สร้างและอัปเดตคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายหารหรือไลบรารี

คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ชนิดพิเศษลงในรายการหรือไลบรารีดั้งเดิมที่เรียกว่าคอลัมน์ข้อมูลภายนอกได้ คอลัมน์นี้ช่วยให้คุณรวมคอลัมน์ของข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกกับคอลัมน์อื่นในรายการหรือไลบรารีภายในได้ เนื่องจากคอลัมน์ข้อมูลภายนอกถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีภายใน ฟีเจอร์รายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจึงทํางาน รวมถึงการกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติ การเช็คอินและการเช็คเอาท์ และสิ่งที่แนบมากับไฟล์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การค้นหาเนื้อหาเกี่ยวกับข้อมูลภายนอก

คุณต้องการทำสิ่งใด

• ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
• ทําความเข้าใจตัวอย่างของการใช้คอลัมน์ข้อมูลภายนอก
• สร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายการหรือไลบรารี
• อัปเดตคอลัมน์ข้อมูลภายนอก
• รีเฟรชคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

การทํางานกับข้อมูลภายนอกจําเป็นต้องมีงานข้อกําหนดเบื้องต้นหลายอย่างเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ข้อมูลต่อไปนี้สามารถช่วยคุณวางแผนขั้นตอนถัดไปของคุณได้ นอกจากนี้ หากคุณประสบปัญหาในการพยายามทํางานกับข้อมูลภายนอก ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณระบุปัญหาได้ เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลภายนอก คุณหรือผู้ดูแลระบบต้องทําดังต่อไปนี้:

เตรียมแหล่งข้อมูลภายนอก ผู้ดูแลระบบอาจจําเป็นต้องสร้างบัญชีและให้สิทธิ์กับแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงข้อมูลและข้อมูลไม่ได้อยู่ในมือที่ไม่ถูกต้อง ในฐานข้อมูลภายนอก ผู้ดูแลระบบอาจต้องการสร้างตาราง มุมมอง คิวรี และอื่นๆ ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อจํากัดผลลัพธ์เฉพาะสิ่งที่จําเป็นและเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน

กําหนดค่าบริการและบัญชี SharePoint ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้งาน Business Data Connectivity Services และ Secure Store Service

การกําหนดค่า Secure Store Services ผู้ดูแลระบบต้องทําดังต่อไปนี้ กําหนดโหมดการเข้าถึงที่ดีที่สุดสําหรับแหล่งข้อมูลภายนอก สร้างแอปพลิเคชันเป้าหมาย และตั้งค่าข้อมูลประจําตัวสําหรับแอปพลิเคชันเป้าหมาย

การกําหนดค่า Business Data Connectivity Services ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ที่สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกมีสิทธิ์เข้าถึงที่เก็บ Metadata ของ Business Data Connectivity และผู้ใช้ที่เหมาะสมมีสิทธิ์เข้าถึงชนิดเนื้อหาภายนอกที่รายการภายนอกยึดตาม

สร้างชนิดเนื้อหาภายนอก ผู้ใช้ต้องกําหนดชนิดเนื้อหาภายนอกที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการเชื่อมต่อ การเข้าถึง วิธีการดําเนินการ คอลัมน์ ตัวกรอง และ Metadata อื่นๆ ที่ใช้เพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

ทําความเข้าใจตัวอย่างของการใช้คอลัมน์ข้อมูลภายนอก

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายการใช้งานจริงของการเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในรายการหรือไลบรารี

สัญญาของลูกค้าและข้อมูลการติดต่อ คุณมีไลบรารีเอกสารที่ประกอบด้วยสัญญาของลูกค้า อย่างไรก็ตาม ข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณจะถูกเก็บไว้ในแอปพลิเคชัน Line-of-Business (เช่น SAP หรือ Microsoft CRM) ที่มีแหล่งข้อมูลภายนอกผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณต้องการติดตามสัญญาของลูกค้าในไลบรารีเอกสาร แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้องนั้นทันสมัยและไม่ซ้ํากันโดยไม่จําเป็น คุณสามารถทําได้โดยการเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ลงในไลบรารีเพื่อเชื่อมโยงชื่อลูกค้าและหมายเลขโทรศัพท์ที่เหมาะสมกับสัญญาแต่ละสัญญาที่เก็บไว้ในไลบรารี คอลัมน์ข้อมูลภายนอกทําให้ง่ายต่อการใส่หรืออัปเดตข้อมูลที่ถูกต้อง และดึงข้อมูลลูกค้าจากแหล่งข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณยังสามารถสร้างเอกสารที่มีโครงสร้าง Word ที่เลื่อนระดับค่าของคอลัมน์ข้อมูลภายนอกไปยังเอกสาร Word เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขค่าในแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารหรือโดยใช้ตัวควบคุมเนื้อหา Word

ข้อมูลผลิตภัณฑ์พื้นฐานที่มีรูปภาพ คุณได้สร้างไลบรารีรูปภาพที่มีรูปถ่ายของผลิตภัณฑ์ที่องค์กรของคุณขาย คุณเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในไลบรารีที่เข้าถึงชื่อผลิตภัณฑ์ รหัสผลิตภัณฑ์ และราคาปัจจุบันจากฐานข้อมูลภายนอก อย่างไรก็ตาม คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อชนิดเนื้อหาภายนอกถูกสร้างขึ้น ข้อมูลภายนอกจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว กฎและกระบวนการของบริษัทของคุณต้องการการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับข้อมูลผลิตภัณฑ์ผ่านทางระบบฐานข้อมูล แต่ตอนนี้ผู้คนในองค์กรของคุณจํานวนมากขึ้นสามารถดูข้อมูลผลิตภัณฑ์ทั่วไปทั้งหมดร่วมกันได้อย่างง่ายดายในมุมมองไลบรารีเดียว

ด้านบนของหน้า

สร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายการหรือไลบรารี

1. นําทางไปยังไซต์ SharePoint แล้วนําทางไปยังรายการหรือไลบรารี

   หมายเหตุ

   คุณไม่สามารถเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในรายการภายนอกได้

2. คลิก การตั้งค่ารายการ หรือ การตั้งค่ารายการไลบรารี> หรือ การตั้งค่าไลบรารี

3. ในส่วน คอลัมน์ ให้คลิก สร้างคอลัมน์

4. ใส่ชื่อของคอลัมน์ เช่น ลูกค้า จากนั้นภายใต้ ชนิดคอลัมน์ ให้คลิก ข้อมูลภายนอก

5. ภายใต้ ชนิดเนื้อหาภายนอก ให้คลิก ตัวเลือกชนิดเนื้อหาภายนอก แล้วเลือกรายการที่เหมาะสมจากรายการของชนิดเนื้อหาภายนอก ตัวอย่างเช่น CustomerCRM

6. ตัดสินใจว่าคุณต้องการจัดการกับการกระทําใดๆ ที่กําหนดไว้สําหรับชนิดเนื้อหาภายนอกอย่างไร โดยทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการแสดงเมนูของการกระทําอย่างน้อยหนึ่งการกระทํา ให้คลิก แสดงเมนูการกระทํา
   • เมื่อต้องการทําให้คอลัมน์ข้อมูลภายนอกดําเนินการเริ่มต้นเมื่อเลือกไว้ ให้คลิก ลิงก์คอลัมน์นี้ไปยังการกระทําเริ่มต้นของชนิดเนื้อหาภายนอก

7. ภายใต้ เพิ่มคอลัมน์ เพื่อแสดงเขตข้อมูลเพิ่มเติมเหล่านี้ ให้คลิก เลือกเขตข้อมูลทั้งหมด หรือเลือกชื่อเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงอย่างน้อยหนึ่งชื่อ เช่น CustomerName และ PhoneNumber

ด้านบนของหน้า

อัปเดตคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

1. นําทางไปยังไซต์ SharePoint แล้วนําทางไปยังรายการหรือไลบรารี
2. เพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในรายการ หรือคุณสมบัติของไลบรารีเอกสาร
3. ในกล่องข้อความคอลัมน์ข้อมูลภายนอก ตัวอย่างเช่น ชื่อลูกค้า ให้คลิกตัวเลือกรายการข้อมูลภายนอก
   ผู้สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกจําเป็นต้องกําหนดวิธีการทํางานของ ตัวเลือกรายการข้อมูลภายนอก ด้วยการเลือกเขตข้อมูลข้อมูลเฉพาะตัวที่เหมาะสม และสร้างตัวกรองอย่างน้อยหนึ่งตัวเพื่อให้คุณสามารถค้นหาค่าที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว ถ้าไม่ใช่กรณีนี้ ให้ติดต่อผู้เขียนชนิดเนื้อหาภายนอกหรือผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ
4. ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือกรายการที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น Nancy Davolio แล้วคลิก ตกลง

ข้อมูลจะถูกอัปเดตในรายการภายนอกและแหล่งข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

รีเฟรชคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

ด้วยเหตุผลด้านประสิทธิภาพ ข้อมูลในคอลัมน์ข้อมูลภายนอกจะถูกแคชบนเซิร์ฟเวอร์หรือบริการ และอาจไม่แสดงค่าล่าสุดจากระบบข้อมูลภายนอก เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลภายนอกที่แสดงเป็นข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถรีเฟรชคอลัมน์ข้อมูลภายนอกได้ อย่างไรก็ตาม โปรดใช้ความระมัดระวังในการทําการดําเนินการรีเฟรช เนื่องจากอาจใช้เวลานานขึ้นอยู่กับวิธีการตั้งค่าข้อมูลภายนอก

1. นําทางไปยังไซต์ SharePoint แล้วนําทางไปยังรายการหรือไลบรารี
2. บนส่วนหัวของคอลัมน์ของคอลัมน์ข้อมูลภายนอก ให้คลิก รีเฟรช
3. บนหน้า รีเฟรช ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการรีเฟรชเฉพาะโฟลเดอร์ปัจจุบัน หรือโฟลเดอร์ปัจจุบันและโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด
4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า