แชร์รายการหรือข้อมูลในรายการ

นำไปใช้กับ
SharePoint Server 2019 Microsoft 365 Microsoft Lists

บทความนี้อธิบายวิธีการแชร์รายการหรือข้อมูลในรายการกับบุคคลในองค์กรของคุณเพื่อให้ผู้อื่นสามารถดูและแก้ไขได้

คุณสามารถจัดการสิทธิ์ในรายการและข้อมูลในรายการได้ตลอดเวลาเช่นเดียวกับที่คุณทํากับไฟล์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ ให้ดูที่ การแชร์ภายนอกหรือผู้เยี่ยมชมใน OneDrive, SharePoint และรายการ

หมายเหตุ

  • ในไซต์ SharePoint รายการและข้อมูลในรายการมักจะพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่มีสิทธิ์ในไซต์นั้น แต่ในบางกรณี คุณอาจต้องการแชร์รายการหรือข้อมูลในรายการกับบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการของคุณ
  • หน้าจอของคุณดูแตกต่างจากตัวอย่างที่นี่หรือไม่ ไซต์อาจถูกตั้งค่าให้ใช้ประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิกตามค่าเริ่มต้น หรือคุณอาจใช้ SharePoint เวอร์ชันก่อนหน้า ถ้าคุณเป็นเจ้าของรายการ เจ้าของไซต์ หรือผู้ดูแลระบบ ให้ดูที่ สลับประสบการณ์ใช้งานเริ่มต้นสําหรับรายการหรือไลบรารีเอกสารจากใหม่หรือคลาสสิก สําหรับขั้นตอนในการตั้งค่าประสบการณ์ใช้งานเริ่มต้น

แชร์รายการหรือข้อมูลในรายการกับบุคคลที่ระบุ

  1. ไปที่รายการหรือเลือกรายการที่คุณต้องการแชร์ แล้วเลือก แชร์ปุ่มแชร์ ในแอป Microsoft Lists

    1. สําหรับรายการ คุณจะพบปุ่ม แชร์ ในแอป Microsoft Lists ใน Ribbon ด้านบนสุด
    2. สําหรับข้อมูลในรายการ คุณสามารถค้นหาปุ่ม แชร์ ในแอป Microsoft Lists ทางด้านขวาของคอลัมน์ ชื่อเรื่อง หรือใน Ribbon ด้านบน

  2. ใส่ชื่อของบุคคลหรือกลุ่มที่คุณต้องการแชร์รายการหรือข้อมูลในรายการด้วย

  3. เลือกไอคอนรูปดินสอทางด้านขวาเพื่อตั้งค่าระดับการเข้าถึง

    1. ถ้าคุณกําลังแชร์ รายการ คุณมีตัวเลือกสิทธิ์เหล่านี้:

      • สามารถแก้ไขรายการ อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขรายการทั้งหมด รวมถึงการแก้ไข การเพิ่ม หรือการเอารายการ คอลัมน์ หรือมุมมองออก
      • สามารถแก้ไขรายการ อนุญาตให้บุคคลแก้ไข เพิ่ม หรือเอารายการออกเท่านั้น
      • สามารถดู ได้ อนุญาตให้ผู้อื่นดูรายการเท่านั้น พวกเขาไม่สามารถแก้ไขหรือแชร์ข้อมูลหรือรายการได้

    2. ถ้าคุณกําลังแชร์ ข้อมูลในรายการ คุณจะมีตัวเลือกสิทธิ์เหล่านี้:

      • สามารถแก้ไข อนุญาตให้ผู้อื่นทําการเปลี่ยนแปลงรายการได้ โดยจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลอื่นๆ หรือรายการได้
      • สามารถดู ได้ อนุญาตให้บุคคลอื่นดูรายการได้เท่านั้น และไม่สามารถดูรายการอื่นๆ หรือรายการได้

  4. พิมพ์ข้อความถ้าคุณต้องการ

  5. เลือก ส่ง

หมายเหตุ

  • การแชร์รายการต้องการสิทธิ์ "จัดการสิทธิ์" ใน SharePoint ตามค่าเริ่มต้น หมายความว่าเฉพาะเจ้าของไซต์หรือรายการเท่านั้นที่สามารถแชร์รายการได้
  • ถ้าสมาชิกของไซต์หรือผู้เยี่ยมชมไซต์ (หรือผู้ที่ไม่ใช่เจ้าของ) พยายามแชร์รายการ SharePoint จะส่งคําขอการอนุมัติไปยังเจ้าของไซต์ถ้าไซต์อนุญาตการร้องขอการเข้าถึง
  • หากไซต์ปิด คําขอการเข้าถึงไว้ ผู้ที่ไม่ใช่เจ้าของจะได้รับข้อความที่แจ้งว่าพวกเขาไม่มีสิทธิ์ในการแชร์
  • ผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณอาจจํากัดการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกองค์กรของคุณ
  • ถ้าผู้ดูแลไซต์ไม่ได้จํากัดการแชร์ไปยังเจ้าของไซต์ บุคคลที่มีสิทธิ์แก้ไขสามารถแชร์รายการหรือข้อมูลในรายการนั้นกับผู้อื่นได้ด้วยการเลือก แชร์ หรือ คัดลอกลิงก์ People ที่ไม่มีสิทธิ์ในการแก้ไขสามารถใช้ลิงก์ คัดลอก เพื่อรับลิงก์ที่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในรายการหรือข้อมูลในรายการอยู่แล้ว

  1. ไปที่รายการ เลือกปุ่ม แชร์ ในแอป Microsoft Listsแชร์ จากนั้นเลือกสกรีนช็อตของไอคอนคัดลอกลิงก์คัดลอกลิงก์ เมื่อต้องการแชร์ข้อมูลในรายการ ให้เลือกรายการที่คุณต้องการแชร์ แล้วเลือกสกรีนช็อตของไอคอนคัดลอกลิงก์คัดลอกลิงก์

  2. ใช้ การตั้งค่าลิงก์ หรือตัวเลือก การตั้งค่า เพื่อเปลี่ยนสิทธิ์ลิงก์

    สําหรับรายการ ให้เลือกการตั้งค่าลิงก์ ถัดจาก คัดลอกลิงก์:

    สกรีนช็อตของการตั้งค่าลิงก์สําหรับรายการ

    สําหรับรายการ ให้เลือก การตั้งค่า:

    สกรีนช็อตของการตั้งค่าลิงก์สําหรับข้อมูลในรายการ

  3. เมื่อต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ของลิงก์ ให้เลือกตัวเลือกสำหรับบุคคลที่คุณต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงด้วยลิงก์:

    หมายเหตุ

    ถ้าตัวเลือกการแชร์เป็นสีเทา ผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณอาจจำกัดไว้ ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจเลือกที่จะปิดใช้งานตัวเลือกทุกคนเพื่อป้องกันไม่ให้ลิงก์ที่ใช้งานได้ถูกส่งต่อไปยังผู้อื่นภายนอกองค์กรของคุณ

    • ทุกคน ให้การเข้าถึงกับทุกคนที่รับลิงก์นี้ ไม่ว่าพวกเขาจะได้รับโดยตรงจากคุณหรือถูกส่งต่อจากบุคคลอื่น ซึ่งอาจรวมถึงบุคคลภายนอกองค์กรของคุณด้วย

      หมายเหตุ

      • ตัวเลือกนี้ไม่พร้อมใช้งานใน SharePoint Server 2019
      • ถ้าคุณไม่ได้ใช้ SharePoint Server 2019 และไม่เห็นตัวเลือกนี้ นั่นหมายความว่าองค์กรของคุณอาจปิดใช้งานตัวเลือกนี้ในวงกว้าง

    • People ใน<องค์กรของคุณ>ให้ทุกคนในองค์กรของคุณที่มีการเข้าถึงลิงก์ ไม่ว่าพวกเขาจะได้รับโดยตรงจากคุณหรือส่งต่อจากบุคคลอื่น

    • ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วสามารถใช้ People ที่มีการเข้าถึงที่มีอยู่ได้ ใช้ตัวเลือกนี้ หากคุณต้องการส่งลิงค์ไปยังบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วเท่านั้น

    • People ที่คุณเลือกจะให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่บุคคลที่คุณระบุเท่านั้น แม้ว่าบุคคลอื่นอาจมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว ถ้าบุคคลส่งต่อคำเชิญการแชร์ เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการจะสามารถใช้ลิงก์ได้ เมื่อต้องการแชร์กับบุคคลที่ระบุ ให้ดูส่วนก่อนหน้า แชร์รายการหรือข้อมูลในรายการกับบุคคลที่ระบุ

  4. ภายใต้ การตั้งค่าเพิ่มเติม ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้

    1. ถ้าคุณกําลังแชร์ รายการ คุณมีตัวเลือกสิทธิ์เหล่านี้:

      • สามารถแก้ไขรายการ อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขรายการทั้งหมด รวมถึงการแก้ไข การเพิ่ม หรือการเอารายการ คอลัมน์ หรือมุมมองออก
      • สามารถแก้ไขรายการ อนุญาตให้บุคคลแก้ไข เพิ่ม หรือเอารายการออกเท่านั้น
      • สามารถดู ได้ อนุญาตให้ผู้อื่นดูรายการเท่านั้น พวกเขาไม่สามารถแก้ไขหรือแชร์ข้อมูลหรือรายการได้

    2. ถ้าคุณกําลังแชร์ ข้อมูลในรายการ คุณจะมีตัวเลือกสิทธิ์เหล่านี้:

      • สามารถแก้ไข อนุญาตให้ผู้อื่นทําการเปลี่ยนแปลงรายการได้ โดยจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลอื่นๆ หรือรายการได้
      • สามารถดู ได้ อนุญาตให้บุคคลอื่นดูรายการได้เท่านั้น และไม่สามารถดูรายการอื่นๆ หรือรายการได้

  5. เมื่อเสร็จ ให้เลือก นำไปใช้

  6. เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งลิงก์ ให้เลือก คัดลอก และวางลิงก์ในตําแหน่งที่คุณต้องการส่ง

    หมายเหตุ

    • รายการที่ถูกบันทึกและจัดเก็บไว้บน SharePoint จะเป็นไปตามสิทธิ์ผู้ดูแลระบบของไซต์ SharePoint สําหรับการแชร์ลิงก์ รายการที่บันทึกไว้ในรายการของฉันเป็นไปตามสิทธิ์การแชร์ OneDrive ของโปรไฟล์ คุณสามารถกําหนดค่าทั้งสองอย่างนี้ได้ในศูนย์การจัดการ SharePoint
    • สิทธิ์ที่ได้รับจากลิงก์ที่แชร์จะคงอยู่ตราบเท่าที่ลิงก์มีอยู่เท่านั้น ตัวอย่างเช่น เมื่อลิงก์ถูกปิดใช้งาน การเข้าถึงจะถูกเพิกถอน (แม้ว่าผู้คนอาจยังสามารถเข้าถึงข้อมูลในรายการได้ด้วยวิธีอื่น)
    • เมื่อ อนุญาตให้แก้ไข ถูกเลือก (และหลังจากที่บุคคลลงชื่อเข้าใช้) บุคคลในองค์กรของคุณสามารถแก้ไขค่าคอลัมน์ของข้อมูลในรายการได้ เมื่อไม่ได้เลือก อนุญาตให้แก้ไข ไว้ บุคคลในองค์กรของคุณจะสามารถดูรายการและค่าคอลัมน์ของบุคคลนั้นได้ แต่พวกเขาจะไม่สามารถแก้ไขได้
    • ผู้ดูแลไซต์สามารถจํากัดการแชร์เพื่อให้เฉพาะเจ้าของสามารถแชร์ได้
    • ถ้าผู้ดูแลไซต์ไม่ได้จํากัดการแชร์ไปยังเจ้าของไซต์ บุคคลที่มีสิทธิ์ แก้ไข ไปยังข้อมูลในรายการจะสามารถแชร์ข้อมูลในรายการนั้นกับผู้อื่นได้ด้วยการเลือก แชร์ หรือ คัดลอกลิงก์ People ที่ไม่มีสิทธิ์ในการแก้ไขสามารถใช้ลิงก์ คัดลอก เพื่อรับลิงก์ที่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลในรายการแล้ว

โปรดบอกเราเกี่ยวกับข้อคิดเห็นของคุณ

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่ ถ้ามีประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบที่ด้านล่างของหน้านี้ ถ้าไม่มีประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบว่าอะไรที่น่าสับสนหรือขาดหายไป เราจะใช้คําติชมของคุณเพื่อตรวจสอบข้อเท็จจริงอีกครั้ง เพิ่มข้อมูล และอัปเดตบทความนี้