วางแผนการกําหนดเวอร์ชันเอกสาร การอนุมัติเนื้อหา และการควบคุมการเช็คเอาท์ใน SharePoint

สรุป: เรียนรู้วิธีใช้การกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการเช็คเอาท์ใน SharePoint 2013 เพื่อควบคุมเวอร์ชันของเอกสารตลอดวงจรอายุ

บทความนี้จะอธิบายวิธีวางแผนเพื่อใช้การกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการเช็คเอาท์ใน SharePoint Server 2016 เพื่อควบคุมเวอร์ชันของเอกสารตลอดวงจรอายุ

ก่อนที่จะอ่านบทความนี้ คุณควรทําความเข้าใจกระบวนการวางแผนการจัดการเอกสารที่อธิบายไว้ใน ภาพรวมของการจัดการเอกสารใน SharePoint 2013

ในบทความนี้:

• เกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการเช็คเอาท์
• การกําหนดเวอร์ชันแผน
• วางแผนการอนุมัติเนื้อหา
• วางแผนการเช็คเอาท์และเช็คอิน

เกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการเช็คเอาท์

SharePoint Server 2016 มีฟีเจอร์ต่อไปนี้ที่สามารถช่วยให้คุณควบคุมเอกสารในไลบรารีเอกสาร:

• การกําหนดเวอร์ชันคือวิธีการใส่ลําดับเลขและบันทึกการคํานวณซ้ําของเอกสารซ้ําๆ
• การอนุมัติเนื้อหา เป็นวิธีที่สมาชิกไซต์ที่มีสิทธิ์ผู้อนุมัติควบคุมการเผยแพร่เนื้อหา
• การเช็คเอาท์และการเช็คอินเป็นวิธีที่ผู้ใช้สามารถควบคุมเวลาที่จะสร้างเอกสารเวอร์ชันใหม่ได้ดียิ่งขึ้น และยังสามารถใส่ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทําไว้เมื่อพวกเขาเช็คอินเอกสาร

คุณกําหนดค่าการตั้งค่าสําหรับฟีเจอร์การควบคุมเนื้อหาที่กล่าวถึงในบทความนี้ในไลบรารีเอกสาร เมื่อต้องการแชร์การตั้งค่าเหล่านี้ข้ามไลบรารีในโซลูชันของคุณ คุณสามารถสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารที่มีการตั้งค่าการควบคุมเนื้อหาของคุณ สิ่งนี้ทําให้มั่นใจได้ว่าไลบรารีใหม่จะแสดงถึงการตัดสินใจกํากับดูแลเนื้อหาของคุณ

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดรุ่น ให้ดูที่ เปิดใช้งานและกําหนดค่าการกําหนดรุ่นสําหรับรายการหรือไลบรารี

การกําหนดเวอร์ชันแผน

ตัวควบคุมการกําหนดเวอร์ชันเริ่มต้นสําหรับไลบรารีเอกสารจะขึ้นอยู่กับเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถกําหนดค่าการควบคุมการกําหนดเวอร์ชันสําหรับไลบรารีเอกสารตามความต้องการเฉพาะของคุณ ไลบรารีเอกสารแต่ละรายการสามารถมีตัวควบคุมการกําหนดเวอร์ชันที่แตกต่างกัน ซึ่งเหมาะสมกับชนิดของเอกสารในไลบรารีมากที่สุด SharePoint Server 2016 มีตัวเลือกการกําหนดเวอร์ชันสามตัวเลือก ดังนี้

• ไม่มีการกําหนดเวอร์ชัน ระบุว่าไม่มีการบันทึกเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า เมื่อไม่ได้ใช้การกําหนดเวอร์ชัน เอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าจะไม่สามารถเรียกคืนได้ และประวัติเอกสารจะไม่ถูกเก็บไว้เนื่องจากข้อคิดเห็นที่มาพร้อมกับการทําซ้ําเอกสารแต่ละครั้งจะไม่ถูกบันทึก ใช้ตัวเลือกนี้กับไลบรารีเอกสารที่มีเนื้อหาที่ไม่สําคัญ หรือเนื้อหาที่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
• สร้างเวอร์ชันหลัก ระบุว่าเอกสารเวอร์ชันที่มีหมายเลขจะถูกเก็บไว้โดยใช้แบบแผนการกําหนดเวอร์ชันอย่างง่าย (เช่น 1, 2, 3) เมื่อต้องการควบคุมผลกระทบต่อพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถระบุจํานวนเวอร์ชันก่อนหน้าที่จะเก็บไว้ โดยนับถอยหลังจากเวอร์ชันปัจจุบัน
  ในการกําหนดเวอร์ชันหลัก ทุกครั้งที่มีการบันทึกเอกสารเวอร์ชันใหม่ ผู้ใช้ทั้งหมดที่มีสิทธิ์ในไลบรารีเอกสารจะสามารถดูเนื้อหาได้ ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อคุณไม่ต้องการแยกความแตกต่างระหว่างเวอร์ชันแบบร่างของเอกสารและเวอร์ชันที่เผยแพร่ ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสารที่ใช้โดยเวิร์กกรุ๊ปในองค์กร การกําหนดเวอร์ชันหลักเป็นตัวเลือกที่ดี ถ้าทุกคนในทีมต้องสามารถดูการคํานวณซ้ําทั้งหมดของเอกสารแต่ละฉบับได้
• สร้างเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (แบบร่าง) ระบุว่าเอกสารเวอร์ชันที่มีหมายเลขจะถูกเก็บไว้โดยใช้แบบแผนการกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (เช่น 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1) เวอร์ชันที่ลงท้ายด้วย .0 จะเป็นเวอร์ชันหลัก และเวอร์ชันที่ลงท้ายด้วยนามสกุลที่ไม่ใช่ศูนย์จะเป็นเวอร์ชันรอง เวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองจะถูกบันทึกพร้อมกับเวอร์ชันปัจจุบัน เมื่อต้องการควบคุมผลกระทบต่อพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถระบุจํานวนเวอร์ชันหลักก่อนหน้าที่จะเก็บไว้ โดยนับถอยหลังจากเวอร์ชันปัจจุบัน คุณยังสามารถระบุจํานวนเวอร์ชันหลักที่จะเก็บไว้ควรมีเวอร์ชันรองที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณระบุว่าเวอร์ชันรองควรถูกเก็บไว้สําหรับเวอร์ชันหลักสองเวอร์ชัน และเวอร์ชันหลักปัจจุบันคือ 4.0 เวอร์ชันรองทั้งหมดที่เริ่มต้นจาก 3.1 จะถูกเก็บไว้
  ในการกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อ่านจะสามารถดูเอกสารเวอร์ชันหลักได้ คุณสามารถระบุได้ว่าผู้ใช้คนใดสามารถดูเวอร์ชันรองได้ โดยทั่วไปแล้ว เราขอแนะนําให้คุณให้สิทธิ์ในการดูและทํางานกับเวอร์ชันรองแก่ผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขรายการ และจํากัดผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่านให้ดูเฉพาะเวอร์ชันหลัก
  ใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองเมื่อคุณต้องการแยกความแตกต่างระหว่างเนื้อหาที่เผยแพร่แล้วที่ผู้ชมสามารถดูได้ และเนื้อหาแบบร่างที่ยังไม่พร้อมนําไปเผยแพร่ ตัวอย่างเช่น บนเว็บไซต์ทรัพยากรบุคคลที่อธิบายเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ขององค์กร ให้ใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองเพื่อจํากัดการเข้าถึงคําอธิบายสิทธิประโยชน์ของพนักงานในขณะที่กําลังตรวจทานแก้ไขคําอธิบาย

วางแผนการอนุมัติเนื้อหา

ใช้การอนุมัติเนื้อหาเพื่อทําให้เนื้อหาเป็นทางการและควบคุมการทําให้เนื้อหาพร้อมใช้งานสําหรับผู้ชม ตัวอย่างเช่น องค์กรที่เผยแพร่เนื้อหาในฐานะหนึ่งในผลิตภัณฑ์หรือบริการของตนอาจต้องมีการตรวจสอบและการอนุมัติทางกฎหมายก่อนเผยแพร่เนื้อหา

แบบร่างเอกสารที่กําลังรอการอนุมัติเนื้อหาอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ เมื่อผู้อนุมัติตรวจทานเอกสารและอนุมัติเนื้อหา ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านจะสามารถดูได้ เจ้าของไลบรารีเอกสารสามารถเปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาสําหรับไลบรารีเอกสาร และสามารถเชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์กับไลบรารีเพื่อเรียกใช้กระบวนการอนุมัติได้

วิธีการส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติจะแตกต่างกันไป โดยขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชันในไลบรารีเอกสาร:

• ไม่มีการกําหนดเวอร์ชัน ถ้าไม่ได้ใช้การกําหนดเวอร์ชัน และการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับเอกสารถูกบันทึก สถานะของเอกสารจะกลายเป็น รอการแก้ไข SharePoint Server 2016 จะเก็บเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าไว้ เพื่อให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่านยังคงสามารถดูได้ หลังจากการเปลี่ยนแปลงที่ค้างอยู่ได้รับการอนุมัติ เวอร์ชันใหม่ของเอกสารจะมีให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านสามารถดูได้ และเวอร์ชันก่อนหน้าจะไม่ถูกจัดเก็บ
  ถ้าไม่ได้ใช้การกําหนดเวอร์ชัน และมีการอัปโหลดเอกสารใหม่ไปยังไลบรารีเอกสาร เอกสารจะถูกเพิ่มลงในไลบรารีในสถานะ รอดําเนินการ และผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านจะไม่สามารถดูได้จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ
• สร้างเวอร์ชันหลัก ถ้ามีการใช้การกําหนดเวอร์ชันหลัก และมีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับเอกสาร สถานะของเอกสารจะกลายเป็น รอดําเนินการ และเอกสารเวอร์ชันหลักก่อนหน้าจะพร้อมให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านสามารถดูได้ หลังจากที่การเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้รับการอนุมัติ เวอร์ชันหลักของเอกสารใหม่จะถูกสร้างและทําให้พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่าน และเวอร์ชันหลักก่อนหน้าจะถูกบันทึกลงในรายการประวัติของเอกสาร
  ถ้าใช้การกําหนดเวอร์ชันหลัก และเอกสารใหม่ถูกอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสาร เอกสารจะถูกเพิ่มลงในไลบรารีในสถานะ รอดําเนินการ และผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านจะไม่สามารถดูได้จนกว่าจะได้รับการอนุมัติเป็นเวอร์ชัน 1
• สร้างเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (แบบร่าง) ถ้าใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง และมีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับเอกสาร ผู้เขียนสามารถเลือกได้ว่าจะบันทึกเวอร์ชันรองใหม่ของเอกสารเป็นแบบร่างหรือสร้างเวอร์ชันหลักใหม่ ซึ่งจะเปลี่ยนสถานะของเอกสารเป็น รอดําเนินการ หลังจากที่การเปลี่ยนแปลงกับเอกสารได้รับการอนุมัติ เอกสารเวอร์ชันหลักใหม่จะถูกสร้างขึ้น และทําให้พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่าน ในการกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง เอกสารทั้งเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองจะถูกเก็บไว้ในรายการประวัติของเอกสาร
  ถ้าใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง และมีการอัปโหลดเอกสารใหม่ไปยังไลบรารีเอกสาร คุณสามารถเพิ่มเอกสารลงในไลบรารีได้ในสถานะแบบร่างเป็นเวอร์ชัน 0.1 หรือผู้เขียนสามารถร้องขอการอนุมัติได้ทันที ในกรณีนี้ สถานะของเอกสารกลายเป็น รอดําเนินการ

วางแผนการเช็คเอาท์และเช็คอิน

คุณสามารถกําหนดให้ผู้ใช้เช็คเอาท์เอกสารจากไลบรารีเอกสารก่อนที่พวกเขาจะแก้ไขเอกสารได้ ประโยชน์ของการกําหนดให้เช็คอินและเช็คอินมีดังต่อไปนี้:

• ควบคุมเวลาที่จะสร้างเวอร์ชันเอกสารได้ดียิ่งขึ้น เมื่อเอกสารถูกเช็คเอาท์แล้ว ผู้เขียนสามารถบันทึกเอกสารโดยไม่ต้องเช็คอินได้ ผู้ใช้ไลบรารีเอกสารรายอื่นจะไม่สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ และเวอร์ชันใหม่จะไม่ถูกสร้างขึ้น เวอร์ชันใหม่ (ผู้ใช้รายอื่นมองเห็นได้) จะถูกสร้างขึ้นเมื่อผู้เขียนเช็คอินเอกสารเท่านั้น สิ่งนี้ทําให้ผู้เขียนมีความยืดหยุ่นและควบคุมได้มากขึ้น
• จับภาพ Metadata ได้ดียิ่งขึ้น เมื่อเอกสารถูกเช็คอิน ผู้เขียนสามารถเขียนข้อคิดเห็นที่อธิบายถึงการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับเอกสารได้ การดําเนินการนี้สร้างบันทึกทางประวัติศาสตร์อย่างต่อเนื่องของการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับเอกสาร

ถ้าโซลูชันของคุณต้องการให้ผู้ใช้เช็คอินและเช็คเอาท์เอกสารเพื่อแก้ไข คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ในแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ Office 2016 ที่สนับสนุนการดําเนินการเหล่านี้ได้ ผู้ใช้สามารถเช็คเอาท์เอกสาร เลิกทําการเช็คเอาท์ และเช็คอินเอกสารได้จากแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ของ Office 2016

เมื่อเอกสารถูกเช็คเอาท์ เอกสารนั้นจะถูกล็อกสําหรับการแก้ไขโดยผู้ใช้โดยเฉพาะ เมื่อผู้ใช้บันทึกการแก้ไขลงในไฟล์นี้ การเปลี่ยนแปลงจะถูกอัปโหลดและบันทึกไปยังเซิร์ฟเวอร์ การเปลี่ยนแปลงจะเป็นส่วนตัวของผู้ใช้และจะไม่ปรากฏให้ผู้อื่นเห็น เมื่อผู้ใช้พร้อมที่จะเช็คอินเอกสาร การเปลี่ยนแปลงล่าสุดจะถูกทําให้แก่ผู้อื่นและเผยแพร่

จากแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ Office 2016 ผู้ใช้ยังสามารถเลือกที่จะปล่อยเอกสารที่เช็คเอาท์ไว้บนเซิร์ฟเวอร์ได้โดยการเปลี่ยนตัวเลือกการแก้ไขเนื้อหา

การวางแผนการจัดการเอกสารใน SharePoint 2013