Planiranje kreiranja verzija dokumenata, odobravanja sadržaja i kontrola odjavljivanja u sistemu SharePoint

O kreiranju verzija, odobrenju sadržaja i odjavama

SharePoint Server 2016 uključuje sledeće funkcije koje vam mogu pomoći da kontrolišete dokumente u biblioteci dokumenata:

• Kreiranje verzija je metod po kojem se uzastopne iteracije dokumenta numerišu i čuvaju.

• Odobravanje sadržaja je način na koji korisnici lokacija koji imaju dozvole za odobravanje kontrolišu objavljivanje sadržaja.

• Odjavljivanje i Prijavljivanje su metodi po kojima korisnici mogu bolje da kontrolišu kada se kreira nova verzija dokumenta, a takođe komentariše promene koje su izvršili kada provere dokument.

Podesite postavke za funkcije upravljanja sadržajem diskutovano u ovom članku u bibliotekama dokumenata. Da biste delili ove postavke u bibliotekama u rešenju, možete da kreirate predloške biblioteke dokumenata koji uključujući postavke upravljanja sadržajem. To obezbeđuje da nove biblioteke odražavaju odluke o upravljanju sadržajem.

Više informacija o kreiranju verzija potražite u članku omogućavanje i konfigurisanje kreiranja verzija za listu ili biblioteku.

Planiranje kreiranja verzija

Podrazumevana kontrola za kreiranje verzija za biblioteku dokumenata zavisi od predloška kolekcije lokacija. Međutim, možete da konfigurišete kontrolu kreiranja verzija za biblioteku dokumenata u zavisnosti od određenih zahteva. Svaka biblioteka dokumenata može da ima različitu kontrolu kreiranja verzija koja najbolje odgovara vrsti dokumenata u biblioteci. SharePoint Server 2016 ima tri opcije kreiranja verzija:

• Bez kreiranja verzija      Navodi da se ne čuvaju starije verzije dokumenata. Kada se kreiranje verzija ne koristi, starije verzije dokumenata se ne mogu ponovo ostvariti i istorija dokumenata se ne zadržava zato što komentari koji prate svaku iterizaciju dokumenta neće biti sačuvani. Koristite ovu opciju za biblioteke dokumenata koje sadrže nevažan sadržaj ili sadržaj koji se nikada neće promeniti.

• Kreiranje glavnih verzija      Precizira da se numerisane verzije dokumenata zadržavaju pomoću jednostavne šeme verzija (na primer, 1, 2, 3). Da biste kontrolisali efekat na prostor za skladištenje, možete da navedete koliko ranijih verzija se zadržava, brojeći iz trenutne verzije.

  U velikim verzijama, svaki put kada se sačuva nova verzija dokumenta, svi korisnici koji imaju dozvole za biblioteku dokumenata moći će da prikažu sadržaj. Koristite ovu opciju kada ne želite da razlikujete radne verzije dokumenata i objavljene verzije. Na primer, u biblioteci dokumenata koju radna grupa koristi u organizaciji, veliki izbor je dobar izbor ako svi u timu moraju da budu u mogućnosti da vide sve iteracije svakog dokumenta.

• Kreirajte glavne i pomoćne (radne verzije)      Precizira da se numerisane verzije dokumenata zadržavaju pomoću glavne i međuverzije šeme verzija (kao što je 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Verzije koje se završavaju na .0 su glavne verzije i završne verzije sa ekstenzijama koje nisu nule. Prethodne glavne i međuverzije dokumenata čuvaju se zajedno sa trenutnim verzijama. Da biste kontrolisali efekat na prostor za skladištenje, možete da navedete koliko prethodnih glavnih verzija se može zadržati, brojeći od trenutne verzije. Možete da navedete i koliko velikih verzija se čuvaju treba da uključe odgovarajuće međuverzije. Na primer, ako navedete da međuverzije treba da se čuvaju za dve glavne verzije, a Trenutna glavna verzija je 4,0, zatim će se čuvati sve međuverzije počevši od 3,1.

  U glavnim verzijama, svaki korisnik koji ima dozvole za čitanje može da prikaže glavne verzije dokumenata. Možete navesti koji korisnici mogu da prikažu i međuverzije. Preporučuje se da dodelite dozvole za prikazivanje i rad sa međuverzijama korisnika koji mogu da uređuju stavke i da ograniče korisnike koji imaju dozvole za čitanje da bi prikazali samo glavne verzije.

  Koristite glavne verzije i međuverzije kada želite da razlikujete objavljene sadržaje koje može da prikaže publika i radni sadržaj koji još nije spreman za objavljivanje. Na primer, na Veb lokaciji Kadrovska resursa koja opisuje pogodnosti organizacionih promena, koristite glavne i međuverzije da biste ograničili pristup korisničicima na opise beneficija dok se opisi opisuju.

Planiranje odobravanja sadržaja

Korišćenje odobrenja sadržaja za formalizovanje i kontrolisanje sadržaja dostupnog publici. Na primer, preduzeće koje objavljuje sadržaj kao jedan od njegovih proizvoda ili usluga možda zahtijeva pravnu procenu i odobrenje pre objavljivanja sadržaja.

Nacrt dokumenta koji čeka odobravanje sadržaja se nalazi na čekanju. Kada korisnik koji vrši odobravanje pregleda dokument i odobri sadržaj, on postaje dostupan za pregledanje korisnika koji imaju dozvole za čitanje. Vlasnik biblioteke dokumenata može da omogućava odobravanje sadržaja za biblioteku dokumenata i, opcionalno, može da poveže tok posla sa bibliotekom da bi obradio proces odobravanja.

Način na koji se dokumenti podnose na odobravanje varira u zavisnosti od postavki kreiranja verzija u biblioteci dokumenata:

• Bez kreiranja verzija      Ako se kreiranje verzija ne koristi i promene u dokumentu se sačuvaju, status dokumenta se zatvara. SharePoint Server 2016 čuva stariju verziju dokumenta tako da korisnici koji imaju dozvole za čitanje mogu da je vide. Kada se odobre neobrađene promene, nova verzija dokumenta je dostupna za pregled korisnika koji imaju dozvole za čitanje i prethodne verzije se ne zadržavaju.

  Ako se kreiranje verzija ne koristi, a novi dokument se otpremi u biblioteku dokumenata, on se dodaje u biblioteku na čekanju i nije vidljiv od strane korisnika koji imaju dozvole za čitanje dok ga ne odobre.

• Kreiranje glavnih verzija      Ako se velika verzija koristi i promene u dokumentu budu sačuvane, status dokumenta postaje neobrađen, a prethodna glavna verzija dokumenta je dostupna za pregled za korisnike koji imaju dozvole za čitanje. Kada se odobre promene u dokumentu, kreira se nova glavna verzija dokumenta i bude dostupna korisnicima koji imaju dozvole za čitanje, a prethodna glavna verzija se čuva na listi istorija dokumenta.

  Ako se koristi veliki broj kreiranja i novi dokument se otpremi u biblioteku dokumenata, on se dodaje u biblioteku na čekanju i nije vidljiv za korisnike koji imaju dozvole za čitanje dok se ne odobri kao verzija 1.

• Kreirajte glavne i pomoćne (radne verzije)      Ako se koristi glavno i međuverzije i promene dokumenta se sačuvaju, autor ima izbor u tome da sačuva novu međuverziju dokumenta kao radnu verziju ili kreira novu glavnu verziju, što menja status dokumenta u Neobrađeno. Kada se usvoje promene dokumenta, kreira se nova glavna verzija dokumenta i dostupna korisnicima koji imaju dozvole za čitanje. U glavnim i međuverzijama verzija dokumenata čuvaju se na listi istorija dokumenata.

  Ako se koristi glavno i međuverzije i novi dokument se otpremi u biblioteku dokumenata, možete da ga dodate u biblioteku u okviru status radne verzije kao verzija 0,1 ili da autor odmah može da zatraži odobrenje. U ovom slučaju, status dokumenta postaje neobrađen.

Plan odjavljivanja i prijavljivanja

Možete da zahtevate od korisnika da odjave dokumente iz biblioteke dokumenata pre uređivanja dokumenata. Pogodnosti koje zahtevaju odjavljivanje i prijavljivanje uključujete sledeće:

• Bolje kontrolisanje kada se kreiraju verzije dokumenata. Kada se dokument odjavi, autor može da sačuva dokument bez prijavljivanja. Drugi korisnici biblioteke dokumenata neće moći da vide ove promene, a nova verzija se ne kreira. Nova verzija (vidljiva drugim korisnicima) se kreira samo kada autor prijavi u dokument. To pruža više fleksibilnosti i kontrole.

• Bolje hvatanje metapodataka. Kada se dokument prijavi, autor može da piše komentare koji opisuju promene koje su napravljene u dokumentu. Tako ćete kreirati istorijski zapis o promenama koje su napravljene u dokumentu.

Ako rešenje zahteva od korisnika da se prijave i vide dokumente za uređivanje, možete da koristite funkcije u Office 2016 klijentskim aplikacijama koje podržavaju ove radnje. Korisnici mogu da odjave dokumente, opozvali odjavljivanje i prijave dokumente iz Office 2016 klijentskih aplikacija.

Kada se dokument odjavci, korisnik je zaključan za ekskluzivan uređivanje. Kada korisnik sačuva ovu datoteku, promene se otpremaju i čuvaju na serveru. Promene su privatne za korisnika i nisu vidljive drugima. Kada je korisnik spreman da prijavi dokument, poslednje promene su vidljive drugima i objavljene su.

Iz Office 2016 klijentske aplikacije, korisnici takođe mogu da odaberu da napuste odjavljene dokumente na serveru Promenom opcija za uređivanje sadržaja.