Z Accessovo zbirko podatkov za upravljanje projektov lahko upravljate projekte in povezana opravila ter zaposlene. Poiščete in filtrirate lahko tudi podrobnosti projekta, vnesete pogosta opravila in pošiljate ali prejemate podatke prek e-poštnih sporočil.
Opomba: Predloga zbirke podatkov za upravljanje projektov je bila posodobljena v zadnjih nekaj letih. Ta navodila se nanašajo na najnovejšo različico predloge, ki je na voljo za prenos. Če se spodnja navodila ne ujemajo s tem, kar vidite, verjetno uporabljate starejšo različico predloge.
Uporaba zbirke podatkov
V tem članku so opisani osnovni koraki uporabe predloge namizne zbirke podatkov Projekti.
Priprava zbirke podatkov za uporabo
Če želite zagotoviti, da je omogočena vsa vsebina zbirke podatkov, upoštevajte ta postopek:
-
Če želite zagotoviti, da je omogočena vsa vsebina zbirke podatkov, v vrstici za sporočila kliknite Omogoči to vsebino.
Če želite več informacij o omogočanju vsebine zbirke podatkov, si oglejte članek Ali je zbirka podatkov zaupanja vreden.
Dodajanje zaposlenih
Če želite začeti uporabljati predlogo zbirke podatkov »Projekti«, morate najprej dodati zaposlene, da boste imeli nekoga, ki mu boste dodelili projekte in opravila. S tem postopkom lahko ročno dodate zaposlene ali pa si ogledate naslednji razdelek za dodajanje zaposlenih iz Outlookovih stikov.
-
V obrazcu Seznam projektov kliknite Seznam zaposlenih.
-
Na obrazcu Seznam zaposlenih vnesite podrobnosti o posameznem zaposlenem.
-
Če želite vnesti podrobnejše informacije o zaposlenem, dvokliknite ime zaposlenega v obrazcu Seznam zaposlenih in vnesite informacije v obrazec Podrobnosti o zaposlenem.
-
Kliknite Zapri, da se vrnete v obrazec »Seznam projektov«.
Dodajanje stikov iz Microsoft Outlooka
Če uporabljate Microsoft Outlook, lahko dodate zaposlene iz tega programa, ne da bi morali znova vtipkati informacije.
-
V obrazcu Seznam projektov kliknite Seznam zaposlenih.
-
V obrazcu Seznam zaposlenih kliknite Dodaj iz Outlooka.
-
V pogovornem oknu Izberite imena , ki jih želite dodati izberite imena, ki jih želite dodati v zbirko podatkov.
-
Kliknite Dodaj in nato V redu.
Dodajanje novega projekta
-
V obrazcu Seznam projektov kliknite Nov projekt.
-
V obrazcu Podrobnosti o projektu vnesite podrobnosti projekta in kliknite Zapri.
Urejanje obstoječega projekta
-
V obrazcu Seznam projektov dvokliknite projekt, ki ga želite urediti.
-
V obrazcu Podrobnosti o projektu dodajte ali uredite podrobnosti projekta.
Dodajanje opravila
-
V obrazcu Podrobnosti o projektu kliknite Dodaj opravilo.
-
V obrazcu Podrobnosti opravila vnesite podrobnosti opravila in kliknite Zapri.
Access prikaže nov projekt na seznamu Projektna opravila v obrazcu s podrobnostmi o projektu.
Urejanje opravila
-
V obrazcu Podrobnosti o projektu kliknite zavihek Projektna opravila.
-
Dvokliknite opravilo, ki ga želite urediti.
-
V obrazcu Podrobnosti opravila uredite podrobnosti opravila in kliknite Zapri.
Dodajanje skupnega opravila
Pogosta opravila so opravila, ki se pogosto uporabljajo v številnih različnih projektih, na primer proračun ali izobraževanje. Ko vnesete skupno opravilo, ga lahko dodate v kateri koli projekt v Projectov zbirki podatkov, ne da bi morali znova vnesti podrobnosti opravila.
-
V obrazcu Podrobnosti o projektu kliknite Pogosta opravila.
-
Potrdite potrditveno polje ob vsakem skupnem opravilu, ki ga želite dodati v projekt. Na konec seznama dodajte nova pogosta opravila.
-
Kliknite Zapri, da se vrnete v obrazec s podrobnostmi o projektu.
-
Filtriranje seznama projektov
V obrazcu »Seznam projektov« lahko filtrirate seznam projektov in shranite priljubljene filtre za prihodnjo uporabo.
-
Filtre uporabite tako, da z desno tipko miške kliknete obrazec in izberete želene filtre.
-
Kliknite Shrani filter.
-
V obrazec Podrobnosti filtra vnesite ime filtra in opis ter kliknite Zapri.
-
Uporabite polje Filtriraj priljubljene , če želite uporabiti shranjen filter, ali pa kliknite (Počisti filter), da odstranite filter.
Prikaz podrobnosti o projektu ali zaposlenem
Z obrazcem »Podrobnosti o projektu« in » Podrobnosti o zaposlenem« si lahko ogledate in vnesete več informacij o projektu ali zaposlenem. Če želite prikazati obrazec »Podrobnosti o projektu« ali obrazec »Podrobnosti o zaposlenem «:
-
Na obrazcu Seznam projektov ali Seznam zaposlenih dvokliknite element, ki si ga želite ogledati.
Dodajanje prilog
V obrazcih Podrobnosti o projektu, Obrazcu Podrobnosti o opravilu in Podrobnosti o zaposlenem lahko dodate slike in druge priloge.
-
V poljubnem obrazcu Podrobnosti dvokliknite polje Priloge (v obrazcu Podrobnosti o zaposlenem dvokliknite ikono slike).
-
V pogovornem oknu Priloge kliknite Dodaj.
-
V pogovornem oknu Izbira datoteke poiščite mapo, v kateri je datoteka.
-
Izberite datoteko, ki jo želite dodati, in kliknite Odpri.
-
V pogovornem oknu Priloge kliknite V redu.
Opomba: Za vsak element lahko priložite več datotek, vključno z različnimi vrstami datotek, kot so dokumenti ali preglednice.
Prikaz poročil
Zbirka podatkov projektov vključuje več poročil, vključno z odprtimi projekti, podrobnostmi o opravilu, adresarju zaposlenih in še več. Če želite prikazati poročilo:
-
V obrazcu »Seznam projektov« na seznamu Poročila izberite poročilo, ki ga želite prikazati.
Tiskanje poročila:
-
Kliknite Datoteka in nato Natisni.
Ustvarite lahko svoja poročila po meri. Če želite več informacij, preberite Ustvarjanje preprostem poročilu.
