KB – postopki za zapiranje ob koncu leta za analitično računovodstvo v gp za Microsoft Dynamics

1. KORAK: UGOTOVITE, ALI FINANČNE POROČILA UPORABLJAJO TABELE AA:

Preden zaprete GL ali naredite kakšen korak v tem članku, zaženite finančno poročilo, ki ga po navadi vodite za usklajevanje s stanjem preskusne različice GL. Na podlagi tega, kar ste našli, sledite ustreznemu načinu:

-METHOD 1 - IF CORRECT: If your Financial reports are correct and match GL, then you may proceed with steps 2-8 in this article, still be completed so to still be completed so you do not get any AA errors during the GL year close process.

Opomba: Če uporabljate sistem poročanja, ki bere le neposredno iz tabel z GL (kot je podedovani ponudnik v programu Reporter za upravljanje med branjem od podjetja GL ali drugega orodja za poročanje)], lahko nadaljujete z 2. korakom, saj podatki storitve AA ne vplivajo na finančno poročanje.


-METHOD 2 - IF NOT CORRECT: Če pa vaša poročila o dejavnostih niso pravilna, je to največkrat zaradi tabel AA, ki so v uporabi, in podatkov storitve AA, ki se ne ujemajo s podatki GL. Če želite preveriti podatke AA, morate najprej zagnati skripte storitve SQL, ki so na voljo v kb 2910626, poleg ostalih korakov v tem članku.  

Opomba: Data Reporter in Management Reporter bere tabele AA (in GL), ali pa lahko ponudnik podedovanih storitev, ki se uporablja pri reporterju za upravljanje, bere od podjetja AA.

Koraki za 2. način:

a.) Najprej zaženite vse skripte v KB 2910626, da preverite podatke AA s podatki GL.   

Financial Reports from Management Reporter do not match the General Ledger Trial Balance Reports in Microsoft Dynamics GP
http://support.microsoft.com/help/2910626

b.) Ko do zaključite korake iz zbirke znanja KB 2910626, se vrnite nazaj v to članku zbirke znanja in nadaljujte s preostalimi koraki, ki so navedeni spodaj. (Upoštevajte, da sta 2. in 4. korak tudi v KB 2910626, vendar priporočamo, da to znova preverite, saj ne bi smeli vrniti nobenih rezultatov, če ste že popravili te podatke.)

2. KORAK: PREVERJANJE PODATKOV AA ZA PREKRIVAJOČE SE LETA

Zaženite te skripte, da se prepričate, da se ne prekrivajo leta v tabeli AAG30000 Odpri s tabelo AAG40000 zgodovinskih tabel. Vsako razlikovalno leto mora obstajati le v eni ali drugi tabeli, ne pa v obeh.

select distinct(YEAR1) from AAG30000

select distinct(YEAR1) from AAG40000

-Če v obeh tabelah najdete leta, ki se prekrivajo, je priporočljivo, da odprete dogodek podpore za pomoč. Primer podpore je rezerviran, ker je ta težava običajno ustvarjena zaradi uvoza zapisov. Če je treba popraviti podatke, se boste morda morali posvetujeti s svetovanjem, ki vam bo zaračunaval stroške.

3. KORAK: PREVERITE, ALI SE LETA MED ODPRTIMI/ZGODOVINSKIMI TABELAMI UJEMAJO Z AA/GL:

Nato se prepričajte, da so leta v tabelah AA v enakih odprtih ali zaprtih letih kot tabele z GL. Odprti tabeli AAG30000 in GL20000 bi morali imeti enaki leti. Zgodovinski tabeli AAG40000 in GL30000 pa bi morali vsebovati ista zaprta leta.

select distinct(YEAR1) from AAG30000

select distinct(OPENYEAR) from GL20000

select distinct(YEAR1)from AAG40000 order by YEAR1

select distinct(HSTYEAR) from GL30000 order by HSTYEAR

-Če v odprti tabeli AAG30000 pred letom, ki ga zaprete, najdete leta, morate narediti tudi korake za premikanje podatkov v zgodovino spodaj in premakniti podatke iz preteklega leta v zgodovino. Tabela AAG30000 mora imeti podatke le za leta, ki so trenutno odprta leta v programu GL. Če poskušate zapreti leto z GL-jem, boste pozvani s tem sporočilom:

Zato uporabite zgornje skripte, da ugotovite, ali morate zagnati KORAKE ZA PREMIK PODATKOV V ZGODOVINO, tako da lahko preprečite, da bi se zgornje sporočilo zgodilo med postopkom ob koncu leta GL.


KORAKI ZA PREMIKANJE PODATKOV V ZGODOVINO:
Ko prvič zaprete GL v različici, ki je višja od gp 10.0 s servisnim paketom SP2 ali novejšo različico (ko je AA aktivirana), boste pozvani, da premaknete podatke storitve AA v zgodovino, preden bo sistem lahko zaprl leto GL. Sistem bo preveril, ali so podatki AA v ustreznem odprtem/zgodovinskem nizu tabel AA, saj so podatki GL v odprti/zgodovinskih tabelah v GL. V tem primeru boste prejeli sporočilo, da zaženete orodje Move to History Utility za AA, preden lahko nadaljujete z zapiranjem leta GL.  (Ta rutino je treba zagnati le ENKRAT po nadgradnji na gp 10.0, nato pa vam ga nikoli več ni treba zagnati.  Naj bi bil enkratni proces. Ta pripomoček ne bo popravil podvojenih let med tabelami AA ali poškodovanimi podatki pozneje.)

Če ste leto GL (z AA aktivirali) po namestitvi servisnega paketa za različico 10.0 pozneje kot SP2 ali nadgradnji na GP 2010, ne pozabite: če ste namestili servisni paket za različico 10.0 ali če želite nadgraditi na GP 2010, se lahko prikaže sporočilo »Če želite zapreti leto, morate uskladiti transakcije in prenesti podrobnosti o prenosu v pripomoček zgodovine«. Koda je bila dodana v zaključni proces, v katerem so leta v odprtih tabelah AA primerjana s preteklimi leti v nastavitvi poslovnega obdobja podjetja. Če so v nizu tabel AAG3000X podatki AAG3000X za preteklo leto, prejmete napako. Če želite uskladiti ta leta, upoštevajte ta navodila:

1.) V meniju Microsoft Dynamics GP pokažite na Orodja ,pokažite na Pripomočki ,pokažite na Finance ,pokažite na Analitične računovodstvo innato kliknite Premakni podatke v zgodovino.

2.) Najstarejše leto bo privzeto v sistemu v odprtih tabelah AAG3000x. Premaknete se lahko le po eno leto hkrati.

3.) Izberite ustrezno možnost: Podrobnosti o transakciji prenesite v zgodovino – s to možnostjo boste premaknili zapise s podrobnostmi storitve AA iz odprtih v tabele zgodovine, vnosi BBF pa ne bodo

ustvarjeni. Zagotovite, da v tabelah AA ni vnosov BBF, sicer ne boste mogli izbrati te možnosti. Ta možnost le premakne zapise iz tabel AAG30000 v tabele AAG40000.

Usklajevanje transakcij in podrobnosti o prenosu v history – ta možnost bo premaknila zapise s podrobnostmi storitve AA iz odprtih v tabele zgodovine in ustvarila pridobivanje datotek BBF. Vendar pa morajo biti za vnose v vrstico BBF izbrane prej navedene možnosti. S to možnostjo uskladite stanje vseh kod dimenzij transakcije v zaprtem letu (ki so označene za usklajevanje) in prenesete informacije iz storitve AA v tabele zgodovine.

Opomba Usklajene bilance so posredovane v novo leto. Vnosi BBF se ustvarijo iz zaprtih let.

Samo poročilo o predogledu prenosa tiskanja – tako si boste lahko ogledoli transakcije, ki bodo premaknjene, ne da bi pri tem dejansko premaknili podatke. V poročilu o predogledu so prikazana usklajevanja, ki bodo narejena.

Opomba S to možnostjo ne spremenite podatkov.

4.) Kliknite V redu.

5.) Ta postopek ponovite za vsako "zgodovinsko" leto. (Kjer je leto v odprti tabeli AAG30000, vendar je v tabeli zgodovine GL30000. Odprt zapis AA s starim letom je treba premakniti v tabelo zgodovine AA, da se bo ujemal z ustreznim zapisom v tabeli z zgodovino GL.)

Opomba: Če znova zaženite različne letne skripte v zgornjih tabelah »STEP 3« (3. KORAK), morate imeti različna leta, da se ujemajo med odprtimi tabelami AA in GL ter zgodovinskimi tabelami AA in GL.

4. KORAK: PREVERJANJE PREKRIVAJOČIH SE ID-OV GLAV V TABELAH AA

Zaženite ta skript v zbirki podatkov podjetja in si oglejte, ali isti ID glave obstaja tudi med tabelami:

select * from AAG30000 where aaGLHdrId in (select aagLHDrId from AAG40000)

– Če najdete obe tabeli s podvojenim ID-jem glave, je priporočljivo, da odprete primer podpore za pomoč. Primer podpore je omehen. Če je treba popraviti podatke, se boste morda morali posvetujeti s svetovanjem, ki vam bo zaračunaval stroške.

Do tega bi prišlo, če bi starejšo zbirko podatkov Dynamics obnovili na vrhu trenutne zbirke podatkov Dynamics, tako da so naslednje številke, ki so na voljo in so shranjene v tabeli AAG00102 v zbirki podatkov Dynamics, znova nastavljene. Gp še naprej povečuje te vrednosti, čeprav so bile morda že uporabljene in bi povzročilo enako vrednost aaGLHdrID, uporabljeno za različne vrednosti YEAR1.

5. KORAK: POSODOBITEV VREDNOSTI AACOPYSTATUS

Nato preverite, ali je v tabeli AAG40001 nepravilna vrednost aacopystatus. Zaženite ta skript:

select count(*) from AAG40001 where aaCopyStatus<>8 

Če zgornji skript vrne rezultate, boste pred zagonom GL Year Close želeli posodobiti aaCopyStatus na »8«: (Vrednost »8« je vrednost, ki jo sprejme postopek ob koncu leta.)

update AAG40001 set aaCopyStatus=8

6. KORAK: PREGLEJTE NASTAVITEV DIMENZIJ, KI BODO VKLJUČENE V OB KONCU LETA

Z dvema korakoma spodaj vklopite možnost Podjetje, da vključite dimenzije AA v konec leta, nato pa označite posamezne dimenzije, ki jih želite vključiti v konec leta. Rezultat tega so vnosi v tabelo AAG30003 z enakim aaGLHdrID kot vnosi BBF v tabelah AAG30000/AAG30001/AAG30002. To je postopek v dveh korakih:

Če še niste zaprli splošne glavnine, upoštevajte te korake, da zagotovite, da je dimenzija pravilno označena, da je vključena v postopek zapiranja:

1. Označite možnost nastavitve, da vključite Analitično računovodstvo v konec leta tako:

   1. V meniju Microsoft Dynamics GP pokažite na Orodja ,pokažite na Nastavitev, pokažite na Podjetje ,pokažite na Računovodstvo analize innato kliknite Možnosti.

   2. S klikom potrdite potrditveno polje Vključi konec leta in kliknite V redu.
      
      
      Opomba Ta možnost je le, da omogočite funkcijo za ustvarjanje vnosov s stanjem posredovanega v dimenzijah. Podatki Analitično računovodstvo bodo še vedno premaknjeni v tabele nizov AAG40000, ko bodo glavni glavni podatki zaprti, ne glede na to, ali je ta možnost označena.

2. Dimenzije, ki bodo vključene v konec leta, označite posebej tako:

   1. V meniju Kartice pokažite na Finance, pokažite na Analitično računovodstvoin nato kliknite Dimenzija transakcije.

   2. Na seznamu Dimenzija Trx kliknite dimenzijo, ki jo želite vključiti v postopek ob koncu leta.

   3. V območju Konec leta zapiranja kliknite, da potrdite potrditveno polje Usklajevanje bilanc med zapiranjem ob koncu leta, nato pa kliknite Shrani.

   4. Ponovite koraka b in c za vsako dimenzijo, ki jo želite vključiti v postopek ob koncu leta.

Opomba: Če uporabljate mr in zgornja potrditvena polja niso označena, lahko zamudite zneske začetnih salda, če podatki dimenzije AA BBF niso bili ustvarjeni med koncem leta in če poročanje o podatkih AA.