การเรียกข้อมูลรายการตัวกรองรายงาน PivotTable ทีละครั้ง

ถ้า PivotTable ของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล Open Database Connectivity (ODBC) ภายนอกที่มีข้อมูลจํานวนมาก การเรียกข้อมูลนี้อาจทําให้คอมพิวเตอร์ของคุณมีหน่วยความจําไม่เพียงพอหรือคิวรีทํางานช้า เพื่อป้องกันปัญหาเหล่านี้ ให้ใช้ตัวกรองรายงานกับ PivotTable ของคุณเพื่อเรียกใช้เฉพาะข้อมูลต้นฉบับที่จําเป็นสําหรับชุดค่าปัจจุบัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรายการที่เลือก

การเรียกข้อมูลตัวกรองรายงานสําหรับแต่ละรายการหรือสําหรับรายการทั้งหมด

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคําสั่งตัว ช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart อยู่บนแถบเครื่องมือด่วน ถ้าคุณไม่เห็น ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้:
   แถบเครื่องมือด่วนอยู่ที่ไหน

   1. คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากแถบเครื่องมือ จากนั้น คลิก คำสั่งเพิ่มเติม
   2. ที่ด้านล่าง เลือกคำสั่งจาก ให้เลือก คำสั่งทั้งหมด
   3. ในรายการ ให้เลือก ตัวช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart คลิก เพิ่ม จากนั้น คลิก ตกลง

2. ในตอนนี้ ให้คลิกไอคอนตัวช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart บนแถบเครื่องมือด่วน

3. บนหน้า ขั้นตอนที่ 1 ของตัวช่วยสร้าง ให้เลือก แหล่งข้อมูลภายนอก แล้วคลิก ถัดไป

4. บนหน้า ขั้นตอนที่ 2 ของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก รับข้อมูล

5. เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล
   สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล ODBC ให้ดู ใช้ Microsoft Query เพื่อเรียกใช้ข้อมูลภายนอก

6. บนหน้าที่ขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เค้าโครง

7. ในกล่องโต้ตอบ เค้าโครง ให้ลากเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลไปยังพื้นที่ตัวกรองรายงาน

8. สําหรับแต่ละเขตข้อมูลตัวกรองรายงาน ให้ทําดังต่อไปนี้:

   1. คลิกเขตข้อมูลสองครั้ง
      กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกขั้นสูงของเขตข้อมูล PivotTable จะปรากฏขึ้น
   2. เมื่อต้องการเรียกใช้เฉพาะข้อมูลล่าสุดจากแหล่งข้อมูลทุกครั้งที่คุณเลือกรายการใหม่ในตัวกรองรายงาน ให้คลิก คิวรีแหล่งข้อมูลภายนอก ขณะที่คุณเลือกรายการเขตข้อมูลตัวกรองรายงานแต่ละรายการ (ต้องใช้หน่วยความจําน้อยลง)
      เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ย้ายเขตข้อมูลตัวกรองรายงานไปยังพื้นที่ป้ายชื่อแถว ป้ายชื่อคอลัมน์ หรือค่า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ปิดใช้งานการ Pivot ของเขตข้อมูลนี้ (แนะนํา)
      เมื่อต้องการกลับไปยังการดําเนินการเริ่มต้น โดยดึงข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งข้อมูลทุกครั้งที่คุณเลือกรายการใหม่ในตัวกรองรายงาน ให้คลิก เรียกใช้ข้อมูลภายนอกสําหรับรายการเขตข้อมูลตัวกรองรายงานทั้งหมด (ประสิทธิภาพที่รวดเร็วยิ่งขึ้น)

ภาพรวมเกี่ยวกับการดึงข้อมูลตัวกรองรายงาน

คุณสามารถกําหนดค่าตัวกรองรายงานเพื่อดึงข้อมูลที่เลือกจากแหล่งข้อมูลของ PivotTable ได้โดยใช้กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกขั้นสูงของเขตข้อมูล PivotTable ในตัวช่วยสร้าง PivotTable และ PivotChart ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Office Excel จะเรียกใช้แหล่งข้อมูลทั้งหมดสําหรับ PivotTable ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ถูกกรองออก (ดังนั้นไม่แสดงในรายงาน) เมื่อคุณสร้างหรือรีเฟรชรายงาน เมื่อคุณกําหนดค่าตัวกรองรายงานเพื่อดึงข้อมูลเฉพาะสําหรับรายการที่คุณระบุในตัวกรอง คุณสามารถเรียกใช้ข้อมูลจํานวนน้อยลงตามที่จําเป็น ในแต่ละครั้งที่คุณแสดงรายการที่แตกต่างกันในตัวกรอง ระบบจะดึงข้อมูลเฉพาะเซตย่อยของข้อมูลสําหรับรายการใหม่เท่านั้น คุณสามารถกําหนดค่าตัวกรองรายงานได้มากเท่าที่คุณต้องการ แล้วนําไปใช้ตามต้องการ

ประสิทธิภาพได้รับผลกระทบอย่างไร

เมื่อตัวกรองรายงานได้รับการกําหนดค่าให้ดึงข้อมูลสําหรับรายการอย่างน้อยหนึ่งรายการ (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) รายการ (ทั้งหมด) ที่สรุปชุดข้อมูลที่สมบูรณ์จะไม่พร้อมใช้งาน (เป็นสีจาง) และคําสั่ง แสดงหน้าตัวกรองรายงาน (บนแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม PivotTable เมื่อคุณคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก ตัวเลือก) จะไม่พร้อมใช้งานเช่นกัน ในแต่ละครั้งที่คุณเลือกรายการอื่น คุณจะดึงข้อมูลน้อยลง แต่คุณยังต้องรอให้ข้อมูลได้รับ ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณถูกยกเลิกการเชื่อมต่อจากแหล่งข้อมูลภายนอก คุณจะไม่สามารถเลือกรายการอื่นได้จนกว่าคุณจะสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณทํางานกับข้อมูลที่มีขนาดใหญ่กว่าที่คุณจะทําได้

ถ้าคุณดึงข้อมูลทั้งหมดของรายการทั้งหมด การดําเนินการเรียกข้อมูลเริ่มต้นอาจใช้เวลานานขึ้น แต่คุณสามารถเลือกรายการใหม่ในตัวกรองรายงานได้โดยไม่ล่าช้า เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการจะถูกโหลดลงในหน่วยความจําบนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณยังสามารถเปิดสรุปของชุดข้อมูลที่สมบูรณ์โดยการเลือกรายการ (ทั้งหมด) และจัดระเบียบรายงานใหม่เพื่อใช้ตัวกรองรายงานในพื้นที่อื่น ตัวเลือก (ทั้งหมด) ให้ความอเนกประสงค์สูงสุดแก่คุณ เมื่อจํานวนข้อมูลทั้งหมดที่จะดึงอยู่ภายในขีดจํากัดหน่วยความจําที่มีอยู่ของคอมพิวเตอร์ของคุณ

การย้ายตัวกรองรายงาน

ถ้าคุณลากตัวกรองรายงานที่กําหนดค่าให้ดึงข้อมูลทั้งหมดของรายการทั้งหมดไปยังตําแหน่งอื่น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณพยายามทําให้เป็นป้ายชื่อแถว Excel จะพยายามเรียกใช้ข้อมูลของรายการทั้งหมด และทรัพยากรคอมพิวเตอร์ของคุณอาจหมด อย่างไรก็ตาม คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ดําเนินการเช่นนี้ได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน เรียกข้อมูลตัวกรองรายงานสําหรับแต่ละรายการหรือสําหรับรายการทั้งหมด

การเรียกข้อมูลสําหรับรายการเมื่อตัวกรองรายงานไม่พร้อมใช้งาน

ความสามารถในการใช้ฟีเจอร์นี้จะไม่พร้อมใช้งานภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

• รายงานที่อิงตามข้อมูลต้นฉบับจากฐานข้อมูล OLAP จะคิวรีข้อมูลโดยอัตโนมัติตามที่จําเป็น ดังนั้นจึงไม่ใช้ฟีเจอร์นี้
• PivotTable กําลังแชร์แคชข้อมูลกับ PivotTable อื่นอย่างน้อยหนึ่งรายการ
• โปรแกรมควบคุม ODBC สําหรับฐานข้อมูลภายนอกที่คุณกําลังใช้คิวรีไม่สนับสนุนคิวรีพารามิเตอร์ โปรแกรมควบคุม ODBC ที่มีอยู่ใน Microsoft Office สนับสนุนคิวรีพารามิเตอร์ทั้งหมด คุณสามารถติดต่อผู้ผลิตโปรแกรมควบคุมของบริษัทอื่นเพื่อตรวจสอบว่าโปรแกรมควบคุมของพวกเขารองรับหรือไม่

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม

คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน ชุมชนด้านเทคนิคของ Excel หรือรับการสนับสนุนใน ชุมชนได้เสมอ