Iskanje zapisov z najnovejšimi ali najstarejšimi datumi

Pravila za ustvarjanje in uporabo poizvedb z najvišjimi vrednostmi

Poizvedbo z najvišjo vrednostjo ustvarite tako, da najprej ustvarite poizvedbo za izbiranje. Glede na želene rezultate v poizvedbi uporabite vrstni red razvrščanja ali pa poizvedbo pretvorite v poizvedbo za povzetek. Če pretvorite poizvedbo, uporabite združevalno funkcijo, na primer Max ali Min, da vrnete najvišjo ali najnižjo vrednost, ali Prvi ali Zadnji, da vrnete najzgodnejši ali najnovejši datum. Poizvedbe za povzetek in združevalne funkcije uporabite le, če želite poiskati podatke, ki padejo v nabor skupin ali kategorij. Recimo, da morate poiskati številke prodaje za dani datum za vsako mesto, v katerem deluje vaše podjetje. V tem primeru mesta postanejo kategorije (poiskati morate podatke na mesto), zato uporabite poizvedbo za povzetek.

V nadaljevanju upoštevajte, da morajo poizvedbe ne glede na vrsto poizvedbe uporabljati polja z opisnimi podatki, kot so imena strank, in polje z datumskimi vrednostmi, ki jih želite poiskati. Poleg tega morajo biti datumske vrednosti v polju, ki je nastavljeno na podatkovni tip »Datum/čas«. Poizvedbe, ki jih opisujete v tem članku, niso uspele, če jih poskušate zagnati glede na datumske vrednosti v polju »Kratko besedilo«. Če želite uporabiti poizvedbo za povzetek, morajo podatkovna polja vključevati podatke o kategoriji, na primer polje mesta ali države/regije.

Izbiranje med poizvedbo za zgornje vrednosti in filtrom

Če želite ugotoviti, ali morate ustvariti poizvedbo za zgornje vrednosti ali uporabiti filter, izberite nekaj od tega:

• Če želite vrniti zapise z najnovejšimi ali najnovejšimi datumi v polju in ne poznate točnega datuma vrednosti ali niso pomembne, ustvarite poizvedbo za zgornje vrednosti.

• Če želite vrniti vse zapise, pri katerih se datum ujema, pred določenim datumom ali pozneje, uporabite filter. Če si želite na primer ogledati datume prodaje med aprilom in julijem, uporabite filter. Celovita razprava o filtrih ni na voljo v tej temi.

  Če želite več informacij o ustvarjanju in uporabi filtrov, si oglejte članek Uporaba filtra za ogled zapisov v Accessovi zbirki podatkov.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za osnovne vrednosti

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. V pogovornem oknu kliknite tabelo, ki jo želite uporabiti v poizvedbi, kliknite Dodaj, da postavite tabelo v zgornji razdelek oblikovalca, in nato kliknite Zapri.

   -ali-

   Dvokliknite tabelo in nato kliknite Zapri.

   Če uporabite navedene vzorčne podatke v prejšnjem razdelku, v poizvedbo dodajte tabelo »Zaposleni«.

3. Polja, ki jih želite uporabiti v poizvedbi, dodajte v mrežo načrta. Vsako polje lahko dvokliknete ali pa povlečete in spustite vsako polje v prazno celico v vrstici Polje.

   Če uporabite vzorčno tabelo, dodajte polja Ime, Priimek in Rojstni datum.

4. V polju, v katerem so zgornje ali spodnje vrednosti (polje »Rojstni datum«, če uporabite vzorčno tabelo), kliknite vrstico Razvrsti in izberite Naraščajoče aliPadajoče.

   Padajoči vrstni red razvrščanja vrne najnovejši datum, naraščajoči vrstni red pa vrne najzgodnejši datum.

   Pomembno: Vrednost v vrstici Razvrsti morate nastaviti le za polja z datumi. Če določite vrstni red razvrščanja za drugo polje, poizvedba ne vrne želenih rezultatov.

5. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Nastavitev poizvedbe kliknite puščico dol ob možnosti Vse (seznam Najvišje vrednosti) in vnesite število zapisov, ki si jih želite ogledati, ali pa izberite možnost na seznamu.

6. Kliknite Zaženi , da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

7. Shranite poizvedbo in jo ohranite odprto za uporabo v naslednjih korakih.

Vidite lahko, da lahko ta vrsta poizvedbe z najvišjimi vrednostmi odgovori na osnovna vprašanja, na primer kdo je najstarejši ali najmlajši v podjetju. V naslednjih korakih je razloženo, kako uporabiti izraze in druge pogoje za dodajanje moči in prilagodljivosti za poizvedbo. Pogoji, prikazani v naslednjem koraku, vrnejo naslednje tri rojstne dneve zaposlenih.

Dodajanje pogojev v poizvedbo

1. Preklopite poizvedbo, ki ste jo ustvarili v prejšnjih korakih, v pogled načrta.

2. V mreži načrta poizvedbe v stolpcu desno od stolpca Rojstni datum kopirajte in prilepite ali vnesite ta izraz: Expr1: DatePart("m",[Rojstni datum]). Nato kliknite Zaženi.

   Funkcija DatePart izvleče del meseca v polju »Rojstni datum«.

3. Preklopite v pogled načrta.

4. Na desni strani prvega izraza prilepite ali vnesite ta izraz: Expr2: DatePart("d",[Rojstni datum]). Nato kliknite Zaženi.

   V tem primeru funkcija DatePart izvleče del datuma v polju »Datum rojstva«.

5. Preklopite v pogled načrta.

6. Počistite potrditvena polja v vrstici Pokaži za vsakega od dveh izrazov, ki ste jih pravkar vnesli, kliknite vrstico Razvrsti za vsak izraz in nato izberite Naraščajoče.

7. Kliknite Zaženi.

8. Po želji lahko določite pogoje za omejitev obsega poizvedbe. Ko določite pogoje, poizvedba razvrsti le zapise, ki izpolnjujejo pogoje, in prepozna zgornje ali spodnje vrednosti polj na razvrščenem seznamu.

   Če želite nadaljevati z vzorčnimi podatki, preklopite v pogled načrta. Nato v vrstico Pogojistolpca Rojstni datum vnesite ta izraz:

   Month([Rojstni datum]) > Month(Date()) Or Month([Rojstni datum])= Month(Date()) And Day([Rojstni datum])>Day(Date())

   Ta izraz naredi to: Del Month([Rojstni datum]) > Month(Date()) preveri datum rojstva posameznega zaposlenega in preveri, ali je v prihodnjem mesecu, in, če je temu res, vključi te zapise v poizvedbo. The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) of the expression checks the birth dates that occur in the current month to see if the birthday falls on the current day. Če je ta pogoj resničen, funkcija vključi te zapise v poizvedbo. Če povzamemo: Ta izraz prezre vse zapise, pri katerih rojstni dan pade med 1. januarjem in datumom, ko zaženete poizvedbo.

   Če si želite ogledati več primerov izrazov pogojev poizvedbe, si oglejte članek Primeri pogojev poizvedbe.

9. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Nastavitev poizvedbe kliknite puščico dol ob možnosti Vse (seznam Najvišje vrednosti) in vnesite število zapisov, ki si jih želite ogledati, ali pa izberite možnost na seznamu.

   Če si želite ogledati naslednje tri rojstne dneve, vnesite 3.

10. Kliknite Zaženi , da zaženete poizvedbo in prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

Ustvarjanje poizvedbe za povzetek

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Dvokliknite tabele, ki jih želite uporabiti. Vsaka tabela se prikaže v zgornjem razdelku načrtovalca poizvedbe.

   Če uporabite zgoraj navedene vzorčne tabele, dodajte tabeli »Dogodki in vrste dogodkov«.

3. Dvokliknite polja tabele, ki jih želite uporabiti v poizvedbi. Zagotovite, da v poizvedbo na tej točki dodate le polja skupine ali kategorije in polje z vrednostjo.

   Če uporabite vzorčne podatke, ki so navedeni v treh prejšnjih tabelah, dodajte polje Vrsta dogodka iz tabele Vrsta dogodka ali polje Datum dogodka iz tabele Dogodki.

4. Po želji lahko določite pogoje, ki omejijo obseg poizvedbe. Na tem razvrščenem seznamu so prepoznani le zapisi, ki izpolnjujejo pogoje, in vrednosti zgornjega in spodnjega polja.

   Če želite na primer vrniti dogodke v kategoriji »Zasebna funkcija«, vnesite ta izraz v vrstico Pogoji stolpca Vrsta dogodka: <> »Zasebna funkcija«.

   Če si želite ogledati več primerov izrazov pogojev poizvedbe, si oglejte članek Primeri pogojev poizvedbe.

5. Pretvorite poizvedbo v poizvedbo za povzetek tako, da naredite to:

   Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Pokaži/ skrij kliknite Vsote.

   Vrstica z rezultati se prikaže v mreži načrta.

6. Prepričajte se, da je vrstica z rezultati za vsako polje skupine ali kategorije nastavljena na Združi po in nato nastavite vrstico Skupaj polja z vrednostmi (polje z najvišjimi ali spodnjimi vrednostmi) na Maks ali Min.

   Max vrne največjo vrednost v številsko polje in najnovejšo datumsko ali časovno vrednost v polju »Datum/čas«. Min vrne najmanjšo vrednost v številsko polje in najzgodnejšo datumsko ali časovno vrednost v polju »Datum/čas«.

7. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Nastavitev poizvedbe kliknite puščico dol ob možnosti Vse (seznam Najvišje vrednosti) in vnesite število zapisov, ki si jih želite ogledati, ali pa izberite možnost na seznamu.

   V tem primeru izberite Vse, nato pa kliknite Zaženi , da prikažete rezultate v pogledu podatkovnega lista.

   Opomba: Odvisno od funkcije, ki ste jo izbrali v 6. koraku, Access ime polja z vrednostjo v poizvedbi spremeni v MaxOfFieldName ali MinOfFieldName. Če uporabite vzorčne tabele, Access polje MaxOfEvent Date ali MinOfEvent Date.

8. Shranite poizvedbo in pojdite na naslednje korake.

V rezultatih poizvedbe niso prikazana imena izdelkov ali druge informacije o izdelkih. Če si želite ogledati te dodatne podatke, morate ustvariti drugo poizvedbo, ki vključuje poizvedbo, ki ste jo pravkar ustvarili. V naslednjih korakih je razloženo, kako to naredite.

Ustvarjanje druge poizvedbe za dodajanje podatkov

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

2. Kliknite zavihek Poizvedbe in nato dvokliknite poizvedbo za povzetek, ki ste jo ustvarili v prejšnjem razdelku.

3. Kliknite zavihek Tabele in dodajte tabele, ki ste jih uporabili v poizvedbi za povzetek, ter dodajte tudi tabele z drugimi sorodnimi podatki. Če uporabite prejšnje tri vzorčne tabele, dodajte v novo poizvedbo tabele »Vrsta dogodka«, »Dogodek« in »Stranke«.

4. Polja v poizvedbi za povzetek združite z ustreznimi polji v nadrejenih tabelah. To naredite tako, da povlečete vsako polje v poizvedbi za povzetek v ustrezno polje v tabeli.

   Če uporabite vzorčne podatke iz treh tabel, povlecite stolpec Vrsta dogodka v poizvedbi za povzetek v polje Vrsta dogodka v tabeli Vrsta dogodka. Nato stolpec MaxOfEvent Date v poizvedbi za povzetek povlečete v polje Datum dogodka v tabeli Dogodki. Z ustvarjanjem teh združitev lahko nova poizvedba za izbiranje združi podatke v poizvedbi za povzetek in podatke v drugih tabelah.

5. Dodajte dodatna opisna polja iz drugih tabel v poizvedbi.

   Če uporabite vzorčne podatke iz treh tabel, lahko dodate polji »Podjetje« in »Stik« iz tabele »Stranke«.

6. Po želji lahko določite vrstni red razvrščanja za enega ali več stolpcev. Če želite na primer razvrstiti kategorije po abecednem vrstnem redu, nastavite vrstico Razvrsti stolpca Vrsta dogodka na Naraščajoče.

7. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

   Rezultati poizvedbe so prikazani v pogledu podatkovnega lista:

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za izdelavo tabele

1. Ko je poizvedba za najvišje vrednosti odprta v pogledu načrta:

   Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Izdelava tabele.

   Prikaže se pogovorno okno Izdelava tabele.

2. V polje Ime tabele vnesite ime tabele, v kateri bosta shranjena zgornja in spodnja zapisa. Vnesite na primer Zgornji in spodnji zapis in kliknite V redu.

   Poizvedba vsakič, ko zaženete poizvedbo, namesto da bi prikazala rezultate v pogledu podatkovnega lista, ustvari tabelo in zamenja najvišjo vrednost s trenutnimi podatki.

3. Shranite in zaprite poizvedbo.

Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje

1. S poizvedbo s spodnjo vrednostjo v pogledu načrta:

   Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Dodaj.

2. Prikaže se pogovorno okno Dodaj.

3. Vnesite isto ime, ki ste ga vnesli v pogovornem oknu Izdelava tabele.

   Vnesite na primer Zgornji in spodnji zapis in kliknite V redu. Poizvedba vsakič, ko zaženete poizvedbo, namesto da prikaže rezultate v pogledu podatkovnega lista, doda zapise v tabelo Zgornjih in spodnjih zapisov.

4. Shranite in zaprite poizvedbo.

Zagon poizvedb

• Zdaj lahko zaženete dve poizvedbi. V podoknu za krmarjenje dvokliknite poizvedbo za najvišjo vrednost in kliknite Da , Access prikaže poziv. Nato dvokliknite poizvedbo Spodnja vrednost in kliknite Da , Access prikaže poziv.

• Odprite tabelo Zgornjih in spodnjih zapisov v pogledu podatkovnega lista.

Dejanje ali dogodek je blokirano zaradi onemogočenega načina.

Če se prikaže to sporočilo, izvedite te korake:

• Izberite Omogoči to vsebino in kliknite V redu.

• Znova zaženite svojo poizvedbo.

Na vrh strani