Upravljanje zasedenega koledarja je lahko veliko – še posebej, če so novi dogodki v sporu z obstoječimi. Kopilot vam pomaga, da ostanete organizirani tako, da samodejno preušteje osebne sestanke in srečanja v 1:1, ko pride do spora. Ta funkcija je zasnovana tako, da zmanjša ročno količino truda pri upravljanju koledarja in ohranja nemoteno delovanje vašega urnika.
Kje najti možnosti samodejnega načrtovanja
Načrtovanje z rešitvijo Copilot lahko najdete, ko ustvarite dogodek v novem Outlooku za Windows, Outlook v spletu ali koledarju storitve Microsoft 365 v aplikaciji Microsoft Teams.
-
Ustvarite nov dogodek ali odprite obstoječi dogodek. Podprti so tako ponavljajoči se nizi kot enkratni dogodki.
-
Vklopite samodejno načrtovanje z rešitvijo Copilot, da bo Copilot lahko upravljal dogodek.
-
Neobvezno:Če želite dodati dodatne nastavitve, ki bodo kopilotu Kopilotu pomagale poiskati boljše nadomestne možnosti pri načrtovanju, izberite prikazane nastavitve načrtovanja.
Opomba: To možnost lahko omogoči le organizator srečanja. Udeleženci srečanja ne bodo videli možnosti, da prosijo Copilota, da samodejno prerazporedi termin.
Razumevanje, kateri sprožilci prerazporejajo
Kopilot bo samodejno prerazporedil upravljani dogodek, če:
-
Sprejmete novo srečanje, ki se zgodi hkrati.
-
Načrtujte ali prerazporedite nov dogodek ob istem času.
Opomba: Pri ocenjevanju sporov bodo obravnavani le dogodki s stanjem Zaseden ali Odsoti.
Kako boste obveščeni
Obvestila o spremembah dogodkov bodo prikazana v Outlookovem viru dejavnosti in bodo vključevala:
-
Dogodek je bil uspešno znova načrtovanje.
-
Dogodka ni bilo mogoče znova razporediti v skladu z vašimi nastavitvami.
-
Dogodek se je spremenil in ga ni več mogoče samodejno znova razporediti (če je na primer v srečanje dodan drugi udeleženec).
V prihodnosti bo Kopilot pošiljal tudi e-poštna sporočila za pomembna obvestila.
Druge opombe
Udeleženec zavrne upravljano srečanje v 1:1
Kopilot ne bo prerazporedil upravljanega dogodka, če gre za srečanje ob 1:1 in udeleženec je zavrnil upravljano srečanje. Kopilot ne ve, ali zavrnitev udeleženca pomeni, da je treba srečanje preklicati ali znova razporediti. V prihodnosti bo Kopilot samodejno sprejel nove časovne predloge udeležencev.
Nevnekate spremembe srečanja v klasičnem Outlooku za Windows
V klasičnem Outlooku za Windows lahko organizatorji spremenijo srečanje, vendar ne pošiljajo teh posodobitev udeležencem. Če pogosto uporabljate to funkcijo, priporočamo, da funkcije samodejnega načrtovanja ne uporabljate pri copilotu. Če upravljano srečanje spremenite, vendar ga ne pošljete, bodo te spremembe poslane udeležencem, če Kopilot zazna spor in posodobi srečanje.
Sobe, dodane v srečanje:
Konferenčne sobe ne štejejo kot udeleženci srečanja. Če ustvarite srečanje z enim uporabnikom in dodate dve konferenčni sobi, Copilot še vedno meni, da gre za srečanje ob 1:1. Tudi zavrnitev sobe ne vpliva na samodejno načrtovanje – če želite, da Kopilot samodejno najde drugo sobo, če trenutna soba zavrne, priporočamo, da omogočite samodejno rezervacijo sobe.
Scenariji, ki vplivajo na samodejno načrtovanje
Spremembe dogodkov, ki storitvi Copilot preprečujejo samodejno prerazporejevanja
Če se zgodi kaj od naslednjega, vam bo Kopilot preprečil samodejno načrtovanje. Če je dogodek že upravljani, bo kopilot prenehal upravljati vaše srečanje in o tej spremembi komuniciral v Viru dejavnosti v Outlooku.
-
Dodajanje več udeležencev.
-
Načrtovanje dogodka s trajanjem, ki je daljše od 5 ur.
-
Načrtovanje celodnevnega dogodka.
-
Načrtovanje dogodka s ponavljanjem, ki je daljše od mesečnega, na primer četrtletnega ali 1 leta.
-
Načrtovanje ponavljajočega se srečanja na določen datum v mesecu.
-
Načrtovanje dogodka v sekundarnem koledarju.
-
Udeleženec zavrne upravljano srečanje ob 1:1.
Drugi razlogi, zakaj kopilot ne bo več samodejno načrtovanje
Kopilot bo prenehal upravljati srečanje, če izpolnjuje določene pogoje, ki kažejo, da ni primerno za samodejno upravljanje.
-
Ni razpoložljivih časov. Prišlo je do spora, vendar tudi po 5 poskusih v nekaj dneh kopilot ne more najti nadomestnega časa za dogodek.
-
Dosežena je omejitev načrtovanja. Dogodek je bil znova načrtovanje 5-krat. To pomeni, da dogodek morda ni prioriteta, zato nadaljevanje morda ne bo najboljši rezultat tega dogodka.
Urejanje primerka v možnostih vnovičnega načrtovanja za ponavljajoče se nize
Če je samodejno načrtovanje onemogočeno za niz, ga ni mogoče omogočiti za en primerek.
Če je za niz omogočeno samodejno načrtovanje, ga lahko onemogočite za en primerek, ne morete pa spremeniti nastavitev za vnovično načrtovanje.
Koledarji v skupni rabi in samodejno načrtovanje
Medtem ko je samodejno načrtovanje omogočeno za krog ciljane izdaje, pooblaščenci ne bodo mogli ustvariti upravljanih dogodkov v koledarju v skupni rabi ali spreminjati nastavitev za obstoječi upravljani dogodek. Pooblaščenci prav tako ne bodo prejeli obvestil o upravljanih dogodkih. Pooblaščenci in koledarji v skupni rabi bodo po pričakovanjih podprti, ko samodejno načrtovanje v storitvi Copilot doseže splošno razpoložljivost.
