Pregled: upravljanje lokacijom, dozvola i deljenje za vlasnike sajtova
Primenjuje se na
Koristite ovaj članak kao pregled ideja i najboljih praksi za model upravljanja na lokaciji. Ako ste vlasnik sajta, kreirajte model upravljanja da biste se suočili sa smernicama, procesima, ulogama i odgovornostima sajta. Model kao što je ovaj pomoći će vam da upravljate načinom na koji ljudi koriste vašu lokaciju. Na primer, možda ćete želeti da zahtevate odjavljivanje datoteka kako više osoba ne bi pokušavalo da uredi datoteku u isto vreme.
Napomena: SharePoint administrator je odredio mnoga pravila deljenja i pravila za dozvole. Koristite ovaj članak kao osnovni vodič da biste razumeli šta možete da kontrolišete kao vlasnik lokacije. Partnerujte sa SharePoint administratorom da biste promenili strategiju upravljanja organizacijom.
Uloge i odgovornosti za podršku lokacije
Definisanje uloga i odgovornosti prilikom planiranja i pravljenja lokacije smanjiće potrebu za čišćenjem ili reorganizovanjem lokacije kada se članovi osoblja rotuju u tim ili van njih. Upravljanje sajtom bi trebalo da razmotri uključivanje plana za obuku korisnika, nadgledanje upotrebe sajta, nadgledanje sadržaja i prenošenje očekivanja članovima tima koji upravljaju sajtom.
Razmotrite određivanje prioriteta i definisanje sledećih stavki:
-
Obuka lokacije za vlasnike lokacija: Obezbedite osnovnu obuku za navigaciju, pretragu i upravljanje dokumentima za nove vlasnike lokacije.
-
Podrška za lokaciju: Dodelite naznačenog stručnjaka za sajt u timu da bi rešio probleme i bio veza SharePoint administratoru.
-
Smernice za kreiranje i korišćenje lokacija: Često je organizacija najavljivala smernice preduzeća u odnosu na kreiranje sajta. Obezbedite ažuriranu vezu ka odgovarajućim smernicama, obezbedite kontakt informacije za vlasnike lokacija i autore sadržaja u slučaju da im je potrebna pomoć.
-
Objavljivanje sadržaja i nadzor: Planirajte da nadzire sadržaj sajta i stranice koliko god često je to potrebno da bi lokacija bila relevantna. Uspostavite plan nadzora i dodelite vlasnike sadržaja za velike liste i biblioteke.
Podrazumevane SharePoint grupe
|
Naslov |
Podrazumevani nivo dozvole |
Koristi se za |
|
Vlasnik |
Puna kontrola |
Osobe osobama koje moraju da budu u mogućnosti da upravljaju dozvolama, postavkama i izgledom lokacije. |
|
Član |
Uređivanje i doprinos |
Osobe ko mora da bude u mogućnosti da uređuje sadržaj lokacije. Nivo dozvole zavisi od predloška lokacije koji je korišćen za kreiranje lokacije. |
|
Posetu |
Samo za čitanje |
Osobe osobama koje moraju da vide sadržaj lokacije, ali ne i da ga urede. |
Moderno upravljanje lokacijama
U modernom sistemu SharePoint, upravljanje sajtom je važnije nego u prethodnim verzijama jer postoji veća kontrola i opcija za kreiranje sajtova. Upravljanje organizacijom zavisi od toga koliko kontrole treba organizaciji nad sadržajem koji će odrediti detalje o kreiranju sajta i upravljanju vlasnikom sajta. SharePoint administrator može da vam pomogne da razumete smernice u vezi sa bezbednosnim zahtevima, državnim propisima, brendiranjem preduzeća, pristupačnošću i uputstvima za obuku. Radite sa SharePoint administratorom da biste saznali više o kreiranju i smernicama za korišćenje sajtova organizacije pre kreiranja plana upravljanja sajtom.
Moderna struktura navigacije SharePoint sajta
Najefikasniji SharePoint sajtovi pomažu korisnicima da brzo pronađu ono što im je potrebno kako bi mogli da koriste informacije koje pronađu za donošenje odluka, saznaju šta se dešava, pristupe alatkama koje su im potrebne ili se angažuju sa kolegama kako bi rešili problem. Saznajte više o planiranju navigacije lokacije u sistemu SharePoint.
Deo arhitekture informacija može da obuhvata klasifikaciju informacija. Ako informacije koje objavljujete imaju visoku vrednost u preduzeću, zahtevaju specijalnu bezbednost ili su pokriveni pravilima usaglašenosti sa propisima, razmislite o podešavanju šeme klasifikacije kako biste identifikovali određene tipove sadržaja kojima treba pažljivo upravljati. Kada organizujete informacije u određene liste i biblioteke, možete da koristite funkcije upravljanja da biste upravljali načinom prikazivanja sadržaja.
Moderna SharePoint arhitektura dizajnirana je tako da bude fleksibilna i prilagodljiva promenama potreba vaše organizacije. Moderne lokacije mogu biti povezane sasajtovima čvorišta. Povezane lokacije dele navigaciju i brendiranje sa čvorištem. Ako je omogućeno od strane vlasnika sajta čvorišta i vlasnika sajta, povezane lokacije takođe mogu da dele dozvole čvorišta.
Razmotrite sledeće prilikom određivanja strukture navigacije lokacije:
-
Koji tip sadržaja ćete imati na lokaciji? Kako će to prevesti na stranice, liste i biblioteke?
-
Kako će informacije biti predstavljene na lokaciji?
-
Kako će se korisnici lokacije kretati kroz lokaciju?
-
Kako će informacije biti usmerene na određene grupe korisnika lokacije?
-
Kako će pretraga biti konfigurisana i optimizovana?
Upravljanje dozvolama na modernim lokacijama
Integritet, poverljivost i privatnost informacija koje su važne za vašu organizaciju od presudnog značaja za vašu organizaciju odnosi se na to koliko je vaša lokacija bezbedna – konkretno, onima kojima odaberete da odobrite pristup sajtu. Upravljanje dozvolama na modernim lokacijama podrazumeva korisnike i grupe korisnika. Dozvole u modernoj komunikaciji i lokacijama tima dolaze iz predložaka lokacije koji pružaju različite opcije. za svaku lokaciju.
Sajtovi za komunikaciju nisu povezani Microsoft 365 grupama i imaju tri podrazumevane uloge – vlasnike sajtova, članove sajta i posetioce lokacije.
Evo nekih saveta koje treba da imate na umu kada razvijate strategiju dozvola:
-
Sledite princip najmanje privilegija: Dajte osobama najniže nivoe dozvola koji su im potrebni za izvršavanje dodeljenih zadataka.
-
Koristi standardne podrazumevane grupe: Dajte ljudima pristup tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su Članovi, Posetioci i Vlasnici).
-
Razmotrite segmentiranje sadržaja na nivou bezbednosti: Kreirajte lokaciju ili biblioteku posebno za osetljive dokumente, umesto da ih imate u većoj biblioteci i zaštićenu jedinstvenim dozvolama.
Dozvole za modernu lokaciju po naslovu
|
Naslov |
Nivo dozvole |
Ima dozvolu za: |
|
Vlasnik lokacije |
Puna kontrola |
Pored svega što član lokacije može da uradi, vlasnici takođe mogu da: Promena teme lokacije Promena rasporeda navigacije Promena logotipa lokacije Dodavanje ili uklanjanje vlasnika lokacija Uređivanje postavki člana lokacije Dodavanje ili uklanjanje posetilaca lokacije Uređivanje postavki lokacije Izbrišite lokaciju Dodavanje Microsoft 365 grupe Povezivanje lokacije sa čvorištem |
|
Član lokacije |
Uređivanje i doprinos |
Dodavanje, uređivanje i brisanje lista Dodavanje, uređivanje i brisanje biblioteka dokumenata Dodavanje ili uklanjanje članova lokacije Dodavanje, uređivanje i uklanjanje dokumenata Dodavanje, uređivanje i brisanje stranice Dodavanje, uređivanje, brisanje objave vesti Dodavanje, uređivanje i brisanje odeljaka stranica Dodavanje, uređivanje i brisanje veb segmenata Dodavanje, uređivanje i brisanje navigacije lokacije Kreiranje ili brisanje predložaka stranica Prikaz metrike upotrebe lokacije |
|
Posetilac lokacije |
Samo za čitanje |
Prikaži sadržaj |
Još resursa za vlasnike lokacija:
Upravljanje lokacijom
Važan, ali često nevidljivi deo bilo koje lokacije jeste njegov model upravljanja – skup smernica, uloga, odgovornosti i procesa koje uspostavljate da biste odredili kako ljudi u vašoj grupi koriste SharePoint.
Mnoge organizacije imaju model upravljanja na licu mesta za sajtove na nivou centralne administracije ili kolekcije sajtova, koji može da kreira i održava IT sektor ili tim. Kao vlasnik lokacije, morate da saznate da li model upravljanja već postoji za kolekciju lokacija ili farmu. Ako je tako, to možete da koristite da biste vodili korisnike lokacije ili kreirali dodatni model upravljanja kako biste rešili određene probleme. Na primer, ako ste vlasnik sajta za podlokaciju u kolekciji sajtova, kao što je klasični sajt tima, možda bi bilo dobro da kreirate sopstveni dodatni model upravljanja. da biste rešili određene probleme na podlokaciji.
Model upravljanja za lokaciju olakšava korisnicima lokacije da znaju kada treba da kreiraju novu podlokaciju, listu ili drugi sadržaj lokacije. Obezbeđuje povlačenja podlokacija i sadržaja kada su zastarele da bi se uštedeo prostor za skladištenje i da bi rezultati pretrage bili tačni. Pruža korisnicima pristup pravom sadržaju, neka brendiranje lokacije bude isto u celoj oblasti tako što će obavestiti vlasnike podlokacija koji su predlošci i teme dostupni. Takođe olakšava promenu vlasnika lokacije kada se osobe napuste organizaciju ili uloge promene.
Dobar model upravljanja za sajt, trebalo bi da se fokusira na sledeće delove:
-
Kreiranje sajta
-
Upravljanje dozvolama
-
Arhitektura informacija
-
Životni ciklus sajta i povlače se
-
Ograničenja skladišta
-
Klasifikacija informacija
-
Prilagođavanje
-
Zaštita podataka
-
Navigacija
-
Pretraga
-
Uloge i odgovornosti za podršku lokacije
Neki delovi sa prethodne liste možda su već odlučini po modelu upravljanja kolekcijom lokacija ili na nivou organizacije, kao što je koliko prostora za skladištenje imate za lokaciju i koje vrste prilagođavanja možete da uradite u skladu sa izgledom i doživljajem lokacije. Drugi možda nisu relevantni, u zavisnosti od toga koliko je složena lokacija tima i koliko osoba je koristite. Ali, čak i ako ne morate da donosite odluke o ovim temama, preporučuje se da znate koje su odluke donete, tako da možete da obavestite korisnike lokacije i na odgovarajući način nametnete smernice.
Kreiranje podlokacije
Možda ćete želeti da članovi vašeg tima mogu da kreiraju podlokacije u okviru lokacije tima za korišćenje na određenim projektima.
Spontano kreiranje novih podlokacija može biti sjajna prednost grupe, ali neograničeno kreiranje sajtova može izmanjiti ruku. Kada se podlokacije slobodno prošire, može doći do problema. Na primer:
-
Korisnicima je teško da pronađu odgovarajući podlokacija ili da budu sigurni da ih imaju.
-
Informacije mogu da se duplirane na nekoliko podlokacija, uz korišćenje skupog prostora za skladištenje i zahtevaju duplirani napori za održavanje.
-
Zatamnjene informacije mogu da se nalaze na podlokacijama, potencijalno za godine, koje se prikazuju u rezultatima pretrage. Može biti teško da se kaže koja verzija informacija je ispravna.
-
Upravljanje dozvolama za veliki broj podlokacija može da postane glavni posao, a korisnici mogu nenamerno da završe sa pristupom informacijama koje zaista ne bi trebalo da imaju.
-
Dok zaposleni napuštaju grupu, podlokacije koje kreiraju mogu biti napuštene, što stvara zabunu i privremeno isključe rezultate pretrage za preostale korisnike lokacije.
Možete uštedeti vreme i energiju ako podesite neke smernice za kreiranje lokacija koje se odnose na sledeće oblasti:
-
Kome je dozvoljeno da kreira podlokacije?
-
Da li je potrebno unapred odobriti nove podlokacije? Ako je tako, koji su kriterijumi za odobravanje i ko dodeljuje odobrenje?
-
Da li nove podlokacije treba da koriste uspostavljene predloške i teme?
-
Koliko informacija se može uskladištiti na lokaciji? Koliko prostora na disku servera može da zauzima?
-
Koja su pravila za uključivanje strategija navigacije na lokaciju?
-
Koliko dugo informacije treba da budu uskladištene na podlokacijama pre nego što se izbrišu ili arhiviraju?
Više informacija potražite u članku Kreiranje lokacije ili podlokacije .
Upravljanje dozvolama
Integritet, poverljivost i privatnost informacija koje su važne za vašu organizaciju od presudnog značaja za vašu organizaciju odnosi se na to koliko je vaša lokacija bezbedna – konkretno, onima kojima odaberete da odobrite pristup sajtu.
Dodeljivanje i ograničavanje pristupa lokaciji naziva se upravljanje dozvolama i to je jedna od najvažnijih odgovornosti vlasnika lokacije.
Evo nekih saveta koje treba da imate na umu kada razvijate strategiju dozvola.
-
Pratite princip najmanje privilegija: dajte osobama najniže nivoe dozvola koji su im potrebni za izvršavanje dodeljenih zadataka.
-
Dajte ljudima pristup tako što ćete ih dodati u standardne, podrazumevane grupe (kao što su Članovi, Posetioci i Vlasnici). Učinite većinu osoba članovima grupa "Članovi" ili "Posetioci" i ograničite broj osoba u grupi "Vlasnici".
-
Koristite nasleđivanje dozvola da biste kreirali čistu hijerarhiju koja se lako vizuelizuje. To je zato da izbegavate da dodelite dozvole pojedincima, umesto da radite sa grupama. Tamo gde je to moguće, imajte podlokacije koje jednostavno nasleđuju dozvole od lokacije tima, a ne jedinstvene dozvole.
-
Organizujte sadržaj da biste iskoristili prednosti nasleđivanja dozvola: Razmotrite segmentiranje sadržaja na nivou bezbednosti – kreirajte lokaciju ili biblioteku posebno za osetljive dokumente, umesto da ih raspršujete u većoj biblioteci i zaštićene jedinstvenim dozvolama.
Informacije o postavljanju dozvola potražite u članku Razumevanje nivoa dozvola u sistemu SharePoint ili Uređivanje dozvola za listu, biblioteku ili pojedinačnu stavku.
Arhitektura informacija
Arhitektura informacija o lokaciji je kao sadržaj knjige: Određuje kako se informacije na toj lokaciji – veb stranice, dokumenti, liste i podaci – organizuju i prikazuju korisnicima lokacije. Arhitektura informacija se često snima kao hijerarhijska lista sadržaja lokacije, ključnih reči pretrage, tipova podataka i drugih koncepata.
Da biste kreirali arhitekturu informacija, morate da analizirate informacije koje će biti predstavljene na lokaciji. Evo nekih pitanja koja možete da koristite da biste razvili arhitekturu informacija:
-
Koji tip sadržaja ćete imati na lokaciji? Kako će to prevesti na podlokacije, liste, biblioteke i tako dalje?
-
Kako će informacije biti predstavljene na lokaciji?
-
Kako će se korisnici lokacije kretati kroz lokaciju?
-
Kako će informacije biti ciljane za određene grupe korisnika lokacije?
-
Kako će pretraga biti konfigurisana i optimizovana?
Deo arhitekture informacija može da obuhvata klasifikaciju informacija.
Ako informacije sa kojima radite imaju visoku vrednost za preduzeće, zahtevaju specijalnu bezbednost ili su pokriveni pravilima usaglašenosti sa propisima, možda bi trebalo da podesite šemu klasifikacije da biste identifikovali određene tipove sadržaja kojima treba pažljivo upravljati.
Kada organizujete informacije u određene liste i biblioteke, možete da koristite funkcije upravljanja da biste upravljali načinom upravljanja sadržajem. Na primer:
Zahtevaj odjavljivanje datoteka
Kada vam je potrebno odjavljivanje datoteke, osiguravate da samo jedna osoba može da uređuje datoteku dok se ona ne prijavi. Zahtevanje odjavljivanja dokumenata sprečava više osoba da istovremeno unose promene, što može dovesti do neusaglašenosti u uređivanju i dovesti do zabune. Zahtevanje odjavljivanja takođe može pomoći da podsetite članove tima da dodaju komentar kada prijavljene datoteku, tako da možete lakše da pratite šta se promenilo u svakoj verziji. Više informacija potražite u članku Podešavanje biblioteke tako da zahteva odjavljivanje datoteka.
Praćenje verzija
Ako je potrebno da zadržite prethodne verzije datoteka, biblioteke mogu da vam pomognu da pratite, uskladištite i vratite datoteke u prethodno stanje. Možete odabrati da pratite sve verzije na isti način. Možete i da odaberete da neke verzije odredite kao glavne, kao što je dodavanje novog poglavlja u uputstvo, a neke verzije kao pomoćne, kao što je ispravljanje pravopisne greške. Da biste upravljali prostorom za skladištenje, možete da odaberete broj svih tipova verzija koje želite da uskladištite. Više informacija o kreiranju verzija potražite u članku Kako kreiranje verzija funkcioniše na listi ili u biblioteci?.
Možete da navedete da je potrebno odobrenje dokumenta. Dokumenti ostaju u stanju na čekanju dok ih ne odobri ili odbije neko ko ima dozvolu da to uradi. Možete da kontrolišete koje grupe korisnika mogu da prikažu dokument pre nego što se odobri. Ova funkcija može biti korisna ako biblioteka sadrži važna uputstva ili procedure koje treba da budu konačne pre nego što ih drugi vide. Više informacija o odobravanju dokumenta potražite u članku Zahtevanje odobrenja stavki na listi ili u biblioteci lokacije.
Biblioteke podržavaju RSS tehnologiju, tako da članovi vaše radne grupe mogu automatski da primaju i prikazuju ispravke ili feedove vesti i informacije na konsolidovanoj lokaciji. MOŽETE da koristite RSS tehnologiju da biste vas obavestili o promenama u biblioteci, na primer kada se promene datoteke uskladištene u biblioteci. RSS feedovi omogućavaju članovima radne grupe da vide objedinjenu listu datoteka koje su promenjene. Takođe možete da kreirate obaveštenja putem e-pošte kako biste dobijali obaveštenja kada se datoteke promene. Više informacija o RSS feedovima potražite u članku Upravljanje RSS feedovima za lokaciju ili kolekciju lokacija.
Biblioteka dokumenata ili tip sadržaja mogu da koriste tokove posla koje je vaša organizacija definisala za poslovne procese, kao što je upravljanje odobravanjem dokumenta ili redigovanje. Vaša grupa može da primeni poslovne procese na svoje dokumente, poznate kao tokovi posla, koji navode radnje koje treba izvršiti nizom, kao što su odobravanje ili prevođenje dokumenata. Tok posla je automatizovan način premeštanja dokumenata ili stavki kroz niz radnji ili zadataka. Tri toka posla su podrazumevano dostupna bibliotekama: "Odobrenje", koje usmeravaju dokument na grupu osoba na odobrenje; Prikupljanje povratnih informacija, koje dokument usmeravaju na grupu osoba radi povratnih informacija i vraća dokument osobi koja je pokrenula tok posla kao prevođenje; i Prikupljanje potpisa, koje usmeravaju dokument na grupu osoba kako bi prikupili svoje digitalne potpise. Više informacija o tokovima posla potražite u članku Pregled tokova posla uključenih uz SharePoint
Ako vaša grupa radi sa nekoliko tipova datoteka, kao što su radni listovi, prezentacije i dokumenti, možete da proširite funkcionalnost biblioteke tako što ćete omogućiti i definisati više tipova sadržaja. Tipovi sadržaja dodaju fleksibilnost i doslednost u više biblioteka. Svaki tip sadržaja može da navede predložak, pa čak i procese toka posla. Predlošci se ponašaju kao početna tačka za oblikovanje i bilo koji standardni tekst i za svojstva koja se primenjuju na dokumente tog tipa, kao što su ime odeljenja ili broj ugovora. Više informacija o tipovima sadržaja potražite u članku Uvod u tipove sadržaja i objavljivanje tipova sadržaja
Ako imate grupu osetljivih datoteka i bilo bi korisno da znate kako se dokumenti koriste, možete da definišete smernice koje vam omogućavaju da omogućite praćenje događaja "Nadzor", kao što su promene datoteka, kopije ili brisanje. Informacije o podešavanju nadzora potražite u članku Konfigurisanje postavki nadzora za kolekciju lokacija
Životni ciklus sajta i povlače se
Lokacije kao što su radovi dokumenata i lokacije za diskusije obično se motaju okolo pošto više nisu korisne, koristeći dragocen prostor za skladištenje i zamućene rezultate pretrage. Preporučuje se da podesite raspored pregleda sajtova i njihovog sadržaja (bar jednom godišnje) da biste videli da li vredi čuvati.
Takođe je dobro imati na umu da model većeg upravljanja u vašoj organizaciji takođe može biti u toku za zasebne sajtove. Na primer, administrator može automatski da izbriše lokacije koje nisu dodirnite 90 dana. Kao vlasnik lokacije, primili biste e-poruku sa upozorenjem da će se to desiti. Više informacija o smernicama za životni ciklus i povlačenja potražite u članku Smernice za zatvaranje lokacije.
Ograničenja skladišta
Administrator je možda postavio ograničenje količine skladišta na disku koje grupa može da koristi. Morate da saznate da li postoji ograničenje i, ako je tako, odlučite na koji način ćete ga priložeti među sajtovima, stranicama i bibliotekama.
SharePoint Server podrazumevano nameće ograničenje od 50 MB za veličinu jednog dokumenta koji se može otpremiti u biblioteku dokumenata. Takođe, vlasnici lokacije tima podrazumevano primaju obaveštenja kada je skladište na 90% kvote.
Kada znate koja su ograničenja, možete da koristite funkcije kao što su verzije ili praćenje nadzora da biste se uverili da lokacija ostaje unutar njih.
Pretraga
Sadržaj se pojavljuje na mnogim mestima, uključujući lokacije, liste, biblioteke, veb segmente i kolone liste. Kada neko pretražuje vašu lokaciju, sav sadržaj na lokaciji i stranicama podrazumevano se pojavljuje u rezultatima pretrage.
Kao vlasnik lokacije možete da odaberete da li se sadržaj na lokaciji pojavljuje u rezultatima pretrage. Kada sprečite da se sadržaj lokacije pojavi u rezultatima pretrage, sadržaj svih podlokacija ispod njega takođe je blokiran u rezultatima pretrage.
Sadržaj sa ograničenim dozvolama se podrazumevano ne pojavljuje u rezultatima pretrage za korisnike koji nemaju dozvole da ga čitaju. To možete da promenite tako da se ograničeni sadržaj prikazuje u rezultatima pretrage, ali korisnici neće moći da otvore sadržaj za koji nemaju dozvolu.
Zaštita podataka
Funkcije pravljenja rezervne kopije i oporavka štite podatke od slučajnog gubitka. Administrator podešva učestalost pravljenja rezervne kopije i brzinu i nivo oporavka. Saznajte više o oporavku sadržaja na lokaciji u korpi za otpatke.
Dodatni resursi
Planiranje sajta za komunikaciju
Da li vam je potrebna dodatna pomoć?
Želite još opcija?
Istražite pogodnosti pretplate, pregledajte kurseve za obuku, saznajte kako da obezbedite uređaj i još mnogo toga.
Zajednice vam pomažu da postavljate pitanja i odgovarate na pitanja, dajete povratne informacije i čujete mišljenje od stručnjaka sa bogatim znanjem.
