KB 850751 – informacije o nastavitvi za program Electronic Reconcile Format Configurator

Vsebina TechKnowledge

POVZETEK

V tem članku so informacije o nastavitvi programa Electronic Reconcile Configurator.


VEČ INFORMACIJ


General Setup for Electronic Reconcile Format Configurator

Postopek nastavitve programa Format Configurator v programu Electronic Reconcile je zelo dolg, s spodnjimi podrobnimi koraki pa boste poenostavili nastavitev. Preden nastavite program Konfiguracija oblike, morate imeti natisnjeno kopijo specifikacij oblike zapisa datoteke za prenos iz banke. Ker se oblike zapisov banke močno razlikujejo, se obrnite na svojo banko in zahtevajte te specifikacije za obliko zapisa datoteke. Specifikacije oblike bodo vsebovale podrobnosti o vsakem polju, ki ga želite prenesti, in vrednosti vseh ustreznih kod za banko. Te informacije so potrebne za nastavitev programa Format Configurator, saj se posamezne banke razlikujejo in ni na voljo standardne oblike zapisa za vnos.


Electronic Reconcile Format Configurator (Rutine | Finančni | Electronic Reconcile | Configurator:


1. razdelek – Vnesite informacije o obliki

Bank Format – polje Bank Format je identifikator za vašo obliko zapisa. Vnesite enolično ime za to obliko zapisa, vendar je običajno to ime vaše banke.

Opis – to je obvezno polje. Vnesite dodaten opis oblike zapisa banke. 

Oblika zapisa datoteke – upoštevajte spodnja navodila za različico, ki jo uporabljate:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 in starejše različice – polje Oblika zapisa datoteke lahko izberete na spustnem seznamu kot Nespremenljivo polje, Ločeno z vejico ali Ločeno s tabulaci. Banka določi, katero možnost boste izbrali na seznamu. Če v specifikacijah oblike zapisa ni navedene oblike zapisa, ki bi jo uporabili, se morate zato obrnite na njih.

-Microsoft Dynamics GP 2013 – polje Oblika zapisa datoteke ima možnost BAI ali Uporabniško določeno. Če uporabljate obliko zapisa inštituta Bank Administration Institute, izberite BAI. Za vse druge oblike/bank izberite Uporabniško določeno. V polju Vrsta datoteke lahko izberete Nespremenljivo polje, Ločeno z vejico ali Ločeno s tabulati, kot je določeno v vaši banki.



Možnost Uporabi kode stanja je označena le, če vaša banka uporablja kode stanj za dodatno določanje kod transakcij. Te podatke določi tudi vsaka banka. Če torej specifikacije oblike zapisa niso navedene, če vaša banka uporablja kode stanj, se obrnite na banko. (Ta se ne uporablja pogosto.)

Identifikator vrste zapisa – identifikator vrste zapisa vsebuje polji »Začetni položaj« in »Končni položaj«, če uporabljate obliko zapisa Nespremenljivo polje in polje Številka polja, če uporabljate obliki zapisa datoteke, ločene z vejico ali s tabulatorjem. Sistem bo na tem mestu moral iskati v vrstici, da določi, katera vrsta vrstice (glava, noga ali podrobnosti) je to. Če banka ne uporablja kode vrste zapisa, lahko improvizirate tako, da izberete nespremenljivo vrednost v datoteki.

-Nespremenljivo polje – Vnesite začetni in končni položaj polja, ki bo vsebovalo vrednost za kodo vrste zapisa banke (Koda vrste zapisa banke je vnesena v razdelek 2).

-Ločeno z vejico ali Ločeno s tabulaci – Vnesite številko polja, ki vsebuje kodo vrste zapisa iz banke (Koda vrste zapisa, ki jo je sklenila banka, je vnesena v razdelek 2).

Ko je razdelek 1 dokončan, shranite obliko, preden začnete uporabljati razdelek 2 okna Konfiguracija oblike elektronskega usklajenega programa.


Section 2 - Enter Record Types


Opomba Določiti boste morali le vrste zapisov, ki so pomembne za electronic Reconcile. Če je odsek v specifikacijah banke označen kot izbiren, vam ga ni treba nastaviti v programu Format Configurator. Vrsta podrobnosti zapisa je vedno zahtevani odsek v specifikacijah banke.


ID banke – ID banke bo privzeto na voljo v razdelku 1, takoj ko se s tabulatorom vnesete v polje Record Type (Vrsta zapisa) v drugem stolpcu. Tega polja ni mogoče spreminjati ali urejati.

Vrsta zapisa – polje »Vrsta zapisa« lahko izberete na spustnem seznamu kot »Glava« »Podrobnosti« ali »Noga«. Za vse oblike zapisov bank je zahtevana vrsta podrobnosti zapisa, vendar sta vrsti zapisov v glavi in nogi morda izbirni. Vsako vrsto zapisov lahko nastavite le enkrat, saj več glav ali nog ni na voljo.

Record Type Code from Bank - The Record Type Code from Bank field is defined in your bank'sspecifications. To polje mora biti enoličen in konstantni identifikator za obliko zapisa, da se lahko ujema z informacijami v vrsti zapisa s podrobnostmi. To je najpomembnejše polje pri nastavitvi programa Format Configurator za pravilno ujemanje prenosne datoteke s spravo.  (Identifikator vrste zapisa sistemu pove, v katerem stolpcu naj si ogleda, kakšna vrsta vrstice je, nato pa naj si ogleda vrednost v polju Koda vrste zapisa iz polja »Banka« in prebere, ali gre za vrstico z glavo, podrobnostmi ali nogo.)


# od polj – število polj označuje, koliko polj je treba določiti v razdelku 3. Vnesite število polj v vrstici za vrsto zapisa, ki jo želite določiti. Te podatke je treba vnesti za vsako vrsto zapisa, ki je potrebna v specifikacijah banke.



Section 3 - Enter Field Information

Ko kliknete vrsto zapisa v razdelku 2, bo ustrezno število polj prikazano v razdelku 3. 

Record Type (Vrsta zapisa) – polje Record Type (Vrsta zapisa) v levem stolpcu razdelka 3 bo privzeto privzeto, ko v razdelku 2 izberete Record Type (Vrsta zapisa).

# – Številno polje bo privzeto vneseno s številom polj, ki ste jih vnesli v razdelek 2. 

Vrsta polja – polje Vrsta polja se uporablja za določanje vsakega ustreznega polja za vsako vrsto zapisa. Na spustnem seznamu izberite Vrsta polja, ki vključuje možnosti za kupci, datume in količine. Če natančno ime polja iz specifikacije vaše banke ni prikazano na seznamu, boste morda morali izbrati možnost, ki je podobna, ali pa uporabiti možnost Polnilo/Prezri. Prav tako morate določiti le relevantna polja, kar je najpomembneje: Številke kupca, Preveri številke, Preveri datume, Preveri zneske, Kode transakcij, Kode vrst zapisov itd.

Opomba Tako kot pri vrstah zapisov boste morali določiti le polja, ki so pomembna za electronic reconcile. Če obstaja polje v specifikacijah banke, ki ga ni mogoče določiti z obstoječo vrsto zapisa ali ga ni treba določiti, uporabite možnost Zapolni/Prezri. 


Oblika – polje Oblika določa vrsto oblike zapisa izhoda za določena polja. Oblike morate nastaviti le za Vrste polj, ki vsebujejo datume ali valutno količino, saj so to le možnosti za Oblike. Za besedilo ali niz ni na voljo nobene možnosti. Če polje ni datum ali znesek valute, pustite polje Oblika prazno. Polji Iz in Do se uporabita za vnos znakov v polje. Vnesite mesto začetnega in končnega znaka za vsako polje v vsaki vrsti zapisa. Polji Od in Do morate vnesti, če uporabljate obliko zapisa datoteke nespremenljivega polja. Če torej uporabljate obliki zapisa datoteke, ločene s tabulatorje ali datoteke, ločene z vejico, lahko pustite ta polja kot nič.

Kode transakcij (vnos kod – vnos kod transakcij)

Medtem ko je še vedno v oknu Configurator oblike Electronic Reconcile, pojdite v okno Vnos kod transakcij skozi pot, ki je navedena zgoraj v zgornji menijski vrstici. Če še niste določili kod za transakcijo, se bo v poročilu o napaki prikaže sporočilo »Ujemanje vrste zapisa ni bilo najdeno«. 

Kode transakcij identificirajo vrsto transakcije, ki jo vsaka vrstica s podrobnostmi predstavlja. Za pravilno delovanje funkcije Electronic Reconcile potrebujete kodo transakcije v konfigurirani obliki zapisa banke. Za uporabo storitve Electronic Reconcile morate določiti kode transakcij ali kode vrste zapisov. Te kode morajo prihajati iz banke in morajo biti navedene na seznamu specifikacij banke.


Vrsta transakcije – s poljem Vrsta transakcije določite vsako od različnih vrst transakcij, ki so prikazane v specifikacijah vaše banke. Na seznamu izberite Vrsto transakcije, da se ujemate s specifikacijami vaše banke ali da jo natančno ujemate. Upoštevajte, da so trenutno podprte le možnosti na seznamu. Možnosti, ki se bosta ujemali z uporabo funkcije Electronic Reconcile, sta možnosti Plačilo s ček in Polog Počiščeno.

Opomba: V programu Microsoft Dynamics GP 2013 so dodane tudi možnosti za prenos dobropisa in obremenitve s prenosom in bodo elektronsko ujemajo v elektronski komunikaciji v storitvi Electronic Reconcile. Vendar pa morate vnesti kode vrste bančnih transakcij, kot jih določa vaša banka. Dodatna funkcionalnost v programu Microsoft Dynamics GP 2013 omogoča tudi več kod vrst transakcij za vsako vrsto transakcije.


Koda vrste transakcije – polje Koda vrste transakcije se uporabi za vnos vrednosti za vsako vrsto transakcije, ta vrednost pa se vam poda kot del specifikacij datoteke vaše banke. Vnesite vrednost Koda vrste transakcije, ki ustreza izbrani vrsti transakcije. Te informacije morajo prihajati iz banke in jih ni mogoče improvizirati, če niso na voljo v specifikacijah banke.

Račun za G/L – polje »Račun G/L« je na voljo le za te vrste transakcij: prihodki obresti, drugi prihodki, drugi stroški in stroški storitve. Vnesite številko kupca G/L kupca s splošno glavnino kupca za prilagoditev, ki bo ustvarjena. Electronic Reconcile bo samodejno ustvaril prilagoditve za te vrste transakcij, če so prikazane v preneseni datoteki z vaše banke.

Note The Interest Income, Other Income, Other Expense, and Service Charge transaction types do not electronically match, and instead will create Adjustment entries on the reconciliation. (Kliknite gumb Prilagoditve v oknu Izberite bančne transakcije). 

Opis računa – polje Opis kupca bo privzeto prikazano z opisom računa iz splošne glavnine in ga ni mogoče urejati.

Sklic distribucije – polje Sklic porazdelitve lahko uporabite za vnos dodatnega sklica za prilagoditev, ki bo narejena. Če želite, lahko vnesete Sklic distribucije, vendar to ni obvezno polje.

Vrsta dokumenta – polje Vrsta dokumenta bo privzeto v polju Vrsta transakcije, ki ste ga izbrali na vrhu okna za vnos kode transakcije: Prihodki obresti, Drugi prihodki, Drugi stroški ali Stroški storitve. Tega polja ni mogoče spremeniti, razen če se vnesete nazaj in spremenite polje Vrsta transakcije.

Določanje kod stanja – gumb Določi kode stanj je na voljo le, če ste v oknu Konfiguracija oblike elektronskega orodja Reconcile označili možnost Uporablja kode stanj. Možnost Določi kode stanja je na voljo le za nekatere vrste transakcij: Možnost Plačano in Počiščeno. Ko izberete eno od teh 2 vrst transakcij, izberite gumb Določi kode stanja, da se podržite v oknu Vnos kod stanja. Tukaj izberete: Plačljivi čeki, Ček negativ, Ustavi plačilo ali Ustavi negativ plačila za vrsto stanja in vnesite ustrezno kodo stanja iz specifikacij banke. Tudi te informacije morajo biti dostavljene z vaše banke in jih ni mogoče improvizirati ali pa electronic Reconcile ne bo delovala pravilno.



Posebne opombe, ki si jih je treba zapomniti pri nastavljanju upElectronic Reconcile:

• Preden nastavite program Electronic Reconcile Format Configurator, morate imeti izpis specifikacij oblike zapisa datoteke iz banke.

• Vsaka banka je drugačna. Zato ne morete slediti eni standardni obliki zapisa za vse bank.

• Če odprete datoteko .TXT ali .CSV s Beležnica, sistem po navadi ne prebere nobenih informacij po položaju 245. Prepričajte se, da so vsa zahtevana polja, ki jih želite preslikati, v prvem delu vrstice, če je v vaših vrsticah več kot 245 znakov. Podatki po letu 245 bodo prebrani kot nova vrstica in bodo v poročilu o napaki »Neprocesni zapis podatkov« prikazani kot »Ujemanje vrste zapisa ni bilo mogoče najti: Vrsta zapisa = «, ker je ni. To bi bilo sprejemljivo, če ni potrebno nobeno polje za položajem 245. Če obstajajo polja, ki jih potrebujete, se obrnite na svojo banko, da si ogledate, ali lahko znova konfigurirajo datoteko tako, da je manjša in ne sme biti večja od 245 znakov.

• Program Electronic Reconcile Format Configurator je treba nastavitvijo le enkrat, ko začnete uporabljati electronic reconcile, nato pa še naprej prenašate . BAI, .TXT ali .CSV iz banke, da se ujemajo s tem konfiguriranjem oblike.

• Ta polja morajo biti na voljo v obliki zapisa banke: Koda transakcije, Številka kupca, Preveri/serijska številka, Znesek transakcije, Koda vrste zapisa in Datum počiščene banke. Če oblika zapisa uporablja kode stanja, mora biti v konfiguraciji tudi koda stanja transakcije.

• Če ste pisali skozi postopek Electronic Reconcile in nobena transakcija ni označena kot izklopljena v modulu Bank Reconciliation, verjetno nekaj ni pravilno nastavljeno v programu Electronic Reconcile Format Configurator. Najpogostejše sporočilo o napaki, ki bo prejeto, je napaka»Ujemanje vrste zapisa ni bilo najdeno« v poročilu »Neobranjeni zapisi«, ki se natisne, ko jo prenesete.  To običajno pomeni, da koda v transakciji ni nastavljena v vnosu kod.

• Če poskusite znova prenesti datoteko .txt iz banke, boste prejeli sporočila o napakah »Podvojeno«, ker sistem transakcije vidi kot podvojene, namesto da samo prenaša nove transakcije. (Počistite prejšnji prenos z ID-jem za prenos (polje MEARLDID) v tabelah ME142806 in ME142807.)

• Če poskušate izbrisati reconcile in znova vnesti informacije, potem ko ste iz banke že prenesli datoteko .txt, boste prejeli sporočila o napakah »Podvojeno«, ker sistem transakcije vidi kot dvojnike.

• Prepričajte se, da je številka bančnega računa enolična za čekovno knjigo, ki je nastavljena z vrstico Electronic Reconcile. Če številko bančnega računa uporabite v več čekovnih knjigah, electronic Reconcile ne bo mogel najti čekovne knjige in prejeli boste sporočilo, da številka bančnega računa ni nastavljena.

• V oknu Vnos kod v konfiguriralniku so vrste, ki se bodo samodejno ujemali: Plačilo, Polog, Počiščeno, Debetno in Dobropis za prenos.

• Te vrste prilagoditev ustvarijo transakcijo za prilagoditev'v oknu Reconciliation Bank Adjustments (gumb): (Na primer »obresti« ali »znesek za plačilo« na bančnem izpisku ne bi bilo v gp (torej nič ni za ujemanje), zato potrebujete sistem, da rezervirate popravek/vnos v dnevnik v GP za te vrste.)

  • Prihodki od obresti

  • Drugi prihodki

  • Drugi stroški

  • Strošek storitve

• V programu configurator ni na voljo nobene vrste, ki bi se samodejno ujemala s prilagoditvijo increase, zmanjšanjem prilagoditve ali dvigom v oknu za vnos bančne transakcije v gp. Te vrste so za prilagoditve v gp za elemente, ki jih ne pričakujete na bančnem izpisku. Te vrste morate ročno označiti kot počiščene v oknu za usklajevanje.

• Preverjanja se bodo ujemala s poljem Check Amount in Check Number. Pologi bodo ujemajo z datumi pologov in pologov (v privzetem 8-dnevnem obsegu, vendar lahko to preglasite, ko ste pozvani, da spremenite dnevni obseg.) Če želite več informacij o pogojih za samodejno ujemanje, glejte KB 851279.

• Datum počistitve banke lahko vpliva na ujemajoči se proces. GP bo počistil le preverjanja, v katerih je datum »Bank Cleared date» PO datumu preverjanja izdaje v gp. GP ne bi počistil preverjanja na datum, ki je pred datumom, ko je bil dejansko izdan v gp.

• GP prezre vodilne ničle pri preveritve v ujemajoče se postopku in dejansko odstrani potrditvene številke pri uvozu. Vodilne ničle ne bodo vplivale na postopek ujemanja za potrditveno številko. GP lahko primerja potrditveno številko, ne glede na morebitne vodilne ničle.

• S Beležnica lahko odprete datoteke, saj lahko samodejno oblikovanje v Excel traku vodilne ničle.  Vodilneničle niso pomembne pri čeki, vendar so pomembne za datume. Če se datumi ne uvozijo pravilno, to pomeni, da se oblika datuma v konfiguriralniku ne ujema s tem, kar je v datoteki, oziroma da v datoteki manjkajo vodilne ničle v datumu.  Če je konfiguriranje preslikano za uporabo MMDDYYYY, mora imeti vaša datoteka na primer 08152017.  Če pa imate MM/DD/LL, mora biti datoteka 08/15/17.  Oblika datuma bi se morala natančno ujemati.

• Ko vnesete datoteko, vnesite izbirno potrditveno številko.  Preverjanja se uvozijo po tem, ko vnesete potrditveno številko.

• Če vsak dan odnesnete datoteko, jo uskladite, preden jo odneste v datoteko naslednjega dne.  Sistem se bo samodejno ujemal le z zadnjo datoteko, ki ste jo vneli.  Če torej najprej uvozite 5 dnevnih datotek in nato uskladite 1. dan, se ta samodejno ujema, vendar ko poskusite uskladiti 2. dan, se ne bo samodejno ujemal.  Če želite, da se datoteka samodejno ujema, morate znova v datoteko za 2. dan znova odpreti.

• Če se datum uvozi kot vse ničle ali 00/00/0000, v konfiguriralniku namesto polja »Datum transakcije« preslikate polje »Datum transakcije«.

• Če se datum uvozi v obliki zapisa scrambled, se oblika datuma v konfiguriralniku ne ujema z obliko zapisa datuma v bančni datoteki.  Preverite, ali je v datoteki banke MMDDYYYY, da ste v konfiguraciji izbrali enako obliko zapisa, da natančno ustreza.  Prav tako poskrbite, da uporabnik ni odprl datoteke v datoteki Excel in da so bile vodilne ničle na MM ali DD izpuščene.  Če je tako, odprite datoteko Beležnica in dodajte vodilne ničle nazaj na datum in jo znova uvozite.  S Beležnica odpirajte bančne datoteke in ne Excel.

• Če želite več informacij o tem, kako se transakcije ujemajo, glejte KB 851279.

Ta članek je bil TechKnowledge DOCUMENT ID:19396