การสร้างและนำนโยบายการจัดการข้อมูลไปใช้

นโยบายการจัดการข้อมูลช่วยให้คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กรของคุณได้บ้าง พวกเขาสามารถทําอะไรกับข้อมูลได้บ้าง และระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูล นโยบายสามารถช่วยบังคับใช้การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับของภาครัฐหรือกระบวนการภายในของธุรกิจ ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตั้งค่านโยบายเพื่อควบคุมวิธีติดตามเอกสาร บุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสาร และระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสาร

แต่ละนโยบายสามารถสร้างชุดกฎสําหรับเนื้อหาชนิดเฉพาะได้ กฎแต่ละกฎในนโยบายคือฟีเจอร์ของนโยบาย ตัวอย่างเช่น ฟีเจอร์นโยบายการจัดการข้อมูลสามารถระบุระยะเวลาที่ควรเก็บรักษาชนิดของเนื้อหา

นโยบายการจัดการข้อมูลสามารถสร้างขึ้นบนไซต์ได้ด้วยสามวิธีที่แตกต่างกัน ดังนี้

1. สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลเพื่อใช้กับชนิดเนื้อหาหลายชนิดภายในไซต์คอลเลกชัน
2. สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสําหรับชนิดเนื้อหาของไซต์
3. สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลสําหรับรายการหรือไลบรารี

เปิดใช้งานฟีเจอร์ นโยบายไซต์

การเปิดใช้งานฟีเจอร์นโยบายของไซต์ช่วยให้ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถกําหนดการเก็บข้อมูลที่จะนําไปใช้กับไซต์และเนื้อหาทั้งหมดของไซต์ได้ เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ ให้ทําดังนี้

1. ไปที่โฮมเพจของไซต์คอลเลกชันที่คุณต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์ นโยบายของไซต์
   ไปที่ การตั้งค่า , การตั้งค่าไซต์
2. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้เลือก ฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน
3. เลื่อนไปที่ นโยบายไซต์ ทางด้านขวาถ้าคุณไม่เห็น ใช้งานอยู่ ให้เลือก เปิดใช้งาน

สร้างนโยบายสําหรับชนิดเนื้อหาหลายชนิดภายในไซต์คอลเลกชัน

เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายข้อมูลจะถูกนําไปใช้กับเอกสารบางชนิดทั้งหมดภายในไซต์คอลเลกชัน ให้พิจารณาสร้างนโยบายที่ระดับไซต์คอลเลกชัน แล้วนํานโยบายไปใช้กับชนิดเนื้อหาในภายหลัง สิ่งเหล่านี้จะเรียกว่านโยบายไซต์คอลเลกชัน

1. ไปที่ การตั้งค่า , การตั้งค่าไซต์
2. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ในรายการ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นโยบายไซต์คอลเลกชัน
3. บนหน้า นโยบายไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก สร้าง
4. พิมพ์ชื่อและคําอธิบายสําหรับนโยบาย แล้วเขียนคําชี้แจงนโยบายสั้นๆ ที่จะอธิบายให้ผู้ใช้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของนโยบาย คําชี้แจงนโยบายสามารถมีอักขระได้สูงสุด 512 ตัว
5. ดูที่ สร้างนโยบายสําหรับชนิดเนื้อหา ในบทความนี้ เพื่อเรียนรู้วิธีการตั้งค่าฟีเจอร์ที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับนโยบาย
6. คลิก ตกลง เพื่อกลับไปยังหน้า นโยบายไซต์คอลเลกชัน

สร้างนโยบายสําหรับชนิดเนื้อหาของไซต์

การเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหาทําให้การเชื่อมโยงฟีเจอร์ของนโยบายกับรายการหรือไลบรารีหลายรายการเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถเลือกที่จะเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลที่มีอยู่แล้วลงในชนิดเนื้อหา หรือสร้างนโยบายเฉพาะให้กับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดก็ได้

คุณยังสามารถเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงสําหรับรายการได้ด้วย ซึ่งมีผลของการนํานโยบายไปใช้เฉพาะกับรายการในรายการนั้นที่ใช้ชนิดเนื้อหา

1. ไปที่ การตั้งค่า , การตั้งค่าไซต์

2. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ในส่วน แกลเลอรี Web Designer ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

3. บนหน้า การตั้งค่าชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้เลือกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มนโยบาย

4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ในส่วน การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

5. บนหน้า การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล ให้เลือก กําหนดนโยบาย แล้วคลิก ตกลง

6. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ให้พิมพ์ชื่อและคําอธิบายสําหรับนโยบาย แล้วเขียนคําอธิบายสั้น ๆ ที่จะอธิบายให้ผู้ใช้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของนโยบาย คําอธิบายสามารถมีอักขระยาวได้ถึง 512 ตัว

7. ในส่วนถัดไป ให้เลือกฟีเจอร์ของนโยบายแต่ละรายการที่คุณต้องการเพิ่มลงในนโยบายการจัดการข้อมูลของคุณ

8. เมื่อต้องการระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูลสําหรับเอกสารและรายการที่อยู่ภายใต้นโยบายนี้ ให้คลิก เปิดใช้งานการเก็บข้อมูล แล้วระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูลและการดําเนินการที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อรายการหมดอายุ
   เมื่อต้องการระบุระยะเวลาการเก็บข้อมูล ให้ทําดังนี้

   1.	คลิก เพิ่มขั้นตอนการเก็บข้อมูลสําหรับระเบียน...
   2.	เลือกตัวเลือกระยะเวลาการเก็บข้อมูลเพื่อระบุเวลาที่เอกสารหรือรายการจะถูกตั้งค่าให้หมดอายุ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้: เมื่อต้องการตั้งค่าวันหมดอายุตามคุณสมบัติของวันที่ ในส่วน เหตุการณ์ ให้คลิก ขั้นตอนนี้จะยึดตามคุณสมบัติของวันที่ในรายการ แล้วเลือกเอกสารหรือการกระทําของรายการ (ตัวอย่างเช่น สร้างหรือปรับเปลี่ยนแล้ว) และการเพิ่มเวลาหลังจากการกระทํานี้ (ตัวอย่างเช่น จํานวนวัน เดือน หรือปี) เมื่อคุณต้องการให้รายการหมดอายุ เมื่อต้องการใช้สูตรการเก็บข้อมูลแบบกําหนดเองเพื่อระบุวันหมดอายุ ให้คลิก ตั้งค่าตามสูตรการเก็บรักษาแบบกําหนดเองที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์นี้ หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อสูตรแบบกําหนดเองได้ถูกตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบเท่านั้น
   3.	ตัวเลือก เริ่มเวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณกําลังกําหนดนโยบายสําหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่มีเวิร์กโฟลว์ที่สัมพันธ์กับอยู่แล้วเท่านั้น จากนั้นคุณจะได้รับตัวเลือกของเวิร์กโฟลว์ให้เลือก
   4.	ในส่วน กิจวัตร ให้เลือก **ทําซ้ําการดําเนินการของขั้นตอนนี้...**และใส่ความถี่ที่คุณต้องการให้การดําเนินการเกิดขึ้นซ้ํา หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อการดําเนินการที่คุณเลือกสามารถทําซ้ําได้ ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งกิจวัตรสําหรับการดําเนินการ ลบอย่างถาวร ได้
   5.	คลิก ตกลง

9. เมื่อต้องการเปิดใช้งานการตรวจสอบสําหรับเอกสารและรายการที่อยู่ภายใต้นโยบายนี้ ให้คลิก เปิดใช้งานการตรวจสอบ แล้วระบุเหตุการณ์ที่คุณต้องการตรวจสอบ
   เมื่อต้องการเปิดใช้งานการตรวจสอบ

   1.	บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน การตรวจสอบ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานการตรวจสอบ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากเหตุการณ์ที่คุณต้องการเก็บเส้นทางการตรวจสอบไว้
   2.	เมื่อต้องการพร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดเหล่านี้ลงในเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดก่อนที่จะบันทึกหรือพิมพ์
   3.	คลิก ตกลง เพื่อนําฟีเจอร์การตรวจสอบไปใช้กับนโยบาย
   	ฟีเจอร์นโยบายการตรวจสอบช่วยให้องค์กรสามารถสร้างและวิเคราะห์เส้นทางการตรวจสอบสําหรับเอกสาร ตลอดจนแสดงรายการ เช่น รายการงาน รายการประเด็น กลุ่มการอภิปราย และปฏิทิน ฟีเจอร์นโยบายนี้มีบันทึกการตรวจสอบที่บันทึกเหตุการณ์ต่างๆ เช่น เมื่อมีการดู แก้ไข หรือลบเนื้อหา
   	เมื่อเปิดใช้งานการตรวจสอบโดยเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการจัดการข้อมูล ผู้ดูแลระบบสามารถดูข้อมูลการตรวจสอบในรายงานการใช้นโยบายที่ยึดตาม Microsoft Excel และที่สรุปการใช้งานปัจจุบัน ผู้ดูแลระบบสามารถใช้รายงานเหล่านี้เพื่อกําหนดวิธีการใช้ข้อมูลภายในองค์กร รายงานเหล่านี้ยังสามารถช่วยองค์กรตรวจสอบและจัดทําเอกสารการปฏิบัติตามข้อบังคับ หรือตรวจสอบข้อกังวลที่อาจเกิดขึ้นได้อีกด้วย
   	บันทึกการตรวจสอบจะบันทึกข้อมูลต่อไปนี้: ชื่อเหตุการณ์ วันที่และเวลาของเหตุการณ์ และชื่อระบบของผู้ใช้ที่ดําเนินการ

10. เมื่อบาร์โค้ดถูกเปิดใช้งานโดยเป็นส่วนหนึ่งของนโยบาย บาร์โค้ดจะถูกเพิ่มลงในคุณสมบัติเอกสารและแสดงในพื้นที่ส่วนหัวของเอกสารที่บาร์โค้ดถูกนําไปใช้ เช่นเดียวกับป้ายชื่อ บาร์โค้ดสามารถนําออกจากเอกสารด้วยตนเองได้
    เมื่อต้องการเปิดใช้งานบาร์โค้ด

    1.	บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน บาร์โค้ด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานบาร์โค้ด
    2.	เมื่อต้องการพร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดเหล่านี้ลงในเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกบาร์โค้ดก่อนที่จะบันทึกหรือพิมพ์
    3.	คลิก ตกลง เพื่อนําฟีเจอร์บาร์โค้ดไปใช้กับนโยบาย
    	นโยบายบาร์โค้ดจะสร้างบาร์โค้ดมาตรฐาน Code 39 รูปบาร์โค้ดแต่ละรูปจะมีข้อความด้านล่างสัญลักษณ์บาร์โค้ดที่แสดงถึงค่าบาร์โค้ด ซึ่งทําให้สามารถใช้ข้อมูลบาร์โค้ดได้แม้ในขณะที่ไม่มีฮาร์ดแวร์การสแกน ผู้ใช้สามารถพิมพ์หมายเลขบาร์โค้ดลงในกล่องค้นหาได้ด้วยตนเองเพื่อค้นหารายการบนไซต์

11. เมื่อต้องการกําหนดให้เอกสารที่อยู่ภายใต้นโยบายนี้มีป้ายชื่อ ให้คลิก เปิดใช้งานป้ายชื่อ แล้วระบุการตั้งค่าที่คุณต้องการสําหรับป้ายชื่อ
    เมื่อต้องการเปิดใช้งานป้ายชื่อ ให้ทําดังนี้

    1.	เมื่อต้องการกําหนดให้ผู้ใช้เพิ่มป้ายชื่อลงในเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พร้อมท์ผู้ใช้ให้แทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์ หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการให้ป้ายชื่อสามารถเลือกได้ ไม่ต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้
    2.	เมื่อต้องการล็อกป้ายชื่อเพื่อไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงได้หลังจากที่แทรกแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ป้องกันไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงกับป้ายชื่อหลังจากที่เพิ่มป้ายชื่อ แล้ว การตั้งค่านี้จะป้องกันไม่ให้ข้อความป้ายชื่ออัปเดตเมื่อป้ายชื่อถูกแทรกลงในรายการในแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ เช่น Word, Excel หรือ PowerPoint ถ้าคุณต้องการให้อัปเดตป้ายผนึกเมื่อมีการอัปเดตคุณสมบัติสําหรับเอกสารหรือรายการนี้ ไม่ต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้
    3.	ในกล่องรูปแบบป้ายชื่อ ให้พิมพ์ข้อความสําหรับป้ายชื่อตามที่คุณต้องการให้แสดง ป้ายชื่อสามารถมีการอ้างอิงคอลัมน์ได้สูงสุด 10 การอ้างอิงคอลัมน์ โดยแต่ละคอลัมน์สามารถมีความยาวได้สูงสุด 255 อักขระ เมื่อต้องการสร้างรูปแบบสําหรับป้ายชื่อของคุณ ให้ทําดังต่อไปนี้ พิมพ์ชื่อของคอลัมน์ที่คุณต้องการรวมไว้ในป้ายชื่อตามลําดับที่คุณต้องการให้คอลัมน์นั้นปรากฏ ใส่ชื่อคอลัมน์ในวงเล็บปีกกา (){} ตามที่แสดงในตัวอย่างบนหน้า แก้ไขนโยบาย พิมพ์คําเพื่อระบุคอลัมน์ที่อยู่นอกวงเล็บ ดังที่แสดงในตัวอย่างบนหน้า แก้ไขนโยบาย
    4.	เมื่อต้องการเพิ่มตัวแบ่งบรรทัด ให้พิมพ์ \n ตําแหน่งที่คุณต้องการให้ตัวแบ่งบรรทัดปรากฏขึ้น
    5.	เลือกขนาดฟอนต์และสไตล์ที่คุณต้องการ แล้วระบุว่าคุณต้องการวางป้ายชื่อชิดซ้าย กึ่งกลาง หรือชิดขวาภายในเอกสาร เคล็ดลับ: เลือกฟอนต์และสไตล์ที่พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ขนาดของฟอนต์มีผลต่อจํานวนข้อความที่สามารถแสดงบนป้ายชื่อ
    6.	พิมพ์ความสูงและความกว้างของป้ายชื่อ ความสูงของป้ายชื่อสามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่ 0.25 นิ้วถึง 20 นิ้ว และความกว้างของป้ายชื่อสามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่ 0.25 นิ้วถึง 20 นิ้ว ข้อความป้ายชื่อจะอยู่กึ่งกลางแนวตั้งภายในรูปภาพป้ายชื่อเสมอ
    7.	คลิก รีเฟรช เพื่อดูตัวอย่างเนื้อหาป้ายชื่อ

12. คลิก ตกลง

สร้างนโยบายสําหรับรายการ ไลบรารี หรือโฟลเดอร์ (นโยบายการเก็บข้อมูลตามตําแหน่งที่ตั้ง)

คุณสามารถกําหนดนโยบายการเก็บข้อมูลที่นําไปใช้เฉพาะกับรายการ ไลบรารี หรือโฟลเดอร์ที่ระบุเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณสร้างนโยบายการเก็บข้อมูลด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่สามารถนํานโยบายนี้ไปใช้ใหม่บนรายการ ไลบรารี โฟลเดอร์ หรือไซต์อื่นได้

ถ้าคุณต้องการนํานโยบายการเก็บข้อมูลเดียวไปใช้กับเนื้อหาทุกชนิดในตําแหน่งที่ตั้งเดียว คุณอาจต้องการใช้การเก็บข้อมูลตามตําแหน่งที่ตั้ง ในกรณีอื่นๆ ส่วนใหญ่ คุณจะต้องตรวจสอบว่าได้ระบุนโยบายการเก็บข้อมูลไว้สําหรับเนื้อหาทุกชนิดหรือไม่

ถ้าคุณต้องการกําหนดนโยบายการจัดการข้อมูลอื่นนอกเหนือจากการเก็บข้อมูลในรายการหรือไลบรารี คุณต้องกําหนดนโยบายการจัดการข้อมูลสําหรับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดที่สัมพันธ์กับรายการหรือไลบรารีนั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างนโยบายสําหรับชนิดเนื้อหาของไซต์ ในบทความนี้

คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เป็นอย่างน้อยจึงจะสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูลสําหรับรายการหรือไลบรารีได้

1. นําทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการระบุนโยบายการจัดการข้อมูล

2. สําหรับไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าการตั้งค่าไลบรารี
   ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ หรือสําหรับรายการ ให้คลิกแท็บไลบรารีหรือรายการใน Ribbon แล้วคลิกการตั้งค่าไลบรารีหรือการตั้งค่ารายการ

3. ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

4. บนหน้า การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแหล่งเก็บข้อมูลสําหรับรายการหรือไลบรารีถูกตั้งค่าเป็น ไลบรารีและโฟลเดอร์ ถ้า ชนิดเนื้อหา ปรากฏเป็นแหล่งข้อมูล ให้ทําดังนี้

   • คลิก เปลี่ยนแหล่งข้อมูล
   • บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน แหล่งที่มาของการเก็บข้อมูล ให้เลือก ไลบรารีและโฟลเดอร์ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่านโยบายการเก็บข้อมูลชนิดเนื้อหาจะถูกละเว้น
   • คลิก ตกลง

5. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน กําหนดการการเก็บข้อมูลตามไลบรารี ให้พิมพ์คําอธิบายสั้นๆ สําหรับนโยบายที่คุณกําลังสร้าง

6. ภายใต้ ไม่ใช่ระเบียน ให้คลิก เพิ่มระยะการเก็บข้อมูล...

   สำคัญ

   โปรดทราบว่าภายใต้ ระเบียน คุณสามารถเลือกที่จะกําหนดนโยบายการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันสําหรับระเบียน โดยการเลือกตัวเลือก กําหนดระยะการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันสําหรับระเบียน

7. ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติขั้นตอน ให้เลือกตัวเลือกระยะเวลาเก็บข้อมูลเพื่อระบุเวลาตั้งค่าเอกสารหรือรายการให้หมดอายุ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการตั้งค่าวันหมดอายุตามคุณสมบัติของวันที่ ในส่วน เหตุการณ์ ให้คลิก ขั้นตอนนี้จะยึดตามคุณสมบัติของวันที่ในรายการ แล้วเลือกเอกสารหรือการกระทําของรายการ (ตัวอย่างเช่น สร้างหรือปรับเปลี่ยนแล้ว) และการเพิ่มเวลาหลังจากการกระทํานี้ (ตัวอย่างเช่น จํานวนวัน เดือน หรือปี) เมื่อคุณต้องการให้รายการหมดอายุ

   • เมื่อต้องการใช้สูตรการเก็บข้อมูลแบบกําหนดเองเพื่อระบุวันหมดอายุ ให้คลิก ตั้งค่าตามสูตรการเก็บรักษาแบบกําหนดเองที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์นี้

     หมายเหตุ

     ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเมื่อสูตรแบบกําหนดเองได้ถูกตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบเท่านั้น

   • ภายใต้ การกระทํา ให้ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเอกสารหรือรายการหมดอายุ เมื่อต้องการเปิดใช้งานการกระทําเฉพาะที่จะเกิดขึ้นกับเอกสารหรือรายการ (เช่น การลบ) ให้เลือกการกระทําจากรายการ

8. ตัวเลือก เริ่มเวิร์กโฟลว์ จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณกําลังกําหนดนโยบายสําหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหาที่มีเวิร์กโฟลว์ที่สัมพันธ์กับอยู่แล้วเท่านั้น จากนั้นคุณจะได้รับตัวเลือกของเวิร์กโฟลว์ให้เลือก

9. ในส่วน กิจวัตร ให้เลือก **ทําซ้ําการดําเนินการของขั้นตอนนี้...**และใส่ความถี่ที่คุณต้องการให้การดําเนินการเกิดขึ้นซ้ํา

   หมายเหตุ

   ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อการดําเนินการที่คุณเลือกสามารถทําซ้ําได้ ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งกิจวัตรสําหรับการดําเนินการ ลบอย่างถาวร ได้

10. คลิก ตกลง

การนํานโยบายไซต์คอลเลกชันไปใช้กับชนิดเนื้อหา

ถ้านโยบายการจัดการข้อมูลได้ถูกสร้างไว้แล้วสําหรับไซต์ของคุณเป็นนโยบายไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถนํานโยบายใดนโยบายหนึ่งไปใช้กับชนิดเนื้อหาได้ ด้วยการทําเช่นนี้ คุณสามารถนํานโยบายเดียวกันไปใช้กับชนิดเนื้อหาหลายชนิดในไซต์คอลเลกชันที่ไม่ได้แชร์ชนิดเนื้อหาแม่เดียวกันได้

1. นําทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่มีชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการนํานโยบายไปใช้

2. สําหรับไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าการตั้งค่าไลบรารี
   ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ หรือสําหรับรายการ ให้คลิกแท็บไลบรารีหรือรายการใน Ribbon แล้วคลิกการตั้งค่าไลบรารีหรือการตั้งค่ารายการ

3. ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

4. ตรวจสอบว่าแหล่งนโยบายถูกตั้งค่าเป็น ชนิดเนื้อหา และภายใต้ นโยบายชนิดเนื้อหา ให้เลือกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการนํานโยบายไปใช้

5. ในส่วน ระบุนโยบาย ให้คลิก ใช้นโยบายไซต์คอลเลกชัน แล้วเลือกนโยบายที่คุณต้องการนําไปใช้จากรายการ

   หมายเหตุ

   ถ้าตัวเลือก ใช้นโยบายไซต์คอลเลกชัน ไม่พร้อมใช้งาน ไม่มีนโยบายไซต์คอลเลกชันสําหรับไซต์คอลเลกชัน

6. คลิก ตกลง

   สำคัญ

   ถ้ารายการหรือไลบรารีที่คุณกําลังทํางานอยู่สนับสนุนการจัดการชนิดเนื้อหาหลายชนิด ภายใต้ ชนิดเนื้อหา คุณสามารถคลิกที่ชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการระบุนโยบายการจัดการข้อมูลได้ ซึ่งจะนําคุณไปยังขั้นตอนที่ 5 ด้านบนโดยตรง

นํานโยบายไปใช้กับไซต์คอลเลกชัน

แชร์ชนิดเนื้อหาทั่วทั้งไซต์คอลเลกชันโดยใช้แอปพลิเคชัน Managed Metadata Service ในการตั้งค่าการประกาศชนิดเนื้อหา การประกาศชนิดเนื้อหาช่วยให้คุณสามารถจัดการเนื้อหาและ Metadata ได้อย่างสอดคล้องกันในไซต์ของคุณ เนื่องจากชนิดเนื้อหาสามารถสร้างและอัปเดตได้จากส่วนกลาง และสามารถเผยแพร่การอัปเดตไปยังไซต์คอลเลกชันหรือแอปพลิเคชันบนเว็บที่สมัครใช้งานหลายรายการได้

สร้างเทมเพลตจากนโยบายที่มีอยู่เพื่อใช้ในไซต์คอลเลกชันทั้งหมด

คุณสามารถกําหนดนโยบายการจัดการข้อมูล แล้วสร้างเทมเพลตจากนโยบายดังกล่าวเพื่อใช้ตามที่ต้องการในไซต์คอลเลกชันหลายไซต์ วิธีนี้สามารถใช้ได้ถ้าคุณต้องการสํารองข้อมูลของนโยบายข้อมูลของคุณ หรือสามารถใช้เป็นอีกวิธีหนึ่งในการใช้การประกาศชนิดเนื้อหาเพื่อนํานโยบายหนึ่งไปใช้ทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถสร้างเทมเพลตหรือข้อมูลสํารองของนโยบายได้โดยการส่งออกนโยบายจากไซต์คอลเลกชันหนึ่ง แล้วนําเข้านโยบายนั้นไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่บันทึกไว้หรือไซต์คอลเลกชันอื่น

ส่งออกนโยบาย

1. ในไซต์คอลเลกชันที่มีนโยบายอยู่ ให้ไปที่ การตั้งค่า , การตั้งค่าไซต์
2. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ส่วน การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นโยบายไซต์คอลเลกชัน
3. คลิกนโยบายที่คุณต้องการส่งออก เลื่อนไปยังด้านล่างของนโยบาย แล้วคลิก ส่งออก
4. ที่พร้อมท์ให้บันทึกหรือเปิดไฟล์ ให้คลิก บันทึก แล้วเลือกตําแหน่งที่ตั้งที่จะบันทึกไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตําแหน่งที่ตั้งที่พร้อมใช้งานสําหรับไซต์คอลเลกชันที่กําลังนําเข้านโยบาย
5. เมื่อกล่องโต้ตอบการดาวน์โหลดเสร็จสมบูรณ์ แสดงขึ้นมา ให้คลิกปิด

การนําเข้านโยบายไปยังไซต์คอลเลกชันอื่น

การนําเข้านโยบายการจัดการข้อมูลจะทําให้คุณสามารถนํานโยบายนั้นไปใช้กับชนิดเนื้อหาหลายชนิดที่ระดับไซต์หรือรายการภายในไซต์คอลเลกชันใดก็ตาม ประโยชน์ของการดําเนินการนี้มีสองประการ: คุณไม่จําเป็นต้องกําหนดนิยามใหม่และนํานโยบายไปใช้กับแต่ละชนิดเนื้อหา และคุณสามารถจัดการการปรับเปลี่ยนนโยบายได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยทําการเปลี่ยนแปลงนโยบายในที่เดียว

1. บนโฮมเพจของไซต์คอลเลกชันที่คุณต้องการนํานโยบายไปใช้ ให้ไปที่ การตั้งค่า,, การตั้งค่าไซต์
2. ในส่วน การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นโยบายไซต์คอลเลกชัน
3. บนหน้า นโยบายไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นําเข้า แล้วคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ XML สําหรับนโยบายดังกล่าว
4. เลือกไฟล์ XML ที่มีการบันทึกนโยบาย แล้วคลิก เปิด
5. บนหน้า นําเข้านโยบายไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นําเข้า เพื่อเพิ่มนโยบายลงในไซต์คอลเลกชัน

ขณะนี้นโยบายที่นําเข้าของคุณสามารถนําไปใช้กับชนิดเนื้อหาหนึ่งชนิดหรือหลายชนิดที่ระดับไซต์หรือรายการได้แล้ว ให้ดูที่ นํานโยบายไซต์คอลเลกชันไปใช้กับชนิดเนื้อหาในบทความนี้