ใช้นโยบายสําหรับการปิดและลบไซต์

ไซต์ SharePoint สามารถแพร่กระจายได้อย่างรวดเร็ว ถ้าคุณไม่ลบไซต์เหล่านั้นเมื่อไม่ต้องการอีกต่อไป การทําให้ไซต์ที่ล้าสมัยใช้พื้นที่จัดเก็บทําให้ผู้คนค้นหาข้อมูลปัจจุบันได้ยากและอาจไม่เป็นที่ต้องการด้วยเหตุผลด้านการปฏิบัติตามข้อบังคับ

ในฐานะผู้ดูแลระบบไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถใช้นโยบายไซต์เพื่อช่วยควบคุมการแพร่กระจายของไซต์ได้ นโยบายไซต์จะกําหนดวงจรการใช้งานของไซต์โดยระบุว่าไซต์จะปิดเมื่อใดและไซต์จะถูกลบเมื่อใด นโยบายไซต์จะมีประโยชน์เป็นพิเศษสําหรับองค์กรที่อนุญาตให้กลุ่มผู้ใช้จํานวนมากสามารถสร้างไซต์ของตนเองได้ ซึ่งอาจกําหนดให้คุณเลือกนโยบายไซต์เมื่อคุณสร้างไซต์

การปิดไซต์ระบุว่าไซต์ไม่ได้ใช้งานอยู่อีกต่อไป และสามารถลบออกได้ตามกําหนดการ ไซต์ที่ปิดไปแล้วจะไม่ปรากฏในตําแหน่งต่างๆ เช่น Delve แต่ผู้ใช้ยังสามารถปรับเปลี่ยนไซต์ที่ปิดอยู่และเนื้อหาของไซต์ได้โดยใช้ URL เพื่อเข้าถึงไซต์

สร้างนโยบายไซต์

ทําตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างนโยบายไซต์ที่จะพร้อมใช้งานในทุกไซต์ในไซต์คอลเลกชัน

1. ลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน และเปิดไซต์รากของไซต์คอลเลกชัน

2. สําหรับไซต์แบบคลาสสิก ให้เลือก การตั้งค่า จากนั้นเลือก การตั้งค่าไซต์ แล้วเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด สําหรับไซต์สมัยใหม่ เลือก การตั้งค่า การตั้งค่า จากนั้นเลือก ข้อมูลไซต์ หรือ เนื้อหาของไซต์ แล้วเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด

3. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก นโยบายไซต์

4. คลิก สร้าง แล้วเลือกตัวเลือก:
   อย่าปิดหรือลบไซต์โดยอัตโนมัติ ถ้านโยบายที่มีตัวเลือกนี้ถูกนําไปใช้กับไซต์ เจ้าของไซต์จะต้องลบไซต์ด้วยตนเอง
   ลบไซต์โดยอัตโนมัติ ถ้านโยบายที่มีตัวเลือกนี้ถูกนําไปใช้กับไซต์ เจ้าของไซต์จะต้องปิดไซต์ด้วยตนเอง แต่ไซต์นั้นจะถูกลบออกโดยอัตโนมัติ นโยบายที่ลบไซต์จะระบุกฎให้โดยอัตโนมัติสําหรับเวลาที่จะลบไซต์ และมีตัวเลือกต่อไปนี้
   ปิดและลบไซต์โดยอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้อนุญาตให้ตัวเลือกเดียวกันสําหรับวิธีการลบไซต์ และยังต้องการให้คุณระบุระยะเวลาหลังจากเวลาสร้างไซต์ไซต์จะถูกปิด
   เรียกใช้เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติเพื่อจัดการการปิดไซต์ แล้วลบออกโดยอัตโนมัติ (พร้อมใช้งานในบางแผนและบางเวอร์ชัน) ตัวเลือกนี้อนุญาตให้ตัวเลือกเดียวกันสําหรับวิธีการลบไซต์ แต่ยังต้องการให้คุณระบุเวิร์กโฟลว์เพื่อเรียกใช้เพื่อปิดไซต์ เมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ SharePoint จะปิดไซต์ คุณระบุชื่อของเวิร์กโฟลว์ ระยะเวลาหลังจากไซต์ถูกสร้างขึ้นเพื่อเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ และจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ใหม่เป็นระยะๆ จนกว่าไซต์จะปิดหรือไม่

   • การกระทําที่ทริกเกอร์ให้ไซต์ถูกลบ และระยะเวลาที่จะรอหลังจากทริกเกอร์เกิดขึ้นก่อนที่จะลบไซต์ ทริกเกอร์อาจเป็นการสร้างไซต์หรือการปิดไซต์ก็ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างนโยบายที่ลบไซต์สามเดือนหลังจากไซต์ถูกปิด หรือนโยบายที่ลบไซต์หนึ่งปีหลังจากไซต์ถูกสร้างขึ้น
   • จะให้ SharePoint ส่งอีเมลไปยังเจ้าของไซต์ตามระยะเวลาที่กําหนดก่อนที่ไซต์จะถูกจัดกําหนดการให้ลบหรือไม่
   • จะอนุญาตให้เจ้าของไซต์เลื่อนการลบไซต์ออกไปหรือไม่

5. เมื่อต้องการทําให้ไซต์รากและไซต์ย่อยทั้งหมดเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเมื่อไซต์รากปิดอยู่ ให้เลือก ไซต์คอลเลกชันจะอ่านเมื่อปิดแล้วเท่านั้น

6. คลิก ตกลง

ปิดไซต์ด้วยตนเอง หรือเปิดไซต์ที่ปิดไปใหม่

1. ลงชื่อเข้าใช้ในฐานะเจ้าของไซต์
2. สําหรับไซต์แบบคลาสสิก ให้เลือก การตั้งค่า จากนั้นเลือก การตั้งค่าไซต์ แล้วเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด สําหรับไซต์สมัยใหม่ เลือก การตั้งค่า การตั้งค่า จากนั้นเลือก ข้อมูลไซต์ หรือ เนื้อหาของไซต์ แล้วเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด
3. ภายใต้ การดูแลไซต์ ให้คลิก การปิดไซต์และการลบ
4. เมื่อต้องการปิดไซต์ ให้คลิก ปิดไซต์นี้เดี๋ยวนี้ เมื่อต้องการเปิดไซต์นี้ใหม่ ให้คลิก เปิดไซต์นี้

เลือกนโยบายสําหรับไซต์

1. ลงชื่อเข้าใช้ในฐานะเจ้าของไซต์
2. สําหรับไซต์แบบคลาสสิก ให้เลือก การตั้งค่า จากนั้นเลือก การตั้งค่าไซต์ แล้วเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด สําหรับไซต์สมัยใหม่ เลือก การตั้งค่า การตั้งค่า จากนั้นเลือก ข้อมูลไซต์ หรือ เนื้อหาของไซต์ แล้วเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด
3. ภายใต้ การดูแลไซต์ ให้คลิก การปิดไซต์และการลบ
4. ถัดจาก นโยบายไซต์ ให้เลือกนโยบาย แล้วคลิก ตกลง

ลบไซต์ด้วยตนเอง

1. ลงชื่อเข้าใช้ในฐานะเจ้าของไซต์
2. สําหรับไซต์แบบคลาสสิก ให้เลือก การตั้งค่า จากนั้นเลือก การตั้งค่าไซต์ แล้วเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด สําหรับไซต์สมัยใหม่ เลือก การตั้งค่า การตั้งค่า จากนั้นเลือก ข้อมูลไซต์ หรือ เนื้อหาของไซต์ แล้วเลือก ดูการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด
3. ภายใต้ การกระทําในไซต์ ให้คลิก ลบไซต์นี้
4. คลิก ลบ