Opomba: Če želite informacije o zbiranja podatkov v Access 2016 in novejših različicah, glejte Uvoz, izvoz, SQL Server.
Podatke lahko zbirate ali posodabljate po e-pošti s programom Microsoft Access 2007 ali Access 2010 s programom Microsoft Outlook 2007 ali Microsoft® Outlook® 2010. Access vas vodi skozi ustvarjanje obrazca za zbiranje podatkov in pošiljanje obrazca v e-poštnem sporočilu. Ko vaši e-poštni prejemniki vrnejo dokončane obrazce, lahko izberete, da bodo zbrani podatki samodejno obdelani in shranjeni v določeni Accessovi zbirki podatkov. S tem načinom zbiranja podatkov lahko prihranite čas in trud, ki je po navadi vključen v postopek kopiranja in lepljenja ali ročnega vnosa podatkov. Spodaj je navedenih nekaj primerov, kjer lahko s tem postopkom zbirate podatke:
Ankete Anketo in rezultate lahko združite tako, da najprej ustvarite Accessovo zbirko podatkov z zahtevano tabelo za shranjevanje rezultatov, nato pa s čarovnikom ustvarite obrazec ankete, nato pa ga po e-pošti posnete udeležencem ankete. Ko udeleženci odgovorijo, so podatki ankete samodejno shranjeni v zbirki podatkov.
Poročila o stanju Ne glede na to, ali gre za najnovejše stanje na ravni zaloge ali posodobljene informacije o čakajočih težavah, vas lahko vaša skupina obvesti tako, da vam v rednih intervalih pošilja e-poštna sporočila, v katerih so trenutne informacije.
Upravljanje dogodkov Ko organizirate konferenco ali izobraževanje ali druge dogodke, lahko pošljete enega ali več obrazcev kot e-poštno sporočilo, da zberete podatke za stik, potovanja in hotelske nastavitve itd. Če izberete samodejno obdelavo odgovorov, lahko udeleženci kadar koli spremenijo svoje nastavitve, ne da bi vas morali obvestiti, vi pa imate vedno dostop do najnovejših podatkov za namene odločanja.
V tem članku je razloženo, kaj potrebujete za uporabo tega postopka, kako začeti uporabljati čarovnika, nato pa dobite dodatne informacije o različnih korakih, tako da lahko med uporabo čarovnika izberete najbolj informirano besedilo.
Opomba: Zbranih podatkov ne boste mogli dodati, če je prejemnik za pošiljanje obrazca za zbiranje podatkov uporabil Hotmail ali Yahoo.
Preden začnete
Če prvič zbirate podatke z e-poštnimi sporočili, izvedite te korake:
-
Prepričajte se, da ste v računalnik namestili te programe:
-
Access 2007 ali Access 2010.
-
Outlook 2007 ali Outlook 2010. Outlook morate imeti nameščen in konfiguriran v računalniku, ki ga uporabljate za pošiljanje e-poštnih sporočil. Če imate nameščen Outlook, vendar še ni konfiguriran, zaženite Outlook in sledite navodilom čarovnika za zagon Outlooka. Če želite pomoč za čarovnika, glejte Pomoč za Outlook.
-
Če nameravate uporabiti InfoPathov obrazec, se prepričajte, da imate nameščen InfoPath 2007 ali novejšo izdajo, prejemniki pa morajo imeti v svojih računalnikih nameščen InfoPath.
-
E-poštni prejemniki morajo imeti v svojih računalnikih nameščen InfoPath ali e-poštni odjemalec, ki podpira obliko zapisa HTML, da si ga lahko ogledajo in ga urejajo.
Obrazec, ki se uporablja za zbiranje podatkov prek e-poštnih sporočil, ni Accessov obrazec. Čarovnik ustvari poseben obrazec v obliki zapisa HTML ali InfoPath.
Določite ciljno zbirko podatkov. Zbirka podatkov je lahko v obliki .mdb ali .accdb. Podprti sta tudi datoteki .mde in .accde. Če ne želite uporabiti obstoječe zbirke podatkov, morate ustvariti novo.
-
-
Identificirajte ali ustvarite tabele, ki jih želite izpolnjena s podatki iz e-poštnih odgovorov. Če zbirate podatke za obstoječe tabele, se prepričajte, da tabele niso samo za branje in da imate potrebna dovoljenja za dodajanje ali posodabljanje njihove vsebine.
Opomba: Vrst polj »Priloga«, »Samoštevilo«, »OLE« in »Več vrednosti« ni mogoče zbrati z e-poštnimi sporočili
Če vaša operacija zbiranja podatkov zapolni dve tabeli ali več, morate ustvariti poizvedbo za izbiranje in jo uporabiti kot vir zapisov obrazca. Prepričajte se, da poizvedba vključuje vsa obvezna polja iz temeljnih tabel. Če uporabljate obstoječo poizvedbo, se prepričajte, da poizvedba ni samo za branje in da imate potrebna dovoljenja za dodajanje ali posodabljanje njene vsebine. Če želite več informacij o ustvarjanju poizvedbe, ki temelji na dveh ali več tabelah, si oglejte članek Uvod v poizvedbe.
Podatke shranite kot nove zapise v teh primerih:
-
Če bodo podatki dopolnjeni z več tabelami.
-
Če ciljna tabela nima polja s primarnim ključem. Vrednosti primarnega ključa so potrebne za preslikavo vsakega odgovora na obstoječi zapis. Če ciljna tabela nima polja s primarnim ključem, ga dodajte zdaj ali dodelite obstoječe polje z enoličnimi vrednostmi kot primarni ključ.
-
Če ciljna tabela nima zapisov. Če je tabela prazna, čarovnik predvideva, da želite dodati zapise.
-
Če e-poštni naslovi prejemnikov niso shranjeni kot polje v zbirki podatkov. Ko zbirate podatke za posodobitev zapisov, ne boste mogli ročno vnesti naslovov v sporočilo, ki ga ustvari čarovnik. Polje z naslovom mora biti v ciljni tabeli ali v tabeli, ki je v relaciji s ciljno tabelo.
Začetek
-
Odprite zbirko podatkov, v katero bodo shranjeni zbrani podatki.
-
Če želite dodati podatke v eno tabelo, izberite tabelo v podoknu za krmarjenje. Če želite izpolniti več tabel v relaciji, izberite poizvedbo, ki je vezana na te tabele.
-
Če želite zagnati čarovnika, naredite nekaj od tega:
-
Na zavihku Zunanji podatki v skupini Zbiranje podatkov kliknite Ustvari e-pošto.
-
Z desno tipko miške kliknite tabelo ali poizvedbo in nato kliknite Zberi in posodobi podatke prek e-pošte.
Opomba: Če v tabeli ni nobenega polja ali če vsebuje le vrste polj »Samoštevilo«, »Predmet OLE«, »Priloga« ali »Iskanje z več vrednostmi«, Access prikaže to sporočilo: V izbrani tabeli ali poizvedbi ni polj, ki bi podpirala zbiranje podatkov z e-pošto.
-
Če so v tabeli polja, ki podpirajo zbiranje podatkov, se zažene čarovnik. Če ciljna tabela podpira dodajanje in posodabljanje podatkov, vas čarovnik vodi skozi zahtevane korake za zbiranje podatkov prek e-poštnih sporočil.
Uporabite te razdelke kot referenco za vsa vprašanja, ki jih imate morda v naslednjih sedmih glavnih korakih postopka.
Izberite vrsto obrazca za vnos podatkov, ki ga želite poslati
Izberite vrsto obrazca na podlagi lažje uporabe zase in za prejemnike.
Select HTML form Obrazec HTML si lahko ogleda in ureja vsak uporabnik, katerega e-poštni odjemalec podpira HTML
Select Microsoft InfoPath form Ta možnost bo prikazana le, če je v računalniku nameščen InfoPath. To možnost izberite le, če imajo vsi prejemniki v svojih računalnikih nameščena InfoPath in Outlook. InfoPathov obrazec ponuja boljše okolje za vnos in urejanje podatkov,
Prikazana stran čarovnika je odvisna od tega, ali ciljni predmet podpira posodabljanje podatkov. Če je predmet poizvedba, ki temelji na dveh ali več tabelah ali če gre za tabelo, ki nima polja s primarnim ključem ali ne vsebuje zapisov, čarovnik predvideva, da želite dodati nove zapise, in vas pozove, da izberete polja obrazca. V vseh drugih primerih vas čarovnik pozove, da določite, ali želite dodati ali posodobiti podatke, preden od vas zahteva, da izberete polja obrazca.
Izberite, ali želite zbrati nove podatke ali posodobiti obstoječe podatke
Določite, kaj želite narediti s podatki. Vrsta obrazca, ki ga uporabljate, vpliva na število novih zapisov, ki vam jih lahko prejemnik pošlje z enim odgovorom. Pri posodabljanju podatkov število zapisov, ki jih mora prejemnik posodobiti, določa število vnaprej dokončanih obrazcev, ki bodo vključeni v sporočilo.
Opomba: Če želite dodati nove zapise, vnesite e-poštne naslove v polje z naslovom e-poštnega sporočila, ko je sporočilo ustvarjeno. Če želite posodobiti obstoječe podatke, morajo biti e-poštni naslovi prejemnikov shranjeni kot polje v temeljni tabeli ali poizvedbi ali v povezani tabeli.
Navedite podatke, ki jih želite zbrati
Ko izbirate polja, ki jih želite vključiti v obrazec, vam ni treba vključiti vseh polj v temeljni tabeli ali poizvedbi v obrazcu. Vendar morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:
-
Obvezna polja: Polja, označena z zvezdico (*), so obvezna polja. Če zbirate nove zapise, čarovnik samodejno vključi vsa polja, katerih lastnost Zahtevano je nastavljena na Da. Če so katera koli zahtevana polja za zapis prazna, Access ne uspe dodati zapisa v tabelo.
-
Nepodprte vrste polj: Določenih vrst polj ne boste mogli vključiti v obrazec, kot so samoštevilo, priloga, predmet OLE ali polja za iskanje z več vrednostmi.
-
Polje s primarnim ključem: Uporabnik bo lahko pri dodajanju zapisov vnel vrednost v polje; odgovor ne bo obdelan, če je določena vrednost že v uporabi.
Opomba: Za vsako vključeno polje v razdelku Lastnosti polja določite oznako in kliknite Samo za branje, če ne želite, da uporabnik spremeni podatke v tem polju.
Določanje samodejne ali ročne obdelave podatkov
Izberete lahko samodejno ali ročno obdelavo odgovorov. Samodejna obdelava pomeni, da Outlook in Access skupaj z Accessom izvozita podatke v ciljne tabele v zbirki podatkov, ko prejmete odgovore. Samodejna obdelava vam lahko prihrani čas in trud. Ročna obdelava pomeni, da zaženete izvoz za prenos podatkov iz določene mape v Outlooku v ciljno tabelo v Accessu.
Odgovori so uspešno izvoženi v ciljno tabelo, če so izpolnjeni ti pogoji, ko odgovori dosežejo vaš nabiralnik:
-
Outlook se mora že izvajati v računalniku. Če se Outlook ne izvaja, se obdelava začne naslednjič, ko zaženete Outlook.
-
Dostop ne sme biti zaščiten z geslom in ne sme biti odprt v izključnem načinu. Ime ali mesto zbirke podatkov se ne sme spremeniti, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.
-
Imena tabel in poizvedb ter lastnosti polj, ki so vključena v obrazec, se ne smejo spremeniti, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.
-
Če želite dodati ali posodobiti vsebino temeljnih tabel in poizvedbe, potrebujete zahtevana dovoljenja.
Opomba: Če samodejna obdelava ne uspe, poskusite odpraviti morebitne težave, nato pa ročno izvozite odgovore, ki niso uspeli. Vsi odgovori, ki so v mapi »Prejeto«, ko odpravite težave, bodo še naprej samodejno obdelani.
Nastavitev lastnosti za nadzor samodejne obdelave odgovorov
Če želite določiti drugo Outlookovo mapo, v kateri so shranjeni odgovori, na strani Določite, kako želite obdelati odgovore čarovnika kliknite ime mape. V pogovornem oknu Izberi mapo izberite drugo mapo ali kliknite Novo, da ustvarite novo mapo.
Če kliknete Nastavi lastnosti za nadzor samodejne obdelave odgovorov za spreminjanje ali natančno prilagajanje nastavitev uvoza, si oglejte informacije o razpoložljivih možnostih v spodnji tabeli:
|
Možnost |
Rezultat |
|---|---|
|
Zavrzi odgovore od tistih, ki jim niste poslali sporočila |
Potrdite to potrditveno polje, če želite, da so samodejno obdelani le odgovori, ki so jih poslali izvirni prejemniki vašega sporočila. Odgovori drugih oseb so shranjeni v ciljni mapi, vendar niso samodejno obdelani. |
|
Sprejemanje več odgovorov posameznega prejemnika |
Potrdite to potrditveno polje, če želite, da je samodejno obdelan le prvi odgovor posameznega prejemnika. Drugi in nadaljnji odgovori so shranjeni v ciljni mapi, vendar niso samodejno obdelani. Opomba: S to nastavitvijo nadzorujete le število odgovorov in ne število zapisov v enem odgovoru, ki so obdelani. Z drugimi besedami, če pošljete InfoPathov obrazec, vam lahko uporabnik pošlje več zapisov z enim odgovorom in Access samodejno obdela vse zapise v odgovoru, tudi če to potrditveno polje ni potrjeno. |
|
Dovoli le posodobitve obstoječih podatkov |
Ko prejemniki uporabljajo InfoPathov obrazec za posodobitev podatkov, lahko poleg posodobitev obstoječih zapisov pošiljajo tudi nove zapise. Potrdite to potrditveno polje, če želite obdelati le posodobitve obstoječih zapisov. |
|
Število odgovorov, ki bodo obdelani |
Vnesite skupno število odgovorov (od vseh prejemnikov), ki jih želite samodejno obdelati. Če želite, da so vsi odgovori samodejno obdelani, v polje z besedilom vnesite veliko vrednost, na primer 5000. Odgovori, ki jih prejmete, ko je dosežena določena vrednost, so shranjeni v ciljni mapi, vendar niso samodejno obdelani. |
|
Datum in ura zaustaviti |
Določite, kdaj naj se za to e-poštno sporočilo ustavi samodejna obdelava odgovorov. Odgovori, ki ste jih prejeli po tem datumu in času, so shranjeni v ciljni mapi, vendar niso samodejno obdelani. |
Če želite te možnosti spremeniti pozneje, na zavihku Zunanji podatki v skupini Zbiranje podatkov kliknite Upravljanje odgovorov. V pogovornem oknu Upravljanje sporočil za zbiranje podatkov izberite sporočilo, za katerega želite spremeniti nastavitve, in nato kliknite Možnosti sporočila. Spremembe, ki jih naredite v pogovornem oknu, vplivajo na vse nadaljnje odgovore, ki jih prejmete za to sporočilo.
Ročna obdelava odgovorov
Če želite nadzorovati, kdaj in kateri odgovori bodo obdelani, ne izberite možnosti Samodejni proces. Odgovori bodo shranjeni v določeno mapo v Outlooku, dokler ne izberete vsakega odgovora v mapi in ga kliknete z desno tipko miške, nato pa v priročnem meniju kliknite Izvozi podatke v Microsoft Access .
V nekaterih primerih boste morda morali tudi ročno obdelati odgovore, ki niso bili samodejno obdelani.
Pred izvozom podatkov si zapomnite to
-
Accessove zbirke podatkov ne sme odpreti v izključnem načinu in ime ali mesto zbirke podatkov se ne sme spremeniti, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.
-
Imena tabel in poizvedb ter lastnosti polj, ki so vključena v obrazec, se ne smejo spremeniti, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.
-
Če želite dodati ali posodobiti vsebino temeljnih tabel in poizvedbe, potrebujete zahtevana dovoljenja.
Izberite, kako želite določiti e-poštne naslove prejemnikov
Če zbirate le nove podatke, lahko določite e-poštne naslove na dva načina:
-
Vnesite e-poštne naslove posamezno v Outlookovo e-poštno sporočilo ali pa izberite naslove v adresarju.
-
Uporabite polje z e-poštnim naslovom v tabeli ali poizvedbi trenutne Accessove zbirke podatkov.
Opomba: Pri zbiranju podatkov za posodobitev obstoječih zapisov to pogovorno okno ni prikazano, ker morajo biti e-poštni naslovi prejemnikov najprej na voljo kot polje v zbirki podatkov.
Neposredno vnašanje e-poštnih naslovov v Outlook
Če določite prejemnike v Outlooku, si lahko sporočilo pred pošiljanjem ogledate v predogledu in ga prilagodite. V telesu e-poštnega sporočila sta kratek uvod in obrazec. Priporočljivo je, da obrazca ne spreminjate. Zaradi sprememb strukture obrazca odgovor morda ne bo obdelan.
Uporaba e-poštnih naslovov, shranjenih v polju v zbirki podatkov
Možnost, da izberete Povezana tabela se sklicuje na sorodne tabele. Če si želite ogledati ali urediti relacije tabele v zbirki podatkov, v orodjih za zbirke podatkov. v skupini » Relacije« kliknite » Relacije«
Če želite več informacij o relacijah, glejte članek Vodnik po relacijah tabel.
Pregled in določanje seznama prejemnikov
Končni glavni korak vključuje predogled in prilagajanje e-poštnega sporočila, natančno prilagajanje seznama prejemnikov in pošiljanje sporočila za zbiranje podatkov.
Ustvarjanje in pošiljanje e-poštnega sporočila
Ko vas čarovnik obvesti, da lahko zdaj ustvarite e-poštno sporočilo, in vam pokaže, kako si ogledate stanje e-pošte z ukazom Upravljaj odgovore, se lahko prikažejo nekatera opozorila. V spodnji tabeli so opisana posamezna opozorila in dejanja, s pomočjo katerih lahko odpravite težavo:
|
Opozorilno sporočilo |
Opis |
Slution ( izlucija) |
|---|---|---|
|
Nekateri zapisi ne vsebujejo veljavnega naslova v polju določenega e-poštnega naslova. Za te vrstice ne bodo vrnjeni nobeni podatki. |
Izbrano polje e-poštnega naslova vsebuje ničelne vrednosti. |
Če želite zbirati podatke za vsak zapis, zaprite čarovnika in zamenjajte ničelne vrednosti z e-poštnimi naslovi. Nato znova zaženite čarovnika. |
|
Trenutno imate izključno ključavnico na zbirki podatkov; samodejna obdelava ne bo uspela, dokler ni izdan zaklep. |
Zbirko podatkov imate trenutno odprto v izključnem načinu. |
Če izberete samodejno obdelavo odgovorov, obdelava ne uspe, ker Access ne more dodati ali posodobiti zbirke podatkov z izključno ključavnico. Zaprite in znova odprite zbirko podatkov v neključnem načinu takoj po pošiljanju sporočila |
|
Ta e-poštna sporočila lahko vsebujejo zaupne ali občutljive podatke. |
Podatke zbirate za posodobitev obstoječih zapisov, obrazec, ki ga boste poslali, pa bo vnaprej dokončan z obstoječimi podatki. |
Če nekatera polja obrazca vključujejo občutljive podatke, se vrnite v korak čarovnika, kjer ste izbrali polja, in odstranite polja z občutljivimi podatki iz obrazca. |
Ko prikažete predogled in prilagodite sporočilo, lahko filtrirate polje e-poštnega naslova in izberete prejemnike. Izberite e-poštne naslove, ki jih želite uporabiti, tako da potrdite ustrezna potrditvena polja. Če se prikaže pogovorno okno s seznamom neveljavnih e-poštnih naslovov, zabeležite naslove na seznamu in kliknite Zapri. Preverite neveljavne naslove, naredite vse potrebne popravke in nato poskusite znova poslati sporočilo.
