Upravljanje zasedenega koledarja je lahko veliko, še posebej, če so dohodni novi dogodki v sporu z obstoječimi. Kopilot lahko prerazporedi osebne sestanke in sestanke ob 1:1 (srečanja z vas in drugo osebo), če pride do sporov, s čimer zmanjša ročno prizadevanje, ki ga morate vnesti, da bo vaš urnik potekalo nemoteno.
Nadzor je v vasi
Sami določite datume in ure, ki so sprejemljivi, če mora Kopilot prerazporediti naročnino namesto vas, in kadar koli lahko preverite, kaj je Copilot znova razporedil v Outlookovem podoknu z obvestili. E-poštna obvestila bodo kmalu na voljo tudi za vas. In kot vedno lahko kadarkoli spremenite datum in uro za svoje dogodke v koledarju.
Vklopite možnost Samodejno prerazporedi s storitvijo Copilot
Ko uporabljate novi Outlook za Windows, Outlook v spletu ali Microsoft 36 Calendar 5 v aplikaciji Microsoft Teams, lahko kopilot samodejno prerazporedi dogodke ali nize.
-
Ustvarite nov dogodek ali niz ali odprite obstoječi dogodek ali niz.
-
Vklopite Če pride do sporov, naj Copilot prerazporedi ta dogodek.
-
Izberite sprejemljive dneve in čase, da poiščete najboljše nadomestne možnosti, če mora Kopilot znova razporediti naročnino (ta korak je izbiren, vendar boste dobili boljše rezultate, če boste izbrali dneve in ure).
Nekaj stvari, ki jih morate vedeti o samodejnem vnovičnem načrtovanju in nizih
Če ustvarite novo serijo in je samodejno načrtovanje z rešitvijo Copilot izklopljeno, ga pozneje ne morete vklopiti za en primerek niza.
Če ustvarite novo serijo in vklopite samodejno načrtovanje s storitvijo Copilot, lahko to možnost izklopite za en primerek pozneje, ne morete pa spremeniti sprejemljivih dni in ur za en primerek.
Kopilot bo prerazporedil le, če se spori zgodijo pozneje
Kopilot bo samodejno prerazporedil vaš dogodek na podlagi vaših sprejemljivih dni in časov le, če:
-
Sprejmete nov dogodek, ki se zgodi hkrati.
-
Načrtujte ali prerazporedite nov dogodek ob istem času.
V nasprotnem primeru bo vaš dogodek ostal na prvotnih danih in časih.
Opomba: Pri ocenjevanju sporov bodo obravnavani le dogodki s stanjem Zaseden ali Odsoti. To pomeni, da če je na koledarju prišlo do spora z dogodkom, za katerega je vklopljeno samodejno načrtovanje z rešitvijo Copilot, vendar je vaše stanje srečanja v sporu nastavljeno na Pogojno, Copilot ne bo znova razporedil urnika.
Če si želite ogledati, kaj je copilot znova razporedil, preverite Outlookovo podokno z obvestili
Obvestila o spremembah vaših dogodkov bodo prikazana v Outlookovem podoknu z obvestili in bodo vključevala:
-
Dogodek je bil uspešno znova načrtovanje.
-
Dogodka ni bilo mogoče znova razporediti v skladu z vašimi nastavitvami.
-
Dogodek se je spremenil in ga ni več mogoče samodejno znova razporediti (če je na primer v dogodek dodanih več oseb pozneje).
V prihodnosti bo Kopilot pošiljal tudi e-poštna sporočila za pomembna obvestila.
Nastavitve obvestil lahko upravljate v nastavitvah Outlooka.
Scenariji, ki vplivajo na samodejno načrtovanje
Namig: V vseh teh primerih boste vedeli, kaj se dogaja z informacijami v Outlookovem podoknu z obvestili.
Če se zgodi kaj od tega, vam Kopilot ne bo mogel znova razporediti naročnine. Če je bilo samodejno načrtovanje že omogočeno, vas bo Kopilot obvestil, da ne upravlja več srečanja namesto vas.
-
Dodanih je več udeležencev ali pa je srečanje posredovano dodatnim udeležencem. Konferenčne sobe ne štejejo kot udeleženci.
-
Dogodek je daljši od 5 ur, vključno z celodnevni dogodki.
-
Niz je načrtovan tako, da se ponavlja manj pogosto kot mesečno (na primer vsakih 2 meseca).
-
Niz je načrtovan na določen datum v mesecu (na primer 3. dan v mesecu).
-
Dogodek ali niz je načrtovan v sekundarnem koledarju ali koledarju v skupni rabi.
-
Dogodek ali niz je nastavljen tako, da je prikazan kot Odsod
-
Udeleženec zavrne vaše srečanje ob 1:1. Kopilot ne ve, ali zavrnitev udeleženca pomeni, da je treba srečanje preklicati ali znova razporediti. V prihodnosti bo Kopilot samodejno sprejel nove časovne predloge udeležencev.
-
Dogodek ali niz ni dovolj dober, ker:
-
Časi niso na voljo (Kopilot je petkrat poskušal najti čas in ga ni mogel).
-
Dosežena je omejitev vnovičnega načrtovanja (dogodek je bil samodejno znova razporedil petkrat, kar pomeni, da verjetno ni prioriteta in vnovično načrtovanje morda ni prava rešitev).
-
Pogosta vprašanja
Kaj vidijo udeleženci, ko Kopilot samodejno znova odpre napravo?
Trenutno udeleženci ne bodo vedeli, da je Copilot znova razporedil srečanje. Prejemniki prejmejo običajno sporočilo s posodobitvijo srečanja, kot da ste spremenili čas srečanja. Aktivno razmišljamo o tem, kako bi to izboljšali, zato nam pošljite predloge prek pomoči > povratne informacije.
Kako kopilot izbere čas za vnovično uporabo, če je čas večkrat brezplačen?
Kopilot izbere razpoložljiv čas, ki je najbližji izvirnemu času srečanja v dneh in časih, ki ste jih navedli kot sprejemljive nadomestne možnosti.
Ali bo udeleženec prejel posodobitev, če omogočim to možnost za srečanje, vendar ne spremenim ničesar drugega?
Če omogočite samodejno načrtovanje s kopilotom za obstoječe srečanje in ne naredite nobenih drugih sprememb, udeleženec ne bo prejel sporočila o posodobitvi srečanja. Posodobili bomo izkušnjo, tako da bo gumb obrazca dogodka v tem scenariju označen kot »Shrani« in ne trenutna oznaka »Pošlji«.
