Urejanje ali objava spletne zbirke podatkov v programu SharePoint 2010

V tem članku/Kaj želite narediti? /Želim si

• Pregled

  • Način delovanja

    • Forms in poročila se izvajajo v brskalniku

    • Podatki so shranjeni na SharePointovih seznamih

    • Poizvedbe in podatkovni makri, ki se izvajajo v strežniku

    • Intranet ali internet

• Urejanje spletne zbirke podatkov

Pregled

Accessove storitve (izbirna komponenta SharePointa) so platforma za ustvarjanje zbirk podatkov, ki jih lahko uporabite v spletu. Spletno zbirko podatkov načrtujete in objavite z Accessom in SharePointom, osebe s SharePointovimi računi pa uporabljajo spletno zbirko podatkov v spletnem brskalniku.

Urejanje spletne zbirke podatkov

V tem razdelku so navodila za osnovna opravila načrtovanja, ki jih lahko izvajate v spletni zbirki podatkov.

V tem razdelku

• Preden začnete

  • Razlike v načrtu med namiznimi in spletnimi zbirkami podatkov

  • Funkcije, ki so na voljo samo za namizne računalnike in nimajo ustreznine spletne zbirke podatkov

• Odpiranje spletne zbirke podatkov v Accessu

• Ustvarjanje spletne tabele

• Dodajanje polja

• Spreminjanje lastnosti polja

• Dodajanje izračunanega polja

• Nastavitev pravil za preverjanje veljavnosti podatkov

  • Nastavitev veljavnostnega pravila polja in sporočila

  • Nastavitev veljavnostnega pravila zapisa in sporočila

• Ustvarjanje relacije med dvema spletnima tabelama

  • Ustvarjanje polja za iskanje v pogledu podatkovnega lista

• Spreminjanje polja za iskanje v pogledu podatkovnega lista

• Ohranjanje celovitosti podatkov z uporabo podatkovnih makrov

• Ustvarjanje spletne poizvedbe

• Ustvarjanje spletnega obrazca

• Ustvarjanje spletnega poročila

• Ustvarjanje obrazca za krmarjenje in nastavitev privzetega obrazca za prikaz na začetnem zaslonu

  • Nastavitev obrazca za krmarjenje kot privzetega obrazca za spletni prikaz

• Objava spletne zbirke podatkov

• Sinhronizacija spletne zbirke podatkov

Preden začnete

Preden začnete oblikovati spletno zbirko podatkov, morate izvesti nekaj opravil. Poleg tega obstajajo razlike v oblikovanju med spletnimi zbirkami podatkov in namiznimi zbirkami podatkov, za katere morate vedeti, še posebej, če ste izkušen razvijalec Accessa.

• Določite namen zbirke podatkov    Imeti morate jasen načrt, da boste lahko sprejemali dobre odločitve, ko boste načrtovali podrobnosti.

• Poiščite in organizirajte potrebne podatke    Povezanih tabel ni mogoče uporabiti v spletni zbirki podatkov. Preden objavite zbirko podatkov, morate uvoziti vse podatke, ki jih želite uporabiti in ki ne izvirajo iz zbirke podatkov. Če podatke pred oblikovanjem polagate v vrsto, se lahko izognete temu, da bi načrt znova nastavili tako, da bi se lahko izognili nepričakovanim izzivom glede podatkov.

• Prepoznavanje SharePointovega mesta, ki ga boste uporabili za objavo    Brez SharePointa ne morete objaviti vsebine. Če želite načrt preskusiti v brskalniku, medtem ko ga načrtujete (ne slaba ideja), ga morate najprej objaviti.

• Načrtovanje varnosti    SharePointovo varnost lahko izkoristite za nadzor dostopa do spletne zbirke podatkov. Načrtujte varnost prej, da jo boste lahko gradili v svojem načrtu.

Odpiranje spletne zbirke podatkov v Accessu

Spletno zbirko podatkov lahko odprete na dva načina: v brskalniku ali Accessu.

Odpiranje iz brskalnika    Poiščite mesto spletne zbirke podatkov in v zgornjem levem kotu glavnega obrazca za krmarjenje (tik pod območjem orodne vrstice brskalnika) kliknite Možnosti, nato pa kliknite Odpri v Accessu.

Odpiranje iz Accessa    Odprite datoteko tako, kot bi odprli katero koli datoteko zbirke podatkov – pritisnite Ctrl + O in uporabite pogovorno okno Odpri.

Ustvarjanje spletne tabele

Ko je spletna zbirka podatkov odprta v Accessu, na traku kliknite Ustvari in nato v skupini Tabele kliknite Tabela.

Ko prvič ustvarite tabelo, je v njej eno polje: polje »ID samoštevnika«. Dodate lahko nova polja, da shranite elemente podatkov, ki jih zahteva zadeva tabele. Morda boste želeli dodati polje, v katerem je shranjen datum, ko začnete nekaj slediti.

Dodajanje polja

Izbirate lahko med številnimi vnaprej pripravljenimi polji, ki jih lahko dodate v tabelo. Na voljo sta dva enakomerno preprosta načina:

• Na traku kliknite Polja, nato pa v skupini & Izbriši kliknite želeno vrsto polja.

• Ali pa na podatkovnem listu tabele kliknite Kliknite, če želite dodati in nato izberite vrsto polja.

Spreminjanje lastnosti polja

Oblikovanje in lastnosti določajo, kako polje deluje, na primer, kakšno vrsto podatkov lahko shrani. Te nastavitve lahko spremenite tako, da polje deluje tako, kot želite.

1. Izberite polje z oblikovanjem in lastnostmi, ki jih želite spremeniti.

2. Na traku kliknite zavihek Polja.

3. Če želite spremeniti nastavitve , uporabite ukazev skupinah Oblikovanje in Lastnosti.

Dodajanje izračunanega polja

Dodate lahko polje, ki prikazuje vrednost, ki je izračunana iz drugih podatkov v isti tabeli. Podatkov iz drugih tabel ni mogoče uporabiti kot vir izračunanih podatkov. Izračunana polja ne podpirajo nekaterih izrazov.

1. Ko je tabela odprta, kliknite Kliknite, če želite dodati.

2. Pokažite na Izračunano polje in kliknite vrsto podatkov, ki jo želite uporabiti za polje.

   Odpre se graditelj izrazov.

3. Z graditeljem izrazov ustvarite izračun za polje. Ne pozabite, da lahko za izračun uporabite le druga polja iz iste tabele kot vire podatkov. Če želite pomoč pri uporabi graditelja izrazov, si oglejte članek Ustvarjanje izraza.

Nastavitev pravil za preverjanje veljavnosti podatkov

Z izrazom lahko preverite veljavnost vnosa za večino polj. Z izrazom lahko preverite tudi veljavnost vnosa za tabelo, kar je uporabno, če želite preveriti veljavnost vnosa za polje, ki ne podpira preverjanja veljavnosti, ali če želite preveriti vnos v polje na podlagi vrednosti drugih polj v tabeli. Za podrobnejšo razlago preverjanja veljavnosti si oglejte članek Omejevanje vnosa podatkov z veljavnostnimi pravili.

Določite lahko tudi sporočilo, ki se prikaže, ko veljavnostno pravilo preprečuje vnos, imenovano veljavnostno sporočilo.

Ustvarjanje relacije med dvema spletnima tabelama

Relacije tabele označujejo, da imajo dve tabeli skupne podatke – da ena od njih uporablja podatke iz druge tabele in morda tudi obratno. Recimo, da ima vsako opravilo odgovornega zaposlenega, to dejstvo pa je v tabeli »Opravila« predstavljeno s poljem »IDzaposlenih« – primarni ključ tabele »Zaposleni«. Ko si ogledate podatke o opravilu, lahko vključite podatke o odgovornem zaposlenem tako, da si ga ogledate v tabeli »Zaposleni« s pomočjo id-ja zaposlenega – ali pa Access to naredi namesto vas.

Če želite ustvariti relacijo v spletni zbirki podatkov, s čarovnikom za iskanje ustvarite polje za iskanje. Polje za iskanje se prikaže v tabeli, ki je na strani »mnogo« relacije, in kaže na tabelo, ki je na eni strani relacije.

Spreminjanje polja za iskanje v pogledu podatkovnega lista

1. Odprite tabelo s poljem za iskanje, ki ga želite spremeniti.

2. Naredite nekaj od tega:

   • Na zavihku Polja v skupini Lastnosti kliknite Spreminjanje iskanja.

   • Z desno tipko miške kliknite polje za iskanje in nato kliknite Spremeni iskanja.

3. Sledite navodilom čarovnika za iskanje.

Ohranjanje celovitosti podatkov z uporabo podatkovnih makrov

Kaskadne posodobitve in brisanje lahko izvedete s podatkovnim makri. Z ukazi na zavihku Tabela lahko ustvarite vdelane makre, ki spreminjajo podatke.

Ustvarjanje spletne poizvedbe

Poizvedbo lahko uporabite kot vir podatkov za obrazce in poročila. Poizvedbe se izvajajo v strežniku in pomagajo minimizirati omrežni promet.

Recimo, da uporabljate spletno zbirko podatkov za sledenje dobrodelnim prispevkom. Želite videti, kdo je poda ustvaril denar, ko se je zgodil dogodek. S poizvedbo lahko izberete podatke in jih pripravite za uporabo v obrazcih in poročilih.

Ta postopek za primer uporablja predlogo dobrodelnih prispevkov. Če ustvarite novo zbirko podatkov tako, da uporabite predlogo zbirke podatkov o dobrodelnih prispevkih, jo lahko spremljate.

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Poizvedba.

2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo dvokliknite vsako tabelo, ki jo želite vključiti, nato pa kliknite Zapri.

   V tem primeru dvokliknite Komponente, Donacije, Dogodki in Skupine dogodkov.

3. Zahtevana združevanja ustvarite tako, da v oknu z načrtom poizvedbe povlečete polja iz enega predmeta v drugega.

   V tem primeru povlecite polje ID iz Polja komponent v polje »DonorConstituentID« v razdelku Donacije in nato povlecite polje »DonorConstituentID« iz polja »Donacije« v polje »IDdpojavalca« v razdelku »DogodekAttendees«.

4. Dodajte polja, ki jih želite uporabiti. Polja lahko povlečete v mrežo ali pa dvokliknete polje, da ga dodate.

   V tem primeru iz tabele »Dogodki«, »Datum Donacije« dodajte »Dogodek« iz tabele »Donacije« in »Pozdrav«, »Ime« in »Priimek« iz tabele Komponente.

5. Dodajte pogoje, ki jih želite uporabiti.

   V tem primeru želite omejiti »Datum Donacije«, tako da pade med začetni datum in končniDatum dogodka. V mreži načrta poizvedbe v vrstico Pogoji v razdelku Datum Donacije vnesite >=[ZačetniDatum] In <=[KončniDatum].

Ustvarjanje spletnega obrazca

Forms so glavni način za vnos in urejanje podatkov v spletni zbirki podatkov in so uporabni tudi za pregledovanje podatkov. Forms v brskalniku, kar pomaga optimizirati učinkovitost delovanja. Ko odprete obrazec, brskalnik pridobi zahtevane podatke iz SharePointovega strežnika. Podatke v obrazcu lahko filtrirate in razvrščate, ne da bi morali znova pridobiti podatke iz strežnika.

1. Izberite tabelo ali poizvedbo, ki jo želite uporabiti kot vir podatkov.

   Opomba: Če želite ustvariti nevezan obrazec, preskočite ta korak.

2. Na zavihku Ustvari v skupini Forms kliknite enega od teh gumbov:

   • Oblika    Ustvarite preprost obrazec, ki prikazuje en zapis hkrati z uporabo predmeta, ki ste ga izbrali kot vir podatkov.

     Opomba: Če ustvarjate nevezani obrazec, ta gumb ni na voljo.

   • Več elementov    Ustvarite obrazec, ki prikazuje več zapisov hkrati z uporabo predmeta, ki ste ga izbrali kot vir podatkov.

     Opomba: Če ustvarjate nevezani obrazec, ta gumb ni na voljo.

   • Prazen obrazec    Ustvarite obrazec, ki nima ničesar v njem.

   • Podatkovni list    Ustvarite obrazec, ki je videti in deluje kot podatkovni list, z uporabo predmeta, ki ste ga izbrali kot vir podatkov.

     Opomba: Če ustvarjate nevezani obrazec, ta gumb ni na voljo.

Ustvarjanje spletnega poročila

Poročila so glavni način za pregled ali tiskanje podatkov iz spletne zbirke podatkov. Poročila se izvajajo v brskalniku in pomagajo optimizirati učinkovitost delovanja. Ko odprete poročilo, brskalnik pridobi zahtevane podatke iz SharePointovega strežnika. Podatke v poročilu lahko filtrirate in razvrščate, ne da bi morali znova pridobiti podatke iz strežnika.

1. Izberite tabelo ali poizvedbo, ki jo želite uporabiti kot vir podatkov.

2. Na zavihku Ustvari v skupini Poročila kliknite enega od teh gumbov:

   • Poročilo    Ustvarite osnovno poročilo s predmetom, ki ste ga izbrali kot vir podatkov.

   • Prazno poročilo    Ustvarite poročilo, v katerem ni ničesar.

Ustvarjanje obrazca za krmarjenje in nastavitev privzetega obrazca za prikaz na začetnem zaslonu

Ljudje način za krmarjenje po aplikaciji. Upoštevajte, da podokno za krmarjenje ni na voljo v spletnem brskalniku. Če želite, da ljudje uporabljajo predmete zbirke podatkov, jim morate zagotoviti sredstva. Ustvarite lahko obrazec za krmarjenje in določite, da bo prikazan vsakič, ko nekdo odpre program v spletnem brskalniku. Če ne določite obrazca za prikaz ob zagonu programa, se ne bo odprl noben obrazec, zaradi česar bo uporaba programa vsem otežena.

Morda boste želeli počakati do zadnjega, da ustvarite obrazec za krmarjenje, tako da lahko dodate vse predmete v obrazec, ko ga ustvarite.

1. Na traku kliknite zavihek Ustvari.

2. V skupini Forms kliknite Krmarjenje in nato na seznamu izberite postavitev krmarjenja.

3. Če želite dodati element, ga povlecite iz podokna za krmarjenje v kontrolnik za krmarjenje.

   Opomba: Obrazce in poročila lahko dodate le v kontrolnik za krmarjenje.

4. V telo obrazca za krmarjenje dodajte še druge želene kontrolnike. Morda boste želeli zagotoviti funkcijo iskanja v vseh obrazcih tako, da dodate nekaj kontrolnikov v obrazec za krmarjenje.

Objavljanje in sinhronizacija sprememb v programu