วางแผนการกําหนดเวอร์ชันเอกสาร การอนุมัติเนื้อหา และตัวควบคุมการเช็คเอาท์ใน SharePoint

สรุป: เรียนรู้วิธีการใช้การกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการเช็คเอาท์ใน SharePoint 2013 เพื่อควบคุมเวอร์ชันของเอกสารตลอดวงจรการใช้งาน

บทความนี้จะอธิบายวิธีการวางแผนเพื่อใช้การกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการเช็คเอาท์ใน SharePoint Server 2016 เพื่อควบคุมเวอร์ชันของเอกสารตลอดวงจรอายุของเอกสาร

ก่อนอ่านบทความนี้ คุณควรทําความเข้าใจกระบวนการวางแผนการจัดการเอกสารที่อธิบายไว้ใน ภาพรวมของการจัดการเอกสารใน SharePoint 2013

ในบทความนี้:

• เกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการเช็คเอาท์
• การกําหนดเวอร์ชันแผน
• วางแผนการอนุมัติเนื้อหา
• วางแผนการเช็คเอาท์และการเช็คอิน

เกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการเช็คเอาท์

SharePoint Server 2016 มีฟีเจอร์ต่อไปนี้ที่สามารถช่วยคุณควบคุมเอกสารในไลบรารีเอกสาร:

• การกําหนดเวอร์ชัน คือวิธีการในการกําหนดหมายเลขและบันทึกการวนซ้ําต่อเนื่องของเอกสาร
• การอนุมัติเนื้อหา คือวิธีการที่สมาชิกไซต์ที่มีสิทธิ์ผู้อนุมัติควบคุมการประกาศเนื้อหา
• การเช็คเอาท์ และการ เช็คอิน คือวิธีการที่ผู้ใช้สามารถควบคุมเวลาที่เอกสารเวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้น และยังแสดงข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทําเมื่อพวกเขาเช็คอินเอกสาร

คุณกําหนดค่าการตั้งค่าสําหรับฟีเจอร์การควบคุมเนื้อหาที่กล่าวถึงในบทความนี้ในไลบรารีเอกสาร เมื่อต้องการแชร์การตั้งค่าเหล่านี้ระหว่างไลบรารีในโซลูชันของคุณ คุณสามารถสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารที่มีการตั้งค่าการควบคุมเนื้อหาของคุณ การดําเนินการนี้ช่วยให้แน่ใจว่าไลบรารีใหม่จะสะท้อนถึงการตัดสินใจด้านการควบคุมเนื้อหาของคุณ

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน ให้ดูที่ เปิดใช้งานและกําหนดค่าการกําหนดเวอร์ชันสําหรับรายการหรือไลบรารี

การกําหนดเวอร์ชันแผน

ตัวควบคุมการกําหนดเวอร์ชันเริ่มต้นสําหรับไลบรารีเอกสารจะขึ้นอยู่กับเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถกําหนดค่าตัวควบคุมการกําหนดเวอร์ชันสําหรับไลบรารีเอกสารได้โดยขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของคุณ ไลบรารีเอกสารแต่ละไลบรารีสามารถมีตัวควบคุมการกําหนดเวอร์ชันที่แตกต่างกันได้ซึ่งเหมาะกับชนิดของเอกสารในไลบรารีมากที่สุด SharePoint Server 2016 มีตัวเลือกการกําหนดเวอร์ชันสามตัวเลือก:

• ไม่มีการกําหนดเวอร์ชัน ระบุว่าไม่มีการบันทึกเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า เมื่อไม่ได้ใช้การกําหนดเวอร์ชัน เอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าจะไม่สามารถเรียกข้อมูลได้ และประวัติเอกสารจะไม่ถูกเก็บไว้เนื่องจากข้อคิดเห็นที่มาพร้อมกับการวนซ้ําแต่ละครั้งของเอกสารจะไม่ถูกบันทึก ใช้ตัวเลือกนี้บนไลบรารีเอกสารที่มีเนื้อหาที่ไม่สําคัญหรือเนื้อหาที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง
• สร้างเวอร์ชันหลัก ระบุว่าเวอร์ชันลําดับเลขของเอกสารจะถูกเก็บไว้โดยใช้แบบแผนการกําหนดเวอร์ชันแบบง่าย (เช่น 1, 2, 3) เมื่อต้องการควบคุมผลกระทบต่อพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถระบุจํานวนเวอร์ชันก่อนหน้าที่จะเก็บไว้ โดยนับกลับไปจากเวอร์ชันปัจจุบัน
  ในการกําหนดเวอร์ชันหลัก ทุกครั้งที่มีการบันทึกเอกสารเวอร์ชันใหม่ ผู้ใช้ทั้งหมดที่มีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารีเอกสารจะสามารถดูเนื้อหาได้ ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อคุณไม่ต้องการแยกความแตกต่างระหว่างเวอร์ชันแบบร่างของเอกสารและเวอร์ชันที่เผยแพร่ ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสารที่เวิร์กกรุ๊ปใช้ในองค์กร การกําหนดเวอร์ชันหลักเป็นตัวเลือกที่ดี ถ้าทุกคนในทีมต้องสามารถดูการคํานวณซ้ําทั้งหมดของเอกสารแต่ละฉบับได้
• สร้างเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (แบบร่าง) ระบุว่าเวอร์ชันลําดับเลขของเอกสารจะถูกเก็บไว้โดยใช้แบบแผนการกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (เช่น 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1) เวอร์ชันที่ลงท้ายด้วย .0 เป็นเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันที่ลงท้ายด้วยส่วนขยายที่ไม่ใช่ศูนย์เป็นเวอร์ชันรอง เอกสารหลักและเวอร์ชันรองก่อนหน้าจะถูกบันทึกพร้อมกับเวอร์ชันปัจจุบัน เมื่อต้องการควบคุมผลกระทบต่อพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถระบุจํานวนเวอร์ชันหลักก่อนหน้าที่จะเก็บไว้ โดยนับกลับไปจากเวอร์ชันปัจจุบัน คุณยังสามารถระบุจํานวนเวอร์ชันหลักที่จะถูกเก็บไว้รวมถึงเวอร์ชันรองที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณระบุว่าเวอร์ชันรองควรถูกเก็บไว้สําหรับสองเวอร์ชันหลัก และเวอร์ชันหลักปัจจุบันคือ 4.0 เวอร์ชันรองทั้งหมดเริ่มต้นที่ 3.1 จะถูกเก็บไว้
  ในการกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่านสามารถดูเวอร์ชันหลักของเอกสารได้ คุณสามารถระบุได้ว่าผู้ใช้รายใดสามารถดูเวอร์ชันรองได้ โดยทั่วไปแล้ว เราขอแนะนําให้คุณให้สิทธิ์ในการดูและทํางานกับเวอร์ชันรองให้กับผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขรายการ และจํากัดผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านเพื่อดูเฉพาะเวอร์ชันหลักเท่านั้น
  ใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองเมื่อคุณต้องการแยกความแตกต่างระหว่างเนื้อหาที่เผยแพร่ที่สามารถดูได้โดยผู้ชมและเนื้อหาแบบร่างที่ยังไม่พร้อมสําหรับการเผยแพร่ ตัวอย่างเช่น บนเว็บไซต์ของทรัพยากรบุคคลที่อธิบายเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ขององค์กร ให้ใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองเพื่อจํากัดการเข้าถึงคําอธิบายสิทธิประโยชน์ของพนักงานในขณะที่กําลังแก้ไขคําอธิบาย

วางแผนการอนุมัติเนื้อหา

ใช้การอนุมัติเนื้อหาเพื่อทําให้เป็นทางการและควบคุมการทําให้เนื้อหาพร้อมใช้งานสําหรับผู้ชม ตัวอย่างเช่น องค์กรที่เผยแพร่เนื้อหาเป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์หรือบริการขององค์กรอาจจําเป็นต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติทางกฎหมายก่อนเผยแพร่เนื้อหา

แบบร่างเอกสารที่รอการอนุมัติเนื้อหาอยู่ในสถานะรอดําเนินการ เมื่อผู้อนุมัติรีวิวเอกสารและอนุมัติเนื้อหา เอกสารจะพร้อมสําหรับการดูโดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่าน เจ้าของไลบรารีเอกสารสามารถเปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาสําหรับไลบรารีเอกสาร และคุณสามารถเลือกที่จะกําหนดความสัมพันธ์เวิร์กโฟลว์กับไลบรารีเพื่อเรียกใช้กระบวนการอนุมัติได้

วิธีการส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติจะแตกต่างกันไปตามการตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชันในไลบรารีเอกสาร ดังนี้

• ไม่มีการกําหนดเวอร์ชัน ถ้าไม่ได้ใช้การกําหนดเวอร์ชันและบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารสถานะของเอกสารจะกลายเป็นรอดําเนินการ SharePoint Server 2016 จะเก็บเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าไว้ เพื่อให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่านยังคงสามารถดูได้ หลังจากการเปลี่ยนแปลงที่ค้างอยู่ได้รับการอนุมัติเอกสารเวอร์ชันใหม่จะพร้อมใช้งานสําหรับการดูโดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่านและเวอร์ชันก่อนหน้าจะไม่ถูกเก็บไว้
  ถ้าไม่ได้ใช้การกําหนดเวอร์ชันและเอกสารใหม่ถูกอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสาร การกําหนดเวอร์ชันจะถูกเพิ่มลงในไลบรารีในสถานะ รอดําเนินการ และไม่สามารถดูได้โดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่านจนกว่าจะได้รับการอนุมัติ
• สร้างเวอร์ชันหลัก ถ้ามีการใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร สถานะของเอกสารจะกลายเป็น รอดําเนินการ และเวอร์ชันหลักก่อนหน้าของเอกสารจะพร้อมใช้งานสําหรับการดูโดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่าน หลังจากการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้รับการอนุมัติ เวอร์ชันหลักใหม่ของเอกสารจะถูกสร้างขึ้นและทําให้พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่าน และเวอร์ชันหลักก่อนหน้าจะถูกบันทึกลงในรายการประวัติของเอกสาร
  ถ้ากําลังใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและเอกสารใหม่ถูกอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสาร การกําหนดเวอร์ชันหลักจะถูกเพิ่มลงในไลบรารีในสถานะ รอดําเนินการ และไม่สามารถดูได้โดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่านจนกว่าจะได้รับการอนุมัติเป็นเวอร์ชัน 1
• สร้างเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (แบบร่าง) ถ้ามีการใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองและบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร ผู้เขียนมีตัวเลือกในการบันทึกเวอร์ชันรองใหม่ของเอกสารเป็นแบบร่างหรือสร้างเวอร์ชันหลักใหม่ ซึ่งจะเปลี่ยนสถานะของเอกสารเป็น รอดําเนินการ หลังจากการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้รับการอนุมัติ เวอร์ชันหลักใหม่ของเอกสารจะถูกสร้างขึ้น และทําให้พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การอ่าน ในการกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง ทั้งเอกสารหลักและเวอร์ชันรองจะถูกเก็บไว้ในรายการประวัติของเอกสาร
  ถ้ามีการใช้การกําหนดเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองและเอกสารใหม่ถูกอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสาร จะสามารถเพิ่มลงในไลบรารีในสถานะแบบร่างเป็นเวอร์ชัน 0.1 หรือผู้เขียนสามารถร้องขอการอนุมัติได้ทันที ในกรณีนี้ สถานะของเอกสารจะกลายเป็น รอดําเนินการ

วางแผนการเช็คเอาท์และการเช็คอิน

คุณสามารถกําหนดให้ผู้ใช้เช็คเอาท์เอกสารจากไลบรารีเอกสารก่อนที่จะแก้ไขเอกสารได้ ประโยชน์ของการกําหนดให้ต้องเช็คเอาท์และการเช็คอินมีดังนี้:

• ควบคุมได้ดีขึ้นเมื่อสร้างเวอร์ชันเอกสาร เมื่อเอกสารถูกเช็คเอาท์ ผู้เขียนสามารถบันทึกเอกสารได้โดยไม่ต้องเช็คอินเอกสารนั้น ผู้ใช้ไลบรารีเอกสารคนอื่นๆ จะไม่สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ และไม่มีการสร้างรุ่นใหม่ เวอร์ชันใหม่ (ผู้ใช้อื่นมองเห็นได้) จะถูกสร้างขึ้นเมื่อผู้เขียนเช็คอินเอกสารเท่านั้น ซึ่งช่วยให้ผู้เขียนมีความยืดหยุ่นและการควบคุมมากขึ้น
• การจับภาพเมตาดาต้าที่ดียิ่งขึ้น เมื่อเอกสารถูกเช็คอิน ผู้เขียนสามารถเขียนข้อคิดเห็นที่อธิบายการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับเอกสารได้ ซึ่งจะสร้างระเบียนในอดีตอย่างต่อเนื่องของการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับเอกสาร

ถ้าโซลูชันของคุณกําหนดให้ผู้ใช้ต้องเช็คอินและเช็คเอาท์เอกสารเพื่อแก้ไข คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ในแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ของ Office 2016 ที่สนับสนุนการดําเนินการเหล่านี้ได้ ผู้ใช้สามารถเช็คเอาท์เอกสาร เลิกทําการเช็คเอาท์ และเช็คอินเอกสารจากแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ Office 2016 ได้

เมื่อเอกสารถูกเช็คเอาท์ เอกสารจะถูกล็อกสําหรับการแก้ไขแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลโดยผู้ใช้ เมื่อผู้ใช้บันทึกการแก้ไขไฟล์นี้ การเปลี่ยนแปลงจะถูกอัปโหลดและบันทึกไปยังเซิร์ฟเวอร์ การเปลี่ยนแปลงจะเป็นแบบส่วนตัวสําหรับผู้ใช้และไม่สามารถมองเห็นได้โดยผู้อื่น เมื่อผู้ใช้พร้อมที่จะเช็คอินเอกสาร ผู้อื่นและประกาศการเปลี่ยนแปลงล่าสุดจะสามารถมองเห็นได้

จากแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ Office 2016 ผู้ใช้ยังสามารถเลือกที่จะออกจากเอกสารที่เช็คเอาท์บนเซิร์ฟเวอร์โดยการเปลี่ยนตัวเลือกการแก้ไขเนื้อหา

การวางแผนการจัดการเอกสารใน SharePoint 2013