เมื่อคุณดูรายงาน Access บนหน้าจอ คุณสามารถนําตัวกรองไปใช้เพื่อตรวจสอบสิ่งที่คุณต้องการดูได้เป็นศูนย์ จากนั้นคุณสามารถพิมพ์รายงานที่มีเฉพาะข้อมูลนั้นได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างรายงาน ให้ดูที่ บทนําสู่รายงานใน Access
หมายเหตุ
บทความนี้ใช้ไม่ได้กับ Access Web App ซึ่งเป็นชนิดฐานข้อมูลที่คุณออกแบบด้วย Access และประกาศแบบออนไลน์
เมื่อต้องการกรองข้อมูลในรายงาน ให้เปิดรายงานในมุมมองรายงาน (คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างการนําทาง แล้วคลิก มุมมองรายงาน) จากนั้น คลิกขวาข้อมูลที่คุณต้องการกรอง
ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่แสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมด คุณอาจต้องการจํากัดรายงานให้มีเฉพาะพนักงานที่มีนามสุกลที่ขึ้นต้นด้วย "L" ดังนี้
คลิกขวาที่นามสกุลใดๆ แล้วคลิก ตัวกรอง>ข้อความเริ่มต้นด้วย
ใส่ "L" ในกล่องที่ปรากฏ แล้วคลิก ตกลง
Access จะนําตัวกรองไปใช้ และในตอนนี้คุณสามารถพิมพ์รายงานที่มีเพียงข้อมูลนั้นได้
สลับ หรือล้างตัวกรอง
บน แท็บหน้าแรก ให้คลิกปุ่ม สลับตัวกรองเพื่อ เอาตัวกรองออกและนําไปใช้ใหม่ตามต้องการ
ถ้าคุณปิดรายงานโดยไม่ได้ล้างตัวกรองอย่างชัดเจน Access จะจําตัวกรองเหล่านั้นไว้และคุณสามารถคลิก สลับตัวกรอง อีกครั้งเพื่อนําตัวกรองไปใช้ใหม่ในครั้งต่อไปที่คุณเปิดรายงาน วิธีนี้จะได้ผลแม้ว่าคุณจะปิดและเปิดฐานข้อมูลอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณคลิก หน้าแรก>ขั้นสูง>ล้างตัวกรองทั้งหมด Access จะล้างตัวกรองทั้งหมด และคุณจะต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดในครั้งต่อไป
บันทึกตัวกรองเป็นคิวรี
ถ้าคุณนําตัวกรองไปใช้กับรายงานจํานวนมาก คุณอาจต้องการบันทึกตัวกรองเป็นคิวรี จากนั้น คุณสามารถใช้คิวรีเป็นแหล่งข้อมูลสําหรับรายงานปัจจุบันหรือรายงานใหม่ หรือเพียงแค่เรียกใช้คิวรีในครั้งถัดไปที่คุณต้องการดูข้อมูล
นําตัวกรองไปใช้ แล้วคลิก หน้าแรก> ตัวกรอง/เรียงลําดับขั้นสูงขั้นสูง>
Access จะสร้างคิวรีที่มีตัวกรองทั้งหมดที่คุณนําไปใช้ ถ้าคุณต้องการดูคอลัมน์อื่นๆ นอกเหนือจากคอลัมน์ที่ถูกกรองในผลลัพธ์คิวรี ให้ดับเบิลคลิกที่คอลัมน์เหล่านั้นในตารางเพื่อเพิ่มลงในตารางคิวรี
คลิก บันทึก แล้วใส่ชื่อสําหรับคิวรี
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงาน ให้ดูที่ บทนําสู่รายงานใน Access และสําหรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรอง ให้ดู การนําตัวกรองไปใช้เพื่อดูระเบียนที่เลือกในฐานข้อมูล Access ถ้าคุณอยากรู้เกี่ยวกับสิ่งอื่นๆ ที่คุณสามารถทําได้กับคิวรี ให้ดู บทนําสู่คิวรี