani izrazi
Upravljani izrazi so običajno vnaprej določeni in organizirani v hierarhični izraz, ki ga nastavi skrbnik shrambe izrazov ali druga oseba z dovoljenji za delo z upravljanimi metapodatki.
Ključne besede za podjetja
Ključna beseda podjetja je beseda ali izraz, ki je dodan elementom na SharePoint mestu. Ključne besede podjetja so organizirane v en sam nabor izrazov, ki ni hierarhični nabor, znotraj orodja za upravljanje shrambe izrazov, imenovanega nabor ključnih besed. Ker lahko uporabniki elementu po navadi dodajo poljubno besedo ali besedno zvezo kot ključno besedo, lahko ključne besede podjetja uporabite za označevanje v slogu ljudi. Skrbniki shrambe izrazov ali drugi posamezniki z dovoljenjem za upravljanje metapodatkov lahko premaknejo ključne besede iz nabora izrazov za ključne besede v določen upravljani nabor izrazov, na katerih bodo ključne besede na voljo v kontekstu določenega nabora izrazov. Skrbniki shrambe izrazov lahko tudi določijo, da je nabor ključnih besed zaprt, tako da uporabniki ne morejo poslati novih ključnih besed in so omejeni na uporabo obstoječih ključnih besed.
Skupina
Skupine določajo varnostne meje. Skupina je nabor naborov izrazov, ki imajo skupne varnostne zahteve. Le uporabniki, ki so določeni kot sodelavci v določeni skupini, lahko upravljajo nabore izrazov, ki pripadajo skupini, ali pa ustvarijo nove nabore izrazov v tej skupini. Organizacije morajo ustvariti enolične skupine za nabore izrazov, ki bodo imeli edinstven dostop ali varnostne potrebe.
Orodje za upravljanje shrambe izrazov
Orodje za upravljanje shrambe izrazov je orodje, ki lahko taksonomistom, skrbnikom ali drugim posameznikom, ki upravljajo taksonomije, pomagate ustvariti, uvoziti in upravljati nabore izrazov ter izraze v njih. Orodje za upravljanje shrambe izrazov prikaže vse nabore globalnih izrazov in vse lokalne nabore izrazov, ki so na voljo za zbirko mest, iz katere dostopate do orodja za upravljanje shrambe izrazov.
Stolpec »Upravljani metapodatki«
Stolpec »Upravljani metapodatki« je nova vrsta stolpca, ki jo je mogoče dodati na sezname ali v knjižnice, tako da lahko uporabniki mesta ali lastniki vsebine izbrali vrednosti iz določenega nabora izrazov upravljanih izrazov in jih uporabijo za vsebino. Stolpec upravljanih metapodatkov je mogoče konfigurirati tako, da se preslika v obstoječi nabor izrazov, lahko pa ustvarite nov nabor izrazov posebej za stolpec. Če ustvarite nov nabor izrazov posebej za stolpec upravljanih metapodatkov, bo ta nabor izrazov lokalni nabor izrazov, ki je na voljo le za uporabo v zbirki mest, kjer je bil ustvarjen.
Stolpec »Ključne besede podjetja«
Stolpec »Ključne besede podjetja« je stolpec, ki ga lahko dodate v vrste vsebine, sezname ali knjižnice, da uporabnikom omogočite označevanje elementov z besedami ali izrazi, ki jih izberejo. Privzeto je stolpec z več vrednostjo. Ko uporabniki v stolpec vpišejo besedo ali besedno zvezo, se prikažejo predlogi vnaprej, kar lahko vključuje elemente iz obeh upravljanih naborov izrazov in nabora ključnih besed. Uporabniki lahko izbrali obstoječo vrednost ali vnesejo nekaj novega (če je nabor ključnih besed konfiguriran tako, da je odprt za dodajanje uporabnikov).
Družabne oznake
Družabne oznake so besede ali besedne zveze, ki jih uporabniki mesta lahko uporabijo za vsebino na SharePoint mestu, da jim pomagajo kategorizirati informacije na smiselne načine. Družabne oznake lahko uporabite tudi za URL-je zunaj SharePoint mesta. Social tags support folksonomy-based tagging. Družabna oznaka je sestavljena iz kazalcev do treh vrst informacij:
-
identiteta uporabnika
-
URL elementa
-
izraz
Ti kazalci so shranjeni v Trgovini družabnih označevanj, ki je del storitvenega programa uporabniškega profila. Družabne oznake tehnično niso del funkcij upravljanih metapodatkov v programu SharePoint Server, vendar se povežejo s funkcijami upravljanih metapodatkov na več načinov, ki podpirajo dosledno uporabo metapodatkov v celotni organizaciji. Izraz, ki je del družabne oznake, kaže na izraz v naboru ključnih besed v shrambi izrazov za enega od programov storitve upravljanih metapodatkov, s katerim je spletno mesto povezano.
Ko na primer ustvarite novo oznako družabnega omrežja, lahko izbirate med obstoječimi izrazi, ki lahko vključujejo upravljane izraze in ključne besede podjetja. Če izberete enega od teh obstoječih izrazov, je v vaši družabni oznaki kazalec do tega izraza. Če ne izberete obstoječega izraza in ustvarite izraz, ki še nikoli ni bil uporabljen, je uporabljena nova ključna beseda v naboru ključnih besed v shrambi izrazov, nova družabna oznaka pa kaže na ta izraz.
Ključne besede, ki so uporabljene v družabnih oznakah, so tako dodane naboru izrazov za ključne besede, ki so vidne v orodju za upravljanje shrambe izrazov (če še ne obstajajo), upravljati pa jih lahko skrbniki shrambe izrazov. Če uporabniki za vsebino uporabijo ključne besede podjetja ali upravljane izraze tako, da posodobijo stolpec »Ključne besede podjetja« ali »Upravljani metapodatki« , lahko družabne oznake ustvarite samodejno, tako da so ti izrazi vidni kot oznake v viru novic, oznakah v oblaku ali profilih mesta »Moje mesto«. Lastniki seznama ali knjižnice lahko omogočijo ali onemogočijo objavljanje metapodatkov tako, da posodobijo lastnosti metapodatkov in ključnih Nastavitve za seznam ali knjižnico.
Ko elementu dodate oznako za družabno omrežja, lahko določite, ali naj bo vaša identiteta in URL elementa zasebna, vendar bo izraz, ki je shranjen v shrambi izrazov, vedno ja javran.
Družabno označevanje je uporabno, ker uporabnikom mesta omogoča, da izboljšajo odkrivanja vsebine in informacij na spletnem mestu.
Če želite več informacij o vplivih na zasebnost in varnost, ki jih ima označevanje v družabnem omrežju, glejte Posledice, ki jih ima označevanje v zvezi z zasebnostjo in varnostjo.
Označevanje
V najbolj splošnem smislu se označevanje lahko nanaša le na dejanje uporabe metapodatkov za element, naj gre za upravljane metapodatke ali družabno oznako. V tem članku se glagol »oznaka« uporablja v tem smislu in ni omejen na družabne oznake.
Scenariji metapodatkov: od taksonomij do ljudi
Funkcije upravljanja metapodatkov SharePoint Server podpirajo različne pristope za upravljanje in uporabo metapodatkov. Predstavljajte si ta obseg kot vrsto continuum. Na enem koncu tega kontinuuma so taksonomije, ki so uradne, centralizirano upravljane, hierarhične skupine izrazov. Na drugem koncu tega obsega so ljudje , ki so klasifikacije za sodelovanje,ki so rezultat, ko posamezniki prosto uporabljajo oznake za vsebino.
SharePoint Server podpira tako skrajnost tega kotinuuma kot tudi točke na poti. Na enem koncu continuuma lahko uvedete formalne taksonomije z upravljanimi izrazi in nabori izrazov. Na drugi strani je podpora za ključne besede podjetja in družabno označevanje, ki uporabnikom mesta omogočajo, da označijo vsebino s ključnimi besedami po svoji izbiri.
Vmes med tema dvema skrajnostma lahko uporabite prilagodljive stopnje strukture in nadzora za metapodatke in prilagodite obseg, pri katerem uporabite ta kontrolnik, tako da ga izberete za globalno uporabo na mestih ali lokalno za določena mesta. Lahko na primer konfigurirate nabore izrazov za zaprtje ali odpiranje prispevkov uporabnikom. Uporabite lahko ključne besede podjetja in družabno označevanje skupaj z upravljanimi izrazi ali pa ne. SharePoint Server organizacijam omogoča združevanje prednosti uradne, upravljane taksonomije z dinamičnimi prednostmi družabnih označevanj na prilagojene načine.
Na tem diagramu je prikazano, kako lahko različne SharePoint, ki temeljijo na rešitvah, zahtevajo različne pristope k metapodatkom, ki temeljijo na poslovnih potrebah.
Prednosti upravljanih metapodatkov
Uporaba upravljanih metapodatkov na mestih v organizaciji ima več prednosti:
Dosledna uporaba metapodatkov Funkcije upravljanih metapodatkov v SharePoint Server omogočajo, da metapodatkom, ki so dodani vsebini, uporabite prilagodljive stopnje nadzora. Z nabori izrazov in upravljanimi izrazi lahko nadzirate vrste izrazov, ki so na voljo za dodajanje vsebini, in nadzirate lahko, kdo lahko doda nove izraze. Uporabo ključnih besed podjetja lahko omejite tudi na določen seznam ključnih besed tako, da konfigurirate nabor ključnih besed kot zaprt.
Če enake izraze dosledno uporabljate na vseh mestih, je lažje ustvariti zmogljive procese ali rešitve, ki temeljijo na metapodatkih. Poleg tega uporabniška izkušnja za delo z metapodatki na mestih, na seznamih in v knjižnicah ter v odjemalskih programih storitve Office uporabnikom mesta omogoča preprosto uporabo doslednih metapodatkov za svojo vsebino.
Izboljšana prilagodljivost pri odkrivanju vsebine Če ima vsebina na vseh mestih v organizaciji skladne metapodatke, lahko z iskanjem lažje poiščete poslovne informacije in podatke ter dostopate do njih. Nove funkcije iskanja, kot je plošča za natančnejša iskanja, ki je prikazana na levi strani strani z rezultati iskanja, omogočajo uporabnikom filtriranje rezultatov iskanja glede na metapodatke.
Poleg tega lahko konfigurirate krmarjenje metapodatkov za sezname in knjižnice, da uporabnikom omogočite ustvarjanje dinamičnih pogledov informacij na podlagi določenih polj z metapodatki. Uporabniki se lahko premikajo po knjižnicah po mapi ali metapodatkih, lahko pa natančneje določijo rezultate tako, da uporabljajo dodatne filtre za ključe.
Povečana prilagodljivost S funkcijami upravljanih metapodatkov lahko skrbniki shrambe izrazov (ali drugi posamezniki z dovoljenjem za posodobitev upravljanih metapodatkov) ohranijo in prilagodijo metapodatke v skladu z razvijanimi poslovnimi potrebami. Nabor izrazov lahko preprosto posodobite z orodjem za upravljanje shrambe izrazov in novi ali posodobljeni izrazi bodo samodejno na voljo za uporabo povsod, kjer je na voljo stolpec upravljanih metapodatkov, ki je povezan s tem naborom izrazov. Če spojite več izrazov v en izraz, je vsebina, označena s temi pogoji, samodejno posodobljena tako, da odraža to spremembo. Za posamezne izraze lahko določite več sopomenkov (ali oznak). Če je spletno mesto večjezikovno, lahko za posamezne izraze določite tudi večjezikovne oznake.
Upravljanje metapodatkov
Načrtovanje in konfiguriranje upravljanih metapodatkov
Preden začnete uporabljati funkcije upravljanih metapodatkov, bo vaša organizacija morda želela sodelovati pri načrtovanju. Stopnja zahtevanega načrtovanja je bolj ali manj sorazmerna stopnje formalnosti in nadzora, ki ga želite uvesti za metapodatke.
Če želite uporabnikom pomagati pri razvoju taksonomije, lahko uporabnikom preprosto dodate ključne besede in jih nato po potrebi razvrstite v nabore izrazov.
Če želi vaša organizacija uporabiti upravljane nabore izrazov za izvajanje formalnih, vnaprej določenih taksonomij, morajo ključne zainteresirane skupine z določenim zanimanjem v strukturi taksonomije sodelovati pri pripravi in razvoju naborov izrazov, ki jih želite uporabiti. Če želite več informacij o tem postopku načrtovanja, glejte Načrtovanje izrazov in naborov izrazov. Če želite več informacij o konfiguraciji programa za storitev upravljanih metapodatkov, glejte Skrbništvo upravljanih metapodatkov.
Ko se ključne zainteresirane skupine v organizaciji dogovorijo o zahtevanih naborih izrazov, lahko z orodjem za upravljanje shrambe izrazov uvozite ali ustvarite nabore izrazov ter upravljate in vzdržujete nabore izrazov, ko uporabniki začnejo delati z metapodatki. Če je bil program za storitev za upravljane metapodatke konfiguriran za vaš spletni program in ste skrbnik zbirke mest ali določen skrbnik shrambe izrazov, se lahko do orodja za upravljanje shrambe izrazov poiskate tako, da v meniju Dejanja mesta kliknete Mesto Nastavitve in nato Upravljanje shrambe izrazov v razdelku Skrbništvo mesta.
Ustvarjanje in upravljanje naborov izrazov
Orodje za upravljanje shrambe izrazov ponuja drevesni kontrolnik, ki ga lahko uporabite za izvajanje večine opravil. Vaša vloga uporabnika za to orodje določa, katera opravila lahko izvedete. Če želite delati z orodjem za upravljanje shrambe izrazov, morate biti skrbnik gruče, skrbnik shrambe izrazov ali nekdo, ki je za nabore izrazov določen kot upravitelj skupine ali sodelavec. Če želite podrobne informacije o teh vlogah, glejte Vloge upravljanih metapodatkov.
Če želite ukrepati za element v hierarhiji, pokažite na ime programa storitve za upravljane metapodatke, skupino, nabor izrazov ali izraz, ki ga želite spremeniti, kliknite puščico, ki se prikaže, in nato v meniju izberite že prikazana dejanja.
Primer:
Če ste skrbnik shrambe izrazov, lahko ustvarite ali izbrišete skupine v programu za storitev upravljanih metapodatkov.
Če ste skrbnik shrambe izrazov ali upravitelj skupine, lahko ustvarjate, uvažate ali brišete nabore izrazov znotraj skupine. Osebe, ki so avtorji nabora izrazov, lahko ustvarijo nove nabore izrazov.
Če ste skrbnik shrambe izrazov, upravitelj skupine ali sodelavec nabora izrazov, lahko ustvarite ali znova uporabite izraze v naboru izrazov ter kopirate, premaknete ali izbrišete izbrani nabor izrazov.
Če ste skrbnik shrambe izrazov, upravitelj skupine ali sodelavec nabora izrazov, lahko ustvarite kopijo, znova uporabite, spojite, zakasnite, premaknete ali izbrišete posamezne izraze znotraj nabora izrazov.
Na vsaki ravni hierarhije lahko konfigurirate določene lastnosti za skupino, nabor izrazov ali izraze, in sicer v podoknu Lastnosti, ki se prikaže desno od drevesnega kontrolnika shrambe izrazov.
Če na primer konfigurirate nabor izrazov, lahko v podoknu Lastnosti določite podrobnosti, kot so Ime, Opis, Lastnik, Stik in Zainteresirane skupine. Določite lahko, ali naj bo nabor izrazov odprt ali zaprt za nove pošiljanje od uporabnikov. Določite lahko tudi, ali naj bo nabor izrazov na voljo za označevanje. Če ste se odločili, da nabor izrazov ni na voljo za označevanje, ne bo viden večini uporabnikov. Če je nabor izrazov še vedno v razvoju, lahko na primer izberete, da ni na voljo za označevanje.
Uporaba metapodatkov
Označevanje vsebine z upravljanimi izrazi
Če je bil stolpcu z upravljanimi metapodatki dodana vrsta vsebine, seznamu ali knjižnici, lahko lastniki vsebine označijo vsebino z upravljanimi izrazi iz določenega nabora izrazov tako, da uredijo lastnosti za element seznama ali knjižnice in nato posodobijo ustrezna polja v obrazcu Urejanje lastnosti za element ali dokument. Stolpce upravljanih metapodatkov lahko preprosto prepoznate, saj prikažejo ikono oznak, s katerimi lahko zaženete pogovorno okno izbirnika izrazov.
Izraz izbirnik lahko uporabite za izbiro izraza v hierarhiji nabora izrazov. To je uporabno, če ne poznate pogojev, ki so morda na voljo. Če je nabor izrazov konfiguriran tako, da je odprt, stolpec z upravljanimi metapodatki pa omogoča izpolnjevanje vrednosti, lahko naboru izrazov dodate nov izraz. Ali pa imate na voljo le možnost pošiljanja povratnih informacij določenemu stiku za nabor izrazov.
Ko lahko začnete vnašati ime, ki je na voljo, so samodejno predlagani izrazi, ki so na voljo, odvisno od tega, kaj začnete tipkati. Izberete lahko tudi enega od razpoložljivih izrazov. Za izrazom, ki označuje ime nabora izrazov in hierarhijo, so informacije morda v oklepajih. To vam lahko pomaga izbrati med podobnimi izrazi.
Če so predlagani podvojeni ali podobni izrazi, si lahko ogledate tudi opisno besedilo, ki ga je skrbnik shrambe izrazov konfiguriral za izraz, da uporabnikom omogoča ustrezne izbire.
Označevanje vsebine s ključnimi besedami podjetja
Če je bil stolpcu »Ključne besede podjetja« dodan v vrsto vsebine, na seznam ali v knjižnico, lahko lastniki vsebine (ali vsi, ki imajo dovoljenja za prispevanje za seznam ali knjižnico) označijo vsebino z razpoložljivimi upravljanimi izrazi ali ključnimi besedami tako, da urejajo lastnosti elementa seznama ali knjižnice in v polje »Ključne besede podjetja« vnesete ključne besede, ki jih želijo. Če obstaja ujemanje ali podoben izraz, bo predlog za to obdobje, ki ga lahko izberete. Dodate lahko tudi novo ključno besedo, če je nabor ključnih besed konfiguriral odpiranje novih izrazov. Polje »Ključne besede podjetja« je več vrednosti, zato lahko elementu dodate več ključnih besed.
Označevanje vsebine z družabnimi oznakami
Če je funkcija družabnega označevanja omogočena, lahko označite vsebino na spletnem SharePoint, ki se vam zdi smiselna ali zanimiva. Če želite oznako strani, lahko uporabite ikono oznake, ki je prikazana na vrhu strani.
Če želite oznako dokumentov ali elementov seznama, lahko uporabite ukaz oznake, ki je prikazan na zavihkuKnjižnica ali Seznam na traku.
Ko začnete vnašati oznako ali oznake, ki jih želite uporabiti, lahko izbirate med obstoječimi ključnimi besedami ali upravljanimi izrazi ali pa dodate nove ključne besede, če je nabor ključnih besed odprt.
Vsebino lahko na zunanjih mestih, kot so druga intranetna ali internetna mesta, tudi označite tako, da v brskalnik dodate orodje SharePoint Oznake in opombe. Če želite več informacij o označevanju zunanjih mest, glejte Uvod v moje mesto.
Če želite več informacij o funkcijah družabnih oznak, si oglejte temo Uporaba oznak in opomb za skupno rabo informacij s sodelavci.
