Avtor: Jane Suchan, PMP
Projektno vodenje je določanje tega, kaj želite doseči, ustvarjanje seznama opravil, ki ga je treba opraviti, da boste lahko tam, določanje trajanja in izračun stroškov. Sliši se preprosto, kaj? Najtežje pa je, da vse spremljamo. Ali projekt deluje časovno? Ali bo to opravljeno pred načrtovanim načrtom? Je pod proračunom? Ali bo še vedno pod proračunom, ko bo opravljeno celotno delo?
Stanje projekta lahko ocenite tudi tako, da sledite razliki med izvirnim načrtom projekta in dejanskih dogajanjem. Ta vrzel je bolj znana kot varianca, primerjava predvidenega ali predvidenega zneska in dejanska porabljena količina. Analiza odmika je praksa primerjave dejanskih rezultatov projekta s tem, kar je bilo načrtovano ali pričakovano. To je način za količinsko opredelitev kako dobro ... ali kako slabo ... projekt napreduje.
Načrtovanje odmikov: Vzpostavitev osnovnih načrtov
Če želite določiti odmike projekta, morate kot izhodišče postaviti delež: to je vaš osnovni načrt. Brez tega iščeš in poskušaš nadzorovati premikajo se tarčo. Dva ključna osnovna načrta, ki jih morate določiti, preden lahko uporabite sledenje odmika in poročanje, sta strošek in načrt. Toda preden pridete tja, boste želeli določiti obseg projekta.
Using a work-breakdown structure to create scope
Osnovni načrt obsega vključuje vse izdelke projekta; tako določi vsa opravila, ki jih je treba opraviti. Obseg dokumenta lahko ustvarite tako, da ustvarite strukturo členitev dela (SČD), hierarhični pogled izdelkov projekta. Vsaka raven navzdol po hierarhiji predstavlja vse bolj podroben opis izdelkov. SČD za gradnjo nove hiše bi na primer vključevala temelje, okvirje, streho ter električne in vodovodne sisteme ter načrte urejanja krajine, arhitekturne risbe in dovoljenja za pregled.
Določanje urnika in osnovnih načrtov stroškov
Osnovni načrti urnika in stroškov se določijo šele po tem, ko je obseg določen. Brez jasne slike o tem, kaj bo projekt projiciranje, ne morete določiti, koliko časa bo trajalo in koliko bo stala.
Osnovni načrt je odobreni načrt projekta, osnova za merjenje uspešnosti urnika in poročanje o tem. Osnovni stroški so odobreni časovno razporejeni proračuni, glede na katere se meri učinkovitost stroškov. Določi se tako, da se prištejejo stroški za določeno obdobje ali fazo projekta, ki zahteva dodelitev stroškov projektnih opravil. Dodeljevanje stroškov komponent projekta vam bo morda zelo zamudno, vendar boste lahko natančneje in natančneje poročanja o stroškovni učinkovitosti, kar bodo zainteresirane skupine in sponzorji projektov zelo zanimali.
Če želite določiti načrt in osnovne vrstice stroškov:
-
Načrtujte tako, da identificirate dejavnosti in opravila, da se ustvari vsak izdelek v SČD.
-
Določite vire za vsako opravilo. Razmislite o omejitvah ali tem, koliko časa se lahko posamezna oseba nameni temu projektu.
-
Ocenite, koliko časa (v urah ali dnevih) bo trajalo za dokončanje posameznega opravila.
-
Ocenite strošek posameznega opravila tako, da uporabite povprečno urno ali dnevno ceno za vsak vir in morebitne nespremenljive stroške, povezane z opravilom.
-
Določite, katera opravila so odvisna od drugih, in nato ustvarite kritično pot.
-
razvoj osnovnega načrta stroškov; to je časovno postopni proračun merjenje stroškovne učinkovitosti projekta. To naredite tako, da dodate predvidene stroške po opravilu ali časovnem obdobju.
Odgovarjanje na variance: Spreminjanje kontrolnika
Ko ustvarite osnovne načrte obsega, urnika in stroškov, ustvarite korake, s katerimi bo skupina upravljala odmike za te načrte. Te informacije postanejo vaš načrt za upravljanje sprememb projekta. Ta paket določa, kdaj morate določiti zahtevo za spremembo projekta (PCR), kako dokumentiranje odmikov in pošiljanje v odobritev ter kaj se zgodi, ko je zahteva za spremembo odobrena.
Izračuni odmikov se uporabljajo za določanje, ali je PCR potreben in ali se spremeni načrt projekta ali osnovni načrt stroškov. Variance so lahko pozitivne ali negativne:
-
Pozitivna varianca pomeni, da je projekt pred načrtovanim ali pod proračunom. Pozitivni scenariji vam bodo morda omogočili, da denar in sredstva znova dodelite tistim na negativnem ozemlju.
-
Negativna varianca je indikator, da projekt zamuja z načrtom ali nad proračunom in da morate ukrepati. Morda boste morali povečati proračun ali sprejeti zmanjšano stopnjo dobička.
Pragi odmika so pomemben del katerega koli načrta upravljanja sprememb projekta. Pomenita bistvene spremembe projekta, zato sta potrebna dokumentacija in odobritev v PCR. Vsa PCR ne bodo znova objavljala obsega, urnika ali proračuna. To je pomembno opravilo, ki lahko zahteva veliko časa, ki ga je treba dokončati, in morali boste pridobiti odobritev za projektno organizacijo.
S sledenjem odmikov stroškov in urnikov v življenjskem ciklu projekta lažje prepoznate šibke lise ... območja s ponovljenimi spremembami in se ustrezno odzovete. Če na primer vidite, da skupina za preskušanje nenehno prihaja do zakasnitev, boste morda morali dodeliti dodatne vire, da boste lahko še naprej v skladu z načrtom.
Korak naprej: analiza prislužene vrednosti
Nobena razprava o odmikah projekta ni dokončana, ne da bi omenila prisluženo vrednost, tehniko vodenja projektov za ocenitev stroškov in urnika ob danem času. Analiza prislužene vrednosti primerja dokončano delo z uveljavljenimi osnovnimi načrti. Z njim lahko ocenite trenutno učinkovitost delovanja projekta in po potrebi naredite popravke tečaja.
Če želite izvesti analizo prislužene vrednosti, morate imeti SČD, podroben načrt projekta in proračun (po fazah ali časovnem obdobju) za načrtovano delo.
Postavlja vprašanja prislužene vrednosti
Analiza prislužene vrednosti na kateri koli točki meri ustreznost stanja projekta tako, da postavlja tri ključna vprašanja:
-
Načrtovana vrednost: Kakšna je količina, ki je potrebna za delo?
-
Prislužena vrednost: Kaj ste dejansko dokončali?
-
Dejanski stroški: koliko ste porabili za dokončanje dela?
Načrtovana vrednost je predvideni strošek načrtovanih opravil. Prislužena vrednost je vsota vseh predvidenih stroškov dokončanega dela. Dejanski stroški (AC) so stroški, porabljeni za proizvedeno delo.
Spoznavanje analize prislužene vrednosti
Najlažji način za opis prislužene vrednosti je skozi primer. Recimo, da upravljate štirimesečno projekt s proračunom 100.000 $. V tem ste šele tri mesece in se zavedate, da je ekipa dokončala le polovico dela, zato je EV 50.000 $. Na podlagi načrta projekta bi bilo treba do zdaj opraviti približno 75 odstotkov dela, zato PV je 75.000 $. Veste tudi, da je ekipa do zdaj porabila 90.000 $, zato je AC 90.000 $.
S temi števili lahko izračunate odmike stroškov in urnikov. Odmik stroškov meri razliko med dejanskimi stroški opravljenega dela in proračunom projekta:
CV = EV – AC
Odmik urnika (SV) meri dejanski napredek glede na načrt projekta:
SV = EV – PV
V zgornjem primeru je odmik stroškov za ta projekt 50.000 $– 90.000 $ = 40.000 $. Odmik urnika je 50.000 $– 75.000 $ = 25.000 $.
Vsak projektni vodja je lahko videl, da je projekt porabil 90 odstotkov svojega proračuna in dokončal le 50 odstotkov dela. Projekt zamuja z načrtom in bo prekoračil proračun do dokončanega projekta, zato je potrebna sprememba. Projektni vodja mora zmanjšati obseg dela, podaljšati urnik ali pridobiti več sredstev za dokončanje dela.
Uvod v sledenje odmika
Integracija sledenja odmika v projektno vodenje je precej preprosta, vendar zahteva sistematični pristop. Ko imate nalogo projekta, sodelujte s sponzorjem, da določite obseg, proračun in urnik. Nato v skupini ustvarite zmogljiv načrt za upravljanje sprememb, ki določa prage odmika in opisuje, kako se je treba ukvarjati z varianci, če presežejo mejne vrednosti. Ko razvijete SČD in določite podroben načrt projekta, lahko določite načrt projekta in proračun. Ko so vse komponente na voljo, lahko začnete slediti odmikam in začnete vaditi načrte za upravljanje sprememb.
|
O avtorici Jane Suchan je programski vodja z izkušnjami upravljanje poslovnih pobud v podjetjih in razvoj metodologij vodenja projektov. Jane živi v Seattlu v Washingtonu. |
