ที่เก็บข้อมูลถาวรออนไลน์ หรือที่เรียกว่ากล่องจดหมายเก็บถาวร คือที่ที่คุณสามารถจัดเก็บข้อความอีเมลเก่าเพื่อให้มีพื้นที่มากขึ้นในกล่องจดหมายหลักของคุณ IT หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณสร้างกล่องจดหมายเก็บถาวรให้คุณ
หมายเหตุ
เพื่อให้กล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณทํางานกับ Outlook for Mac ทั้งกล่องจดหมายเก็บถาวรและกล่องจดหมายหลักต้องอยู่ใน Exchange Server (ภายในองค์กร) หรือบน Exchange Online ใน Microsoft 365 (ระบบคลาวด์) ตัวอย่างเช่น ถ้ากล่องจดหมายหลักของคุณอยู่ใน Exchange Server และบัญชีที่เก็บถาวรของคุณอยู่ใน Exchange Online ใน Microsoft 365 คุณจะไม่สามารถใช้ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ของคุณได้ พูดคุยกับ IT หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณเกี่ยวกับการระบุตําแหน่งร่วมกัน
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการย้ายจดหมายของคุณเพื่อเก็บถาวร
แม้ว่าคุณจะสามารถย้ายแต่ละข้อความจาก Outlook for Mac ไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณได้ทีละรายการ (คุณไม่สามารถย้ายหรือคัดลอกหลายรายการพร้อมกันได้) วิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณถูกเก็บถาวรคือการใช้นโยบายการเก็บถาวรและการเก็บข้อมูล Outlook Web App
Archive และนโยบายการเก็บข้อมูลจะถูกตั้งค่าโดย IT หรือผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ของคุณ นโยบายการเก็บถาวรจะควบคุมระยะเวลาที่ข้อมูลอยู่ในโฟลเดอร์อีเมลก่อนที่จะถูกย้ายไปยังที่เก็บข้อมูลถาวร นโยบายการเก็บข้อมูลจะควบคุมควบคุมระยะเวลาที่ข้อมูลถูกบันทึกไว้ แม้ว่าผู้ดูแลระบบจะตั้งนโยบายสำหรับทั้งองค์กร คุณสามารถเขียนทับนโยบายให้ตรงกับความต้องการของคุณได้ ดู นโยบายการเก็บข้อมูลและเก็บถาวรในแอป Outlook Web App สำหรับคำแนะนำ
ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรหลายข้อความในครั้งเดียว และไม่มีนโยบายการเก็บถาวรหรือนโยบายการเก็บข้อมูล ให้ใช้ Outlook Web App เพื่อย้ายข้อความจากกล่องจดหมายหลักของคุณไปยังที่เก็บถาวร คุณจะไม่สามารถย้ายโฟลเดอร์ แต่จะสามารถย้ายข้อความทั้งหมดในโฟลเดอร์พร้อมกัน
เลือกกล่องที่อยู่ถัดจากข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บถาวร
ลากไปยังโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนําทางที่มีป้ายชื่อ Archive ส่วนบุคคล - <ชื่อ>ของคุณ
หมายเหตุ
ถ้าโฟลเดอร์ รายการปฏิทิน ที่ติดต่อ งาน หรือบันทึกย่อถูกย้ายไปยังที่เก็บข้อมูลถาวรของคุณใน Outlook เวอร์ชันอื่น เช่น Outlook for Windows คุณจะไม่สามารถย้ายหรือดูรายการเหล่านั้นในกล่องจดหมายเก็บถาวรโดยใช้ Outlook for Mac ได้
เคล็ดลับเพิ่มเติม
- เมื่อต้องการค้นหาภายในที่เก็บข้อมูลถาวร ให้เลือกโฟลเดอร์เก็บถาวรในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ คุณไม่สามารถค้นหากล่องจดหมายของคุณและที่เก็บข้อมูลถาวรพร้อมกันได้
- คุณสามารถสร้างกฎกล่องจดหมายเข้าเพื่อเก็บข้อความลงในโฟลเดอร์ กำหนดข้อความให้เป็นหมวดหมู่ หรือย้ายข้อความไปยังบัญชีอื่นโดยอัตโนมัติ กฎเหล่านี้จะไม่มีผลกับกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถย้ายข้อความไปยังที่เก็บข้อมูลถาวรของคุณโดยใช้กฎกล่องจดหมายเข้าได้