นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

คุณสามารถนําข้อมูลจากเวิร์กบุ๊ก Excel ลงในฐานข้อมูล Access ได้หลายวิธี คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากเวิร์กชีตที่เปิดและวางลงในแผ่นข้อมูล Access นําเข้าเวิร์กชีตลงในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่ หรือลิงก์ไปยังเวิร์กชีตจากฐานข้อมูล Access

หัวข้อนี้จะอธิบายวิธีการนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูล Excel จากฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปอย่างละเอียด

คุณต้องการทำอะไร

• ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูลจาก Excel
• นำเข้าข้อมูลจาก Excel
• การแก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง
• ลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel
• แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องอื่นๆ ในตารางที่ลิงก์

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูลจาก Excel

ถ้าเป้าหมายของคุณคือการจัดเก็บข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดของคุณจากเวิร์กชีต Excel อย่างน้อยหนึ่งเวิร์กชีตใน Access คุณควรนําเข้าเนื้อหาของเวิร์กชีตลงในฐานข้อมูล Access ใหม่หรือที่มีอยู่ เมื่อคุณนําเข้าข้อมูล Access จะสร้างสําเนาของข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่โดยไม่เปลี่ยนแปลงเวิร์กชีต Excel ต้นฉบับ

สถานการณ์สมมติทั่วไปในการนำเข้าข้อมูล Excel ลงใน Access

• คุณเป็นผู้ใช้ Excel มาเป็นเวลานาน แต่ต่อจากนี้ไป คุณต้องการใช้ Access เพื่อทํางานกับข้อมูลนี้ คุณต้องการย้ายข้อมูลในเวิร์กชีต Excel ของคุณไปยังฐานข้อมูล Access ใหม่อย่างน้อยหนึ่งฐานข้อมูล
• แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่ในบางครั้งคุณจะได้รับข้อมูลในรูปแบบ Excel ที่ต้องผสานกับฐานข้อมูล Access ของคุณ คุณต้องการนําเข้าเวิร์กชีต Excel เหล่านี้ลงในฐานข้อมูลของคุณเมื่อคุณได้รับเวิร์กชีตเหล่านั้น
• คุณใช้ Access เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ แต่รายงานรายสัปดาห์ที่คุณได้รับจากส่วนที่เหลือของทีมของคุณคือเวิร์กบุ๊ก Excel คุณต้องการปรับปรุงกระบวนการนําเข้าเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะถูกนําเข้าทุกสัปดาห์ตามเวลาที่ระบุลงในฐานข้อมูลของคุณ

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณนำเข้าข้อมูลจาก Excel

• ไม่มีวิธีในการบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel เป็นฐานข้อมูล Access Excel ไม่มีฟังก์ชันในการสร้างฐานข้อมูล Access จากข้อมูล Excel
• เมื่อคุณเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ใน Access (ในกล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ ให้เปลี่ยนกล่องรายการ Files ชนิดของเป็น MicrosoftOfficeExcel Files และเลือกไฟล์ที่คุณต้องการ) Access จะสร้างลิงก์ไปยังเวิร์กบุ๊กแทนการนําเข้าข้อมูล การลิงก์ไปยังเวิร์กบุ๊กจะแตกต่างจากการนําเข้าเวิร์กชีตลงในฐานข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลิงก์ ให้ดูส่วน ลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel ต่อไปในบทความนี้

นำเข้าข้อมูลจาก Excel

ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการเตรียมและเรียกใช้การดําเนินการนําเข้า และวิธีการบันทึกการตั้งค่าการนําเข้าเป็นข้อกําหนดสําหรับนํามาใช้ใหม่ในภายหลัง ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่าคุณสามารถนําเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีตได้ครั้งละหนึ่งเวิร์กชีตเท่านั้น คุณไม่สามารถนําเข้าข้อมูลทั้งหมดจากทั้งสมุดงานในเวลาเดียวกันได้

เตรียมเวิร์กชีต

1. ระบุตําแหน่งไฟล์ต้นฉบับ และเลือกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนําเข้าไปยัง Access ถ้าคุณต้องการนําเข้าเฉพาะบางส่วนของเวิร์กชีต คุณสามารถกําหนดช่วงที่มีชื่อที่มีเฉพาะเซลล์ที่คุณต้องการนําเข้าได้

   กําหนดช่วงที่มีชื่อ (ไม่บังคับ)

   1. สลับไปยัง Excel แล้วเปิดเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า
   2. เลือกช่วงของเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า
   3. คลิกขวาภายในช่วงที่เลือก จากนั้นคลิก ตั้งชื่อช่วง หรือ กำหนดชื่อ
   4. ในกล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ ให้ระบุชื่อสำหรับช่วงในกล่อง ชื่อ และคลิก ตกลง
      โปรดจําไว้ว่าคุณสามารถนําเข้าเวิร์กชีตได้ครั้งละหนึ่งเวิร์กชีตเท่านั้นในระหว่างการดําเนินการนําเข้า เมื่อต้องการนําเข้าข้อมูลจากหลายเวิร์กชีต ให้ทําซ้ําการดําเนินการนําเข้าสําหรับแต่ละเวิร์กชีต

2. รีวิวข้อมูลต้นฉบับและทำตามคำอธิบายในตารางนี้

   องค์ประกอบ	คำอธิบาย
   จำนวนคอลัมน์	จำนวนคอลัมน์ต้นฉบับที่คุณต้องการนำเข้าจะต้องไม่เกิน 255 คอลัมน์ เนื่องจาก Access รองรับได้ไม่เกิน 255 เขตข้อมูลในหนึ่งตาราง
   การข้ามคอลัมน์และแถว	ขอแนะนำให้รวมเฉพาะแถวและคอลัมน์ที่คุณต้องการนำเข้าในเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงที่มีชื่อ แถว คุณไม่สามารถกรองหรือข้ามแถวในระหว่างการนำเข้าได้ คอลัมน์ คุณไม่สามารถข้ามคอลัมน์ในระหว่างการดำเนินการได้ถ้าคุณเลือกที่จะเพิ่มข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่
   รูปแบบตาราง	ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์อยู่ในรูปแบบตาราง ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อมีเซลล์ที่ผสาน เนื้อหาของเซลล์จะถูกวางในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับคอลัมน์ซ้ายสุด และเขตข้อมูลอื่นๆ จะถูกปล่อยให้ว่างไว้
   คอลัมน์ แถว และเซลล์ว่าง	ลบคอลัมน์ว่างและแถวว่างที่ไม่จําเป็นทั้งหมดในเวิร์กชีตหรือช่วง ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงมีเซลล์ว่าง อยู่ ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่หายไป ถ้าคุณกําลังวางแผนที่จะผนวกระเบียนกับตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางยอมรับค่า Null (หายไปหรือไม่รู้จัก) เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติเขตข้อมูลที่จำเป็นถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้
   ค่าความผิดพลาด	ถ้ามีเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในเวิร์กชีตหรือช่วงมีค่าความผิดพลาด เช่น #NUM และ #DIV ให้แก้ไขก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีค่าความผิดพลาด Access จะวางค่า Null ในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้น ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ต่อไปในบทความนี้
   ชนิดข้อมูล	เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดระหว่างการนําเข้า ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ต้นฉบับแต่ละคอลัมน์มีชนิดข้อมูลเดียวกันในทุกแถว Access จะสแกนแถวต้นฉบับแปดแถวแรกเพื่อกําหนดชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตาราง เราขอแนะนําให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวต้นฉบับแปดแถวแรกไม่รวมค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกันในคอลัมน์ใดๆ มิฉะนั้น Access อาจไม่ได้กําหนดชนิดข้อมูลที่ถูกต้องให้กับคอลัมน์ นอกจากนี้ คุณควรจัดรูปแบบคอลัมน์ต้นฉบับแต่ละคอลัมน์ใน Excel และกําหนดรูปแบบข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงให้กับแต่ละคอลัมน์ก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า ขอแนะนําให้จัดรูปแบบถ้าคอลัมน์มีค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ FlightNo ในเวิร์กชีตอาจมีค่าตัวเลขและข้อความ เช่น 871, AA90 และ 171 เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ทําดังต่อไปนี้: คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก จัดรูปแบบเซลล์ บนแท็บ ตัวเลข ภายใต้ ประเภท ให้เลือกรูปแบบ สําหรับคอลัมน์ หมายเลขเที่ยวบิน คุณอาจเลือก ข้อความ คลิก ตกลง ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับถูกจัดรูปแบบแล้ว แต่ยังคงมีค่าผสมอยู่ในแถวต่อจากแถวที่แปด การดําเนินการนําเข้าอาจข้ามค่าหรือแปลงค่าอย่างไม่ถูกต้อง สําหรับข้อมูลการแก้ไขปัญหา โปรดดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง
   แถวแรก	ถ้าแถวแรกในเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อมีชื่อของคอลัมน์ คุณสามารถระบุให้ Access ถือว่าข้อมูลในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูลระหว่างการดําเนินการนําเข้าได้ ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับของคุณไม่มีชื่อ คุณควรเพิ่มชื่อเหล่านั้นลงในแหล่งข้อมูลก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า หมาย เหตุ: ถ้าคุณวางแผนที่จะผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของแต่ละคอลัมน์ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้าชื่อของคอลัมน์แตกต่างจากชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง การดําเนินการนําเข้าจะล้มเหลว เมื่อต้องการดูชื่อของเขตข้อมูล ให้เปิดตารางในมุมมองออกแบบใน Access

3. ปิดเวิร์กบุ๊กต้นฉบับ ถ้าเปิดอยู่ การเปิดไฟล์ต้นฉบับต่อไปอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดในการแปลงข้อมูลระหว่างการดําเนินการนําเข้า

เตรียมฐานข้อมูลปลายทาง

1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่จะเก็บข้อมูลที่นําเข้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูล
   -หรือ-
   ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า วิธีทำ:
   คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ใหม่ แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า

2. ก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า ให้ตัดสินใจเลือกว่าคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่
   สร้างตารางใหม่ ถ้าคุณเลือกที่จะจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่ Access จะสร้างตารางและเพิ่มข้อมูลที่นําเข้าลงในตารางนี้ ถ้ามีตารางที่มีชื่อที่ระบุอยู่แล้ว Access จะเขียนทับเนื้อหาของตารางด้วยข้อมูลที่นําเข้า
   ผนวกเข้ากับตารางที่มีอยู่ ถ้าคุณเลือกที่จะเพิ่มข้อมูลให้กับตารางที่มีอยู่ แถวต่างๆ ในเวิร์กชีต Excel จะถูกผนวกไปยังตารางที่ระบุ
   โปรดจําไว้ว่าความล้มเหลวส่วนใหญ่ระหว่างการดําเนินการผนวกเกิดขึ้นเนื่องจากข้อมูลต้นฉบับไม่ตรงกับการตั้งค่าโครงสร้างและการตั้งค่าเขตข้อมูลของตารางปลายทาง เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้เปิดตารางปลายทางในมุมมองออกแบบและรีวิวต่อไปนี้:

   • แถวแรก ถ้าแถวแรกของเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงที่มีชื่อไม่มีส่วนหัวของคอลัมน์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตําแหน่งและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ในเวิร์กชีตต้นฉบับตรงกับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง ถ้าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ลําดับของคอลัมน์และเขตข้อมูลไม่จําเป็นต้องตรงกัน แต่ชื่อและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์จะต้องตรงกับของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันทุกประการ

   • เขตข้อมูลที่หายไปหรือเขตข้อมูลที่เกินมา ถ้าเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในเวิร์กชีตต้นฉบับไม่มีอยู่ในตารางปลายทาง ให้เพิ่มเขตข้อมูลเหล่านั้นก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า อย่างไรก็ตาม ถ้าตารางมีเขตข้อมูลที่ไม่มีอยู่ในแหล่งข้อมูล คุณไม่จําเป็นต้องลบเขตข้อมูลเหล่านั้นออกจากตารางถ้าเขตข้อมูลยอมรับค่า Null

     เคล็ดลับ

     เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติ จำเป็น ถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้

   • คีย์หลัก ถ้าตารางมีเขตข้อมูลคีย์หลัก เวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงจะต้องมีคอลัมน์ที่มีค่าที่เข้ากันได้กับเขตข้อมูลคีย์หลัก และค่าคีย์ที่นําเข้าจะต้องไม่ซ้ํากัน ถ้าระเบียนที่นําเข้ามีค่าคีย์หลักที่มีอยู่แล้วในตารางปลายทาง การดําเนินการนําเข้าจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

   • เขตข้อมูลที่เป็นดัชนี ถ้าคุณสมบัติ ดัชนี ของเขตข้อมูลในตารางถูกตั้งค่าเป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงจะต้องมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน
     ไปยังขั้นตอนถัดไปเพื่อเรียกใช้การดำเนินการนำเข้า

เริ่มการดำเนินการนำเข้า

1. ตําแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างการนําเข้า/ลิงก์จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับเวอร์ชัน Access ของคุณ:

   • ถ้าคุณกําลังใช้ Microsoft 365 , Access 2021 หรือ Access 2019 เวอร์ชันล่าสุด บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก แหล่งข้อมูล>ใหม่จากไฟล์>Excel
   • ถ้าคุณกําลังใช้ Access 2016 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก Excel

   หมายเหตุ

   แท็บ ข้อมูลภายนอก จะใช้งานไม่ได้จนกว่าจะเปิดฐานข้อมูล

2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - สเปรดชีต Excel ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ระบุชื่อของไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า
   -หรือ-
   คลิก เรียกดู และใช้กล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ เพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า

3. ระบุวิธีการที่คุณจะเก็บข้อมูลที่นำเข้า
   เมื่อต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่ ให้เลือก นําเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ตั้งชื่อตารางนี้ในภายหลัง
   เมื่อต้องการผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้เลือก ผนวกสําเนาของระเบียนไปยังตาราง แล้วเลือกตารางจากรายการดรอปดาวน์ ตัวเลือกนี้จะไม่พร้อมใช้งานถ้าฐานข้อมูลไม่มีตาราง
   เมื่อต้องการลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลด้วยการสร้างตารางที่ลิงก์ ให้ดูในส่วน ลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel ต่อไปในบทความนี้

4. คลิก ตกลง
   ตัวช่วยสร้างการนําเข้าสเปรดชีตจะเริ่มทํางาน และนําคุณเข้าสู่ขั้นตอนการนําเข้า ไปยังขั้นตอนชุดถัดไป

ใช้ตัวช่วยนำเข้าสเปรดชีต

1. ในหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า แล้วคลิก ถัดไป

2. บนหน้าที่สองของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก แสดงเวิร์กชีต หรือ แสดงช่วงที่มีชื่อ เลือกเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อที่คุณต้องการนำเข้า แล้วคลิก ถัดไป

3. ถ้าแถวแรกของเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือก แถวแรกที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ และคลิก ถัดไป
   ถ้าคุณกําลังนําเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ Access จะใช้ส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้เพื่อตั้งชื่อเขตข้อมูลในตาราง คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเหล่านี้ได้ระหว่างหรือหลังการดําเนินการนําเข้า ถ้าคุณกําลังผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนหัวของคอลัมน์ในเวิร์กชีตต้นฉบับตรงกับชื่อของเขตข้อมูลในตารางปลายทาง
   ถ้าคุณกําลังผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 6 โดยตรง ถ้าคุณกําลังเพิ่มข้อมูลลงในตารางใหม่ ให้ทําตามขั้นตอนที่เหลือ

4. ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณตรวจทานคุณสมบัติของเขตข้อมูล คลิกคอลัมน์ในส่วนครึ่งล่างของหน้าเพื่อแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน หรือเลือกทำดังนี้

   • ตรวจทานและเปลี่ยนชื่อและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทางถ้าคุณต้องการ
     Access จะตรวจทานแปดแถวแรกในแต่ละคอลัมน์เพื่อแนะนําชนิดข้อมูลสําหรับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้าคอลัมน์ในเวิร์กชีตมีค่าชนิดต่างๆ เช่น ข้อความและตัวเลข ในแปดแถวแรกของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะแนะนําชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับค่าทั้งหมดในคอลัมน์ ซึ่งมักจะเป็นชนิดข้อมูลข้อความ แม้ว่าคุณสามารถเลือกชนิดข้อมูลอื่นได้ โปรดจําไว้ว่าค่าที่เข้ากันไม่ได้กับชนิดข้อมูลที่คุณเลือกจะถูกละเว้นหรือแปลงอย่างไม่ถูกต้องในระหว่างกระบวนการนําเข้า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ต่อไปในบทความนี้
   • เมื่อต้องการสร้างดัชนีบนเขตข้อมูล ให้ตั้งค่า ดัชนี เป็น ใช่
   • เมื่อต้องการข้ามคอลัมน์ต้นฉบับไปเลย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องนำเข้าเขตข้อมูล (ข้าม)
     คลิก ถัดไป หลังจากที่คุณเลือกตัวเลือกเสร็จ

5. ในหน้าจอถัดไป ให้ระบุคีย์หลักสําหรับตาราง ถ้าคุณเลือก ให้ Access เพิ่มคีย์หลัก Access จะเพิ่มเขตข้อมูล AutoNumber เป็นเขตข้อมูลแรกในตารางปลายทาง และใส่ค่า ID ที่ไม่ซ้ํากันให้โดยอัตโนมัติ โดยเริ่มต้นด้วย 1 คลิก ถัดไป

6. ในหน้าจอตัวช่วยสร้างขั้นสุดท้าย ให้ระบุชื่อสําหรับตารางปลายทาง ในกล่อง นําเข้าไปยังตาราง ให้พิมพ์ชื่อสําหรับตาราง ถ้ามีตารางอยู่แล้ว Access จะแสดงพร้อมท์ที่ถามว่าคุณต้องการเขียนทับเนื้อหาที่มีอยู่ของตารางหรือไม่ คลิก ใช่ เพื่อดําเนินการต่อ หรือ ไม่ใช่ เพื่อระบุชื่ออื่นสําหรับตารางปลายทาง แล้วคลิก เสร็จสิ้น เพื่อนําเข้าข้อมูล
   ถ้า Access สามารถนําเข้าข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดได้ ตัวช่วยสร้างจะแสดงหน้าที่แสดงสถานะของการดําเนินการนําเข้า นอกจากนี้ คุณสามารถบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการสําหรับใช้ในอนาคตเป็นข้อกําหนด ในทางกลับกัน ถ้าการดําเนินการล้มเหลวโดยสมบูรณ์ Access จะแสดงข้อความ มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนําเข้าไฟล์

7. คลิก ใช่ เพื่อบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการสําหรับใช้ในอนาคต การบันทึกรายละเอียดจะช่วยให้คุณทําซ้ําการดําเนินการได้ในภายหลังโดยไม่ต้องทําตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างทุกครั้ง

ดู บันทึกรายละเอียดการนำเข้าหรือส่งออกเป็นข้อกำหนด เพื่อเรียนรู้วิธีการบันทึกรายละเอียดข้อกำหนดของคุณ

ดู เรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือส่งออกที่บันทึกไว้ เพื่อเรียนรู้วิธีการเรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือลิงก์ที่บันทึกไว้ของคุณ

ดู จัดกำหนดการข้อกำหนดการนำเข้าและส่งออก เพื่อเรียนรู้วิธีการจัดกำหนดการงานการนำเข้าและลิงก์เพื่อเรียกใช้ในเวลาที่กำหนด

การแก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง

ถ้าคุณได้รับข้อความ มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนําเข้าแฟ้ม แสดงว่าการดําเนินการนําเข้าล้มเหลวโดยสมบูรณ์ ในทางกลับกัน ถ้าการดําเนินการนําเข้าแสดงกล่องโต้ตอบที่พร้อมท์ให้คุณบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการ การดําเนินการจะสามารถนําเข้าข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนได้ ข้อความสถานะยังกล่าวถึงชื่อของตารางบันทึกข้อผิดพลาดที่ประกอบด้วยคําอธิบายของข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการดําเนินการนําเข้า

• เปิดตารางปลายทางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อดูว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการเพิ่มลงในตารางแล้วหรือยัง
• เปิดตารางในมุมมองออกแบบเพื่อตรวจทานชนิดข้อมูลและการตั้งค่าคุณสมบัติอื่นของเขตข้อมูลด้วย

ตารางต่อไปนี้อธิบายขั้นตอนที่คุณสามารถใช้ในการแก้ไขค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง

ปัญหา	การแก้ปัญหา
องค์ประกอบแบบกราฟิก	องค์ประกอบกราฟิก เช่น โลโก้ แผนภูมิ และรูปภาพจะไม่สามารถนําเข้าได้ เพิ่มรายการเหล่านี้ลงในฐานข้อมูลด้วยตนเองหลังจากการดําเนินการนําเข้าเสร็จสมบูรณ์แล้ว
ค่าจากการคำนวณ	ผลลัพธ์ของคอลัมน์หรือเซลล์จากการคํานวณจะถูกนําเข้า แต่ไม่ใช่สูตรต้นแบบ ระหว่างการดําเนินการนําเข้า คุณสามารถระบุชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับผลลัพธ์ของสูตร เช่น Number
ค่า TRUE หรือ FALSE และ -1 หรือ 0	ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีคอลัมน์ที่มีเฉพาะค่า TRUE หรือ FALSE Access จะสร้างเขตข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ สําหรับคอลัมน์และแทรกค่า -1 หรือ 0 ในเขตข้อมูลนั้น อย่างไรก็ตาม ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีคอลัมน์ที่มีเฉพาะค่า -1 หรือ 0 ตามค่าเริ่มต้น Access จะสร้างเขตข้อมูลตัวเลขสําหรับคอลัมน์นั้น คุณสามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเป็น ใช่/ไม่ใช่ ระหว่างการดําเนินการนําเข้าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้
เขตข้อมูลแบบหลายค่า	เมื่อคุณนําเข้าข้อมูลไปยังตารางใหม่หรือผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ Access จะไม่เปิดใช้งานการสนับสนุนสําหรับค่าหลายค่าในเขตข้อมูล แม้ว่าคอลัมน์ต้นฉบับจะมีรายการของค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;) รายการของค่าจะถือว่าเป็นค่าเดียวและถูกวางในเขตข้อมูลข้อความ
ข้อมูลถูกตัดทอน	ถ้าข้อมูลถูกตัดทอนในคอลัมน์ในตาราง Access ให้ลองเพิ่มความกว้างของคอลัมน์ในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้ายังไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ ข้อมูลในคอลัมน์ตัวเลขใน Excel มีขนาดใหญ่เกินไปสําหรับขนาดเขตข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทางใน Access ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลปลายทางอาจมีการตั้งค่าคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล เป็น ไบต์ ในฐานข้อมูล Access แต่ข้อมูลต้นฉบับมีค่าที่มากกว่า 255 แก้ไขค่าในไฟล์ต้นฉบับและลองนําเข้าอีกครั้ง
รูปแบบการแสดงผล	คุณอาจต้องตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ของบางเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบเพื่อให้แน่ใจว่าค่าจะแสดงอย่างถูกต้องในมุมมองแผ่นข้อมูล ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ จะแสดง -1 และ 0 ในมุมมองแผ่นข้อมูลหลังจากการดําเนินการนําเข้าเสร็จสมบูรณ์ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ หลังจากที่การนําเข้าเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูลเป็น ใช่/ไม่ใช่ เพื่อแสดงกล่องกาเครื่องหมายแทน วันที่แบบยาวและปานกลางอาจปรากฏเป็นวันที่แบบสั้นใน Access เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้เปิดตารางปลายทางในมุมมองออกแบบใน Access และตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูลวันที่เป็น วันที่แบบยาว หรือ วันที่แบบปานกลาง หมาย เหตุ: ถ้าเวิร์กชีตต้นฉบับมีการจัดรูปแบบ Rich Text เช่น ตัวหนา ขีดเส้นใต้ หรือตัวเอียง ข้อความจะถูกนําเข้า แต่การจัดรูปแบบจะหายไป
ค่าที่ซ้ำกัน (ข้อผิดพลาดการละเมิดคีย์)	ระเบียนที่คุณกําลังนําเข้าอาจมีค่าที่ซ้ํากันซึ่งไม่สามารถเก็บไว้ในเขตข้อมูลคีย์หลักของตารางปลายทางหรือในเขตข้อมูลที่มีการตั้งค่าคุณสมบัติ ดัชนี เป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ํากัน) ลบค่าที่ซ้ํากันในไฟล์ต้นฉบับและลองนําเข้าอีกครั้ง
ค่าวันที่ขาดหายไป 4 ปี	เขตข้อมูลวันที่ที่นําเข้าจากเวิร์กชีต Excel อาจปิดลงสี่ปี Excel สําหรับ Windows สามารถใช้ระบบวันที่สองระบบ: ระบบวันที่ 1904 (ซึ่งอยู่ในช่วงหมายเลขลําดับประจําสินค้าตั้งแต่ 0 ถึง 63,918) ซึ่งสอดคล้องกับวันที่ 1 มกราคม 1904 ถึง 31 ธันวาคม 2078 ระบบวันที่ 1900 (ซึ่งอยู่ในช่วงหมายเลขลําดับประจําสินค้าตั้งแต่ 1 ถึง 65,380) ซึ่งสอดคล้องกับวันที่ 1 มกราคม 1900 ถึง 31 ธันวาคม 2078 คุณสามารถตั้งค่าระบบวันที่ในตัวเลือก Excel:ตัวเลือก>ไฟล์>ขั้นสูง>ใช้ระบบวันที่ 1904 หมาย เหตุ ถ้าคุณนําเข้าจากเวิร์กบุ๊ก .xlsb โปรแกรมจะใช้ระบบวันที่ 1900 เสมอโดยไม่คํานึงถึงการตั้งค่า ระบบวันที่ ก่อนที่คุณจะนำเข้าข้อมูล ให้เปลี่ยนระบบวันที่สำหรับเวิร์กบุ๊ก Excel หรือหลังจากผนวกข้อมูลแล้วให้อัปเดตคิวรีที่ใช้นิพจน์ [ชื่อเขตข้อมูลวันที่] + 1462 เพื่อแก้ไขวันที่ Excel สําหรับ Macintosh ใช้ระบบวันที่แบบ 1904 เท่านั้น
ค่า Null	คุณอาจเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ส่วนท้ายของการดําเนินการนําเข้าเกี่ยวกับข้อมูลที่ถูกลบหรือสูญหายระหว่างการดําเนินการ หรือเมื่อคุณเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณอาจเห็นว่าค่าเขตข้อมูลบางค่าว่างเปล่า ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับใน Excel ไม่ได้ถูกจัดรูปแบบหรือแถวต้นฉบับแปดแถวแรกมีค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกัน ให้เปิดเวิร์กชีตต้นฉบับแล้วทําดังต่อไปนี้: จัดรูปแบบคอลัมน์ต้นฉบับ ย้ายแถวเพื่อให้แปดแถวแรกในแต่ละคอลัมน์ไม่มีค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกัน ในระหว่างการดําเนินการนําเข้า ให้เลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมสําหรับแต่ละฟิลด์ ถ้าชนิดข้อมูลไม่ถูกต้อง คุณอาจเห็นค่า Null หรือค่าที่ไม่ถูกต้องในทั้งคอลัมน์หลังจากการดําเนินการนําเข้าเสร็จสมบูรณ์ ขั้นตอนก่อนหน้าสามารถช่วยลดลักษณะที่ปรากฏของค่า Null รายการต่อไปนี้แสดงกรณีที่คุณจะยังคงเห็นค่า Null: ถ้าค่าที่หายไปเป็นชนิด ข้อความ เมื่อนําเข้าไปยังตารางใหม่และเขตข้อมูลปลายทางเป็นวันที่ ให้แทนที่ค่าข้อความทั้งหมดด้วยค่าวันที่ แล้วลองนําเข้าอีกครั้ง ถ้าค่าที่หายไปเป็นชนิด ข้อความ เมื่อนําเข้าไปยังตารางใหม่ และเขตข้อมูลปลายทางเป็น ตัวเลข หรือ วันที่ ให้แทนที่ค่าข้อความทั้งหมดด้วยค่าที่ตรงกับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทาง แล้วลองนําเข้าอีกครั้ง
ค่าวันที่ถูกแทนที่ด้วยค่าตัวเลข	คุณจะเห็นตัวเลขสุ่มห้าหลักแทนที่จะเป็นค่าวันที่ตามจริงในสถานการณ์ต่อไปนี้ คอลัมน์ต้นฉบับในเวิร์กชีตจะมีเฉพาะค่าตัวเลขในแปดแถวแรก แต่มีค่าวันที่บางค่าในแถวที่ตามมา ค่าวันที่เหล่านี้จะถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้อง คอลัมน์ต้นฉบับมีค่าวันที่ในบางแถวของแปดแถวแรก และคุณพยายามนําเข้าไปยังเขตข้อมูลที่เป็นตัวเลข ค่าวันที่เหล่านี้จะถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้อง เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้แทนที่ค่าวันที่ด้วยค่าตัวเลขในคอลัมน์ต้นฉบับและลองนำเข้าอีกครั้ง ในบางครั้ง ถ้าคอลัมน์ที่มีค่าวันที่เป็นส่วนใหญ่มีค่าข้อความหลายค่าด้วยเช่นกัน ค่าวันที่ทั้งหมดอาจปรากฏเป็นตัวเลขสุ่มห้าหลัก เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้แทนที่ค่าข้อความด้วยค่าวันที่ แล้วลองนําเข้าอีกครั้ง
ค่าตัวเลขถูกแทนที่ด้วยค่าวันที่	คุณจะเห็นค่าวันที่แบบสุ่มแทนที่จะเป็นค่าตัวเลขตามจริงในสถานการณ์ต่อไปนี้ คอลัมน์ต้นฉบับมีค่าวันที่ในแปดแถวแรกเท่านั้น แต่มีค่าตัวเลขบางค่าในแถวถัดไป ค่าตัวเลขเหล่านี้จะถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้อง คอลัมน์ต้นฉบับมีค่าตัวเลขในบางแถวของแปดแถวแรก และคุณพยายามนําเข้าไปยังเขตข้อมูลวันที่ ค่าตัวเลขเหล่านี้จะถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้อง เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้แทนที่ค่าตัวเลขด้วยค่าวันที่ในคอลัมน์ต้นฉบับแล้วลองนำเข้าอีกครั้ง

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการตรวจทานตารางบันทึกข้อผิดพลาด (ที่ระบุไว้ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง) ในมุมมองแผ่นข้อมูล ตารางมีสามเขตข้อมูล คือ ข้อผิดพลาด เขตข้อมูล และแถว แต่ละแถวจะมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดเฉพาะ และเนื้อหาของเขตข้อมูลข้อผิดพลาดจะช่วยคุณแก้ไขปัญหา

สตริงข้อผิดพลาดและคำแนะนำการแก้ไขปัญหา

ข้อผิดพลาด	คำอธิบาย
การตัดทอนเขตข้อมูล	ค่าในไฟล์ใหญ่เกินไปสำหรับการตั้งค่าคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล สำหรับเขตข้อมูลนี้
การแปลงชนิดล้มเหลว	ค่าในเวิร์กชีตเป็นชนิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องสําหรับเขตข้อมูลนี้ ค่านั้นอาจหายไปหรือปรากฏไม่ถูกต้องในเขตข้อมูลปลายทาง ดูตารางก่อนหน้าสําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหานี้
การละเมิดคีย์	ค่าคีย์หลักของระเบียนนี้เป็นค่าซ้ำ ค่านี้มีอยู่แล้วในตาราง
กฎการตรวจสอบล้มเหลว	ค่าจะแบ่งชุดของกฎโดยใช้คุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ สำหรับเขตข้อมูลหรือตารางนี้
ค่า Null ในเขตข้อมูลที่จำเป็น	ไม่อนุญาตให้มีค่า Null ในเขตข้อมูลนี้ เนื่องจากคุณสมบัติที่ จำเป็น สำหรับเขตข้อมูลนี้ถูกตั้งค่าเป็น ใช่
ค่า Null ในเขตข้อมูลตัวเลขอัตโนมัติ	ข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้ามีค่า Null ที่คุณพยายามผนวกไปยังเขตข้อมูลตัวเลขอัตโนมัติ
ระเบียนที่แยกไม่ได้	ค่าข้อความมีอักขระตัวคั่นข้อความ (มักจะเป็นเครื่องหมายอัญัญภาคคู่) เมื่อใดก็ตามที่ค่ามีอักขระตัวคั่น อักขระจะต้องถูกทําซ้ําสองครั้งในไฟล์ข้อความ ตัวอย่างเช่น: ตัวคั่น 4 1/2""

ด้านบนของหน้า

ลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel

ในการลิงก์ฐานข้อมูล Access ไปยังข้อมูลในโปรแกรมอื่น คุณสามารถใช้เครื่องมือการทำคิวรีและการรายงานที่ Access มีให้โดยไม่ต้องรักษาสำเนาของข้อมูล Excel ไว้ในฐานข้อมูลของคุณ

เมื่อคุณลิงก์ไปยังเวิร์กชีต Excel หรือช่วงที่มีชื่อ Access จะสร้างตารางใหม่ที่ลิงก์ไปยังเซลล์ต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทํากับเซลล์ต้นฉบับใน Excel จะปรากฏในตารางที่ลิงก์ อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของตารางที่สอดคล้องกันใน Access ได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูล คุณต้องทําการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ต้นฉบับ

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการลิงก์ไปยังเวิร์กชีต Excel จากภายใน Access

โดยทั่วไปแล้วคุณจะลิงก์เวิร์กชีต Excel (แทนการนำเข้า) เนื่องจากสาเหตุต่อไปนี้

• คุณต้องการเก็บข้อมูลของคุณในเวิร์กชีต Excel ต่อไป แต่ก็ยังสามารถใช้ฟีเจอร์การทำคิวรีและการรายงานที่มีประสิทธิภาพของ Access ได้อยู่
• แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณทํางานด้วยอยู่ในเวิร์กชีต Excel คุณไม่ต้องการเก็บรักษาสําเนาของข้อมูลภายนอก แต่ต้องการทํางานกับข้อมูลดังกล่าวใน Access

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณกำลังลิงก์ไปยังเวิร์กชีต Excel

• คุณไม่สามารถสร้างลิงก์ไปยังฐานข้อมูล Access จากภายใน Excel ได้
• เมื่อคุณลิงก์ไปยังไฟล์ Excel Access จะสร้างตารางใหม่ ซึ่งมักจะเรียกว่าตารางที่ลิงก์ ตารางจะแสดงข้อมูลในเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงที่มีชื่อ แต่ไม่ได้จัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล
• คุณไม่สามารถลิงก์ข้อมูล Excel ไปยังตารางที่มีอยู่ในฐานข้อมูลได้ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่โดยการดําเนินการเชื่อมโยงได้
• ฐานข้อมูลสามารถมีตารางที่ลิงก์ได้หลายตาราง
• การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทํากับข้อมูลใน Excel จะมีผลในตารางที่ลิงก์โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม เนื้อหาและโครงสร้างของตารางที่ลิงก์ใน Access จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว
• เมื่อคุณเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ใน Access (ในกล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ ให้เปลี่ยนกล่องรายการ Files ชนิด เป็น Excel แล้วเลือกไฟล์ที่คุณต้องการ) Access จะสร้างฐานข้อมูลเปล่าและเริ่มตัวช่วยสร้างลิงก์สเปรดชีตโดยอัตโนมัติ

จัดเตรียมข้อมูล Excel

1. ระบุตําแหน่งไฟล์ Excel และเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์ไป ถ้าคุณไม่ต้องการลิงก์ไปยังทั้งเวิร์กชีต ให้พิจารณากําหนดช่วงที่มีชื่อที่มีเฉพาะเซลล์ที่คุณต้องการลิงก์ไป

   สร้างช่วงที่มีชื่อใน Excel (ไม่บังคับ – มีประโยชน์ถ้าคุณต้องการลิงก์ไปยังข้อมูลเวิร์กชีตบางส่วนเท่านั้น)

   1. สลับไปยัง Excel เพื่อแสดงเวิร์กชีตที่คุณต้องการกำหนดช่วงที่มีชื่อ
   2. เลือกช่วงของเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจะลิงก์ไปถึง
   3. คลิกขวาภายในช่วงที่เลือก จากนั้นคลิก ตั้งชื่อช่วง หรือ กำหนดชื่อ
   4. ในกล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ ให้ระบุชื่อสำหรับช่วงในกล่อง ชื่อ แล้วคลิก ตกลง
      โปรดทราบว่าคุณสามารถลิงก์ไปยังเวิร์กชีตหรือช่วงได้ครั้งละหนึ่งเวิร์กชีตหรือช่วงเท่านั้นในระหว่างการดําเนินการลิงก์ เมื่อต้องการลิงก์ไปยังข้อมูลในหลายตําแหน่งในเวิร์กบุ๊ก ให้ทําซ้ําการดําเนินการลิงก์สําหรับแต่ละเวิร์กชีตหรือช่วง

2. รีวิวข้อมูลต้นฉบับและปฏิบัติตามคำอธิบายในตารางต่อไปนี้

   องค์ประกอบ	คำอธิบาย
   รูปแบบตาราง	ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์อยู่ในรูปแบบตาราง ถ้าช่วงมีเซลล์ที่ผสาน เนื้อหาของเซลล์จะถูกวางในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับคอลัมน์ซ้ายสุดและเขตข้อมูลอื่นๆ จะถูกปล่อยให้ว่างไว้
   การข้ามคอลัมน์และแถว	คุณไม่สามารถข้ามคอลัมน์และแถวต้นฉบับระหว่างการดําเนินการลิงก์ได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถซ่อนเขตข้อมูลและกรองระเบียนโดยการเปิดตารางที่ลิงก์ในมุมมองแผ่นข้อมูลหลังจากที่คุณนําเข้าไปยัง Access แล้ว
   จำนวนคอลัมน์	จำนวนคอลัมน์ต้นฉบับจะต้องไม่เกิน 255 คอลัมน์ เนื่องจาก Access จะรองรับได้ไม่เกิน 255 เขตข้อมูลในหนึ่งตาราง
   คอลัมน์ แถว และเซลล์ว่าง	ลบคอลัมน์ว่างและแถวว่างที่ไม่จําเป็นทั้งหมดในเวิร์กชีตหรือช่วงของ Excel ถ้ามีเซลล์ว่าง ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่หายไป
   ค่าความผิดพลาด	ถ้ามีเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในเวิร์กชีตหรือช่วงมีค่าความผิดพลาด ให้แก้ไขค่าเหล่านั้นก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า โปรดทราบว่าถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีค่าความผิดพลาด Access จะแทรกค่า Null ในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง
   ชนิดข้อมูล	คุณไม่สามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลหรือขนาดของเขตข้อมูลในตารางที่ลิงก์ได้ ก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการลิงก์ คุณต้องตรวจสอบว่าแต่ละคอลัมน์มีข้อมูลชนิดใดชนิดหนึ่งอยู่ เราขอแนะนําให้คุณจัดรูปแบบคอลัมน์ถ้าคอลัมน์มีค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ FlightNo ในเวิร์กชีตอาจมีค่าตัวเลขและข้อความ เช่น 871, AA90 และ 171 เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ทําดังต่อไปนี้: คลิกขวาที่คอลัมน์ แล้วคลิก จัดรูปแบบเซลล์ บนแท็บ ตัวเลข ภายใต้ ประเภท ให้เลือกรูปแบบ คลิก ตกลง
   แถวแรก	ถ้าแถวแรกในเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อมีชื่อของคอลัมน์ คุณสามารถระบุให้ Access ถือว่าข้อมูลในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูลระหว่างการดําเนินการลิงก์ได้ ถ้าไม่มีชื่อคอลัมน์ในเวิร์กชีต หรือถ้าชื่อคอลัมน์ที่ระบุละเมิดกฎการตั้งชื่อเขตข้อมูลใน Access Access จะกําหนดชื่อที่ถูกต้องให้กับแต่ละเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน

3. ถ้าไฟล์ต้นฉบับเปิดอยู่ ให้ปิดไฟล์

เตรียมฐานข้อมูลปลายทาง

1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างลิงก์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ที่จําเป็นในการทําการเปลี่ยนแปลง
2. ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บลิงก์ในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า: คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ใหม่ แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า

ขณะนี้คุณพร้อมที่จะเริ่มการลิงก์แล้ว

สร้างลิงก์

1. ตําแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างการนําเข้า/ลิงก์จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับเวอร์ชัน Access ของคุณ:

   • ถ้าคุณกําลังใช้ Access, Access, Access 2021 หรือ Access 2019 เวอร์ชันการสมัครใช้งาน Microsoft 365 เวอร์ชันล่าสุด บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก แหล่งข้อมูล>ใหม่จากไฟล์>Excel
   • ถ้าคุณกําลังใช้ Access 2016 หรือ Access 2013 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก Excel

   หมายเหตุ

   แท็บ ข้อมูลภายนอก จะใช้งานไม่ได้จนกว่าจะเปิดฐานข้อมูล

2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลจากภายนอก - สเปรดชีต Excel ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ระบุชื่อของไฟล์ Excel ต้นฉบับ

3. เลือก ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่ลิงก์ แล้วคลิก ตกลง
   ตัวช่วยลิงก์สเปรดชีตเริ่มทำงาน และให้คำแนะนำคุณตลอดกระบวนการลิงก์

4. ในหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อ แล้วคลิก ถัดไป

5. ถ้าแถวแรกของเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือก แถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ Access จะใช้ส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้เพื่อตั้งชื่อเขตข้อมูลในตาราง ถ้าชื่อคอลัมน์มีอักขระพิเศษบางอักขระ ชื่อนั้นจะไม่สามารถใช้เป็นชื่อเขตข้อมูลใน Access ได้ ในกรณีดังกล่าว ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะแสดงขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่า Access จะกําหนดชื่อที่ถูกต้องให้กับเขตข้อมูล คลิก ตกลง เพื่อดําเนินการต่อ

6. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้ระบุชื่อสําหรับตารางที่ลิงก์ แล้วคลิก เสร็จสิ้น ถ้าตารางที่มีชื่อที่คุณระบุมีอยู่แล้ว คุณจะถูกถามว่าคุณต้องการเขียนทับตารางหรือคิวรีที่มีอยู่หรือไม่ คลิก ใช่ ถ้าคุณต้องการเขียนทับตารางหรือคิวรี หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อระบุชื่ออื่น
   Access พยายามสร้างตารางที่ลิงก์ ถ้าการดําเนินการสําเร็จ Access จะแสดงข้อความ การลิงก์ตารางเสร็จแล้ว เปิดตารางที่ลิงก์และรีวิวเขตข้อมูลและข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเห็นข้อมูลที่ถูกต้องในเขตข้อมูลทั้งหมด
   ถ้าคุณเห็นค่าความผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง คุณต้องแก้ไขปัญหาแหล่งข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหาค่าความผิดพลาดหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ดูที่ส่วนถัดไป

ด้านบนของหน้า

แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องอื่นๆ ในตารางที่ลิงก์

ถึงแม้ว่าคุณจะได้รับข้อความ การจัดทำลิงก์ตารางเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณควรเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวและคอลัมน์แสดงข้อมูลที่ถูกต้อง

ถ้าคุณเห็นข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องที่ใดก็ได้ในตาราง ให้ดําเนินการแก้ไขตามที่อธิบายไว้ในตารางต่อไปนี้ แล้วลองลิงก์อีกครั้ง โปรดจําไว้ว่าคุณไม่สามารถเพิ่มค่าลงในตารางที่ลิงก์ได้โดยตรง เนื่องจากตารางเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

ปัญหา	การแก้ปัญหา
องค์ประกอบแบบกราฟิก	องค์ประกอบแบบกราฟิกในเวิร์กชีต Excel เช่น โลโก้ แผนภูมิ และรูปภาพ ไม่สามารถลิงก์ไปยัง Access ได้
รูปแบบการแสดงผล	คุณอาจต้องตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ของบางเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบเพื่อให้แน่ใจว่าค่านั้นจะได้รับการแสดงอย่างถูกต้องในมุมมองแผ่นข้อมูล
ค่าจากการคำนวณ	ผลลัพธ์ของคอลัมน์หรือเซลล์จากการคำนวณจะแสดงในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน แต่คุณไม่สามารถดูสูตร (หรือนิพจน์) ใน Access ได้
ค่าข้อความที่ถูกตัดทอน	เพิ่มความกว้างของคอลัมน์ในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าคุณยังไม่เห็นค่าทั้งหมด อาจเป็นเพราะค่ามีความยาวมากกว่า 255 อักขระ Access สามารถลิงก์ไปยังอักขระ 255 ตัวแรกเท่านั้น ดังนั้นคุณควรนําเข้าข้อมูลแทนการลิงก์ไปยังข้อมูลนั้น
ข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกินขนาดเขตข้อมูลตัวเลข	ตารางที่ลิงก์อาจดูเหมือนถูกต้อง แต่ในภายหลังเมื่อคุณเรียกใช้คิวรีกับตาราง คุณอาจเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด เขตข้อมูลตัวเลขที่เกินออกมา ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากข้อขัดแย้งระหว่างชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางที่ลิงก์และชนิดของข้อมูลที่เก็บอยู่ในเขตข้อมูลนั้น
ค่า TRUE หรือ FALSE และ -1 หรือ 0	ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีคอลัมน์ที่มีเฉพาะค่า TRUE หรือ FALSE Access จะสร้างเขตข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ สําหรับคอลัมน์ในตารางที่ลิงก์ อย่างไรก็ตาม ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีคอลัมน์ที่มีเฉพาะค่า -1 หรือ 0 ตามค่าเริ่มต้น Access จะสร้างเขตข้อมูลตัวเลขสําหรับคอลัมน์ และคุณจะไม่สามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางได้ ถ้าคุณต้องการเขตข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ ในตารางที่ลิงก์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่า TRUE และ FALSE
เขตข้อมูลแบบหลายค่า	Access ไม่เปิดใช้งานการสนับสนุนสําหรับค่าหลายค่าในเขตข้อมูล แม้ว่าคอลัมน์ต้นฉบับจะมีรายการของค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;)) รายการของค่าจะถือว่าเป็นค่าเดียว และจะถูกวางในเขตข้อมูลข้อความ
#Num!	Access แสดง #Num! เป็นค่าความผิดพลาดแทนข้อมูลจริงในเขตข้อมูล ในสถานการณ์ต่อไปนี้ ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่าตัวเลขหรือค่าวันที่เพียงไม่กี่ค่าในคอลัมน์ที่มีค่าข้อความอยู่เป็นส่วนใหญ่ ค่าตัวเลขและค่าวันที่เหล่านั้นจะไม่ถูกนำเข้า ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่าข้อความเพียงไม่กี่ค่าในคอลัมน์ที่มีค่าตัวเลขอยู่เป็นส่วนใหญ่ ค่าข้อความเหล่านั้นจะไม่ถูกนำเข้า ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่าข้อความเพียงไม่กี่ค่าในคอลัมน์ที่มีค่าวันที่เป็นส่วนใหญ่ ค่าข้อความเหล่านั้นจะไม่ถูกนำเข้า ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อลดอินสแตนซ์ต่างๆ ของค่า Null ในตาราง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ต้นฉบับไม่มีค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกัน จัดรูปแบบคอลัมน์ในเวิร์กชีต Excel ในระหว่างการดําเนินการลิงก์ ให้เลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมสําหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าชนิดข้อมูลไม่ถูกต้อง คอลัมน์ผลลัพธ์อาจมีเพียง #Num! ค่าสําหรับแถวข้อมูลทั้งหมด
ค่าตัวเลขแทนที่จะเป็นค่าวันที่	ถ้าคุณเห็นตัวเลขสุ่มห้าหลักในเขตข้อมูล ให้ตรวจสอบเพื่อดูว่าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่าตัวเลขเป็นส่วนใหญ่แต่มีค่าวันที่สองสามค่าด้วยหรือไม่ ค่าวันที่ที่ปรากฏในคอลัมน์ตัวเลขถูกแปลงเป็นตัวเลขอย่างไม่ถูกต้อง แทนที่ค่าวันที่ด้วยค่าตัวเลข แล้วลองลิงก์อีกครั้ง
ค่าวันที่แทนที่จะเป็นค่าตัวเลข	ถ้าคุณเห็นค่าวันที่แบบสุ่มที่ดูเหมือนในเขตข้อมูล ให้ตรวจสอบว่าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่าวันที่เป็นส่วนใหญ่ แต่มีค่าตัวเลขสองสามค่าด้วย ค่าตัวเลขที่ปรากฏในคอลัมน์วันที่ถูกแปลงเป็นวันที่อย่างไม่ถูกต้อง แทนที่ค่าตัวเลขด้วยค่าวันที่ แล้วลองลิงก์อีกครั้ง

         ด้านบนของหน้า