ดูรายงานบันทึกการตรวจสอบ

คุณสามารถใช้รายงานบันทึกการตรวจสอบที่มาพร้อมกับ SharePoint เพื่อดูข้อมูลในบันทึกการตรวจสอบสําหรับไซต์คอลเลกชันได้ คุณสามารถเรียงลําดับ กรอง และวิเคราะห์ข้อมูลนี้เพื่อกําหนดว่าใครทําอะไรกับไซต์ รายการ ไลบรารี ชนิดเนื้อหา ข้อมูลในรายการ และไฟล์ไลบรารีในไซต์คอลเลกชัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกําหนดได้ว่าใครเป็นผู้ลบเนื้อหาใด

การทราบว่าใครกําลังดําเนินการกับเนื้อหาใดในไซต์คอลเลกชันของคุณอาจมีความสําคัญในการช่วยให้องค์กรของคุณปฏิบัติตามข้อกําหนดต่างๆ ได้ เช่น การปฏิบัติตามกฎข้อบังคับของการประชุม และการจัดการระเบียน คุณบันทึกรายงานบันทึกการตรวจสอบเป็นเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel 2013 Preview ไปยังไลบรารีในไซต์คอลเลกชันที่คุณระบุ

เหตุการณ์ที่พร้อมใช้งานสําหรับรายงานบันทึกการตรวจสอบ

เหตุการณ์ต่อไปนี้จะพร้อมใช้งานสําหรับรายงานบันทึกการตรวจสอบเพื่อช่วยคุณกําหนดว่าใครกําลังดําเนินการกับเนื้อหาของไซต์คอลเลกชัน

• เอกสารที่เปิดและดาวน์โหลด รายการที่ดูในรายการ หรือคุณสมบัติรายการที่ดู (เหตุการณ์นี้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับไซต์ SharePoint)
• รายการที่แก้ไข
• รายการที่ถูกเช็คเอาท์และเช็คอิน
• รายการที่ถูกย้ายและคัดลอกไปยังตําแหน่งที่ตั้งอื่นในไซต์คอลเลกชัน
• รายการที่ลบและคืนค่า
• การเปลี่ยนแปลงชนิดเนื้อหาและคอลัมน์
• คิวรีการค้นหา
• การเปลี่ยนแปลงบัญชีผู้ใช้และสิทธิ์
• การตั้งค่าการตรวจสอบที่เปลี่ยนแปลงและเหตุการณ์บันทึกการตรวจสอบที่ถูกลบ
• เหตุการณ์เวิร์กโฟลว์
• เหตุการณ์แบบกําหนดเอง

รายงานบันทึกการตรวจสอบที่พร้อมใช้งาน

คุณสามารถใช้รายงานบันทึกการตรวจสอบต่อไปนี้ที่มาพร้อมกับ SharePoint เพื่อช่วยระบุว่าใครกําลังดําเนินการกับเนื้อหาของไซต์คอลเลกชัน

• การดูเนื้อหา รายงานผู้ใช้ที่ดูเนื้อหาบนไซต์ ใน SharePoint รายงานนี้จะว่างเปล่าเนื่องจากเหตุการณ์เหล่านี้ไม่ถูกจับภาพระหว่างการตรวจสอบ
• การปรับเปลี่ยนเนื้อหา รายงานจะเปลี่ยนแปลงเนื้อหา เช่น การปรับเปลี่ยน การลบ และการเช็คอินและการเช็คเอาท์เอกสาร
• ลบ รายงานว่าเนื้อหาใดถูกลบไปแล้ว
• การปรับเปลี่ยนชนิดเนื้อหาและรายการ รายงานการเพิ่ม แก้ไข และลบไปยังชนิดเนื้อหา
• การแก้ไขนโยบาย รายงานเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลงนโยบายการจัดการข้อมูลบนไซต์คอลเลกชัน
• การหมดอายุและการโอนการครอบครอง รายงานกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับวิธีลบเนื้อหาออกเมื่อหมดอายุ
• การตั้งค่าการตรวจสอบ รายงานจะเปลี่ยนการตั้งค่าการตรวจสอบ
• การตั้งค่าความปลอดภัย รายงานจะเปลี่ยนการตั้งค่าความปลอดภัย เช่น เหตุการณ์ผู้ใช้/กลุ่ม และบทบาทและเหตุการณ์สิทธิ์
• การเรียกใช้รายงานแบบกําหนดเอง คุณสามารถระบุตัวกรองสําหรับรายงานแบบกําหนดเอง เช่น การจํากัดรายงานเป็นชุดเหตุการณ์เฉพาะ รายการในรายการเฉพาะ ช่วงวันที่เฉพาะ หรือเหตุการณ์ที่ดําเนินการโดยผู้ใช้บางราย

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างรายงานบันทึกการตรวจสอบการลบ โดยเป็นตัวแทนของรายงานบันทึกการตรวจสอบอื่นๆ

• ข้อมูลสรุปของข้อมูลการตรวจสอบจะถูกจัดเตรียมเป็น PivotTable บนเวิร์กชีต ข้อมูลการตรวจสอบ – ตาราง ของเวิร์กบุ๊ก
  
• ข้อมูลสําหรับรายงานมีอยู่ในเวิร์กชีต ข้อมูลรายงาน 1 ของเวิร์กบุ๊ก
  

ดูรายงานบันทึกการตรวจสอบ

เมื่อต้องการดูรายงานบันทึกการตรวจสอบ:

1. คลิก การตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

2. คลิก รายงานบันทึกการตรวจสอบ ในส่วน การดูแลไซต์คอลเลกชัน

3. เลือกรายงานที่คุณต้องการ เช่น การลบ บนหน้า ดูรายงานการตรวจสอบ

4. พิมพ์ URL หรือ เรียกดูไลบรารีที่คุณต้องการบันทึกรายงาน แล้วคลิก ตกลง

5. บนหน้า การดําเนินการเสร็จสมบูรณ์ ให้คลิก คลิกที่นี่เพื่อดูรายงานนี้ ถ้าคุณได้รับข้อผิดพลาด อาจเป็นเพราะไม่ได้เปิดใช้งานบันทึกการตรวจสอบหรือไม่มีข้อมูลที่จะแสดง ดู กําหนดการตั้งค่าการตรวจสอบสําหรับไซต์คอลเลกชัน เพื่อให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าการบันทึกเหตุการณ์แล้ว

   หมายเหตุ

   • อย่างน้อยต้องติดตั้ง Excel เวอร์ชัน 2013 เพื่อดูรายงานบันทึกการตรวจสอบโดยการคลิก ที่นี่ เพื่อดูรายงานนี้
   • อีกวิธีหนึ่งคือ ถ้าเปิดเอกสารในเบราว์เซอร์สําหรับไลบรารี ให้ไปที่ไลบรารีที่คุณบันทึกรายงานบันทึกการตรวจสอบ ชี้ไปที่รายงานบันทึกการตรวจสอบ คลิกลูกศรลง แล้วคลิก ดูในเบราว์เซอร์

คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ Excel มาตรฐานเพื่อจํากัดรายงานให้แคบลงตามข้อมูลที่คุณต้องการได้ บางวิธีที่คุณสามารถวิเคราะห์และดูข้อมูลบันทึกรวมถึง:

• การกรองรายงานบันทึกการตรวจสอบสําหรับไซต์ที่ระบุ
• การกรองรายงานบันทึกการตรวจสอบสําหรับช่วงวันที่ที่ระบุ
• การเรียงลําดับรายงานบันทึกการตรวจสอบ
• การระบุว่าใครเป็นผู้อัปเดตเนื้อหา
• การระบุว่าเนื้อหาใดที่ถูกลบแต่ไม่คืนค่า
• การดูการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์บนรายการ

ดูเพิ่มเติม

กำหนดค่าการตั้งค่าการตรวจสอบสำหรับไซต์คอลเลกชัน