ลองกันเลย!
ใช้ประโยชน์จากความสามารถในการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ การทําคิวรีที่มีประสิทธิภาพ และความสามารถในการรายงานที่เป็นประโยชน์ใน Access โดยการคัดลอกข้อมูลจากสเปรดชีต Excel ใส่ข้อมูลของคุณลงในตารางที่มีอยู่หรือลงในตารางเปล่าใหม่
ก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความสอดคล้องกันและมีโครงสร้างเพื่อให้คัดลอกได้อย่างสมบูรณ์
ล้างข้อมูลของคุณ
ข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์ควรเป็นชนิดเดียวกันและควรมีรูปแบบที่คล้ายกัน ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขโทรศัพท์ทั้งหมดมีรหัสพื้นที่ แต่ไม่มีคํานําหน้าประเทศ ที่อยู่ทั้งหมดรวมถึงเมืองและรัฐแต่ไม่มีประเทศ และราคาทั้งหมดรวมเซ็นต์แม้ว่าคุณจะใส่ .00 ไว้ก็ตาม
เอาหัวข้อย่อย แถวสรุป หรือแถวข้อคิดเห็น และแถวว่างออก
หมายเหตุ
ถ้าจําเป็น ให้เพิ่มสิ่งเหล่านี้กลับในภายหลังโดยใช้คิวรี Access และการจัดกลุ่มและการหาผลรวมของรายงาน
ถ้าคุณกําลังวางข้อมูลลงในตาราง Access ที่มีอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสเปรดชีตของคุณมีจํานวนคอลัมน์เท่ากันตามลําดับเหมือนกับตาราง Access (ในทางกลับกัน ถ้าคุณกําลังวางแผนที่จะสร้างตาราง Access ใหม่ที่มีข้อมูลนี้ ให้ตั้งชื่อและจัดลําดับคอลัมน์ตามที่คุณต้องการ)
เคล็ดลับ
เป็นการดีที่จะแสดงรายการข้อมูลแต่ละส่วนในคอลัมน์ของตัวเอง ตัวอย่างเช่น แยกชื่อและนามสกุลลงในคอลัมน์ต่างๆ และแยกที่อยู่ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์
เพิ่มข้อมูล Excel ลงในตารางใหม่
- เลือกและคัดลอกข้อมูลใน Excel ที่คุณต้องการเพิ่มลงในตาราง
- ใน Access ให้เลือก การวางหน้าแรก>
- เมื่อต้องการระบุว่าแถวแรกของข้อมูลของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ ให้เลือก ใช่ หรือ ไม่ใช่
- ถ้าคุณต้องการ ให้เปลี่ยนชื่อตารางและเขตข้อมูล
เพิ่มข้อมูล Excel ลงในตารางที่มีอยู่
- เลือกและคัดลอกข้อมูลใน Excel ที่คุณต้องการเพิ่มลงในตาราง
- ใน Access ให้เปิดตารางที่คุณต้องการวางข้อมูลลงไป
- ที่ส่วนท้ายของตาราง ให้เลือกแถวว่าง
- เลือกวาง>การวางหน้าแรก>ผนวก
เมื่อคุณคัดลอกข้อมูล Excel ลงในฐานข้อมูล Access ข้อมูลต้นฉบับของคุณใน Excel จะยังคงเหมือนเดิม