På hybridarbetsplatsen kan det vara nödvändigt att utvärdera teamets och organisationens rytm i verksamheten – som i hur och när ni arbetar tillsammans strategiskt för att säkerställa en övergripande teamproduktivitet. Det kan innebära att bestämma vilka dagar som passar bäst för personliga möten och vilken typ av arbete som kan utföras på distans. Dessutom är det viktigt att tänka på hur din organisation ska planera för att kringgå mål och mål för varje månad, kvartal eller halvår.
Om du vill att ditt team ska lyckas kan du ta ett steg tillbaka för att titta på helheten och svara på följande frågor:
-
Hur utformar vi mötesscheman kring specifika mål och/eller kontrollpunkter?
-
När kommer möten (personligen eller på distans) att behövas? Och när är de valfria?
-
Hur vet vi när vi har schemalagt för många möten?
Granska sedan exempel från fiktiva teamscenarier för att inspireras av hur du använder Microsoft 365-verktyg för att planera och utforma teamets mötesschema och officiella samarbetskanaler.
Så här konfigureras ett marknadsföringsteam för framgång
I det här fiktiva exemplet utformar ett marknadsföringsteam teamets mötesschema kring planerade produktlanseringar under hela året. Teamet bestämmer vilken typ av samarbetsverktyg och kanaler som bäst passar organisationens mål.
Först dokument gruppen kända behov och mål
Faktorer som påverkar hur teamet schemalägger gruppmöten:
-
Produkter släpps kvartalsvis
-
Produktversioner över hela världen och internationella scheman beaktas
-
Marknadsföringsteamets mål rapporteras två gånger per år
-
Teamet föredrar att arbeta 2 dagar i veckan från kontoret och 3 dagar från en fjärransluten plats
Faktorer som påverkar vilka verktyg och kommunikationskanaler som används:
-
Teamet arbetar med flera externa partner från olika organisationer
-
Marknadsföringstillgångar kommer att nås från skrivbords- och mobilappar
-
Gruppen ansvarar för att förmedla projektstatus och marknadsföringsnyheter
-
Teamet behöver hjälp med att lagra och dela filer på ett säkert sätt i organisationen
Därefter konfigurerar teamet SharePoint-webbplatser och Microsoft Teams-kanaler
Teamet prioriterar tre samarbetsscenarier och skapar en kombination av SharePoint-grupp- och samarbetswebbplatser som inte stöder olika marknadsföringsfunktioner som beskrivs ovan.
|
Teamsamarbete |
Organisationssamarbete |
Externt samarbete |
|
|
|
Sedan planerar och schemalägger teamet möten
Teamet bestämde sig för att återkommande teammöten är mest värdefulla personligen och bör äga rum varannan vecka. Andra gruppmöten är specifika för produkter och äger endast rum fram till produktlanseringen.
Exempel på ett kvartalsvis mötesschema:
Månad 1
|
Måndag |
Tisdag |
Onsdag |
Torsdag |
Fredag |
|
Teammöte |
Produkt ett möte |
|||
|
Produkt ett möte |
Produkt ett möte |
|||
|
Teammöte |
Produkt ett möte |
Produkt En lansering |
||
Månad 2
|
Måndag |
Tisdag |
Onsdag |
Torsdag |
Fredag |
|
Produkt B-möte |
Produkt B-möte |
|||
|
Teammöte |
||||
|
Produkt B-möte |
Produkt B-möte |
Produkt B-lansering |
||
|
Teammöte |
||||
Månad 3
|
Måndag |
Tisdag |
Onsdag |
Torsdag |
Fredag |
|
Teammöte |
||||
|
Product C-möte |
||||
|
Teammöte |
Product C-möte |
Product C-möte |
||
|
Product C-möte |
Produkt C-lansering |
