ตั้งค่าการนำทางเมตาดาต้าสำหรับรายการหรือไลบรารี

เมื่อคุณตั้งค่าการนําทาง Metadata ในรายการและไลบรารีขนาดใหญ่ จะทําให้ผู้ใช้ค้นหาเนื้อหาได้ง่ายขึ้น การนําทาง Metadata ช่วยให้ผู้ใช้ Microsoft SharePoint สามารถกรองและค้นหาเนื้อหาในรายการและไลบรารีได้โดยใช้ทรีการนําทาง 

คุณยังสามารถนําตัวกรองหลักไปใช้ ซึ่งทํางานร่วมกันกับทรีการนําทางเพื่อปรับปรุงรายการที่แสดง เมื่อคุณตั้งค่าการนําทาง Metadata คุณสามารถกําหนดว่าคอลัมน์ใดจากไลบรารีจะปรากฏในทรี และระบุตัวกรองหลักได้

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของทรีนําทางอย่างง่ายที่ยึดตามชนิดเนื้อหา

ตามค่าเริ่มต้น การนําทางและการกรองเมตาดาต้าจะเปิดใช้งานบนไซต์ส่วนใหญ่ ถ้าไม่ได้เปิดใช้งานสําหรับไซต์ของคุณ คุณสามารถเปิดใช้งานบนหน้า ฟีเจอร์ของไซต์ สําหรับไซต์ของคุณได้

เปิดใช้งานการนําทางและการกรองเมตาดาต้า

1. จากไซต์ SharePoint ของคุณ ให้เลือกการตั้งค่า แล้วเลือก การตั้งค่าไซต์ คุณอาจเห็นเส้นทางที่แตกต่างกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ SharePoint ของคุณ: การตั้งค่า>ข้อมูล>ไซต์ดูข้อมูลการตั้งค่าไซต์ทั้งหมด
2. ภายใต้ การกระทําในไซต์ ให้เลือก จัดการฟีเจอร์ของไซต์
3. ในรายการ ฟีเจอร์ ให้ค้นหา การนําทางและการกรอง Metadata แล้วเลือก เปิดใช้งาน

ทรีการนําทางและตัวกรองหลัก

เมื่อการนําทาง Metadata ถูกตั้งค่าสําหรับรายการหรือไลบรารี ไซต์ SharePoint จะแสดงตัวควบคุมแบบทรีทางด้านซ้ายมือของหน้า ทรีแสดงลําดับชั้นของโฟลเดอร์และคําเมตาดาต้าที่มีการจัดการ ผู้ใช้สามารถเลือกรายการในทรีเพื่อกรองสิ่งที่ปรากฏบนหน้าได้ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างการแสดงเนื้อหาแบบไดนามิกได้ ผู้ใช้สามารถปรับปรุงสิ่งนี้ได้มากขึ้นโดยใช้ตัวควบคุม ตัวกรองคีย์ ที่ปรากฏอยู่ใต้ทรีการนําทางและทํางานร่วมกันกับทรีการนําทาง

1. ตัวควบคุมทรี
2. ลําดับชั้นโฟลเดอร์สําหรับรายการหรือไลบรารี
3. คำศัพท์
4. ศัพท์ลูกหลาน
5. ตัวกรองหลัก

ผู้ใช้ไซต์สามารถใช้ทรีการนําทางเพื่อเรียกดูรายการหรือไลบรารีตามโฟลเดอร์หรือตาม Metadata ได้ เมื่อผู้ใช้เลือกคํา Metadata ที่มีการจัดการในทรีการนําทาง มุมมองจะแสดงเฉพาะรายการที่ถูกแท็กด้วยคํานั้นหรือคําที่สืบทอด เมื่อต้องการกรองเฉพาะบางคําและไม่รวมคําลูกหลาน ผู้ใช้สามารถเลือกรายการนั้นอีกครั้ง การนําทางเมตาดาต้าจะทํางานร่วมกับตัวกรองอื่นๆ สําหรับรายการ เช่น มุมมองและตัวกรองคอลัมน์

คุณสามารถตั้งค่าและใช้การนําทาง Metadata สําหรับรายการและไลบรารีได้ แม้ว่ารายการและไลบรารีเหล่านี้จะไม่ใช้คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้คอลัมน์บางชนิดเป็นเขตข้อมูลในลําดับชั้นการนําทาง Metadata เช่น ชนิดเนื้อหา และ ตัวเลือกแบบค่าเดียว

รายการต่อไปนี้แสดงชนิดคอลัมน์ที่ตัวควบคุม ตัวกรองหลัก สามารถใช้เป็นเขตข้อมูลได้:

• Metadata ที่มีการจัดการ
• ชนิดเนื้อหา
• ตัวเลือก
• บุคคลหรือกลุ่ม
• วันที่และเวลา
• หมายเลข

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการตั้งค่าคอลัมน์ที่ใช้ Metadata ที่มีการจัดการ ให้ดู สร้างคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ

การสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ

ตามค่าเริ่มต้น SharePoint จะทําการสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ เมื่อเปิดใช้งานการสร้างดัชนีอัตโนมัติ ดัชนีจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสําหรับเขตข้อมูลที่คุณเพิ่มลงในทรีการนําทางและตัวกรองคีย์ ดัชนีคอลัมน์เดียวจะถูกสร้างขึ้นบนเขตข้อมูลตัวกรองคีย์ที่สนับสนุนทั้งหมด ยกเว้นเขตข้อมูล ชนิดเนื้อหา และ ตัวเลือก ดัชนีแบบผสมจะถูกสร้างขึ้นในการรวมลําดับชั้นการนําทางและตัวกรองหลักที่สนับสนุนทั้งหมด

เมื่อดัชนีถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คิวรีจะเปิดใช้งานสําหรับรายการที่มีข้อมูลมากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี คุณอาจต้องปิดใช้งานการตั้งค่านี้ และตั้งค่าดัชนีด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ถ้าการรวมกันของคอลัมน์เดียวและดัชนีผสมเกิน 20 (จํานวนดัชนีสูงสุดต่อรายการ) คุณต้องปิดใช้งานการทําดัชนีอัตโนมัติและกําหนดค่าดัชนีด้วยตนเอง

คิวรีที่มีการทําดัชนีและคิวรีที่ใช้แสดงแทน

ตามค่าเริ่มต้น การนําทางและการกรองเมตาดาต้าจะเปิดใช้งานบนไซต์ส่วนใหญ่ที่สร้างขึ้นในผลิตภัณฑ์ SharePoint แม้ว่าการนําทางเมตาดาต้าจะไม่ถูกตั้งค่าสําหรับรายการหรือไลบรารีที่ระบุ ฟีเจอร์ของการนําทางจะทํางานอยู่เบื้องหลังเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของมุมมองในรายการและไลบรารี ฟีเจอร์การนําทางและการกรองเมตาดาต้าจะเลือกดัชนีที่ดีที่สุดเพื่อให้ทํางานทุกครั้งที่โหลดมุมมองโดยอัตโนมัติ เมื่อผู้ใช้โหลดมุมมองใหม่ ล้างตัวกรอง หรือนําการเรียงลําดับไปใช้ การปรับคิวรีให้เหมาะสมจะกําหนดวิธีที่ดีที่สุดในคิวรีฐานข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงการควบคุมจํานวนมุมมองรายการ

ถ้าผู้ใช้โหลดมุมมองที่เกินค่าเกณฑ์ การนําทางและการกรองเมตาดาต้าจะสร้างคิวรีผู้ใช้เดิมที่ถูกปรับเปลี่ยนซึ่งเรียกว่าคิวรีที่ใช้แสดงแทน คิวรีที่ใช้แทนจะเรียกใช้กับบางส่วนของรายการแทนที่จะเป็นรายการทั้งหมด ด้วยเหตุนี้ จึงแสดงชุดบางส่วนของรายการที่ร้องขอ คิวรีที่ใช้แสดงแทนจะให้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์เมื่อห้ามใช้คิวรีต้นฉบับเนื่องจากการควบคุมจํานวนรายการขนาดใหญ่ ในบางครั้ง ถ้าไม่มีรายการใดเป็นส่วนหนึ่งของรายการที่คิวรีสแกนด้วยผลลัพธ์ที่ตรงกับคิวรีผู้ใช้เดิม คิวรีที่ใช้แสดงแทนจะไม่ส่งกลับผลลัพธ์ใดๆ

เมื่อคิวรีที่ใช้แสดงแทนเกิดขึ้น ข้อความบนหน้าจอจะเตือนผู้ใช้ว่าผลลัพธ์เป็นบางส่วน ข้อความแนะนําให้ผู้ใช้ใช้ตัวกรองเพิ่มเติมเพื่อดูชุดที่สมบูรณ์

ข้อความคิวรีที่ใช้แสดงแทนยังทําหน้าที่เป็นคําเตือนสําหรับเจ้าของรายการหรือไลบรารีที่ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงเนื้อหาได้