เมื่อคุณนําเข้าข้อมูลลงใน Access บางครั้งข้อมูลต้นฉบับไม่ได้แยกออกเป็นตารางที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจาก Access ข้อมูลจะต้องได้รับการปรับให้เป็นมาตรฐาน โดยแยกเป็นตารางต่างๆ ซึ่งแต่ละสิ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลสําคัญ ตัววิเคราะห์ตารางสามารถช่วยคุณทํางานที่สําคัญนี้ได้: บน Ribbon ให้คลิก เครื่องมือฐานข้อมูล จากนั้นในกลุ่ม วิเคราะห์ ให้คลิก วิเคราะห์ตาราง ตัวช่วยสร้างจะเริ่มต้นและแนะนําคุณตลอดกระบวนการ
หมายเหตุ
ข้อมูลในหัวข้อนี้นําไปใช้ได้กับฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Microsoft Access เท่านั้น (.mdb หรือ .accdb)
1. ตารางต้นฉบับ
2. ตารางที่สร้างโดยตัววิเคราะห์ตาราง
3. คิวรีที่สร้างโดยตัววิเคราะห์ตาราง
4. รายการการค้นหา
ถ้าฐานข้อมูล Microsoft Access ของคุณมีตารางที่มีข้อมูลที่ซ้ํากันในเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล ให้ใช้ ตัววิเคราะห์ตาราง เพื่อแยกข้อมูลลงในตารางที่เกี่ยวข้องเพื่อให้คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น กระบวนการนี้เรียกว่าการนัลไลซ์
ตัววิเคราะห์ตารางจะแบ่งตารางหนึ่งตารางที่มีข้อมูลที่ซ้ํากันออกเป็นตารางที่แยกจากกันซึ่งข้อมูลแต่ละชนิดจะถูกจัดเก็บเพียงครั้งเดียวเท่านั้น การทําเช่นนี้จะทําให้ฐานข้อมูลมีประสิทธิภาพและอัปเดตได้ง่ายขึ้น และลดขนาดลง หลังจากที่ตัวช่วยสร้างแบ่งข้อมูลแล้ว คุณยังคงสามารถดูและทํางานกับข้อมูลได้ในที่เดียวโดยให้ตัวช่วยสร้างสร้างคิวรี
คุณสามารถใช้คิวรีเพื่ออัปเดตข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตารางพร้อมกันได้ คิวรียังมีฟีเจอร์การประหยัดเวลาอื่นๆ เพื่อเพิ่มความแม่นยําของข้อมูลของคุณ
- ถ้าคุณเปลี่ยนเขตข้อมูลที่ซ้ํากันในคิวรี ระเบียนทั้งหมดที่มีค่านั้นจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติ เนื่องจากคุณกําลังอัปเดตเพียงหนึ่งเขตข้อมูลในตารางต้นแบบของคิวรี
- จากตารางใหม่ คิวรีจะสืบทอดเขตข้อมูลการค้นหา ซึ่งช่วยให้คุณเปลี่ยนค่าเขตข้อมูลโดยการเลือกค่าจากรายการแทนที่จะต้องพิมพ์ค่าอย่างถูกต้อง รายการค้นหาจะค้นหาค่าจากตารางต้นแบบ เมื่อค่าเดียวกันนําไปใช้กับระเบียนมากกว่าหนึ่งระเบียน คุณสามารถรับรองความถูกต้องและความสอดคล้องกันโดยการเลือกค่านั้นจากรายการในแต่ละครั้ง
- ฟอร์มและรายงานที่ก่อนหน้านี้ยึดตามตารางต้นฉบับจะยึดตามคิวรีโดยอัตโนมัติในตอนนี้ เนื่องจากตัวช่วยสร้างจะกําหนดชื่อตารางต้นฉบับให้กับคิวรีและเปลี่ยนชื่อตาราง
- ฟอร์มและรายงานที่มีอยู่ที่ยึดตามแบบสอบถามจะสืบทอดการปรับปรุงเขตข้อมูลอัตโนมัติ ฟอร์มและรายงานใหม่จะสืบทอดรายการการค้นหาด้วย