Ustvarjanje in upravljanje seznama zainteresiranih skupin projekta

Avtor: Jane Suchan, PMP

Torej, kaj je deležniki projekta?     Na voljo je veliko definicij, ki se razlikujejo od vira do vira in od podjetja do podjetja. Vse predlagajo, da so zainteresirane skupine osebe ali skupine, ki imajo dobro zanimanje za rezultat projekta. Upravljanje zainteresiranih skupin je sopomenka za upravljanje odnosov: cilj je pridobitev in ohranjanje zavezanosti k projektu.

V nadaljevanju so zainteresirane skupine posamezniki ali skupine v organizaciji, ki imajo interes za rezultat projekta ali nanje bo vplival. Preden začnete z oblikovanjem in upravljanjem seznama zainteresiranih skupin, se prepričajte, da je vaša definicija zainteresiranih skupin usklajena z opredelitvijo vaše organizacije.

Zakaj je upravljanje zainteresiranih skupin pomembno?

Kolikor želimo, da bi mislili, da to ni tako, moramo soočiti z dejstvom, da ne bodo vsi 100 odstotkov navdušeni nad projektom. Zainteresirane skupine se bodo morda morali naučiti novih orodij ali postopkov, odpisati nadzor ali v skrajnem primeru izgubiti svoje delo. Breme je na projektnega vodjo in sponzorje, da bi olajšali pomisleke zainteresiranih skupin, in je malo verjetno, da boste lahko ves čas osrečili vse ljudi. Nekateri bodo morali biti obravnavani na tak način, da ne more sabotirati vaših prizadevanj.

Razumevanje motivacije vam bo v pomoč pri naslovih in izogibanje negativnim vedenjem in taktikam, kot so:

• Zakasnitev potrebnih vnosov ali odobritev.

• Začetek konkurenčnega projekta.

• Vnovično dodeljevanje virov drugim projektom.

• Sodelovanje v back-soba politicking spodkopavajo projekt.

Prednosti učinkovitega upravljanja zainteresiranih strani so:

• Skrajšajte čas projektnega cikla tako, da ga ne bi zasajali v politiki.

• Poenostavitev postopka odobritve.

• Pomoč pri zagotovitvi, da so viri projekta na voljo in osredotočeni.

• Ohranjanje toka informacij.

Na vrh strani

Ustvarjanje seznama zainteresiranih skupin

V začetku projekta sodelujte s sponzorjem projekta, da ustvarite seznam vseh možnih zainteresiranih skupin. Ta seznam je lahko dolg, odvisno od tega, kako določite to vlogo in kakšen bo vpliv projekta na organizacijo.

Seznam zainteresiranih skupin je orodje za projektnega vodje in ključni prispevek za načrt projektne komunikacije. Na podlagi ocene seznama lahko načrtujete močno komunikacijsko strategijo. Poleg tega vam podrobnosti seznama ni treba dati v skupno rabo za sponzorja projekta.

Z večino projektov pridejo politike, zato pričakujejo, da spotaknejo v nekaterih temačni vode, ko ste ocenjevanje zainteresirane strani.

Na vrh strani

Ocenjevanje seznama zainteresiranih skupin

Določite klon vsakega interesnega skupine in jih razvrstite glede na raven vpliva. Nekateri bodo imeli moč, da nadaljujejo projekt. To lahko vključuje projektnega sponzorja ali višjega vodje. Zaradi njihovih položajev in vlog odločanja boste želeli tesno spremljati te zainteresirane skupine. Drugi so lahko ljudje, ki, čeprav ne more potegnite čep na projektu, lahko delajo v ozadju, da bi spodkopali in morda celo končajo.

Druga raven zainteresiranih skupin so tiste, ki bodo živele z izdelkom – včasih dnevno. Ta skupina zagotavlja vnos v obliki poslovnih zahtev, ki jih je treba izpolniti. Največ lahko pridobijo, če je projekt uspešen, saj bo to neposredno vplivalo na njih. Čeprav pogosto ne more neposredno ali posredno končati projekta, so vseeno ključnega pomena za njegov uspeh. Če njihove potrebe ali skrbi niso izpolnjeni, bodo hitro šel iz vaše največje pri podpori do vaše največje težave.

Zainteresirane skupine lahko organizirate tudi tako, da jih združite glede na raven sodelovanja in odgovornosti. Ena skupina bo morda aktivno sodelovala v projektu, pri tem pa bo morda na neki točki delovalo tudi druga, druga pa zainteresirane skupine, ki niso aktivno vključene, vendar morajo prejemati obvestila o projektu.

Na vrh strani

Uporaba funkcije RACI za razvrščanje zainteresiranih skupin v kategorije

Odgovorni, odgovorni, odgovorni, posvetovalni in obveščeni (RACI) so orodje, ki se uporablja pri oblikovanju organizacije za dodeljevanje in določanje zainteresiranih skupin glede na stopnjo vključenosti in odgovornosti pri projektu. To je uporaben način za razvrstitev zainteresiranih skupin v kategorije, tako da lahko načrtujete najbolj učinkovito strategijo komunikacije za vsako osebo ali skupino. Te zainteresirane skupine so opredeljene tako:

• Odgovoren    Ta oseba je odgovorna za dokončanje opravila.

• Odgovoren    Ta oseba bo pozvana k računu, če opravilo ni dokončano, in lahko upravlja osebo, ki je odgovorna za dokončanje opravila. To vlogo imajo pogosto projektni vodje.

• Posvetovati    Čeprav ni odgovorna ali odgovorna za dokončanje, se o vidikih opravila posvetuje s to osebo.

• Obveščeni    Nosilec te pasivne vloge je obveščen, vendar ni odgovoren ali odgovoren za naloge.

Na vrh strani

Unča preprečevanja ...

Vodenje projektov je v tem, kako upravljamo pričakovanja. Vzemite si čas v začetku projektov in sodelujte s svojim sponzorjem, da določite in ocenite zainteresirane skupine. Ne pozabite posodobiti seznama skozi celotno življenjsko dobo projekta. Če želite učinkovito upravljati zainteresirane skupine in njihova zanimanja, morate vedeti, kdo so vaše zainteresirane skupine. Tako ne boste imeli težav in zagotovite, da bo projekt uspešen.

Na vrh strani