V pogovornem oknu Zbiranje podatkov z možnostmi e-pošte si lahko ogledate in spremenite možnosti, s Access lahko obdelate odgovore na e-poštno sporočilo zbirke podatkov. Nastavitve veljajo za vse prihodnje odgovore na e-poštno sporočilo, ki je trenutno izbrano ali ustvarjeno.
Upoštevajte, da spremembe teh nastavitev ne vplivajo na odgovore, ki so že v Outlookovem nabiralniku.
Prikaz pogovornega okna
-
Odprite zbirko podatkov s sporočilom, za katerega želite spremeniti možnosti.
-
Na zavihku Zunanji podatki v skupini Zbiranje podatkov kliknite Upravljanje odgovorov.
-
V pogovornem oknu Upravljanje sporočil zbirke podatkov izberite sporočilo, za katerega želite spremeniti nastavitve, in nato kliknite Možnosti sporočila.
Nastavitve uvoza
Samodejno obdelava odgovorov in dodajanje podatkov v zbirko podatkov
S to možnostjo Access obdelate odgovore takoj, ko dosežejo vaš Microsoft Office Outlook 2007 ali Microsoft® Outlook® 2010 Prejeto. Access 2007/2010 in Outlook 2007/2010 skupaj izvažata vsebino obrazcev vsakega od odgovorov v ciljne tabele v Accessu. Če to potrditveno polje ni potrjeno, morate odgovore obdelati ročno.
Preberite več o samodejni in ročni obdelavi odgovorov
Odgovori so samodejno izvoženi iz Outlooka v Access, če so izpolnjeni ti pogoji, ko odgovori dosežejo Outlookov nabiralnik:
-
Outlook 2007 ali Outlook 2010 V računalniku mora biti nameščen Outlook 2007 ali Outlook 2010. Če se program ne izvaja, ko prispe odgovor, se obdelava začne, ko naslednjič zaženete Outlook.
-
Access 2007 ali Access 2010 V računalniku mora biti nameščen Access 2007 ali Access 2010.
-
Podatkovna zbirka Zbirka podatkov ne sme biti zaščitena z geslom in ne sme biti odprta v izključnem načinu. Ime ali mesto zbirke podatkov se ne sme spremeniti, odkar ste poslali e-poštno sporočilo.
-
Tabela in poizvedbe Imena tabel ali poizvedb, ki ste jih navedli, in lastnosti temeljnih polj se ne smejo spremeniti, odkar ste poslali e-poštno sporočilo. Če na primer spremenite podatkovni tip polja iz »Število« v »Samoštevilo«, ko pošljete sporočilo, izvoz ne uspe.
-
Dovoljenja Če želite dodati ali posodobiti vsebino temeljnih tabel in poizvedbe, potrebujete zahtevana dovoljenja.
Če eden ali več pogojev ni izpolnjenih, samodejna obdelava ne bo uspela. Odpravite težave in nato ročno izvozite odgovore, ki niso uspeli. Vsi odgovori, ki so v nabiralniku, ko odpravite težave, bodo še naprej samodejno obdelani.
Ročna obdelava Če želite nadzorovati, kateri odgovori so obdelani in kdaj so obdelani, izberite ročna obdelava. V tem primeru bodo odgovori prišli v Outlookovo mapo »Prejeto«, vendar ne bodo izvoženi v zbirko podatkov, dokler ročno ne izberete in z desno tipko miške kliknete vsak odgovor v Outlooku, nato pa za vsak odgovor kliknite Izvozi podatke v Microsoft Office Access .
Morda boste morali tudi ročno obdelati vse odgovore, ki se ne bodo obdelali samodejno. Ko odpravite težavo, ki je povzročila napako, morate ročno izvoziti vse odgovore.
Preden začnete izvoz, upoštevajte te priporočila:
-
Access 2007 ali Access 2010 V računalniku mora biti nameščen Access 2007 ali Access 2010.
-
Podatkovna zbirka Če je zbirka podatkov zaščitena z geslom, boste pozvani, da vnesete geslo, ko zaženete postopek izvoza. Poleg tega zbirka podatkov ne sme biti odprta v izključnem načinu in od trenutka, ko ste poslali e-poštno sporočilo, ni bilo mogoče spremeniti niti imena niti mesta zbirke podatkov.
-
Tabele in poizvedbe Od trenutka, ko ste poslali e-poštno sporočilo, ni mogoče spremeniti imen tabel in poizvedb, ki ste jih navedli, niti lastnosti temeljnih polj.
-
Dovoljenja Če želite dodati ali posodobiti vsebino temeljnih tabel in poizvedbe, potrebujete zahtevana dovoljenja.
Zavrzi odgovore od tistih, ki jim niste poslali sporočila
Ta možnost omogoča samodejno obdelavo le tistih odgovorov, ki so jih poslali izvirni prejemniki vašega sporočila. Odgovori drugih prejemnikov bodo shranjeni v ciljno mapo v Outlooku, vendar ne bodo samodejno obdelani. Če želite, lahko te odgovore obdelate ročno.
Sprejemanje več odgovorov posameznega prejemnika
S to možnostjo lahko prejemniki pošiljajo več odgovorov na isto e-poštno sporočilo. Če izberete to možnost, lahko vsak prejemnik večkrat odgovori na sporočilo, vsak odgovor pa je obdelan samodejno. Če te možnosti ne izberete, lahko vsak prejemnik še vedno pošlje več odgovorov, vendar je samodejno obdelan le prvi odgovor posameznega prejemnika. Vsi nadaljnji odgovori tega prejemnika bodo shranjeni v ciljno mapo v Outlooku, nato pa jih lahko obdelate ročno ali izbrišete.
Opomba: S to nastavitvijo nadzorujete le število odgovorov in ne števila zapisov v enem odgovoru, ki so obdelani. Z drugimi besedami, če pošljete obrazec programa InfoPath 2007 ali InfoPath 2010, vam bo prejemnik lahko poslal več zapisov z enim odgovorom. Access bo samodejno obdelal vse zapise v odgovoru, ker so vsi zapisi v obrazcu v enem sporočilu.
Dovoli več vrstic na odgovor
Ko za pošiljanje podatkov uporabljate InfoPathov obrazec, lahko prejemnik doda več zapisov tako, da klikne Vstavi vrstico na dnu e-poštnega sporočila. Če želite obdelati le en zapis na odgovor, počistite to potrditveno polje.
Dovoli le posodobitve obstoječih podatkov
Ko za posodobitev podatkov uporabljate InfoPathov obrazec, vam lahko prejemnik poleg posodobitev obstoječih zapisov pošlje tudi nove zapise. Če želite prejemniku preprečiti dodajanje novih zapisov z InfoPathov obrazec, potrdite to potrditveno polje.
Nastavitve za samodejno obdelavo
Število odgovorov, ki bodo obdelani
Vnesite skupno število odgovorov (od vseh prejemnikov), ki jih želite samodejno obdelati. Če želite, da so vsi odgovori samodejno obdelani, v polje z besedilom vnesite veliko vrednost. Odgovori, ki jih prejmete, ko je dosežena določena vrednost, bodo shranjeni v ciljno mapo, vendar ne bodo samodejno obdelani.
Datum in ura zaustaviti
Določite datum in čas, ko naj se samodejna obdelava odgovorov ustavi za to e-poštno sporočilo. Odgovori, prejeti po tem datumu in času, bodo shranjeni v ciljno mapo v Outlooku, vendar ne bodo samodejno obdelani.
