Kako lahko vidite, ali je projekt v proračunu? S sledenjem stroškov v Project. Uporabite Project za primerjavo izvirnih ocen stroškov, dejanskih stroškov, predvidenih stroškov in ogled odmikov med stroški kadar koli in na poljubni ravni podrobnosti.
V tem članku
Kakšen je postopek sledenja stroška?
Če želite najbolje spremljati stroške, najprej ustvarite proračun tako, da ustvarite in vnesete vrednosti stroškov za predvidene vire, ki so dodeljeni opravilo povzetka projekta. Nato lahko določite druge vire in stroške opravila, ki jim želite slediti, in jih izmerite glede na predvidene vire. Vnesete lahko plačilne postavke, stroške na uporabo in fiksne stroške za opravila, viri in, če je potrebno, dodelitve. Nato določite predvideno delo ali trajanje za opravila in dodelite vire opravilom.
Le ko so vsi ti koraki dokončani, Project izračuna skupne predvidene stroške projekta. Nato boste morda želeli natančneje določiti ocene. Ko končate, lahko razvrstite in združite vse vire ter jih primerjate s predvidenimi stroški. Nastavite lahko tudi osnovni načrt s predvidenimi stroški in ga uporabite za primerjavo z dejanskimi stroški med napredovanjem projekta.
Ko se projekt začne, posodobite napredovanje opravila – količino dokončanega dela v opravilih ali odstotek dokončanih opravil. Project izračuna stroške glede na napredovanje opravila.
Opomba: Izberete lahko tudi, da želite izklopiti samodejno izračunavanje stroškov in poleg napredovanja opravila vnesti tudi dejanske stroške.
Če dejanske stroške dokončanega dela združite s predvidenimi preostalo delo, Project načrtovane (predvidene) stroške. Pomembno je, da izračuna razliko med načrtovanimi stroški in stroški po osnovnem načrtu. Ta razlika ali odmik stroškov vam pove, ali je projekt v proračunu.
Preprosto sledenje stroškom lahko izvedete tako, da si ogledate dejanske in načrtovane (načrtovane) stroške za opravila, vire, dodelitve in projekt.
Če ste ustvarili proračun po osnovnem načrtu, lahko izvedete obsežnejše sledenje tako, da primerjate dejanske in načrtovane stroške glede na stroške po osnovnem načrtu.
Če želite ugotoviti, ali ste pri proračunu ali ne, si lahko ogledate odmike stroškov med načrtovanimi stroški in stroški po osnovnem načrtu. Če je na primer opravilo predvideno za strošek 50 $, vendar je opravilo dokončano na pol poti in že stane 35 $, je načrtovani strošek 60 $ (dejanski stroški v višini 35 $ do datuma ter pričakovani stroški 25 $ za preostalo delo v opravilu). Odmik stroškov je 10 $ (60 $ dejanskih stroškov minus 50 $ predvidenih stroškov).
Če redno spremljate odmike stroškov, lahko z ukrepi poskrbite, da projekt ne bo več v skladu s proračunom.
Opomba: Odmike stroškov si lahko ogledate le, če ste vnesli začetne stroške in shranili osnovni načrt. Če na primer niste vnesli plačilne postavke za vir, preden ste shranili osnovni načrt, si ne boste mogli ogledati odmikov stroškov za ta vir.
Mi lahko daste primer sledenja stroška?
V načrt projekta lahko vnesete opravilo z imenom »Preizkusi program« in opravilu dodelite najemnika pogodbe v višini $40 na uro (predpostavimo, da je plačilo odjemalca edini prispevek k strošku opravila). Vnesete trajanje 10 dni (pri 8 urah na dan) in nato shranite osnovni načrt.
Po 5 dneh določite, da je opravilo na polovici dokončano, in ga v celici Project kot 50 %. V pogledu »List opravil« uporabite tabelo »Stroški« in si oglejte te članke:
-
V polju Po osnovnem načrtu Project prikaže strošek opravila po osnovnem načrtu 3.200 $, ki ga je izračunal tako, da pomnoži izvirno oceno trajanja 10 dni (ali 80 ur) s standardno stopnjo najemnika 40 $ na uro.
-
Ker v prvih 5 dneh opravilo ni imel nobenih nenačrtovanih stroškov, polje Dejansko natančno prikaže dejanske stroške do datuma. V tem primeru je dejansko delo izračunano s formulo Dejansko delo * Standardna stopnja = Dejanski stroški ali 40 ur * $40 na uro = 1600 $. (Stroški nadure, stroški na uporabo in fiksni stroški niso vključeni v tem primeru, lahko pa so vključeni v dejanske stroške.)
-
Preostali strošek je izračunan s formulo Preostalo delo * Standardna stopnja = Preostali stroški ali 40 ur * 40 $ na uro = 1600 $.
-
V polju »Skupni stroški« Project prikaže načrtovane stroške, ki jih izračuna glede na formulo Dejanski stroški + preostali stroški = načrtovani stroški ali 1600 $ + 1600 $ = 3.200 $. Ker je načrtovani strošek enak strošeku po osnovnem načrtu, polje odmika prikaže odmik stroškov (CV) od 0 $, kar pomeni, da je opravilo natanko v proračunu.
Kje si lahko ogledam podatke o stroških?
V Project si lahko ogledate stroške za opravila, vire in dodelitve. Ogledate si lahko tudi stroške projekta, ki na splošno temeljijo na teh podrobnejših stroških. Ogledate si lahko skupne stroške in časovno razporejeno, ki so stroški, razporejeni skozi čas.
Če želite podrobnosti in postopke po korakih za ogled informacij o stroških v Project, glejte Ogled skupnih stroškov projekta.
