Vsebina TechKnowledge
POVZETEK Namen tega članka je zagotavljanje nasvetov za usklajevanje kupcev,
ki so kupca v splošne glavni knjigi.
VEČ INFORMACIJ Usklajevanje zapadlih kupcev v glavni glavni knjigi, ki prehlaja stanja v modulu za obsežene račune z računi AR v glavni glavni knjigi, je pomemben korak, zato ga morate opraviti v okviru zaključnega postopka ob koncu
meseca. Če se izvede mesečna sprava, bo na voljo ustrezna dokumentacija, če se izvede nadzor, in morebitne razlike med moduloma lahko zaprete in popravite pred zapiranjem obdobja.
Katere račune je treba uskladiti?
Vsi podatki, vneseni v okno »Zapadli kupci, posodobijo račun splošne glavnine«. Najpomembnejši račun za usklajevanje je račun Zapadli kupci. Drugi računi, ki jih boste morda želeli uskladiti med dvema moduloma, bi bil račun AR Holding (če uporabljate funkcijo Cash Manager), računi dohodkov, denarni račun, popusti, finančni stroški itd.
Če reconciling the AR account in GL to pomeni, da skupno število kupcev, ki so zapadli iz modula AR, enako računu AR v splošni glavni knjigi.
What reports should be reconciliation for Reconciliation?
Stanje preskusne različice stranke (08.620) – oblika zapisa samo odprtih dokumentov ali zastaranega AR (08,610) – oblika povzetka stanja strank.
Splošno preskusno stanje glavnine (01.610) – zaženite ga, da bo račun uravnotežen. To naredite tako, da vnesete izjavo Select za račun za zapadle račune, kot je: Polje: account.acct, Operator: Enako, Vrednost: (račun AR).
Vsota računa v poročilu o stanju preskusne različice GL mora biti v stanju saldo v poročilu o kupcih. Če so vsote iz teh dveh poročil v salda, ne potrebujete dodatne sprave.
OPOMBA: Če imate več računov zapadlih računov in ali več podračunov z enim računom za zapadlih računov, morate narediti nekaj od tega:
1. Natisnite poročilo AR z izjavo select, da vključite le enega od računov AR, nato pa uporabite isto izjavo select v preskusni bilanci GL in primerjajte vsak račun AR enega po enega.
ALI
2. Dodajte vse račune AR v stanje preskusne različice GL in jih primerjajte s skupno vsoto iz poročila AR.
Stanje poskusa za stranke (08,621) in obdobje občutljivo– AR (08,611) – za usklajevanje preteklih obdobij storitev Dynamics SL so na voljo poročila, ki prikazujejo salda dokumentov od tega obdobja in jih je mogoče uporabiti za usklajevanje glede na splošno glavnino v danem obdobju.
Usklajevanje razlik med poročilom AR in preskusnim stanjem GL Če razliko najdete tako, da primerjate skupne vsote za zastarano naročnino AR ali stanje preskusne različice stranke s stanjem preskusne različice GL, je na voljo veliko podrobnih poročil v storitvi Dynamics SL, s pomočjo katerih boste našli
razlike.
Podrobnosti – splošna glavni glavni knjigi (01.620) – natisnite to poročilo za račune za kupca, ki so zapadle. Tako boste prikazali vse vnose, objavljene na računih za to obdobje.
Če želite preveriti modul, iz katerega je izvirajo vnos AR, uporabite polje Vrsta Jrnl. Modul bo določen kot AR (zapadli kupci), GJ (splošne glavnine) ali AP (plačljivi kupci). Ob vnosu paketa GL je mogoče spremeniti vrsto dnevnika v AR, pri tem pa s samo vrsto Jrnl iskanje odstopanj morda ne bo dovolj. V tem primeru poleg vrste Jrnl Type uporabite še vrsto prepisa, da določite potrebne transakcije. Možne vrste prepisov so GL (splošna glavnila), CE (usklajevanje), LS (vir dodelitve) in LD (cilj dodelitve). Vrsta prepisa je enaka vrsti dokumenta izvirnega dokumenta.
Če obstaja vrsta Jrnl, ki ni AR, to pomeni, da je bil vnos v račun za terjatev kupcev narejen v modulu, ki ni zapadli kupci, kar bi ustvarilo razliko med »Splošna glavnica« in »Zapadli kupci«. Izvirni vnos za transakcijo lahko preprosto najdete tako:
1. Zabeležite številko paketa za transakcijo v polju »Bat Nbr« in vnos v polje Vrsta Jrnl v poročilu o glavni knjigi podrobnosti.
2. Odprite Uredi poročilo za modul, ki je navedeno v polju Vrsta Jrnl (če je polje Jrnl Type GJ, odprite poročilo GL Edit (01.810)). Vnesite izjavo za izbiro, da bo poročilo vključevalo le številko paketa, navedeno zgoraj. V poročilu o urejanju si lahko raziskujete transakcijo in se odločite, katere prilagoditve so potrebne za uravnotežitve računov med računi splošne glavnine in kupci.
Vnosi, ki ste jih objavili v prejšnjih obdobjih, ne bodo natisnjeni na trenutno poročilo »Glavni glavni podatki s podrobnostmi«. Če želite ugotoviti, ali so bile prijave objavljene v prejšnjih obdobjih, primerjajte začetni saldo trenutnega meseca s poročilom o glavni knjigi s končnim stanjem poročila predhodnega meseca za račune kupcev kupcev in podračune. Če začetni saldo tekočega meseca in končno stanje v predhodnem mesecu ni enako, je to znak, da je bila transakcija objavljena v predhodnem obdobju. Natisnite splošno glavnino podrobnosti za prejšnje obdobje in si podrobneje opišite transakcije, ki so bile objavljene v tem obdobju. Transakcije, objavljene v drugem obdobju, bodo označene z zvezdico (*), razlaga »Označuje, da je vneseno obdobje drugačno od obdobja objave« natisnjeno na dnu strani, kar omogoča hiter pregled strani, da vidite, katere transakcije so bile objavljene v drugem obdobju.
Transakcija GL (01.680) – to poročilo se uporabi tudi, ko skušate uskladiti razlike med glavnimi knjigami in zapadlimi kupci. Ustvarite to poročilo v neobjavljeni obliki zapisa. Vse transakcije, vnesene prek podrejenih modulov, kot so Zapadle kupci, in transakcije, vnesene prek splošne glavnine, so navedene na tem poročilu. Tako boste zagotovili, da ne bo na voljo neobjavljenih transakcij, ki bi lahko vplivale na stanje stranke ali splošno glavnino glavnice.
Porazdelitev računa (08.630) – Če želite zagotoviti, da so bili računi za prejete račune pravilno debetni za račune in debetne zapiske ter dobropisi za plačila in dobropise, morate pregledati to poročilo. Stanje v tem poročilu mora biti enako stanju računov kupcev za kupci v poročilu s splošnimi glavnimi poročilom s podrobnostmi. Pregled polja Vrsta transakcije (TnTp) pomaga prepoznati transakcije. Vrste transakcij v modulu prejete račune so IN (račun), PA (plačilo), CM (dobropis), DM (debetni zapisek) in FI (finančni stroški). Številka paketa za vsako transakcijo je navedena tudi v tem poročilu. Če je najdena vprašljiva transakcija, zabeležite številko paketa v polju Paket in preglejte paket tako, da zaženete poročilo AR Edit (08.810) po številki paketa.
Transakcije AR (08.640) – to poročilo je zelo uporabno, če se vprašljive transakcije prikažejo v katerem koli od zgornjih poročil. V tem poročilu so navedene vse transakcije, vnesene v tekoče obdobje v programih Račun in Memo (08.010), Programi za plačila (08.030) in Vnos plačila (08.050). Prikazuje vsak račun za kupca, ki je kupca, in račun za ponastavitev stroškov, na katerega so objavljene transakcije. Če želite razvrstiti poročilo po vrsti transakcije, izberite ARTRAN. »TransType« v polju »Razvrsti/izberi« in v polju z vrednostjo izberite vrsto TnTp za transakcijo.
Preverjanje celovitosti zapadlih računov (08,990) – če težave ne odpravite po pregledu zgornjih poročil, je to naslednja možnost, ki jo je treba upoštevati. Preverjanje celovitosti preverja, ali so podatki v modulu za zapadlih računov popolni in točni.
Možnosti, ki se uporabljajo le za preverjanje podatkov in ne za spreminjanje podatkov v modulu Zapadli kupci, so: Preveri objavljene pakete AR – Izberite, da pregledate vse izdane pakete kupcev in tako zagotovite, da so bili pravilno preneseni v splošno glavni glavni knjigi (tj. so popolni in točni v splošni glavni
knjigi). Postopek pregleda vsak paket in zagotovi, da so za paket na voljo dokumenti in da so količine dokumentov zbrane v paketu Skupaj kontrolnikov. Če obstajajo razlike, bo ustvarjen vnos v dnevnik dogodkov.
Preveri stanje strank – izberite, če želite pregledati vse zapise strank, da preverite, ali je stanje odprtega dokumenta posamezne stranke enako povezanemu trenutnemu in prihodnjemu znesku (količino) stranke. Če obstajajo razlike, bo ustvarjen vnos v dnevnik dogodkov.
Preverite programe za plačila – izberite, da pregledate postopek aplikacije za vsa plačila in dobropise ter tako zagotovite, da so posodobljeni tako prilagojeni kot tudi prilagojeni zapisi dokumentov (pravilno uporabljeni v zbirki podatkov). Če obstajajo razlike, bo ustvarjen vnos v dnevnik dogodkov.
Preverite obdobja zapiranja
Vedno najprej zaženite možnosti preverjanja, preden zaženete možnosti za popravljanje ali obnovitev podatkov. Pravilne možnosti in obnovitve možnosti v članku Preverjanje celovitosti kupcev je treba zagnati previdno, saj se bodo s temi možnostmi spremenili podatki v povezanih zapisih. Obnovite procese ne bi smeli zagnati brez odobritve nadzornika za računovodstvo. Preden zaženete kateri koli od teh postopkov, morate vedno dokončati varnostno kopijo zbirke podatkov. Možnosti so: Popravite stanje stranke na skupno stanje dokumenta – Izberite, da pregledate vse zapise strank in
posodobite (znova izračunate) zapise, če se želite strinjati s podpornimi saldo odprtega
dokumenta. Preden zaženete to funkcijo, se prepričajte, da so vsi dokumenti v zbirki podatkov dokončani in pravilni. Preden zaženete to funkcijo, zaženite preverjanje objavljenih paketov AR, Preverjanje bilanc strank in Preverjanje programov plačila. Ta možnost je na voljo le, če je izbrana možnost Preveri stanje stranke.
Obnovi zgodovino AR iz dokumentov – Izberite to možnost, da posodobite zapise zgodovine strank tako, da povzamete dokumente strank, ki zabeležijo kupce za vsako stranko po obdobju. Preden zaženete to funkcijo, zaženite preverjanje objavljenih paketov AR, Preverjanje bilanc strank in Preverjanje programov plačila.
Pravilna obdobja zapiranja Če so bile najdene in popravljene napake, morate znova natisniti stanje preskusne različice GL in stanje preskusne različice za stranke AR ali poročilo Zastarano AR in ga pregledati, da preverite, ali se stanja
strinjamo.
Ko je mesečna sprava končana in je potrjeno, da se lahko zaključen mesec dogovorite za zapadli kupci in splošno glavnino glavnimi kupci.
Ta članek je bil TechKnowledge DOCUMENT ID:136078
