คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อทําสิ่งต่างๆ กับข้อมูลของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ระบุจํานวนวันที่ผ่านไปตั้งแต่คําสั่งซื้อถูกจัดส่ง หรือรวม FirstName และ LastName ลงใน FullName ส่วนต่อไปนี้จะแสดงให้คุณเห็นวิธีการสร้างนิพจน์ทีละขั้นตอน
ในบทความนี้
การคำนวณค่าสำหรับตัวควบคุมในฟอร์มและรายงาน
เมื่อคุณใช้นิพจน์เป็นแหล่งข้อมูลสําหรับตัวควบคุม แสดงว่าคุณได้สร้างตัวควบคุมที่มีการคํานวณ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีรายงานที่แสดงระเบียนสินค้าคงคลังหลายระเบียน และคุณต้องการสร้างผลรวมไว้ในส่วนท้ายของรายงานเพื่อหาผลรวมรายการทั้งหมดในรายงาน
เมื่อต้องการคำนวณผลรวม ให้คุณวางตัวควบคุมกล่องข้อความไว้ในส่วนท้ายของรายงาน และจากนั้นให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ของกล่องข้อความเป็นนิพจน์ต่อไปนี้
=Sum([table_field])
ในกรณีนี้ เป็น table_field ชื่อของเขตข้อมูลที่มีค่าผลรวมย่อยของคุณ เขตข้อมูลนั้นอาจมาจากตารางหรือคิวรีก็ได้ ฟังก์ชัน Sum จะคํานวณยอดรวมของค่าทั้งหมดของtable_field
กระบวนการ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
- เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการป้อนนิพจน์ลงไป
- ถ้าไม่มีแผ่นคุณสมบัติแสดงอยู่ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ
- เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ด้วยตนเอง บนแท็บ ข้อมูล ในแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของกล่องข้อความ แล้วพิมพ์
=ตามด้วยส่วนที่เหลือของนิพจน์ของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการคํานวณผลรวมย่อยที่แสดงอยู่ด้านบน ให้พิมพ์=Sum([table_field])โดยต้องแน่ใจว่าคุณได้ใส่ชื่อเขตข้อมูลของคุณแล้วสําหรับtable_field - เมื่อต้องการสร้างนิพจน์โดยใช้ ตัวสร้างนิพจน์ ให้คลิกปุ่ม สร้าง
กล่องคุณสมบัติ
หลังจากที่นิพจน์ของคุณสมบูรณ์แล้ว แผ่นคุณสมบัติจะมีลักษณะเช่นนี้:
การใช้นิพจน์เป็นเกณฑ์คิวรี
คุณใช้เกณฑ์ในคิวรีเพื่อจํากัดผลลัพธ์คิวรีให้แคบลง คุณใส่เกณฑ์เป็นนิพจน์ และ Access จะส่งกลับเฉพาะแถวที่ตรงกับนิพจน์
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการดูใบสั่งซื้อทั้งหมดที่มีวันจัดส่งในช่วงสามเดือนแรกของปี 2017 เมื่อต้องการใส่เกณฑ์ ให้คุณพิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้ในเซลล์ เกณฑ์ สําหรับคอลัมน์ วันที่/เวลา ในคิวรีของคุณ ตัวอย่างนี้จะใช้คอลัมน์วันที่/เวลา ที่เรียกว่าวันที่จัดส่ง เมื่อต้องการกําหนดช่วงวันที่ ให้ป้อนเกณฑ์ของคุณในลักษณะนี้
Between #1/1/2017# And #3/31/2017#
คอลัมน์ วันที่จัดส่ง จะมีลักษณะดังต่อไปนี้
สําหรับแต่ละระเบียนในตารางใบสั่งซื้อ ถ้าค่าในคอลัมน์วันที่ จัดส่ง อยู่ในช่วงของวันที่ที่คุณระบุ ระเบียนจะถูกรวมไว้ในผลลัพธ์ของคิวรี โปรดสังเกตว่าในนิพจน์ คุณต้องใส่วันที่ไว้ภายในด้วยเครื่องหมายเลขที่ ()# Access จะถือว่าค่าที่อยู่ภายในเครื่องหมายปอนด์ คือชนิดข้อมูลวันที่/เวลา การถือว่าค่าเหล่านั้นเป็นข้อมูลวันที่/เวลา จะช่วยให้คุณสามารถคํานวณค่าเหล่านั้นได้ เช่น การลบวันที่หนึ่งออกจากอีกวันที่หนึ่ง
กระบวนการ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่คิวรีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
- คลิกในเซลล์ เกณฑ์ ในคอลัมน์ที่คุณต้องการป้อนเกณฑ์ของคุณ
- เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ของคุณด้วยตัวเอง ให้พิมพ์นิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ของคุณ ไม่ต้องนําหน้านิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ด้วยตัว
=ดําเนินการ - เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ของคุณโดยใช้ตัวสร้างนิพจน์ บน Ribbon ให้คลิก ออกแบบ จากนั้นในกลุ่ม การตั้งค่าคิวรี ให้คลิก
สร้าง
ถ้าคุณต้องการพื้นที่ใหญ่ขึ้นสำหรับการแก้ไขนิพจน์ ให้วางเคอร์เซอร์ไว้ในเซลล์ เกณฑ์ แล้วกด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง Zoom
เคล็ดลับ เมื่อต้องการทําให้ข้อความอ่านได้ง่ายขึ้น ให้เลือกฟอนต์
การสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในคิวรี
สมมติว่าคุณกําลังออกแบบคิวรีและคุณต้องการแสดงผลลัพธ์ของการคํานวณโดยใช้เขตข้อมูลอื่นๆ ในคิวรี เมื่อต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณ ให้คุณใส่นิพจน์ในเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล ในคิวรีของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคิวรีที่มีเขตข้อมูล จํานวน และเขตข้อมูล หน่วยราคา คุณสามารถเพิ่มจํานวนเขตข้อมูลทั้งสองได้เมื่อต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณสําหรับ ราคารวม ด้วยการใส่นิพจน์ต่อไปนี้ลงในแถว เขตข้อมูล ของคิวรี
Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]
การนําหน้านิพจน์ด้วยข้อความExtended Price:จะตั้งชื่อคอลัมน์ใหม่ว่า Extended Price ชื่อนี้มักจะเรียกว่านามแฝง ถ้าคุณไม่ได้ให้นามแฝง Access จะสร้างขึ้นมาเอง เช่น Expr1.
เมื่อคุณเรียกใช้คิวรี Access จะทำการคำนวณแถวแต่ละแถวตามที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้:
กระบวนการ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่คิวรีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
- คลิกเซลล์ เขตข้อมูล ในคอลัมน์ที่คุณต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ
- เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ของคุณด้วยตัวเอง ให้พิมพ์นิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ของคุณ
ไม่ต้องนําหน้านิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ด้วยตัว=ดําเนินการ แต่ให้เริ่มต้นนิพจน์ด้วยป้ายชื่อแบบมีคําอธิบาย ตามด้วยเครื่องหมายอัฒภาค ตัวอย่างเช่น พิมพ์เพื่อExtended Price:เป็นป้ายชื่อสําหรับนิพจน์ที่สร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณที่ชื่อว่า ราคารวม จากนั้น ให้ใส่เกณฑ์สําหรับนิพจน์ของคุณหลังจากเครื่องหมายอัฒภาค - เมื่อต้องการสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์ บน Ribbon ให้คลิกที่ ออกแบบ จากนั้นในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิก ตัวสร้าง
การสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในตาราง
ใน Access คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณในตารางได้ ซึ่งจะช่วยลดความจําเป็นของการใช้คิวรีแยกต่างหากในการคํานวณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีตารางที่แสดงรายการปริมาณ ราคา และอัตราภาษี สําหรับสินค้าแต่ละอย่างในใบสั่งซื้อ คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากการคํานวณที่แสดงราคารวมดังนี้:
[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))
การคำนวณไม่สามารถรวมเขตข้อมูลจากตาราง หรือคิวรีอื่น และผลลัพธ์ของการคำนวณเป็นแบบอ่านอย่างเดียว
กระบวนการ
เปิดตารางด้วยการดับเบิลคลิกที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง
เลื่อนตามแนวนอนไปยังคอลัมน์ขวาสุดในตาราง แล้วคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม
ในรายการที่ปรากฏ ให้คลิก เขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วคลิกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในผลลัพธ์ Accessจะแสดงตัวสร้างนิพจน์
ใส่การคำนวณที่คุณต้องการสำหรับเขตข้อมูลนี้ ตัวอย่างเช่น
[Quantity] * [Unit Price]สําหรับเขตข้อมูลจากการคํานวณ คุณไม่ต้องเริ่มนิพจน์ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)
คลิก ตกลง
Access จะเพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วเน้นส่วนหัวของเขตข้อมูลนั้นเพื่อให้คุณสามารถพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลได้พิมพ์ชื่อสำหรับเขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วกด ENTER
การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลตาราง
คุณสามารถใช้นิพจน์ระบุค่าเริ่มต้นสําหรับเขตข้อมูลในตารางได้ ซึ่งจะเป็นค่าที่ Access จะใช้สําหรับระเบียนใหม่นอกจากจะมีค่าอื่นที่ใช้อยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการแทรกวันที่และเวลาโดยอัตโนมัติลงในเขตข้อมูลที่ชื่อ วันที่สั่งซื้อ ทุกครั้งที่มีผู้เพิ่มระเบียนใหม่ เมื่อต้องการทําเช่นนี้ คุณอาจใช้นิพจน์ต่อไปนี้
Now()
กระบวนการ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
Access จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล - เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
- บน Ribbon ให้คลิก เขตข้อมูลตาราง และในกลุ่มคุณสมบัติให้คลิกค่าเริ่มต้น Accessจะแสดงตัวสร้างนิพจน์
- พิมพ์นิพจน์ของคุณลงในกล่อง โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เริ่มต้นนิพจน์ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)
หมายเหตุถ้าคุณผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลตาราง และทั้งตัวควบคุมและเขตข้อมูลตารางมีค่าเริ่มต้น ค่าเริ่มต้นของตัวควบคุมจะมีความสำคัญเหนือกว่าของเขตข้อมูลตาราง
การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับตัวควบคุม
อีกที่หนึ่งที่นิยมใช้นิพจน์ คือในคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของ ตัวควบคุม คุณสมบัติค่าเริ่มต้น ของ ตัวควบคุมจะเหมือนกับคุณสมบัติค่าเริ่มต้น ของ เขตข้อมูลในตาราง ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณต้องการใช้วันที่ปัจจุบันเป็นค่าเริ่มต้นสําหรับกล่องข้อความ คุณสามารถใช้นิพจน์ต่อไปนี้
Date()
นิพจน์นี้ใช้ฟังก์ชัน Date เพื่อส่งกลับวันที่ปัจจุบันแต่ไม่ใช่เวลา ถ้าคุณผสานกล่องข้อความเข้ากับเขตข้อมูลตาราง และเขตข้อมูลมีค่าเริ่มต้น ค่าเริ่มต้นของตัวควบคุมจะมีความสําคัญเหนือกว่าค่าเริ่มต้นของเขตข้อมูลตาราง จึงเป็นการสมเหตุสมผลกว่าที่จะตั้งค่าคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น สําหรับเขตข้อมูลในตาราง ด้วยวิธีนั้น ถ้าคุณใช้ตัวควบคุมสําหรับฟอร์มที่แตกต่างกันเป็นฐานบนเขตข้อมูลตารางเดียวกัน ค่าเริ่มต้นเดียวกันนั้นจะถูกนําไปใช้กับตัวควบคุมแต่ละตัว ซึ่งจะช่วยในด้านเสถียรภาพของรายการข้อมูลบนแต่ละฟอร์ม
กระบวนการ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ หรือ มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด
- เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
- ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ
- คลิกแท็บ ทั้งหมด บนแผ่นคุณสมบัติ จากนั้นคลิกกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น
- พิมพ์นิพจน์ หรือคลิกปุ่ม สร้างกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์
การเพิ่มกฎการตรวจสอบลงในเขตข้อมูลตารางหรือระเบียน
นิพจน์จะมีประโยชน์มากสําหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเมื่อถูกใส่ไว้ในฐานข้อมูล ถือเป็นการกําจัดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออก ในตาราง จะมีกฎการตรวจสอบสองชนิด: กฎการตรวจสอบเขตข้อมูล (ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูลเดียว) และกฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน (ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สร้างระเบียนที่ขัดกับกฎการตรวจสอบ) คุณใช้นิพจน์สําหรับกฎการตรวจสอบความถูกต้องทั้งสองประเภท
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางชื่อ สินค้าคงคลัง กับเขตข้อมูลที่มีชื่อว่า จํานวนสินค้าในมือ และคุณต้องการตั้งกฎที่บังคับให้ผู้ใช้ใส่ค่าที่สูงกว่าหรือเท่ากับศูนย์ กล่าวอีกนัยหนึ่งสินค้าคงคลังไม่สามารถเป็นจํานวนลบได้ คุณสามารถทําเช่นนี้ได้ด้วยการใช้นิพจน์ต่อไปนี้เป็นกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูลในเขตข้อมูลจํานวนสินค้าในมือ
>=0
กระบวนการ: ใส่เขตข้อมูลหรือกฎการตรวจสอบระเบียน
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง Access จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล
สำหรับกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
บน Ribbon ให้คลิก เขตข้อมูลตาราง จากนั้น ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล หรือ กฎการตรวจสอบ Accessจะแสดงตัวสร้างนิพจน์
เริ่มพิมพ์เกณฑ์ที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น สําหรับกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูลที่ต้องการให้ค่าทั้งหมดมีค่ามากกว่าหรือเท่ากับศูนย์ ให้พิมพ์ดังต่อไปนี้
>=0ไม่ต้องใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=) ไว้หน้านิพจน์
นิพจน์กฎการตรวจสอบคือ บูลีน ซึ่งหมายความว่าเป็นค่าป้อนเข้าที่กําหนดไว้อย่างใดอย่างFalseหนึ่งTrue กฎการตรวจสอบต้องมีไว้สําหรับ True ค่า มิฉะนั้น Access จะไม่บันทึกข้อมูลที่ป้อนและแสดงข้อความการตรวจสอบเพื่อระบุข้อผิดพลาด ในตัวอย่างนี้ ถ้าคุณใส่ค่าสําหรับเขตข้อมูล จํานวนสินค้าในมือ ที่มีค่าน้อยกว่าศูนย์ กฎการตรวจสอบจะเป็น Falseและ Access จะไม่ยอมรับค่าดังกล่าว ถ้าคุณไม่ได้ใส่ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้ Access จะแสดงข้อความว่าค่าที่คุณใส่ไปนั้นถูกห้ามใช้โดยกฎการตรวจสอบคามถูกต้องสําหรับเขตข้อมูล
กระบวนการ: ป้อนข้อความการตรวจสอบความถูกต้อง
เพื่อทําให้ฐานข้อมูลของคุณใช้งานได้ง่ายขึ้น คุณสามารถใส่ข้อความตรวจสอบความถูกต้องแบบกําหนดเองได้ ซึ่งจะแทนที่ข้อความทั่วไปที่ Access แสดงเมื่อข้อมูลไม่ตรงกับกฎการตรวจสอบ คุณสามารถใช้ข้อความตรวจสอบความถูกต้องแบบกําหนดเองเพื่อให้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น "จํานวนสินค้าในมือไม่สามารถมีค่าเป็นลบได้"
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
Access จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล - สำหรับข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณได้เพิ่มกฎการตรวจสอบไว้
- บน Ribbon ให้คลิก เขตข้อมูลตาราง จากนั้น ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล หรือ ข้อความการตรวจสอบความถูกต้อง
- ในกล่องโต้ตอบ ป้อนข้อความการตรวจสอบความถูกต้อง ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏเมื่อข้อมูลไม่เป็นไปตามกฎการตรวจสอบ แล้วคลิก ตกลง
การเพิ่มกฎการตรวจสอบลงในตัวควบคุม
นอกจากเขตข้อมูลตารางและระเบียนแล้ว ตัวควบคุมยังมีคุณสมบัติกฎ การตรวจสอบที่สามารถ รับนิพจน์ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้ฟอร์มเพื่อใส่ช่วงของวันที่สําหรับรายงาน และคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่เริ่มต้นไม่ใช่วันที่ก่อนวันที่ 1/1/2017 คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติกฎการตรวจสอบและข้อความตรวจสอบสําหรับกล่องข้อความที่ใช้ใส่วันที่เริ่มต้นได้ดังต่อไปนี้
| คุณสมบัติ | การตั้งค่า |
|---|---|
| กฎการตรวจสอบ | >=#1/1/2017# |
| ข้อความตรวจสอบ | คุณไม่สามารถป้อนวันที่ก่อนหน้า 1/1/2017 ได้ |
ถ้าคุณพยายามใส่วันที่ก่อนหน้าวันที่ 1/1/2017 ข้อความจะปรากฏขึ้น และแสดงข้อความในคุณสมบัติข้อความตรวจสอบ ถ้าไม่มีข้อความถูกใส่ในกล่องคุณสมบัติข้อความ ตรวจสอบ Access จะแสดงข้อความทั่วไป หลังจากที่คุณคลิก ตกลง Access จะส่งกลับคุณไปยังกล่องข้อความ
ตั้งค่ากฎการตรวจสอบสําหรับเขตข้อมูลตารางให้บังคับใช้กฎกับทั้งฐานข้อมูล ไม่ว่าเขตข้อมูลนั้นจะถูกปรับเปลี่ยนอย่างไรก็ตาม หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้ตั้งค่ากฎการตรวจสอบสําหรับตัวควบคุมบนฟอร์มให้บังคับใช้กฎเฉพาะเมื่อฟอร์มนั้นใช้งานอยู่ การตั้งค่ากฎการตรวจสอบแยกต่างหากสําหรับเขตข้อมูลตารางและตัวควบคุมบนฟอร์ม อาจเป็นประโยชน์ถ้าคุณต้องการสร้างกฎการตรวจสอบสําหรับผู้ใช้หลายประเภท
กระบวนการ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ หรือ มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด
- คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก คุณสมบัติ บนเมนูทางลัด Access จะแสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุมดังกล่าว
- คลิกแท็บ ทั้งหมด แล้วคลิกกล่องคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ
- พิมพ์นิพจน์ หรือคลิกปุ่ม สร้างกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์
ไม่ต้องใส่ตัวดําเนินการ = ไว้หน้านิพจน์ - เมื่อต้องการกำหนดข้อความที่จะปรากฏขึ้นถ้าผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกับกฎการตรวจสอบเอง ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการในคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ
การจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูลในรายงาน
คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม ในการกําหนดระดับการจัดกลุ่มและลําดับการเรียงข้อมูลในรายงาน โดยส่วนใหญ่แล้ว คุณจะจัดกลุ่มหรือเรียงลําดับในเขตข้อมูลที่คุณเลือกจากรายการ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการจัดกลุ่มหรือเรียงลําดับค่าจากการคํานวณ คุณสามารถป้อนนิพจน์แทนได้
การจัดกลุ่มคือกระบวนการของการรวมคอลัมน์ที่มีค่าที่ซ้ํากัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าฐานข้อมูลของคุณมีข้อมูลยอดขายของสํานักงานในเมืองต่างๆ และมีรายงานชุดหนึ่งในฐานข้อมูลของคุณที่มีชื่อว่า ยอดขายตามเมือง" คิวรีที่ให้ข้อมูลแก่รายงานนั้นจะจัดกลุ่มข้อมูลตามค่าในเมืองของคุณ การจัดกลุ่มชนิดนี้สามารถทําให้ข้อมูลของคุณอ่านและเข้าใจได้ง่ายขึ้น
ในทางตรงกันข้าม การเรียงลําดับคือกระบวนการของวางลําดับการจัดเรียงบนแถว (ระเบียน) ในผลลัพธ์คิวรีของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลําดับระเบียนตามค่าคีย์หลัก (หรืออีกชุดของค่าในเขตข้อมูลอื่น) ในรูปแบบใดๆ จากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย หรือคุณสามารถเรียงลําดับระเบียนตามอักขระอย่างน้อยหนึ่งตัวในลําดับที่กําหนดไว้ได้ เช่น ตามลําดับตัวอักษร
กระบวนการ: เพิ่มการจัดกลุ่ม และเรียงลำดับในรายงาน
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
- บน Ribbon ให้คลิก การออกแบบรายงาน และในกลุ่ม การจัดกลุ่ม & ผลรวม ให้คลิก จัดกลุ่ม & เรียงลําดับ บานหน้าต่าง จัดกลุ่ม, เรียงลำดับ และผลรวม จะปรากฏขึ้นใต้รายงาน
- เมื่อต้องการเพิ่มระดับการจัดกลุ่มให้กับรายงาน ให้คลิก เพิ่มกลุ่ม
- เมื่อต้องการเพิ่มลำดับการจัดเรียงให้กับรายงาน ให้คลิก เพิ่มการเรียงลำดับ
ระดับกลุ่มใหม่หรือลําดับการจัดเรียงใหม่จะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่าง พร้อมด้วยรายการของเขตข้อมูลที่ให้ข้อมูลกับรายงานนั้น รูปนี้แสดงให้เห็นระดับกลุ่มใหม่ (การจัดกลุ่มตามประเภท ) และลําดับการจัดเรียงใหม่ (การเรียงลําดับตามผู้ผลิต) พร้อมด้วยรายการที่มีเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสําหรับการจัดกลุ่มและการเรียงลําดับ
- ภายในรายการเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน ให้คลิก นิพจน์ เพื่อเริ่ม ใช้ตัวสร้างนิพจน์
- ป้อนนิพจน์ที่คุณต้องการใช้ในกล่องนิพจน์ (กล่องด้านบน) ของตัวสร้างนิพจน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เริ่มต้นนิพจน์ด้วยตัวดําเนินการเครื่องหมายเท่ากับ (
=)
กระบวนการ: เพิ่มนิพจน์ลงในกลุ่มที่มีอยู่หรือเรียงลำดับ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
- คลิกระดับกลุ่มหรือลำดับการจัดเรียงที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
- คลิกลูกศรลงถัดจาก จัดกลุ่มตาม (สำหรับระดับการจัดกลุ่ม) หรือ เรียงลำดับตาม (สำหรับลำดับการจัดเรียง) รายการเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานจะปรากฏขึ้น
- ที่ด้านล่างของรายการที่มีเขตข้อมูล ให้คลิก นิพจน์ เพื่อเริ่ม การใช้ตัวสร้างนิพจน์
- พิมพ์นิพจน์ของคุณในกล่องนิพจน์ (กล่องด้านบน) ของตัวสร้างนิพจน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เริ่มต้นนิพจน์ของคุณด้วยตัวดําเนินการเครื่องหมายเท่ากับ (=)
การควบคุมว่าจะเรียกใช้แมโครแอคชันใด
ในบางกรณี คุณอาจต้องการดำเนินการแอคชันหรือชุดแอคชันในแมโคร เมื่อเงื่อนไขบางอย่างเป็นจริงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการให้แมโครแอคชันทํางานเฉพาะเมื่อค่าในกล่องข้อความมากกว่าหรือเท่ากับ 10 เมื่อต้องการตั้งค่ากฎนี้ ให้คุณใช้นิพจน์ที่อยู่ในบล็อก If ภายในแมโคร เพื่อกําหนดเงื่อนไขในแมโคร
ในตัวอย่างนี้ สมมติว่ากล่องข้อความมีชื่อว่า "รายการ" นิพจน์ของคุณซึ่งตั้งค่าเงื่อนไขไว้ คือ
[Items]>=10
กระบวนการ
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่แมโครที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
- คลิกบล็อก If ที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน หรือเพิ่มบล็อก If จากบานหน้าต่างแค็ตตาล็อกแอคชัน
- คลิกบรรทัดบนสุดของบล็อก If
- พิมพ์นิพจน์เงื่อนไขของคุณในกล่อง หรือคลิกปุ่มสร้างถัดจากกล่องนิพจน์เพื่อเริ่มต้นใช้งานตัวสร้างนิพจน์
นิพจน์ที่คุณพิมพ์จะต้องเป็นบูลีน นั่นคือเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งหรือTrueFalse แมโครแอคชันภายในบล็อก If จะทํางานเฉพาะเมื่อเงื่อนไขเป็น True.