SharePoint มอบประสบการณ์การใช้งานที่หลากหลายของฟีเจอร์ที่สามารถปรับขนาดได้สําหรับการจัดการเนื้อหา ถ้าคุณมีไฟล์จํานวนมากที่ต้องการจัดการ ให้พิจารณาใช้เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสาร แม่แบบนี้ถูกปรับให้เหมาะสมกับการจัดการเอกสารขนาดใหญ่ มันสามารถประหยัดเวลาและช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เวอร์ชัน, รหัสเอกสาร, ชุดเอกสาร, การนําทาง Metadata และชนิดเนื้อหาจะรวมอยู่ในเทมเพลต
ไซต์ศูนย์เอกสารใช้ได้กับทั้งสองสถานการณ์ต่อไปนี้
- สภาพแวดล้อมการเขียน ในสภาพแวดล้อมการเขียนของศูนย์เอกสาร ผู้ใช้สร้างและแก้ไขแอสเซทของเอกสารหรือสื่อนับพันที่เก็บอยู่ในที่เก็บส่วนกลาง
- การเก็บถาวรเนื้อหา ในการเก็บถาวรเนื้อหา เช่น ฐานความรู้ ผู้ใช้จะจัดเก็บหรือดูเอกสาร
บทความนี้จะบอกคุณเกี่ยวกับฟีเจอร์ต่างๆ ในเทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสาร
เมื่อต้องการสร้างศูนย์เอกสาร ให้ดู การใช้เทมเพลตเพื่อสร้างไซต์ SharePoint ประเภทต่างๆ
มีอะไรในไซต์ศูนย์เอกสาร
เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสารมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การสร้างและจัดการเอกสารชุดใหญ่ทําได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในกรณีส่วนใหญ่ เจ้าของไซต์สามารถเพิ่มฟีเจอร์เหล่านี้แยกกันได้ เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสารจะเปิดใช้งานฟีเจอร์การจัดการเอกสารที่แนะนําโดยอัตโนมัติ ส่วนต่อไปนี้อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้
คุณสามารถใช้ไซต์ศูนย์เอกสารเป็นสภาพแวดล้อมสําหรับการเขียนหรือที่เก็บถาวรสําหรับเนื้อหาได้ ในสภาพแวดล้อมการเขียน ผู้ใช้มักจะเช็คอินและเช็คเอาท์ไฟล์ และสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์สําหรับไฟล์เหล่านั้น มีการเปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชัน และเวอร์ชันก่อนหน้าของแต่ละเอกสารจะถูกเก็บไว้ นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์ยังสามารถควบคุมวงจรชีวิตของเอกสารได้อีกด้วย
ในทางกลับกันการเขียนที่น้อยมากเกิดขึ้นในการเก็บถาวรเนื้อหา ผู้ใช้ดูหรืออัปโหลดเอกสารเท่านั้น เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสารสนับสนุนการสร้างชนิดที่เก็บถาวรของเนื้อหาที่เรียกว่า ฐานความรู้ที่เก็บถาวร โดยทั่วไปฐานความรู้จะมีเอกสารเวอร์ชันเดียว และไซต์สามารถปรับขนาดเป็นไฟล์หลายล้านไฟล์ได้ ในสถานการณ์ทั่วไป เช่น ศูนย์การสนับสนุนทางเทคนิคสําหรับองค์กรขนาดใหญ่ ผู้คนหลายพันคนอาจเข้าถึงเนื้อหาเพื่ออ่านเนื้อหาเป็นหลัก เฉพาะบางคนเท่านั้นที่จะอัปโหลดเนื้อหาใหม่ไปยังไซต์
รายการต่อไปนี้จะอธิบายฟีเจอร์บางอย่างของ SharePoint ที่คุณสามารถรวมไว้ในไซต์ศูนย์เอกสารได้ นอกจากความสามารถเหล่านี้แล้ว บางองค์กรยังกําหนดลักษณะที่ปรากฏและการนําทางของศูนย์เอกสารเอง บางรายการจะเพิ่ม Web Part แบบกําหนดเอง
การนําทาง Metadata
Metadata ที่มีการจัดการคือระบบที่กําหนดคําบางคําให้กับเอกสารใน SharePoint จากนั้น คุณสามารถใช้คําเหล่านั้นเพื่อจัดประเภทเอกสาร คุณยังสามารถใช้เมตาดาต้าเพื่อสร้างเครื่องมือการนําทางที่มีประสิทธิภาพสําหรับผู้ใช้ที่สามารถช่วยให้พวกเขาค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทของคุณมีฐานความรู้ที่มีบทความที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ได้ คุณอาจสร้างคํา Metadata ที่ทําให้ผู้ใช้สามารถกรองข้อมูลตามผลิตภัณฑ์ ตามชนิดปัญหา หรือคุณสมบัติอื่นๆ ได้
รหัสเอกสาร
ในไซต์ศูนย์เอกสาร เนื้อหาแต่ละส่วนจะมี ID ที่ไม่ซ้ํากันที่ไม่เกี่ยวข้องกับตําแหน่งที่ตั้งของเอกสาร เช่น ลิงก์ URL ซึ่งหมายความว่าถ้าคุณย้ายหรือเปลี่ยนชื่อเอกสาร ID จะยังคงเหมือนเดิม คุณสามารถใช้ ID เพื่อสร้างลิงก์ถาวรสําหรับเอกสารและย่อลิงก์ที่ใช้งานไม่ได้ให้เล็กสุด
เวอร์ชัน
เวอร์ชันจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติในไซต์ศูนย์เอกสาร ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีประวัติของไฟล์รุ่นต่างๆ ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการตรวจทานเอกสาร หมายความว่าคุณมีระเบียนของการอัปเดตทั้งหมดที่ใส่ในระหว่างรอบการตรวจทาน คุณสามารถติดตามการอัปเดต ติดต่อผู้ตอบ และอื่นๆ นอกจากนี้ ถ้ามีปัญหาเกิดขึ้นกับบทความเวอร์ชันปัจจุบัน คุณสามารถแปลงกลับเป็นเวอร์ชันล่าสุดที่รู้จักแล้วได้อย่างรวดเร็ว
ชนิดเนื้อหา
ชนิดเนื้อหาคือชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงพร้อมกับกลุ่มการตั้งค่าสําหรับเนื้อหานั้น เมื่อมีคนสร้างเอกสารชนิดเนื้อหาที่กําหนด เอกสารนั้นจะได้รับการตั้งค่าที่เหมาะสมทั้งหมดสําหรับชนิดเนื้อหานั้นโดยอัตโนมัติ ศูนย์เอกสารอาจมีคอลเลกชันของชนิดเนื้อหา เช่น เอกสาร วิดีโอ เทมเพลต และอื่นๆ ชนิดต่างๆ
ตัวจัดระเบียบเนื้อหา
อย่างไรก็ตาม ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะไม่รวมอยู่ในไซต์ศูนย์เอกสารโดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้จํานวนมากจะเพิ่มเข้าไป ตัวจัดระเบียบเนื้อหาเป็นฟีเจอร์ SharePoint ที่ช่วยให้คุณจัดการองค์กรและโครงสร้างของรายการโดยรวมได้ โดยการใช้ Metadata หรือชนิดเนื้อหา ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถกําหนดเส้นทางเอกสารและรายการอื่นๆ ไปยังตําแหน่งที่ตั้งที่ระบุได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในฐานความรู้ คุณอาจให้ตัวจัดระเบียบเนื้อหากําหนดเส้นทางการส่งใหม่ทั้งหมดไปยังไลบรารีพิเศษที่รวบรวมบทความสําหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะโดยอัตโนมัติ