วิธีหนึ่งในการควบคุมการทํางานร่วมกันในเอกสารคือต้องเช็คเอาท์ไฟล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้ใช้หลายคนมีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารี ถ้าจําเป็นต้องเช็คเอาท์ไลบรารี บุคคลอื่นจะไม่สามารถเขียนทับได้ อย่างไรก็ตาม คุณเสี่ยงต่อการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดหรือทําการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง ถ้าผู้อื่นจําเป็นต้องทํางานกับเอกสาร เป็นสิ่งสําคัญที่ไฟล์จะถูกเช็คอินกลับเข้ามาอย่างรวดเร็ว
หมายเหตุ
อย่ากําหนดค่าไลบรารีของคุณให้จําเป็นต้องมีการตรวจสอบว่าผู้ใช้วางแผนที่จะเขียนร่วมเอกสารในไลบรารีหรือไม่ ผู้ใช้ไม่สามารถทํางานบนเอกสารพร้อมกันเมื่อการเช็คเอาท์ที่จําเป็นเปิดใช้งานอยู่
จําเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์สําหรับการแก้ไข
หมายเหตุ
เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถตั้งค่าไลบรารีให้จําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์ได้
- ไปที่ไลบรารีที่คุณวางแผนจะทํางาน
- เลือก การตั้งค่า
>
ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ บน Ribbon ให้เลือก ไลบรารี และในกลุ่ม การตั้งค่า ให้เลือก การตั้งค่าไลบรารี - บนหน้า การตั้งค่า ให้เลือก การตั้งค่าไลบรารีเพิ่มเติม (สําหรับ SharePoint Classic การตั้งค่าจะอยู่ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป) เลือก การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน
- ในส่วน จําเป็นต้องเช็คเอาท์ ภายใต้ จําเป็นต้องเช็คเอาท์เอกสารก่อนจึงจะสามารถแก้ไขได้หรือไม่ ให้เลือก ใช่
- เมื่อต้องการบันทึกการตั้งค่าของคุณและกลับไปยังหน้า การตั้งค่าไลบรารี ให้เลือก ตกลง
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อจําเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ในไลบรารี
| ถ้าคุณทําเช่นนี้... | นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น... |
|---|---|
| สร้างหรือเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี | ไฟล์ถูกเช็คเอาท์ให้คุณตั้งแต่แรก คุณต้องตรวจสอบในไลบรารีก่อนที่ผู้อื่นจะสามารถดูและทํางานกับไลบรารีได้ |
| เปิดไฟล์เพื่อแก้ไข | ไฟล์จะถูกเช็คเอาท์ให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือก แก้ไข กล่องโต้ตอบข้อความจะแจ้งเตือนคุณว่าคุณกําลังจะเช็คเอาท์ไฟล์ และเปิดโอกาสให้คุณแก้ไขไฟล์ในโฟลเดอร์แบบร่างภายในเครื่องของคุณ หลังจากเช็คเอาท์ ไอคอนไฟล์จะปกคลุมด้วยลูกศรชี้ลงสีเขียว ซึ่งระบุว่าไฟล์ถูกเช็คเอาท์แล้ว ไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้ และจะไม่มีใครเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณ ในขณะที่คุณเช็คเอาท์ |
| ทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของแฟ้ม (คุณสมบัติ) | ถ้าไฟล์ยังไม่ได้ถูกเช็คเอาท์ให้คุณ คุณต้องเช็คเอาท์ก่อนที่คุณจะสามารถทําการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของไฟล์ได้ เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้เขียน วันครบกําหนด จํานวนคํา และอื่นๆ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่มีผลจนกว่าคุณจะเช็คอินไฟล์กลับเข้าไปอีกครั้ง |
| พยายามเปิดไฟล์ที่ถูกเช็คเอาท์ไปยังบุคคลอื่น | ตัวเลือก เช็คเอาท์ และ Check In ไม่พร้อมใช้งาน คุณไม่สามารถเช็คเอาท์แฟ้มที่บุคคลอื่นได้เช็คเอาท์ไปแล้ว ถ้าคุณพยายามทําเช่นนั้น กล่องโต้ตอบข้อความจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าไฟล์ถูกเช็คเอาท์โดยบุคคลอื่น เมื่อต้องการค้นหาว่าใครบ้างที่มีการเช็คเอาท์ไฟล์ ให้โฮเวอร์เหนือไอคอนไฟล์ ชื่อของบุคคลที่มีการเช็คเอาท์จะปรากฏในคําแนะนําเครื่องมือ คุณสามารถติดต่อบุคคลนั้นเพื่อร้องขอการเช็คอินของไฟล์ได้หากคุณต้องการอย่างรวดเร็ว |
| เช็คอินไฟล์ | คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ป้อนข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํา ถ้าไลบรารีของคุณติดตามเวอร์ชัน ข้อคิดเห็นของคุณจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติเวอร์ชัน ถ้าทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองถูกติดตาม คุณจะได้รับพร้อมท์ให้เลือกชนิดของเวอร์ชันที่คุณกําลังเช็คอิน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน โปรดดูเพิ่มเติม |
| คงการเช็คเอาท์ไฟล์ไว้เป็นเวลานาน | ไม่มีใครสามารถดูการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือแก้ไขไฟล์ขณะที่คุณเช็คเอาท์ได้ แม้ว่าวิธีนี้จะเป็นประโยชน์ในระหว่างที่คุณกําลังทําการเปลี่ยนแปลง แต่ก็อาจป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทํางานที่ได้รับมอบหมาย ทั้งการดําเนินธุรกิจที่ดีและได้รับความอนุสรณ์สามัญในการเช็คอินไฟล์กลับให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หลังจากที่คุณตรวจสอบ ในบางกรณี ผู้ดูแลระบบอาจต้องบังคับให้เช็คอินไฟล์ |