คุณสมบัติเอกสาร หรือที่เรียกว่า Metadata คือรายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์ที่อธิบายหรือระบุถึงไฟล์นั้น ซึ่งรวมถึงรายละเอียด เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้เขียน เรื่อง และคําสําคัญที่ระบุหัวข้อหรือเนื้อหาของเอกสาร
ถ้าคุณรวมคุณสมบัติเอกสารสําหรับไฟล์ของคุณ คุณสามารถจัดระเบียบและระบุไฟล์เหล่านั้นในภายหลังได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถค้นหาเอกสารตามคุณสมบัติหรือแทรกลงในเอกสารของคุณได้
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติเอกสาร
ชนิดคุณสมบัติเอกสารมีอยู่สี่ชนิด ดังนี้:
- คุณสมบัติ Standard - ตามค่าเริ่มต้น เอกสาร Microsoft 365 จะเชื่อมโยงกับชุดคุณสมบัติมาตรฐาน เช่น ผู้เขียน ชื่อเรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสามารถระบุค่าข้อความของคุณเองสําหรับคุณสมบัติเหล่านี้เพื่อให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและระบุเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่น ใน Word คุณสามารถใช้คุณสมบัติ คําสําคัญ (หรือที่เรียกว่า แท็ก) เพื่อเพิ่มคําสําคัญ "ลูกค้า" ลงในเอกสารการขายของคุณ คุณสามารถค้นหาเอกสารการขายทั้งหมดด้วยคําสําคัญนั้น
-
คุณสมบัติที่ได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ - คุณสมบัติเหล่านี้รวมถึงคุณสมบัติระบบไฟล์ (ตัวอย่างเช่น ขนาดไฟล์ หรือวันที่ที่สร้างหรือเปลี่ยนแปลงไฟล์ครั้งล่าสุด) และสถิติที่โปรแกรม Microsoft 365 เก็บไว้ให้คุณ (ตัวอย่างเช่น จํานวนคําหรืออักขระในเอกสาร) คุณไม่สามารถระบุหรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติที่ปรับปรุงโดยอัตโนมัติได้
คุณสามารถใช้คุณสมบัติที่อัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อระบุหรือค้นหาไฟล์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาไฟล์ทั้งหมดที่สร้างหลังจากวันที่ 3 สิงหาคม 2015 หรือสําหรับไฟล์ทั้งหมดที่เปลี่ยนแปลงล่าสุดเมื่อวานนี้ -
คุณสมบัติแบบกําหนดเอง - คุณสามารถกําหนดคุณสมบัติแบบกําหนดเองเพิ่มเติมสําหรับเอกสาร Microsoft 365 ของคุณได้ คุณสามารถกําหนดค่าข้อความ เวลา หรือตัวเลขให้กับคุณสมบัติแบบกําหนดเอง และคุณยังสามารถกําหนดค่า ใช่ หรือ ไม่ใช่ ให้คุณสมบัติเหล่านั้นได้ด้วย คุณสามารถเลือกจากรายการของชื่อที่แนะนําหรือกําหนดชื่อของคุณเอง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ดูหรือสร้างคุณสมบัติแบบกำหนดเองให้กับไฟล์ - คุณสมบัติไลบรารีเอกสาร - คุณสมบัติเหล่านี้คือคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับเอกสารในไลบรารีเอกสารบนเว็บไซต์หรือในโฟลเดอร์สาธารณะ เมื่อคุณสร้างไลบรารีเอกสารใหม่ คุณสามารถกําหนดคุณสมบัติไลบรารีเอกสารอย่างน้อยหนึ่งคุณสมบัติ และตั้งค่ากฎตามค่าของไลบรารีเอกสารเหล่านั้นได้ เมื่อคุณเพิ่มเอกสารลงในไลบรารีเอกสาร คุณจะได้รับพร้อมท์ให้รวมค่าสําหรับคุณสมบัติใดๆ ที่จําเป็น หรืออัปเดตคุณสมบัติใดๆ ที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ไลบรารีเอกสารที่รวบรวมแนวคิดผลิตภัณฑ์สามารถพร้อมท์บุคคลสําหรับคุณสมบัติต่างๆ เช่น ส่งโดย, วันที่, ประเภท และ คําอธิบาย เมื่อคุณเปิดเอกสารจากไลบรารีเอกสารใน Word, Excel หรือ PowerPoint คุณสามารถแก้ไขและอัปเดตคุณสมบัติไลบรารีเอกสารเหล่านี้ได้โดยการเลือกข้อมูลไฟล์> คุณสมบัติที่จําเป็นทั้งหมดจากไลบรารีเอกสารจะถูกทําเค้าร่างด้วยเส้นขอบสีแดงบนแท็บ ข้อมูล ใน Word, Excel และ PowerPoint
ถ้าคุณต้องการแทรกคุณสมบัติใดก็ตามต่อไปนี้ลงในเอกสาร Word ให้ดู เพิ่มชื่อไฟล์ วันที่ ผู้เขียน หรือคุณสมบัติเอกสารอื่นๆ ลงในส่วนหัวรือส่วนท้าย
ดูและเปลี่ยนคุณสมบัติมาตรฐานของไฟล์ปัจจุบัน
คุณกำลังใช้โปรแกรม Office ใดอยู่
Access
- เลือกแท็บ ไฟล์
- เลือก ข้อมูล
- เลือกลิงก์ ดูและแก้ไขคุณสมบัติฐานข้อมูล ที่ด้านบนของหน้า
- ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติ ให้เลือกแท็บเพื่อเลือกคุณสมบัติที่คุณต้องการดูหรืออัปเดต
- เลือก ตกลง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทําไว้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
- เลือกแท็บ ไฟล์ อีกครั้งเพื่อกลับไปยังฐานข้อมูลของคุณ
Excel
เลือกแท็บ ไฟล์
เลือก ข้อมูล เพื่อดูคุณสมบัติเวิร์กบุ๊ก
เมื่อต้องการเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติ ให้เลื่อนตัวชี้ไปยังคุณสมบัติที่คุณต้องการอัปเดต แล้วใส่ข้อมูล
เลือกแท็บ ไฟล์ อีกครั้งเพื่อกลับไปยังเวิร์กบุ๊กของคุณ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทําไว้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนเพิ่มเติม:- เมื่อต้องการดูคุณสมบัติเพิ่มเติม ให้เลือกลิงก์ แสดงคุณสมบัติทั้งหมด ที่ด้านล่างของหน้า
- เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติที่คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขคุณสมบัติทั้งหมดพร้อมกันและดูข้อมูลและสถิติของเอกสาร ให้เลือก คุณสมบัติ ที่ด้านบนของหน้า แล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง
บนแท็บ สรุป คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขชื่อเรื่อง หัวข้อ ผู้เขียน ผู้จัดการ บริษัท ประเภท คำสำคัญ (หรือที่เรียกว่า แท็ก) และข้อคิดเห็น
PowerPoint
เลือกแท็บ ไฟล์
เลือก ข้อมูล เพื่อดูคุณสมบัติงานนําเสนอ
เมื่อต้องการเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติ ให้เลื่อนตัวชี้ไปยังคุณสมบัติที่คุณต้องการอัปเดต แล้วใส่ข้อมูล
เลือกแท็บ ไฟล์ อีกครั้งเพื่อกลับไปยังงานนําเสนอของคุณ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทําไว้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนเพิ่มเติม:- เมื่อต้องการดูคุณสมบัติเพิ่มเติม ให้เลือกลิงก์ แสดงคุณสมบัติทั้งหมด ที่ด้านล่างของหน้า
- เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติที่คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขคุณสมบัติทั้งหมดพร้อมกันและดูข้อมูลและสถิติของเอกสาร ให้เลือก คุณสมบัติ ที่ด้านบนของหน้า แล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง
บนแท็บ สรุป คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขชื่อเรื่อง หัวข้อ ผู้เขียน ผู้จัดการ บริษัท ประเภท คำสำคัญ (หรือที่เรียกว่า แท็ก) และข้อคิดเห็น
Project
- เลือกแท็บ ไฟล์
- เลือก ข้อมูล เพื่อดูคุณสมบัติของโครงการ
- เมื่อต้องการเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติ ให้เลื่อนตัวชี้ไปยังคุณสมบัติที่คุณต้องการอัปเดต แล้วใส่ข้อมูล
- เลือกแท็บ ไฟล์ อีกครั้งเพื่อกลับไปยังโครงการของคุณ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทําไว้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนเพิ่มเติม:
เมื่อต้องการดูคุณสมบัติหรือสถิติเพิ่มเติม ให้เลือก ข้อมูลโครงการ ที่ด้านบนของหน้า แล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง หรือ สถิติโครงการ
บนแท็บ สรุป ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติ คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขชื่อเรื่อง หัวข้อ ผู้เขียน ผู้จัดการ บริษัท ประเภท คำสำคัญ (หรือที่เรียกว่า แท็ก) และข้อคิดเห็น
Publisher
- เลือกแท็บ ไฟล์
- เลือก ข้อมูล เพื่อดูคุณสมบัติ
- เลือกแท็บ ไฟล์ อีกครั้งเพื่อกลับไปยังสิ่งพิมพ์ของคุณ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทําไว้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนเพิ่มเติม:
เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติที่คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขคุณสมบัติทั้งหมดในครั้งเดียวและดูข้อมูลและสถิติของเอกสาร ให้เลือก คุณสมบัติสิ่งพิมพ์ ที่ด้านบนของหน้า แล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง
บนแท็บ สรุป คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขชื่อเรื่อง หัวข้อ ผู้เขียน ผู้จัดการ บริษัท ประเภท คำสำคัญ (หรือที่เรียกว่า แท็ก) และข้อคิดเห็น
Visio
เลือกแท็บ ไฟล์
เลือก ข้อมูล เพื่อดูคุณสมบัติ
เมื่อต้องการเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติ ให้เลื่อนตัวชี้ไปยังคุณสมบัติที่คุณต้องการอัปเดต แล้วใส่ข้อมูล
เลือกแท็บ ไฟล์ อีกครั้งเพื่อกลับไปยังสิ่งพิมพ์ของคุณ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทําไว้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนเพิ่มเติม:- เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติที่คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขคุณสมบัติทั้งหมดในครั้งเดียวและดูข้อมูลเอกสาร ให้เลือก คุณสมบัติ ที่ด้านบนของหน้า แล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง
บนแท็บ สรุป คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขคุณสมบัติ เช่น ชื่อเรื่อง หัวข้อ ผู้เขียน ผู้จัดการ บริษัท ประเภท คำสำคัญ (หรือที่เรียกว่า แท็ก) และข้อคิดเห็น - เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง ให้เลือก เอกสารที่เกี่ยวข้อง ที่ด้านล่างของหน้า ข้อมูล แล้วเลือก เพิ่มลิงก์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง
- เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติที่คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขคุณสมบัติทั้งหมดในครั้งเดียวและดูข้อมูลเอกสาร ให้เลือก คุณสมบัติ ที่ด้านบนของหน้า แล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง
Word
เลือกแท็บ ไฟล์
เลือก ข้อมูล เพื่อดูคุณสมบัติเอกสาร
เมื่อต้องการเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติ ให้เลื่อนตัวชี้ไปยังคุณสมบัติที่คุณต้องการอัปเดต แล้วใส่ข้อมูล โปรดทราบว่าสําหรับเมตาดาต้าบางรายการ เช่น ผู้เขียน คุณจะต้องคลิกขวาที่คุณสมบัติและเลือก ลบ หรือ แก้ไข
เลือกแท็บ ไฟล์ อีกครั้งเพื่อกลับไปยังเอกสารของคุณ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทําไว้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนเพิ่มเติม:- เมื่อต้องการดูคุณสมบัติเพิ่มเติม ให้เลือกลิงก์ แสดงคุณสมบัติทั้งหมด ที่ด้านล่างของหน้า
- เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติที่คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขคุณสมบัติทั้งหมดในครั้งเดียวและดูข้อมูลและสถิติของเอกสาร ให้เลือก คุณสมบัติ ที่ด้านบนของหน้า แล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง
บนแท็บ สรุป คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขชื่อเรื่อง หัวข้อ ผู้เขียน ผู้จัดการ บริษัท ประเภท คำสำคัญ (หรือที่เรียกว่า แท็ก) และข้อคิดเห็น
ดูหรือสร้างคุณสมบัติที่กำหนดเองให้กับไฟล์ปัจจุบัน
คุณสมบัติแบบกําหนดเองคือคุณสมบัติที่คุณกําหนดไว้สําหรับเอกสาร Microsoft 365 คุณสามารถกําหนดค่าข้อความ เวลา หรือตัวเลขให้กับคุณสมบัติแบบกําหนดเอง และคุณยังสามารถกําหนดค่า ใช่ หรือ ไม่ใช่ ให้คุณสมบัติเหล่านั้นได้ด้วย คุณสามารถเลือกจากรายการของชื่อที่แนะนําหรือกําหนดชื่อของคุณเอง
เลือกแท็บ ไฟล์
เลือก ข้อมูล
เลือก คุณสมบัติ ที่ด้านบนของหน้า แล้วเลือก คุณสมบัติขั้นสูง
หมายเหตุ
- ใน Access คุณต้องเลือก ดูและแก้ไขคุณสมบัติฐานข้อมูล
- ใน Project คุณต้องเลือก ข้อมูลโครงการ
- ใน Publisher คุณเลือก คุณสมบัติสิ่งพิมพ์
- ขณะนี้คุณไม่สามารถดูหรือสร้างคุณสมบัติแบบกําหนดเองสําหรับไฟล์ Visio ได้
เลือกแท็บ กําหนดเอง
- ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับคุณสมบัติแบบกำหนดเอง หรือเลือกชื่อจากรายการ
- ในรายการ ชนิด ให้เลือกชนิดข้อมูลสำหรับคุณสมบัติที่คุณต้องการเพิ่ม
- ในกล่อง ค่า ให้พิมพ์ค่าสําหรับคุณสมบัติ ค่าที่คุณพิมพ์ต้องตรงกับสิ่งที่เลือกในรายการ ชนิด ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือก ตัวเลข ในรายการ ชนิด คุณต้องพิมพ์ตัวเลขในกล่อง ค่า ค่าที่ไม่ตรงกับชนิดคุณสมบัติจะถูกจัดเก็บเป็นข้อความ
เลือก ตกลง