Microsoft 365 ponuja različne vrste skupin, ki lahko pomagajo skupinam pri učinkovitejšem sodelovanju. Vsaka vrsta skupine ima edinstven namen, na primer upravljanje e-poštnih pogovorov, skupno rabo datotek ali organizacijo dogodkov. V tem članku bomo raziskali različne vrste skupin v storitvi Microsoft 365 in za kaj jih je mogoče uporabiti, da boste lahko izbrali pravo skupino za potrebe sodelovanja.
Vrste skupin v storitvi Microsoft 365
-
Skupine storitve Microsoft 365 so zasnovani za sodelovanje v organizaciji. V njih sta e-poštni naslov skupine in SharePointovo mesto, kjer lahko daste dokumente, opombe in dnevni red srečanja v skupno rabo. S funkcijo Skupine storitve Microsoft 365 projektno vodenje, komunikacijo skupine in skupno rabo dokumentov.
-
Skupine prejemnikov se uporabljajo za oddajanje informacij in posodobitev za osebe v organizaciji in zunaj nje. Uporabite jih lahko za skupno rabo posodobitev posla, sprememb organizacije ali dogodkov za določen nabor strank ali zaposlenih.
-
Varnostne skupine so zasnovane tako, da omogočajo dostop do virov storitve Microsoft 365 in olajšajo skrbništvo. Uporabite jih lahko za dodelitev dostopa do pomembnih virov podjetja, kot so orodja, portali, poročila in naprave, kot so tiskalniki.
-
Varnostne skupine, ki podpirajo pošto , so kot varnostne skupine, vendar imajo možnost pošiljanja e-poštnih sporočil vsem članom. Uporabite jih lahko za pošiljanje novic, promocij in posodobitev podjetja skupini za prodajo.
Skupine je mogoče ustvariti v aplikaciji Skrbniško središče za Microsoft 365 Microsoft 365, kot so Outlook, Teams in druge. Skupine lahko ustvarite v spletu ali na mestu uporabe, odvisno od nastavitev organizacije. Ko so člani ustvarjeni, jih lahko dodate, nastavite dovoljenja in jih začnete uporabljati za sodelovanje, komunikacijo in vire za skupno rabo.
Vloge lastnikov, članov in gostov v skupinah
-
Lastnik – lastnik skupine je oseba, ki ustvari skupino in ima popoln nadzor nad skupino. Lastniki lahko dodajo ali odstranijo člane, spreminjajo nastavitve skupine in upravljajo vire skupine, kot so datoteke in koledarji.
-
Član – člani so osebe, ki jih lastnik doda v skupino. Člani lahko dostopajo do virov skupine in sodelujejo v skupinskih pogovorih.
-
Gost – gosti so osebe, ki niso člani vaše organizacije, vendar jim lastnik dodeli dostop do virov skupine. Gostje so lahko povabljeni, da se pridružijo skupini za sodelovanje pri določenih projektih ali za posredovanje povratnih informacij. Preberite več o tem, kako dodate gostujoče uporabnike v skupine v storitvi Microsoft 365.
Upravljanje skupin v microsoft 365
Skupino v storitvi Microsoft 365 lahko ustvarite, upravljate in sčasoma ukinete. Pri ustvarjanju skupine lahko lastnik izbere vrsto skupine, doda člane in nastavi dovoljenja. Ko je skupina ustvarjena, jo lahko lastnik upravlja tako, da doda ali odstrani člane, spremeni nastavitve skupine in upravlja vire, kot so datoteke in koledarji. Na neki točki skupina morda ne bo več potrebna, lastnik pa lahko umakne skupino, ki jo odstrani iz sistema in prepreči vsem dostop do njenih virov.
Pomembno je upoštevati, da skupine zahtevajo, da lastnik pravilno deluje. Če skupina nima lastnika ali pa je lastnik izbrisan, avtomatizirani sistem skupini dodeli novega lastnika. Ta postopek pomaga ohraniti funkcionalnost skupin in zagotavlja, da je za upravljanje skupine vedno odgovoren lastnik. Preberite več o tem, kako upravljate skupine brez lastnika v storitvi Microsoft 365.
